Comprendre les exigences comptables suisses pour les indépendants

Avant d'explorer comment collaborer efficacement avec un comptable, il est crucial de comprendre les obligations comptables auxquelles vous êtes confronté en tant qu'indépendant en Suisse. Bien que les exigences exactes dépendent de la structure de votre entreprise et de vos revenus annuels, voici quelques éléments clés à prendre en compte :

Méthodes de tenue de livres

• Si votre entreprise indépendant génère moins de 500 000 CHF de chiffre d'affaires annuel, vous pouvez recourir à la comptabilité simplifiée en partie unique (Einnahmenüberschussrechnung). Cela implique de suivre vos revenus et dépenses sans avoir besoin d’un bilan.

• Dès que votre chiffre d'affaires dépasse CHF 500'000, vous devez passer à la comptabilité en partie double (Doppelte Buchhaltung). Il s'agit d'une méthode plus complète qui suit les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses.

Immatriculation à la TVA

• Si votre chiffre d'affaires annuel global dépasse CHF 100'000, vous devez vous inscrire à la TVA et commencer à la facturer sur vos factures. Vous devrez produire des déclarations de TVA trimestrielles ou semestrielles.

Audits

• Les Freelance travaillant en tant qu'entreprise individuelle ne nécessitent généralement pas d'audit.
• Si votre entreprise indépendante est structurée sous forme de société et répond à certains seuils de taille, un audit limité ou ordinaire peut être requis.

Même si cela peut sembler complexe, un comptable qualifié peut vous conseiller sur ce qui s'applique à votre situation spécifique et garantir que vous restez conforme.

Avantages de travailler en étroite collaboration avec un comptable

Alors pourquoi investir du temps et de l’argent dans le développement d’une relation solide avec un comptable ? Même s’il peut être tentant de tout gérer soi-même, collaborer avec un professionnel comptable offre des avantages non négligeables :

1. Assurer la conformité : Les lois fiscales et les exigences en matière de déclaration évoluent constamment. Un comptable expérimenté se tiendra au courant des changements de règles et veillera à ce que votre entreprise reste conforme. Cela peut vous aider à éviter des pénalités et des audits coûteux.

2. Gagner du temps : En tant que freelance, le temps est l'une de vos ressources les plus précieuses. En externalisant les tâches comptables, vous pouvez libérer des heures chaque semaine pour vous concentrer sur la fourniture de services de premier ordre à vos clients et sur la croissance de votre entreprise.

3. Fournir des informations précieuses : Les comptables peuvent faire bien plus que analyser des chiffres. En analysant vos données financières, ils peuvent identifier les domaines à améliorer, suggérer des stratégies d'optimisation fiscale et vous fournir des conseils pour rendre votre activité indépendante plus rentable.

4. Soutenir la croissance de l'entreprise : à mesure que votre activité indépendante se développe, votre comptable peut vous conseiller sur les questions financières liées à l'embauche d'employés, à l'investissement dans de nouveaux équipements ou à la restructuration de votre entreprise pour un traitement fiscal optimal.

5. Préparation à l'audit : Dans le cas où votre entreprise serait auditée, disposer d'un ensemble de dossiers financiers bien organisés et compilés par un professionnel peut rendre le processus beaucoup plus fluide et moins stressant.

Établir un processus de collaboration efficace

Pour tirer le meilleur parti de l’expertise de votre comptable, il est important de mettre en place un processus rationalisé de collaboration. Voici les mesures que vous pouvez prendre pour favoriser un partenariat productif :

Déterminez vos besoins

Les besoins comptables de chaque freelance sont différents. Certains voudront peut-être qu'un comptable s'occupe de tout, de la tenue de livres à la déclaration des impôts, tandis que d'autres auront simplement besoin d'aide pour des questions spécifiques comme la création de rapports annuels. Discutez honnêtement avec votre comptable du niveau de soutien que vous recherchez et de votre budget.

Définir les attentes en matière de communication

Décidez ensemble à quelle fréquence vous contacterez la base et quels canaux de communication vous utiliserez. Aurez-vous régulièrement des réunions en personne ou par vidéo ? Utiliserez-vous le courrier électronique, le téléphone ou une plateforme de gestion de projet ? Dans quel délai attendez-vous de votre comptable qu’il réponde aux questions ? Clarifier ces points dès le départ garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Fournir des enregistrements organisés

Plus les données financières que vous fournissez à votre comptable sont complètes et organisées, plus il pourra faire son travail efficacement. Mettez en place un système pour compiler et catégoriser régulièrement vos revenus et dépenses. Si votre comptable demande des documents supplémentaires, essayez de les fournir rapidement.

