Rédiger une facture

Base juridique en Suisse

En Suisse, les travailleurs indépendants sont soumis à certaines règles légales lors de l'établissement de leurs factures. Ces dispositions sont principalement inscrites dans le Code des obligations (CO) et la **Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (Loi sur la TVA). Pas d'inquiétude, c'est plus simple qu'il n'y paraît. Il est important que certaines informations figurent sur chaque facture. Si ces informations obligatoires font défaut, dans le pire des cas, l'administration fiscale pourrait ne pas reconnaître la facture ou votre client pourrait ne pas pouvoir déduire la TVA préalable. Bonne nouvelle : en suivant quelques règles de base, vous serez en sécurité.

Informations obligatoires selon la législation suisse : En Suisse, une facture doit généralement contenir les éléments suivants :

Nom et adresse de l'émetteur de la facture (c'est-à-dire vos informations complètes en tant que prestataire/entreprise). Depuis 2014, cela correspond au numéro d'identification officiel de l'entreprise (UID) avec la mention « TVA » si vous êtes assujetti à la TVA.
Nom et adresse du destinataire de la facture (votre client). Ces informations sont systématiquement requises, sauf pour les très petites factures inférieures à 400 CHF. Cependant, sur une facture classique, l'adresse complète du client doit toujours figurer.
Date de la facture – Quand avez-vous émis la facture ? Cette date est importante pour les délais de paiement et à des fins comptables.
Date de la prestation – Quand la prestation a-t-elle été fournie ou livrée ? Si la date de la prestation diffère de la date de la facture, elle doit être indiquée séparément. (Si la prestation et la facture sont fournies le même jour, la date de la facture suffit.)
Description de la prestation – Une liste claire et concise de ce que vous facturez. Par exemple, « Conception web pour le projet X, 10 heures à Y CHF » ou « Conseil le JJ/MM/AAAA, 5 heures ». Chaque élément doit être traçable afin que le client et vous-même sachiez ultérieurement ce qui a été payé.
Montant/Frais – le prix de chaque article et le montant total de la facture. Généralement, les prix nets sont indiqués par article, puis totalisés. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez également indiquer le taux de TVA applicable (par exemple, taux standard de 7,7 %) et le montant de TVA déclaré. Il est recommandé d'indiquer clairement le montant net, la TVA et le montant total séparément afin que le client puisse facilement vérifier la facture. Les clients ne peuvent utiliser que les factures correctes pour la déduction de la TVA préalable** auprès du centre des impôts ; les erreurs de déclaration de TVA peuvent donc s'avérer coûteuses.
Numéro de TVA (UID) – si vous êtes assujetti à la TVA, votre numéro de TVA (numéro d'identification de l'entreprise avec suffixe TVA) doit figurer sur la facture. Si plusieurs taux de TVA s'appliquent, cela inclut également la ventilation par catégorie de taux de taxe et le montant de taxe correspondant. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, vous ne pouvez pas facturer la TVA. Il est d'usage d'inclure une mention du type « Pas de TVA, car non assujetti à la TVA » sur la facture (plus d'informations à ce sujet dans la section « Petites entreprises »).
Numéro de facture : une numérotation séquentielle unique pour chaque facture. Bien que la numérotation séquentielle ne soit pas explicitement exigée par la loi, elle est fortement recommandée. Elle vous permet, à vous et à votre client, de suivre vos opérations et sert à des fins de comptabilité interne. De plus, les normes comptables (et la quasi-totalité des logiciels comptables) exigent une telle numérotation pour éviter les lacunes ou les doublons. Idéalement, attribuez des numéros de facture consécutivement et une seule fois par facture (par exemple, « 2023-001 », « 2023-002 », ou simplement « #1001, #1002 », etc.).
Informations de paiement : non obligatoires par la loi, mais absolument nécessaires pour recevoir votre paiement. Précisez donc comment et où le client doit payer : par exemple, vos coordonnées bancaires (IBAN, BIC et nom de la banque) ou joignez un bulletin de paiement QR. De nombreux freelances indiquent ces informations au bas de la facture. Sans coordonnées bancaires, vous compliquez inutilement la tâche du client !
Délai de paiement/Date d'échéance – Cette option n'est pas non plus obligatoire, mais elle est très courante. Indiquez, par exemple, « Payable dans les 30 jours suivant la date de la facture » ou « Payable avant le JJ/MM/AAAA ». En l'absence de cette information, le client pourrait théoriquement être tenu de payer immédiatement, mais en pratique, le paiement est souvent retardé. Avec une date d'échéance claire, votre client sait quand il doit payer.
Informations facultatives – Quelques informations supplémentaires sont facultatives, mais ont une connotation professionnelle : par exemple, un bref remerciement ou une salutation à la fin de la facture, votre signature (parfois utilisée pour les factures papier, pas nécessaire pour les factures électroniques), des références à des remises ou rabais pour paiement rapide, ou vos conditions générales au verso. Ces informations ne sont pas obligatoires, mais peuvent engendrer des malentendus. Évitez les malentendus et influencez positivement la relation client.

