Comptabilité du livre de lait

La comptabilité du livre de lait – également appelée Milchbüechli-Rechnung en Suisse – fait référence à un système comptable simple dans lequel chaque revenu et dépense est enregistré une seule fois. Il s'agit essentiellement d'un simple compte de revenus et de dépenses (similaire au compte d'excédent de revenus, EÜR, en Allemagne). Vous conservez une liste simple de tous les revenus et dépenses d'exploitation, généralement par ordre chronologique en fonction de la date du flux de trésorerie (méthode dite réelle ou principe de trésorerie). Au final, il est immédiatement clair si un bénéfice ou une perte a été réalisé – les procédures comptables complexes ne sont plus nécessaires.

Important : les principes de base d’une comptabilité appropriée s’appliquent également à la méthode du livre de lait. Cela signifie « aucune réservation sans reçu » – chaque revenu ou dépense enregistré doit être vérifiable par un reçu ou une facture. De plus, la liste doit être complète, véridique et claire afin qu’un tiers expert puisse rapidement en obtenir un aperçu. Ainsi, la comptabilité du livre de lait est simple, mais pas bâclée : toutes les transactions commerciales doivent être correctement documentées.

La raison principale : Parce qu'ils y sont autorisés et que cela leur épargne du travail. La loi suisse permet aux entreprises individuelles et aux sociétés de personnes à faible chiffre d'affaires de tenir une comptabilité beaucoup plus simple. Conformément au Code des obligations (CO) art. 957, les entreprises individuelles dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à CHF 500 000 doivent tenir au moins une comptabilité simplifiée qui ne couvre que les revenus, les dépenses et la situation financière.

Pour les micro-entreprises, cela n’est donc purement juridiquement plus nécessaire. Alors pourquoi faire volontairement plus d’efforts ? De nombreux travailleurs indépendants – freelances, consultants, artisans, etc. – ont donc recours à la méthode du carnet de lait afin de minimiser les efforts bureaucratiques et de pouvoir se concentrer sur leur activité principale.

Une autre raison est le gain de temps et d’argent. Si vous gardez votre comptabilité simple, vous pouvez souvent le faire vous-même ou avoir moins besoin de l’aide d’un comptable.

Il n’y a pas de registres comptables complexes, aucune connaissance approfondie en comptabilité n’est requise et moins de temps est consacré aux tâches administratives.

Surtout dans la phase de démarrage d’une entreprise, les ressources sont rares – il est donc tentant de s’appuyer sur un système qui est « trivial et ne nécessite aucune connaissance en comptabilité ». La simplicité de cette méthode permet même aux entrepreneurs sans formation financière de tenir leur comptabilité.

De plus, de nombreuses entreprises individuelles conservent une bonne vue d’ensemble de leurs finances, même sans comptabilité sophistiquée. Si le nombre de transactions mensuelles est gérable, un compte professionnel séparé et une simple feuille de calcul suffisent souvent pour toujours savoir ce que vous gagnez et sur quoi vous dépensez de l'argent.

Des instruments de contrôle complexes sont rarement nécessaires à cette échelle. En bref : La comptabilité du livre de lait sert à, à savoir documenter les revenus pour le bureau des impôts, sans fioritures.

En quoi la comptabilité du livre laitier diffère-t-elle des autres systèmes, en particulier de la comptabilité en partie double et des procédures couramment utilisées en Allemagne/Autriche ? Voici les points les plus importants en comparaison :

Comptabilité en partie simple vs. comptabilité en partie double :

Avec la méthode simple du livre de lait, chaque transaction commerciale est enregistrée une seule fois – soit comme revenu, soit comme dépense, au moment du flux de trésorerie réel (principe de trésorerie, comptabilisation réelle). En revanche, dans la comptabilité en partie double, chaque transaction est comptabilisée deux fois : d'abord sur le compte concerné et ensuite sur le compte de contrepartie (du débit au crédit).

La comptabilité en partie double fonctionne avec un plan comptable, des enregistrements comptables et souvent avec des provisions périodiques (principe de débit), ce qui nécessite des connaissances beaucoup plus spécialisées. La comptabilité du livre de lait élimine toute cette complexité – pas de plan comptable, pas de comptabilité des comptes débiteurs/créditeurs, pas d’amortissement ou de montants transitoires au sens classique du terme. Cela le rend beaucoup plus facile à comprendre pour les non-comptables.