Examiner les rapports ensemble

Plutôt que de simplement prendre réception des rapports préparés par votre comptable, prévoyez du temps pour les examiner ensemble. Cela vous donne l'occasion de poser des questions, de repérer tout problème et de mieux comprendre la santé financière de votre entreprise.

Partagez vos objectifs

Votre comptable n’est pas là uniquement pour faire des calculs. Ils peuvent être une source précieuse de conseils commerciaux, alors tenez-les informés de vos objectifs à court et à long terme. Plus ils comprennent vos projets et vos défis, plus ils peuvent vous fournir des informations ciblées.

Meilleures pratiques pour partager des données financièresta

L’un des aspects les plus cruciaux de la collaboration avec votre comptable est de garantir qu’il ait accès à des informations financières précises et à jour. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :

Utiliser un logiciel basé sur le cloud

L'utilisation d'une plateforme comptable en ligne comme Xero, Bexio ou QuickBooks peut grandement rationaliser le partage de données. Ces outils vous permettent, à vous et à votre comptable, d'accéder aux données financières en temps réel depuis n'importe quel appareil. Beaucoup offrent également des fonctionnalités pratiques telles que les flux bancaires automatiques et la numérisation des factures.

Numériser les enregistrements

Dites adieu aux boîtes à chaussures débordant de reçus froissés. Adoptez un système sans papier en numérisant ou en photographiant les relevés de dépenses et en les stockant en toute sécurité dans le cloud. Il existe de nombreuses applications mobiles qui peuvent vous aider, telles que Receipt Bank ou Expensify.

Catégoriser les transactions

Lorsque vous enregistrez vos revenus et vos dépenses, assurez-vous de les attribuer à la catégorie ou au compte approprié. Cela permettra à votre comptable de générer beaucoup plus facilement des rapports précis et de repérer toute transaction inhabituelle. Si vous ne savez pas quelle catégorie utiliser, demandez conseil à votre comptable.

Réconcilier régulièrement

N'attendez pas la fin de l'année pour faire correspondre vos relevés bancaires professionnels avec vos documents comptables. Prévoyez du temps chaque semaine ou mois pour rapprocher vos comptes. Cela vous aidera à détecter rapidement les erreurs ou les divergences, lorsqu'elles seront plus faciles à enquêter et à corriger.

Gérez l'accès avec soin

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité cloud, vous devrez autoriser votre comptable à accéder à vos données. Assurez-vous de choisir une plate-forme qui offre des autorisations utilisateur et une journalisation d'audit. Limitez l'accès de votre comptable aux seules fonctionnalités dont il a besoin et révoquez l'accès si vous arrêtez de travailler ensemble.

Générer des rapports financiers perspicaces

L’un des principaux avantages de collaborer avec un comptable est d’avoir accès à des rapports financiers préparés par des experts. Ces relevés offrent un aperçu de la santé et des performances financières de votre entreprise. Certains rapports courants que votre comptable peut préparer comprennent :

Rapport	Ce que cela montre
Profits et pertes (P&L)	Revenus, dépenses et bénéfice net sur une période donnée
Bilan	Actif, passif et capitaux propres à un moment donné
Prévisions de flux de trésorerie	Entrées et sorties de trésorerie attendues sur les périodes futures
Vieillissement des comptes clients	Montants dus par les clients et depuis combien de temps ils sont impayés
Vieillissement des comptes créditeurs	Montants que votre entreprise doit et quand ils sont dus

En plus de ces rapports standard, discutez avec votre comptable de toute mesure ou KPI spécifique que vous souhaitez suivre. Ils peuvent créer des rapports personnalisés pour vous donner des informations plus approfondies sur des domaines tels que la rentabilité des projets, les revenus par type de client ou les taux d'utilisation des employés.