Obligations de conservation

Outre les informations figurant sur la facture, il existe également des règles de conservation. En Suisse, un délai de conservation légal de 10 ans s'applique aux documents commerciaux, y compris les factures. Cela signifie que vous devezConservez des copies de vos factures (numériques ou papier) pendant au moins dix ans. En cas de contrôle fiscal ou autre contrôle officiel, vous pourriez être tenu de présenter ces documents. Organisez donc vos factures – idéalement au format numérique dans votre logiciel de comptabilité ou au moins au format PDF sur un disque dur et, pour des raisons de sécurité, dans le cloud. Ainsi, vous aurez tous les justificatifs à portée de main en cas de doute.

La facture QR, nouvelle norme

Un changement majeur dans la facturation a eu lieu en Suisse ces dernières années : l'introduction de la facture QR. La facture QR est une facture comportant une section de paiement contenant un code QR. Ce code QR suisse crypte toutes les informations de paiement pertinentes (destinataire, IBAN, montant, référence, etc.), permettant aux clients de scanner facilement la facture avec leur smartphone et de payer directement. Depuis le 1er octobre 2022, les traditionnels bulletins de versement rouges et orange appartiennent au passé ; seules les factures QR peuvent être traitées ; Les anciens bulletins de versement ne sont plus autorisés. Pour vous, travailleur indépendant, cela signifie : si vous souhaitez proposer à vos clients un bulletin de versement pré-imprimé, optez pour uniquement le format QR.

Pourquoi ? La facture QR standardise et modernise les transactions de paiement en Suisse. La partie inférieure de la facture (section paiement) contient désormais ce code QR avec une croix suisse, qui peut être détaché ou envoyé au format PDF. Vos clients peuvent le scanner avec leur application bancaire ou l'utiliser pour effectuer des dépôts au guichet ou à la poste – comme avant, mais en plus numérique et efficace. Avantage : les erreurs de paiement sont réduites (plus de fautes de frappe sur les longs numéros de référence) et, idéalement, vous recevez votre argent plus rapidement.

Exemple de facture suisse avec section paiement QR (partie perforée ci-dessous). Le code QR contient toutes les informations de paiement telles que le destinataire, l'IBAN, le montant et la référence. Depuis 2022, ce format est la norme, remplaçant les anciens bulletins de versement. Les clients peuvent scanner le code QR pour lancer facilement le virement.

En tant que travailleur indépendant, dois-je désormais utiliser un code QR sur mes factures ? – À proprement parler, non. Vous pouvez simplement communiquer votre IBAN à vos clients et ils pourront effectuer le virement manuellement. Cependant, pour une allure professionnelle et simplifier la vie de vos clients, la facture QR est une excellente option. De nombreux logiciels de facturation (et Magic Heidi, voir ci-dessous) génèrent automatiquement la section de paiement QR. En Suisse notamment, les clients professionnels s'attendent de plus en plus à ce qu'un code QR soit présent sur leurs factures, ou au moins que les informations de paiement soient fournies au format QR. Il est donc recommandé de se familiariser avec la facturation QR, d'autant plus qu'elle est simple et simplifie la vie de vos clients.

Que doit contenir une facture ?

Sur la base des éléments de base ci-dessus, nous allons résumer clairement ce qui doit absolument figurer sur chacune de vos factures. Voici une liste des informations obligatoires et importantes :