Portée des informations :

Un simple état des revenus et des dépenses montre essentiellement uniquement le bénéfice ou la perte annuel. Elle ne fournit pas d’informations aussi détaillées que la comptabilité en partie double, qui permet d’établir un bilan et un compte de résultat complets avec rapprochements de comptes.

Celui qui ne tient qu'un compte de lait connaît son excédent, mais pas nécessairement la situation exacte de ses actifs sous forme de bilan (bien qu'au moins une liste des actifs/passifs à la fin de l'année soit recommandée).

Pour les analyses internes ou pour les banques/investisseurs, la comptabilité en partie double offre beaucoup plus d'informations et de possibilités d'évaluation.

Comptabilité en Allemagne et en Autriche :

Le système de comptabilité du livre laitier correspond en contenu au compte d'excédent de revenus (EÜR) en Allemagne ou au compte de revenus et de dépenses en Autriche.

Là aussi, les petites entreprises et les indépendants sont autorisés à déterminer leurs bénéfices de manière simplifiée selon le principe des entrées et des sorties. Toutefois, les seuils sont différents : en Allemagne, par exemple, les non-commerçants et les indépendants peuvent toujours préparer un EÜR, tandis que les commerçants enregistrés sont tenus de tenir une comptabilité en partie double au-dessus de certains seuils de chiffre d'affaires/bénéfice (actuellement > 600 000 € de chiffre d'affaires ou > 60 000 € de bénéfice).

En Autriche, selon le Code de commerce autrichien, il existe une limite d'environ 700 000 € de chiffre d'affaires sur deux années consécutives, au-delà de laquelle une comptabilité en partie double doit être tenue. Conclusion : Le principe de la comptabilité simple des revenus et des dépenses est connu dans toute la région DACH, mais les détails de son application dépendent du droit national.

En résumé, la comptabilité du livre de lait est la forme juridique de comptabilité la plus simple pour les petites entreprises. Elle contraste avec la comptabilité en partie double, qui est plus complète et plus précise, mais qui est souvent perçue comme « l’utilisation d’un marteau-pilon pour casser une noix » pour les très petites entreprises.

En Suisse, la comptabilité simple est fermement ancrée dans le Code des obligations. L'article 957 du Code des obligations suisse définit qui est tenu de tenir une comptabilité. Deux seuils sont particulièrement pertinents :

• Chiffre d'affaires à partir de CHF 500'000 : A partir de cette limite, l'obligation de tenir une comptabilité complète s'applique, c'est-à-dire qu'une comptabilité en partie double avec bilan, compte de profits et pertes et inventaire doit être établie. En dessous de cette limite, une simple comptabilité au livre laitier suffit (pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes). Ainsi, 500 000 francs est le chiffre magique – au-delà, la « grande » comptabilité est obligatoire, en dessous, la « petite » comptabilité est possible.

• Chiffre d'affaires à partir de CHF 100'000 : Dès lors, une entreprise individuelle doit s'inscrire au registre du commerce (inscription obligatoire). L'inscription au registre du commerce s'accompagne généralement de l'obligation de TVA, car celle-ci s'applique également à partir d'un chiffre d'affaires de 100 000 (sauf si vous êtes volontairement assujetti à la TVA auparavant). Important : l'inscription au registre du commerce n'est pas la même chose que la comptabilité en partie double : une entreprise individuelle enregistrée avec un chiffre d'affaires compris entre 100 000 et 500 000 peut continuer à tenir un compte de lait, mais doit également comptabiliser correctement la TVA. Vous pouvez choisir entre la méthode simplifiée du taux d'imposition du solde (taux forfaitaire) et la méthode de TVA effective. De nombreux micro-entrepreneurs utilisent la première option car elle convient à une comptabilité simple. Toutefois, ceux qui choisissent une comptabilité TVA efficace auront de toute façon une charge comptable plus élevée, donc passer à la comptabilité en partie double peut être judicieux.

Outre ces limites de chiffre d'affaires, d'autres réglementations générales s'appliquent : même la comptabilité du livre laitier doit respecter les principes d'une comptabilité correcte, comme déjà mentionné. Cela inclut par exemple l’obligation de conserver les reçus pendant 10 ans (art. 958f OR). En outre, la comptabilité ne peut pas être effectuée de manière « libre » : elle doit être un enregistrement systématique indiquant la date, le montant, le partenaire commercial et l’objet du paiement. En pratique, cela signifie : un journal des revenus et des dépenses correctement tenu, avec des numéros de documents consécutifs et des reçus soigneusement classés, est attendu, et non une pile de papier.