Permettre un accès sécurisé et transparent pour votre comptable

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité cloud, l'une des choses les plus efficaces que vous puissiez faire est d'accorder à votre comptable son propre accès utilisateur. Cela leur permet de se connecter et de consulter vos données financières en temps réel sans que vous ayez à envoyer des fichiers dans les deux sens. Voici pourquoi cela est bénéfique :

• Votre comptable peut repérer les problèmes et les opportunités en temps réel
• Il n'y a pas de duplication d'efforts ni de risque de travailler avec des numéros obsolètes
• Votre comptable peut résoudre les problèmes techniques directement dans le logiciel

La plateforme comptable la plus populaire facilite l'ajout d'un utilisateur comptable. Par exemple, dans Xero, vous accédez simplement à Paramètres > Utilisateurs > Inviter et saisissez l'adresse e-mail de votre comptable. Vous pouvez choisir parmi des rôles d'utilisateur prédéfinis tels que « Standard » ou « Conseiller » qui disposent des autorisations appropriées.

Bien entendu, le partage de données financières sensibles comporte des risques en matière de sécurité. Pour les atténuer :

• N'accordez l'accès qu'aux professionnels comptables en qui vous avez confiance
• Utilisez un mot de passe sécurisé et activez l'authentification à deux facteurs
• Vérifiez régulièrement les autorisations d'accès des utilisateurs et supprimez tous les utilisateurs inactifs
• Assurez-vous que votre comptable suit les meilleures pratiques en matière de protection des données
• Demandez à votre comptable de signer un accord de non-divulgation, le cas échéant

Tirer le meilleur parti des réunions avec votre comptable

Même si une grande partie de votre collaboration avec votre comptable se déroulera de manière asynchrone, il est également utile de se rencontrer en temps réel pour discuter des finances de votre entreprise. Pour rendre ces enregistrements aussi productifs que possible :

Préparer un ordre du jour

Rédigez une liste de sujets que vous souhaitez aborder et partagez-la à l'avance avec votre comptable. Cela peut inclure l'examen de rapports récents, la discussion des prochaines échéances fiscales ou l'obtention de conseils sur un défi commercial spécifique.

Examiner les chiffres clés

Préparez-vous à discuter des hauts et des bas que vous voyez dans vos rapports. Célébrez les victoires, comme si vous décrochiez un nouveau client important. Mais soyez également franc sur toute préoccupation, comme des problèmes de trésorerie ou des factures en souffrance. Votre comptable ne peut pas vous aider à élaborer une stratégie s’il n’a pas une vue d’ensemble de la situation.

Parler des impôts

Votre comptable peut vous aider à mettre en œuvre des stratégies de planification fiscale tout au long de l’année afin de minimiser votre responsabilité. Par exemple, ils peuvent donner des conseils sur le calendrier des achats importants ou sur la manière de structurer les cotisations au compte de retraite. Discuter régulièrement de votre situation fiscale peut vous aider à éviter les surprises au moment de déposer votre déclaration.

Réfléchissez à des plans de croissance

Profitez de vos réunions pour exploiter le sens des affaires de votre comptable. Discutez de vos projets pour élargir votre clientèle, lancer de nouvelles offres de services ou investir dans vos opérations. Ils peuvent vous aider à analyser les chiffres pour déterminer le retour sur investissement potentiel et signaler tout risque financier.

Documenter les prochaines étapes

Pendant que vous concluez, résumez toutes les actions et décisions prises. Clarifiez qui est responsable de quoi et convenez des délais. Cette responsabilité permettra à votre collaboration financière de progresser.

Conclusion

Construire un partenariat solide avec un comptable peut changer la donne pour les indépendants en Suisse. En comprenant vos obligations, en établissant une communication rationalisée et en suivant les meilleures pratiques pour un partage sécurisé des données, vous pouvez bénéficier de précieux avantages. Vous gagnerez du temps, réduirez votre obligation fiscale et obtiendrez les informations nécessaires pour prendre des décisions financières judicieuses.

Plus important encore, n’oubliez pas que votre comptable est bien plus qu’un simple calculateur de chiffres. Il s'agit d'un partenaire commercial clé qui peut vous aider à relever les défis, à saisir les opportunités et à atteindre vos objectifs en tant que freelance. En favorisant une relation fondée sur la confiance, la transparence et des objectifs partagés, vous serez bien placé pour réussir à long terme.

Donc, si vous n’avez pas encore fait appel à un professionnel comptable, il n’y a pas de meilleur moment que maintenant pour commencer votre recherche. Et si vous avez un comptable, cherchez des moyens d’approfondir votre collaboration. Avec le bon allié comptable à vos côtés, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : fournir des services de premier ordre à vos clients et développer votre activité indépendante.