Informations sur votre entreprise : Nom (ou prénom et nom pour les entrepreneurs individuels) et adresse complète (adresse professionnelle). Votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone peuvent également être indiqués (pour toute demande de renseignements), mais ce n'est pas obligatoire.
Informations sur le client : Nom/entreprise et adresse du destinataire. Assurez-vous de l'orthographe correcte et d'une adresse actuelle ; toute erreur à ce niveau peut paraître peu professionnelle et entraîner des problèmes de livraison.
Numéro de facture : Code unique pour la facture, idéalement consécutif et sans espace (par exemple, 2023-001, 2023-002, etc.). Cela facilite le suivi et vous permet de respecter les exigences d'une comptabilité ordonnée.
Date : Date d'émission de la facture.
Date de la prestation : Si différente de la date de la facture, indiquez le jour ou la période de la prestation/livraison.
Description du service : Indiquez tous les produits/services avec une brève description, la quantité (par exemple, heures, pièces) et le prix unitaire. Des étiquettes claires permettent d'éviter les questions supplémentaires.
Montants : Prix par article, sous-totaux et, enfin, le montant total de la facture. Si vous avez plusieurs articles, additionnez-les soigneusement.
TVA (le cas échéant) : Votre taux de TVA (%) et le montant de TVA en CHF. S'il existe plusieurs taux de TVA (par exemple, taux normal de 7,7 % et taux réduit de 2,5 %), indiquez les montants séparément. Indiquez également votre numéro de TVA (UID) afin que votre client puisse réclamer la facture à des fins fiscales.
Remarque concernant l'exonération de TVA : Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA et ne facturez donc pas de TVA, indiquez « sans TVA (non soumis à la TVA) » ou une mention similaire sur la facture. Ainsi, le client saura que la TVA manquante n'est pas un oubli.
Informations de paiement : Vos coordonnées bancaires (IBAN et nom de la banque) ou une mention indiquant qu'un bulletin de versement QR est inclus. Sans ces informations, le client ne peut pas vous payer ; assurez-vous donc de les inclure ! Le cas échéant, indiquez également votre mode de paiement préféré (virement bancaire standard ; si vous acceptez TWINT, PayPal ou autre, vous pouvez le mentionner ici).
Délai de paiement : Date d'échéance ou date limite de paiement (par exemple, « payable dans les 30 jours suivant la date de la facture »).
Facultatif : Informations complémentaires : par exemple, numéro de commande ou de projet pour référence, si disponible ; référence aux reçus joints ; phrase de remerciement (« Merci pour votre bonne collaboration ! »), signature si nécessaire, etc.

En tenant compte de tous ces points, votre facture contiendra toutes les informations essentielles. Dans l'étape suivante, nous examinerons les points à prendre en compte spécifiquement pour les petites entreprises sans TVA.

Cas particulier : Petites entreprises sans TVA

Tous les indépendants en Suisse ne sont pas tenus de déclarer la TVA. Il existe une règle selon laquelle les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 100 000 CHF** sont exonérées de TVA (à ce jour). Ainsi, si vous êtes un petit entrepreneur ou un travailleur indépendant réalisant, par exemple, un chiffre d'affaires annuel de seulement 50 000 CHF, vous n'avez pas besoin de vous inscrire auprès des autorités fiscales en tant qu'entreprise assujettie à la TVA et n'avez donc pas à ajouter la TVA à vos factures. C'est un soulagement, car vous n'avez pas à vous soucier de la comptabilité TVA et pouvez maintenir des prix plus bas pour vos clients particuliers.

Comment rédiger la facture dans ce cas ?** En gros, la même chose que décrite ci-dessus, moins toutes les informations relatives à la TVA. Plus précisément :

Omettez la ligne relative aux montants de TVA (puisque vous n'en percevez pas).
Au lieu d'un taux de TVA, vous pouvez indiquer « TVA 0 % incluse » pour le montant, le cas échéant, ou simplement laisser ce champ vide. Plus important encore, la mention sur la facture indiquant qu'aucune TVA n'est facturée est importante. Voici quelques exemples : « Non assujetti à la TVA selon le type de loi sur la TVA… », « Pas de TVA due (petite entreprise) », ou simplement « Total de la facture hors TVA ». Comme indiqué précédemment, la littérature spécialisée recommande une phrase du type : « Total de la facture hors TVA (non assujetti à la TVA)* ».
Bien entendu, vous n'avez pas de numéro de TVA ; vous n'avez donc pas besoin d'en fournir un. Certaines petites entreprises impriment leur numéro d'identification d'entreprise (UID) sur le document sans le suffixe TVA, mais cette information est facultative.

Veillez à ne pas fournir d'informations de TVA erronées. En tant que non-assujetti à la TVA, vous n'êtes pas autorisé à déclarer la TVA. Si vous le faites par inadvertance (par exemple, en indiquant « TVA incluse » sans en déduire), cela peut entraîner des problèmes : dans le pire des cas, le centre des impôts vous réclamera la TVA déclarée, même si vous ne l'avez pas reçue du client ! Soyez donc vigilant.

Un dernier conseil : si votre chiffre d'affaires dépasse 1 000 CHF, vous devez vous inscrire rapidement auprès de l'AFC (Administration fédérale des contributions) et obtenir un numéro de TVA. Vous devrez ensuite déclarer la TVA sur vos factures et en indiquer le taux/montant. Surveillez donc votre chiffre d'affaires. Vous pouvez également vous inscrire à la TVA « volontairement », même si votre chiffre d'affaires est inférieur à 1 000 CHF.Le seuil – par exemple, si vous avez presque exclusivement des clients professionnels qui déduisent de toute façon la TVA en amont, cela peut être judicieux. Mais c'est un sujet à part entière.