Allemagne et Autriche : Dans ces pays, le système est comparable, mais il existe quelques différences dans les limites et les formalités. En Allemagne, tous les commerçants enregistrés sont tenus de tenir une comptabilité conformément au Code de commerce allemand (HGB), mais l'article 241a du HGB prévoit une exemption pour les commerçants individuels qui restent en dessous de 600 000 € de chiffre d'affaires et de 60 000 € de bénéfice pendant deux années consécutives - ils n'ont pas besoin de comptabilité en partie double, mais peuvent préparer un simple EÜR pour le bureau des impôts. Les freelances (médecins, avocats, artistes, consultants informatiques, etc.) ne sont de toute façon pas considérés comme des commerçants et peuvent toujours utiliser un EÜR, quel que soit leur bénéfice. Les règles EÜR sont fixées dans le Code des impôts/loi sur l'impôt sur le revenu, très similaires en pratique à la comptabilité du livre laitier suisse : enregistrement des revenus et des charges d'exploitation selon les flux de trésorerie.

En Autriche, le droit des sociétés stipule que les sociétés et les grandes entreprises doivent tenir des doubles écritures. Les entreprises individuelles ne sont soumises à la comptabilité en partie double que si leur chiffre d'affaires dépasse 700 000 € sur deux années consécutives (ou 1 million € sur une année). Dans ce cadre, vous pouvez tenir un compte de revenus et de dépenses. La détermination des bénéfices au moyen de comptes de revenus et de dépenses (article 4 (3) de la loi relative à l'impôt sur le revenu) est également pertinente à des fins fiscales pour les petites entreprises. Comme en Suisse, l'obligation de s'inscrire à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s'applique à partir d'un chiffre d'affaires annuel d'environ 35 000 €, qui doit également être pris en compte ([PDF] Le compte de résultat - IMPÔTS ET TAXES) – les petites entreprises en dessous de ce chiffre sont exonérées de TVA et ont donc moins d'obligations comptables.

En résumé : Dans tous les pays DACH, une comptabilité simplifiée est disponible pour les petites entreprises. La comptabilité suisse Milchbüchlein est un terme particulier, mais son contenu est comparable à celui de l'EÜR (Allemagne) et de la facture E/A (Autriche). Il est important de connaître les limites et obligations de vente applicables. Toute personne opérant au-delà des frontières doit respecter les réglementations locales et demander conseil si nécessaire.

Outils numériques et solutions logicielles pour la comptabilité du livre laitier

De nombreux travailleurs indépendants commencent simplement leur comptabilité avec Excel ou Google Sheets – et c’est parfaitement normal. D’un point de vue juridique, un modèle Excel est tout à fait suffisant pour une comptabilité simple. Il existe même des modèles Excel prêts à l'emploi provenant de programmes de comptabilité ou de sociétés de conseil que vous pouvez utiliser (par exemple, Bexio fournit un modèle gratuit pour les listes de revenus/dépenses sur son site Web). Il est important de procéder avec prudence lors de l’utilisation d’Excel, car la gestion manuelle augmente naturellement le risque d’erreurs – vérifiez donc les formules, vérifiez les montants et n’oubliez aucune ligne.

De plus, il existe de nombreux outils numériques qui simplifient ou automatisent la comptabilité du livre laitier.

Enfin, voici quelques conseils pratiques pour réussir la mise en place de votre comptabilité laitière et les pièges à éviter :

• Séparez strictement les affaires professionnelles et privées : Si possible, ouvrez un compte professionnel séparé et traitez tous les paiements professionnels par son intermédiaire. Cela facilite grandement l'enregistrement et aide également le bureau des impôts en cas de contrôle. Les achats privés ou les divertissements n’ont pas leur place dans la comptabilité – la nouvelle PlayStation ou les vacances à Ibiza ne peuvent pas être déduites comme dépenses professionnelles, même si quelques photos ont été prises là-bas. De tels éléments seraient immédiatement éliminés lors d’un contrôle (et dans le pire des cas, susciteraient des soupçons d’évasion fiscale). Donc : Les affaires restent les affaires.