Step-by-step guide: Write a simple invoice

Passons maintenant à la pratique : comment rédiger votre facture étape par étape ? Ce guide vous aidera, surtout si vous débutez en freelance, à ne rien oublier. Prenez un modèle de facture ou ouvrez Word/Excel et suivez ces étapes :

Étape 1 : Ajouter l’expéditeur et le destinataire

Commencez en haut de la facture par les informations relatives à l’expéditeur. Il s’agit de votre nom ou du nom de votre entreprise, de votre adresse, éventuellement de votre numéro de téléphone et de votre adresse e-mail. Ce bloc se trouve généralement en haut à gauche ou à droite. Juste en dessous (souvent aligné à gauche) se trouve l’adresse du client. Indiquez le nom complet de l’entreprise ou de la personne, ainsi que l’adresse. Exemple :

Max Mustermann – Web Design
Musterstrasse 1
8000 Zurich

À :
Exemple AG
Mme Erika Exemple
Beispielweg 5
3000 Berne

Veillez à utiliser des noms et des titres corrects (par exemple, personne à contacter avec Mme/M.). Conseil : Il est préférable d’utiliser une police professionnelle et une mise en page claire afin que l’expéditeur et le destinataire soient clairement identifiables.

Étape 2 : Date et numéro de facture
Indiquez maintenant les informations de facturation légèrement sous les adresses (ou en haut à droite) : elles incluent la date de facturation et un numéro de facture. Formatez la date, par exemple, comme suit : « 15 mai 2025 ». Attribuez le numéro de facture selon votre système de numérotation. S’il s’agit de votre première facture, vous pouvez écrire « Facture 1 » ou « 2025-001 ». Pour les factures suivantes, augmentez ce numéro en conséquence. N’oubliez pas : un numéro de facture doit être unique et idéalement chronologique. De nombreuses personnes utilisent des années ou des abréviations dans le système de numérotation (par exemple, RE2025-001). L’important est de les conserver vous-même et de ne pas attribuer de numéro en double.

Vous pouvez également indiquer un numéro de client ou de projet, si nécessaire. Cela facilite l'identification pour les gros clients, mais est souvent inutile pour les freelances.

Étape 3 : Titre et introduction (le cas échéant)

Certaines factures comportent un titre ou un objet, tel que « Facture n° 2025-001 pour services de design ». Cette option est facultative, mais peut s'avérer utile, notamment pour les documents longs. Juste en dessous, vous pouvez rédiger une brève introduction ou une référence, par exemple : « Chère Madame Exemple, merci pour votre bonne collaboration. Je vous facture par la présente les services fournis comme suit : ». Cela permet une introduction polie. Dans une facture simple, vous pouvez également omettre cette partie et commencer directement par la liste des services. Adoptez un style qui vous convient : pour une mission freelance informelle, vous pouvez aller droit au but, tandis que pour des clients professionnels plus formels, un texte court sera plus poli.

Étape 4 : Liste des services (éléments de facture)
Venons maintenant au cœur du sujet : Que souhaitez-vous facturer ? Répertoriez tous les services ou produits reçus par le client. L’idéal est de le faire sous forme de tableau à colonnes, par exemple :

Quantité	Description	Prix unitaire (CHF)	Montant (CHF)
10 heures	Conception et mise en page du site web pour le projet X (avril 2025)	80,00	800,00
1 pièce	Forfait création de logo	500,00	500,00
	Sous-total		1 300,00
	+ 8,1 % de TVA (si TVA due)		105,30
	Total de la facture		1 405,30

Dans cet exemple, deux éléments sont facturés : 10 heures de travail à 80 CHF chacune, plus un forfait. Le sous-total indique le montant net. Si vous devez facturer la TVA, indiquez le montant de la TVA ci-dessous (ici, 7,7 % de 1 300 CHF = 100,10 CHF), puis le montant brut comme total de la facture. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, omettez simplement la ligne TVA et indiquez « Total de la facture : 1 300,00 CHF ». N'oubliez pas d'indiquer quelque part que la TVA n'est pas incluse pour que le client en soit informé.

La description de chaque élément doit être suffisamment détaillée pour que le client sache ce qu'il paie. Évitez les termes trop généraux. Au lieu de « Service avril », utilisez « Conception et mise en page web en avril 2025, 10 heures ». Cela évite les malentendus. La précision est importante à ce stade, car une description imprécise des services est une erreur fréquente lors de la rédaction des factures.

Étape 5 : Total et informations de paiement
Après avoir listé les articles, le résumé du total suit, comme indiqué ci-dessus. Surlignez le montant total visuellement (en gras ou en le barrant). On écrit souvent « Total » ou « Montant de la facture », soit le montant final. Juste en dessous, ou dans un bloc séparé en bas de page, se trouvent les informations de paiement. C'est ici que vous devez indiquer :

Vos coordonnées bancaires : par exemple, Titulaire du compte : Max Mustermann, IBAN : CHxx xxxx xxxx xxxx xxxx x, Banque : Musterbank.
Date limite de paiement : par exemple, « Payable avant le 15 juin 2025 sans déduction ».
Si vous envoyez une section de paiement par QR code, incluez une note du type « Vous trouverez le bordereau de paiement par QR code ci-joint » ou, lors de l'impression, uniquement la section QR code (comme illustré ci-dessus).
Facultatif : Notes du type « Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.N'hésitez pas à me contacter." ou "Merci pour votre commande !" peuvent être ajoutés ici.

Il est souvent judicieux d'inclure cette information en pied de page** sur chaque facture. Ainsi, vous ne l'oublierez jamais. Une erreur courante consiste à oublier ses coordonnées bancaires ; le client ne peut alors pas payer avant de vous avoir contacté. Assurez-vous donc que l'IBAN et les autres informations figurent sur la facture !

Étape 6 : Vérifications finales et expédition
Avant d'envoyer la facture, vérifiez tout soigneusement. Les noms et adresses sont-ils corrects ? Tous les articles sont-ils listés et calculés correctement ? Le numéro de facture correspond-il à la commande ? La date est-elle à jour ? Vérifiez notamment l'orthographe (une faute de frappe dans le nom du client ne fait pas bonne impression) et les numéros. Si nécessaire, apposez votre signature sur la facture, surtout si vous la remettez sur papier. La signature électronique n'est pas requise ; de nombreuses factures PDF peuvent être envoyées sans.

Vous êtes maintenant prêt à expédier. En Suisse, Les factures sont souvent envoyées par e-mail au format PDF : c'est rapide et pratique. Veillez à nommer clairement le PDF (par exemple, « Facture_2025-001_Mustermann.pdf »). Certains clients conservateurs préfèrent la poste ; imprimez donc la facture (idéalement sur du papier à en-tête de l'entreprise si vous en avez un) et envoyez-la par courrier. Pour les factures papier, joignez le bordereau de paiement QR (l'impression contient la section « Paiement QR » en bas).

C'est fait ! Il ne vous reste plus qu'à espérer un paiement dans les délais et à relancer en cas de non-paiement (la relance est un autre chapitre). Au moins, vous maîtrisez le processus de création de factures.

Rédaction de factures avec Word/Excel ou des outils simples

Particulièrement au début, de nombreux freelances utilisent des outils simples comme Word ou Excel pour créer des factures. C'est parfaitement légitime : vous pouvez créer un joli modèle dans Word ou télécharger un modèle de facture prêt à l'emploi et le remplir à l'infini. Cela suffit pour les factures occasionnelles. Excel présente l'avantage de calculer automatiquement les totaux. et éventuellement la TVA en saisissant des formules. De nombreux sites web ou entreprises proposent également des modèles Excel/Word gratuits pour illustrer la structure d'une facture correcte.

Avantages de Word/Excel : Vous bénéficiez d'une conception flexible, c'est gratuit (vous possédez généralement déjà le logiciel) et vous n'avez pas besoin d'apprendre un nouveau logiciel. Avec un peu de compétences, vous pouvez intégrer votre logo, personnaliser les couleurs et créer votre propre papier à lettres. Des instructions en ligne expliquent comment utiliser des modèles de publipostage ou des formules dans des feuilles de calcul Word, par exemple, pour calculer automatiquement le montant.

Inconvénients et risques : Les factures créées manuellement sont sujettes aux erreurs. Si vous oubliez de corriger le numéro de facture, par exemple, vous vous retrouvez soudainement avec deux factures portant le même numéro, ce qui est désagréable pour la comptabilité. Ou bien, vous faites une erreur de saisie sur un total, et le client finit par payer trop peu (ou se plaint). Vous devez également vous assurer vous-même des informations obligatoires à chaque fois. L'absence d'une adresse ou des informations de TVA peut poser problème. De plus, la copie constante devient fastidieuse. et retravaillez le document. De plus, les formules Excel peuvent être corrompues si vous n'y prêtez pas attention.

Il y a aussi le problème des factures QR : il est impossible de générer un code QR valide dans Word ou Excel. Il faudrait soit utiliser un générateur en ligne pour créer le code QR suisse avec toutes vos données de paiement et l'insérer sous forme d'image, soit renoncer complètement à la section de paiement QR – ce qui, comme nous l'avons vu, est désormais courant.

Outils et alternatives simples : Si vous n'êtes pas prêt à utiliser un logiciel de comptabilité complet, il existe également des outils légers ou des services en ligne pour les factures. Par exemple, PostFinance propose un générateur de QR en ligne permettant de créer un code QR de paiement. Des plateformes comme Canva proposent également des modèles de factures attrayants, que vous pouvez concevoir et exporter au format PDF. Ces derniers simplifient au moins la mise en page.