• Pas de réservation sans reçu : Prenez l'habitude de conserver un reçu pour chaque revenu et dépense, qu'il s'agisse d'une facture, d'un reçu, d'un ticket de caisse ou d'un billet. Numérotez les reçus et organisez-les systématiquement (numériquement ou dans un dossier). Si un reçu est manquant, l’article peut ne pas être effectivement expédié. En cas de doute, il est préférable de créer votre propre reçu plutôt que de n’avoir aucune preuve du tout. Pour une comptabilité simple, une boîte à chaussures pleine de reçus suffirait théoriquement, mais en pratique, vous devriez au moins enregistrer les totaux dans une liste (voir exemple) et garder les reçus à portée de main. Conseil : De nos jours, de nombreuses personnes utilisent leur smartphone pour photographier immédiatement les reçus et les stocker numériquement.

• Tenez votre comptabilité régulièrement : Ne laissez pas tout pour la fin de l’année ! L’expérience a montré que beaucoup moins d’erreurs se produisent si vous mettez à jour vos livres régulièrement (par exemple, mensuellement). Par exemple, prenez une demi-heure le premier week-end de chaque mois pour saisir toutes les réservations du mois précédent. De cette façon, vous avez toujours une vue d'ensemble actualisée et vous ne paniquez pas au moment de remplir votre déclaration de revenus. Des mises à jour régulières vous aident également à ne rien oublier : vous avez les reçus à portée de main en temps opportun et vous vous souvenez de tous les processus. Comme le recommande Bexio : *Prenez l’habitude de vérifier vos livres régulièrement, par exemple une fois par mois.

• Rapprochement avec la banque/caisse enregistreuse : Vérifiez périodiquement si votre journal des revenus/dépenses correspond aux relevés bancaires. Une comparaison rapide avec les relevés bancaires vous montrera immédiatement si vous avez oublié un revenu ou si un montant a été saisi de manière incorrecte. Il en va de même si vous disposez d’une caisse enregistreuse : comptez l’argent et comparez-le avec le livre de caisse. Les différences indiquent des erreurs (ou, dans le pire des cas, une perte d’argent).

• Acquérir des connaissances (au moins les bases) : Bien que la comptabilité de caisse soit simple, apprenez-en un peu plus sur les bases financières. Par exemple, apprenez quelles dépenses sont déductibles des impôts et lesquelles ne le sont pas. De cette façon, vous pouvez éviter des erreurs telles que l’enregistrement de coûts privés ou non reconnus. Il existe de bons guides et des sites Web officiels contenant des informations (par exemple le portail des PME) ainsi que des cours pour les débutants en comptabilité. Si vous connaissez les bases, vous pouvez tirer le meilleur parti du système et éviter de tomber dans les pièges.

• Consultez un logiciel ou un professionnel si nécessaire : N'hésitez pas à demander conseil à un fiduciaire (conseiller fiscal) si vous n'êtes pas sûr - notamment en fin d'année pour la clôture ou lors de la préparation de la déclaration de TVA. Un contrôle rapide par un professionnel peut confirmer que tout est correct ou signaler des problèmes avant que le bureau des impôts ne le fasse. Alternativement, les logiciels de comptabilité peuvent éliminer de nombreuses sources potentielles d’erreur, par exemple en additionnant automatiquement, en spécifiant les formats et en émettant des avertissements lorsque quelque chose n’est pas plausible. Alors, réfléchissez à la question de savoir si un petit investissement dans un logiciel ou dans un conseil vous fera gagner du temps et vous évitera du stress.

• Gardez un œil sur les seuils : Surveillez vos ventes tout au long de l’année. Si vous prévoyez de dépasser la limite de chiffre d'affaires de CHF 100 000, préparez-vous à l'assujettissement à la TVA (enregistrez-vous volontairement au préalable si nécessaire, familiarisez-vous avec la comptabilité TVA). De même, si votre entreprise connaît une croissance rapide et atteint un chiffre d’affaires de 500 000 CHF, il est temps de passer à la comptabilité en partie double. Il vaut mieux agir proactivement ici plutôt que d’être surpris à la fin de l’année et de devoir modifier la comptabilité dans la précipitation.

• L'honnêteté fiscale est essentielle : une comptabilité simple peut amener certaines personnes à penser que quelque chose peut être balayé sous le tapis. Ne le faites pas - *tout revenu non déclaré ou toute déduction illégale d'une dépense privée constitue une évasion fiscale. La méthode simplifiée est un privilège pour les petits entrepreneurs, pas une licence pour des astuces créatives. Alors suivez les règles et vous n’aurez rien à craindre.