À long terme, il est toutefois judicieux de se demander si un logiciel de facturation spécialisé vous fera gagner du temps et vous évitera du stress. Heureusement, il existe des solutions pour les freelances suisses, parfaitement adaptées à leurs besoins.

Magic Heidi: Créer automatiquement des factures avec un code QR

Une recommandation pour tous les indépendants en Suisse qui souhaitent se simplifier la vie : Magic Heidi. Cet outil de facturation et de comptabilité spécialement conçu pour les freelances est un véritable « couteau suisse » pour vos finances : il combine création de factures, gestion des dépenses et comptabilité simplifiée dans une seule application. Pourquoi Magic Heidi est-il particulièrement attractif pour les Suisses ? Eh bien, le logiciel a été conçu pour la Suisse. Cela signifie qu'il prend en compte toutes les spécificités locales évoquées précédemment.

Fonctionnalités suisses intégrées : Magic Heidi prend en charge les taux de TVA suisses et crée automatiquement des factures par QR code. Ainsi, vous n'avez rien à calculer ni à générer séparément : lorsque vous créez une facture dans Magic Heidi, une section de paiement QR correctement formatée avec votre IBAN et toutes les informations nécessaires apparaît directement sur la facture PDF. L'outil garantit que toutes les informations légales requises sont incluses et que la mise en page est professionnelle. Ainsi, vous pouvez être sûr que votre facture est conforme aux normes suisses sans avoir à passer par une liste de contrôle à chaque fois.

Facile à utiliser : Magic Heidi vous promet de créer votre première facture en 30 secondes. L'interface utilisateur est très simple : sans menus encombrants, exactement ce dont un freelance a besoin. Vous saisissez vos données client, vos prestations/articles et les montants, et Magic Heidi s'occupe du reste (totaux, calcul de la TVA, mise en forme). Un gain de temps considérable par rapport à Word/Excel.

Multiplateforme : Que vous travailliez sur ordinateur portable ou mobile, Magic Heidi est disponible sur toutes les plateformes (web, iPhone, Android, Mac, Windows). Vous pouvez ainsi, par exemple, créer une facture sur votre smartphone en déplacement ou sur votre PC le soir, selon vos préférences.

Fonctionnalités supplémentaires : Outre la facturation, Magic Heidi propose également des fonctionnalités comptables simples : vous pouvez enregistrer vos dépenses, suivre vos ventes par mois et par client et ainsi garder une vue d'ensemble. L'aperçu des ventes vous indique notamment qui sont vos meilleurs clients et comment évoluent vos revenus, ce qui est utile, par exemple, pour faire le point sur votre activité chaque trimestre ou préparer votre déclaration d'impôts.

Un avantage appréciable : selon le site web, Magic Heidi est spécialement conçu pour les indépendants, et non pour les grandes PME. Vous n'aurez donc pas à gérer des fonctions inutiles de gestion des stocks ou de paie ; l'outil se concentre sur l'essentiel pour les entreprises individuelles.

Facture QR avec Magic Heidi : La fonction QR est particulièrement intéressante. Magic Heidi crée automatiquement un code QR suisse valide sur chaque facture, lié à votre compte bancaire. Il vous suffit de saisir votre IBAN une seule fois, et chaque facture reçoit son propre code unique. Vos clients scannent ce code et voient immédiatement « Virement à [Votre nom], CHF X, facture n° Y »* dans leur e-banking : très pratique ! Cela augmente vos chances de paiement rapide et correct, car le client n'a pratiquement qu'à cliquer.

Est-ce payant ? Magic Heidi est disponible en essai gratuit. Pour une utilisation à long terme, différents modèles de tarification sont proposés selon les fonctionnalités (bien que l'investissement dans de nouveaux projets soit souvent rapidement rentabilisé). Vous trouverez les tarifs exacts sur le site web de Magic Heidi. En tant que freelance, considérez ces dépenses comme un investissement dans votre professionnalisme : quelques francs par mois pour un logiciel peuvent vous faire gagner des heures de travail et accélérer vos paiements.

En bref, Magic Heidi vous simplifie la vie : fini les soucis de mise en page, de taux de TVA ou de générateurs de codes QR. Créez des factures conformes et attrayantes avec un minimum d'efforts, tout en vous concentrant sur vos projets principaux. N'hésitez pas à l'essayer si vous trouvez qu'Excel et autres logiciels vous prennent trop de temps.

(Remarque : il existe bien sûr d'autres programmes de facturation sur le marché, tels que Bexio, FastBill, sevDesk, etc. Magic Heidi est mis en avant ici car il se concentre spécifiquement sur les freelances suisses.)

Conseils pour la conception de factures professionnelles

Outre la structure du contenu d'une facture, son apparence joue également un rôle. Votre facture est aussi un emblème de votre entreprise ; elle doit donc faire bonne impression. Voici quelques conseils de conception pour que vos factures se démarquent (sans avoir besoin d'être graphiste) :

Intégrez votre propre logo : Un logo rend chaque facture instantanément plus personnelle et professionnelle. Placez-le en haut (par exemple, à gauche de l'adresse de l'expéditeur ou centré dans l'en-tête). Il peut également apparaître discrètement en pied de page. Le logo permet au client de savoir immédiatement de qui provient la facture et renforce l'impact de votre marque. Si vous n'avez pas de logo officiel, pensez simplement à utiliser votre nom dans une police élégante comme « logo ».
Structure claire et lisibilité : Utilisez des tableaux clairs pour les éléments (comme dans l'exemple ci-dessus) et un espacement suffisant entre les éléments. Évitez les polices trop fantaisistes ; une police lisible (Arial, Calibri, Helvetica ou similaire) de 10 à 12 pt est idéale. Les informations importantes, comme le Montant total, peuvent être mises en surbrillance (en gras) pour les mettre en valeur. Si nécessaire, utilisez des lignes ou des arrière-plans colorés pour séparer les en-têtes et les totaux, mais n'en abusez pas.
Couleurs et image de marque : Si vous avez les couleurs de votre entreprise (par exemple, votre logo est bleu), vous pouvez utiliser cette couleur discrètement sur la facture, par exemple pour les en-têtes, les lignes ou le numéro de facture. Cela crée un aspect reconnaissable. Cependant, limitez-vous à une ou deux couleurs au maximum ; une couleur trop vive donne un aspect surchargé. Un design cohérent témoigne de votre professionnalisme et vous permet de vous démarquer.
Logique de numérotation de facture : Comme indiqué précédemment, votre numéro de facture doit être séquentiel. Envisagez un système qui sera pertinent à l'avenir. De nombreux freelances combinent l'année et le numéro (par exemple, 2023-001, 2023-002, etc.). Cela permet de voir immédiatement l'année de la facture. D'autres utilisent simplement un numéro croissant. Évitez les modèles compliqués avec beaucoup de zéros ou de lettres incompréhensibles. Restez simple et clair.
Utilisez le format PDF : envoyez toujours votre facture au format PDF (et non au format Word/Excel modifiable). Le format PDF garantit une présentation identique pour le destinataire et pour vous, et le document paraît plus professionnel. Vous pouvez également activer la protection en écriture dans votre PDF si vous le souhaitez, afin que personne ne puisse modifier le document. De nombreux logiciels de facturation le font automatiquement.
Coordonnées et informations de l'entreprise : créez un petit bloc (souvent en pied de page) avec vos informations supplémentaires : par exemple, numéro de registre du commerce, numéro de TVA (le cas échéant), compte bancaire, adresse e-mail, site web. Cela montre que vous êtes organisé. Pour les grandes entreprises, certaines informations sont obligatoires. En tant qu'entrepreneur individuel, ce n'est pas obligatoire, mais cela renforce la crédibilité.
Langue et ton : Adaptez le ton de la facture au client. En Suisse, cela peut se traduire par une facturation en anglais ou en français si le client ne parle pas une autre langue que l'anglais. En général, soyez poli et clair. Par exemple : « Veuillez transférer le montant avant… Merci », etc. Évitez les expressions trop désinvoltes dans la facture elle-même : vous pouvez utiliser un « ton décontracté » dans vos e-mails, mais la facture elle-même est un document officiel. Restez donc courtois, mais factuel.
Sans fautes de frappe : Cela peut paraître trivial, mais la relecture est essentielle. Une facture pleine de fautes de frappe ou de noms incorrects est mal perçue. Par conséquent, vérifiez toujours tout avant de l'envoyer (si nécessaire, faites-la relire).

Grâce à ces conseils de conception, vous paraîtrez professionnel et digne de confiance. En fin de compte, votre facture doit refléter votre approche professionnelle : soignée, claire et axée sur le client. La première impression compte souvent, et lorsque le client voit votre facture, il doit se dire : « Super, c'est quelqu'un qui sait ce qu'il fait. »

Erreurs courantes lors de la rédaction de factures – et comment les éviter

Personne n'est parfait, et surtout au début, de nombreuses erreurs peuvent survenir lors de la rédaction de factures. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes commises par les freelances en matière de facturation ; vous pouvez donc les éviter dès le départ :

Informations obligatoires manquantes : L'erreur classique consiste à oublier quelque chose dans la précipitation, qu'il s'agisse de l'adresse du client, de la date de la facture ou (pire encore) des coordonnées bancaires. De telles lacunes entraînent des retards et des problèmes juridiques potentiels. Évitement : Utilisez notre liste de contrôle ci-dessus ou un modèle pour vous assurer d'avoir toutes les informations nécessaires à portée de main. Si vous utilisez un logiciel de facturation, il vous oblige généralement à remplir tous les champs importants.
Description des services imprécise : Si vous êtes trop vague, le client ne saura pas exactement ce qu'il paie. Cela peut entraîner des questions ou des litiges. Évitement : Décrivez les services de manière à ce qu'une personne extérieure puisse les comprendre. Mieux vaut être un peu trop détaillé que trop bref. En cas de doute, listez plusieurs éléments au lieu de tout regrouper en un seul, ce qui améliore la traçabilité.
Numéro de facture incorrect ou manquant : Certaines personnes oublient de corriger le numéro de facture ou ont des systèmes chaotiques (par exemple, attribuer deux fois le numéro 10). Dans les transactions commerciales, et notamment en matière de TVA, la règle suivante s'applique : chaque facture doit avoir un numéro unique. Contre-indications : Tenez une liste/un livre simple (ou utilisez un logiciel) pour numéroter vos factures. Respectez un schéma. Si vous attribuez accidentellement un numéro deux fois, corrigez-le immédiatement (par exemple, en émettant une facture corrigée avec un nouveau numéro).
Informations client mal orthographiées : Une petite faute de frappe dans le nom de l'entreprise ou une adresse obsolète est gênante. Cela donne une impression d'inattention et peut entraîner que la facture ne parvienne pas au client ou que celui-ci la retourne corrigée. Contre-indications : Reprenez les informations client du contrat/papier à en-tête et copiez-les soigneusement. Portez une attention particulière à la forme juridique (SARL, SA, etc.) et aux informations de livraison. Enregistrez les données clients dans un carnet d'adresses ou dans votre logiciel de facturation afin de ne commettre d'erreurs qu'une seule fois et non sur chaque facture.
Informations de paiement oubliées : Comme mentionné précédemment, il arrive malheureusement qu'une facture bien conçue contienne tout, sauf où payer. Pas d'argent sans IBAN. Évasion fiscale : Attention : L'objectif principal de la facture est d'être payé. Vérifiez donc toujours que vos coordonnées bancaires et, le cas échéant, le QR code sont bien présents. Astuce : si vous indiquez par défaut « Veuillez effectuer le virement sur l'IBAN… à la banque… » dans le modèle de facture, vous ne l'oublierez jamais, car il vous suffit de remplir les informations.
Déclaration de TVA erronée : Cette erreur peut prendre différentes formes : par exemple, vous déclarez 8,1 % de TVA alors que vous n'êtes pas assujetti à la TVA (illégal et dangereux, comme décrit précédemment), vous indiquez un taux de TVA erroné (par exemple, 8,1 % au lieu des 2,6 % corrects pour un service spécifique), ou vous calculez le montant de TVA de manière incorrecte. Cela mène au chaos : le client ne peut pas réclamer la TVA correctement, et vous pourriez être amené à envoyer des factures rectificatives ou, dans le pire des cas, à payer une TVA surdéclarée au centre des impôts. Évasion fiscale : Renseignez-vous sur les règles de TVA qui vous concernent. Utilisez un outil ou au moins une calculatrice pour calculer précisément les montants de TVA. Et si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, ne déclarez la TVA nulle part, mais indiquez clairement « hors TVA ». En cas de doute, demandez à votre comptable/conseiller fiscal si vous ne savez pas quel taux de taxe s'applique. Mieux vaut vérifier que de s'exposer à des ennuis.
Aucune date limite de paiement spécifiée : Vous vous demandez pourquoi un client n'a pas payé après deux mois ? Examinez votre facture : indique-t-elle seulement la date limite ? Sinon, certains clients interpréteront cela comme une date limite de paiement ouverte. Évasion fiscale : Indiquez toujours une date limite précise (par exemple, « payable avant le 30 juin 2025 »). Pas de date limite = un temps d'attente potentiellement long.
Mise en page confuse : Enfin, il peut également s'agir d'une erreur si le contenu de la facture est correct, mais si elle est tellement confuse que le client doit la chercher. Par exemple, si les montants ne sont pas clairement indiqués ou si dix polices différentes sont mélangées. Conseils d'évitement : Maintenez une conception claire (voir section précédente). L'essentiel est que le client sache immédiatement : Qui émet la facture ? Pour quoi ? Quel montant ? Pour quand ? Où payer ? Si tout cela est visible en quelques secondes, vous avez tout fait correctement.

Si vous faites une erreur, pas de panique ! De nombreux points peuvent être corrigés. Si nécessaire, vous pouvez émettre une facture annulée (avoir) et une nouvelle facture, ou simplement envoyer au client une version corrigée. L'honnêteté est essentielle : si vous découvrez une erreur, reconnaissez-la et corrigez-la rapidement. Vos clients le comprendront tant que cela ne se produit pas systématiquement.

Conclusion : Liste de contrôle pour les freelances

Rédiger une facture correcte n'est pas si difficile si l'on connaît les règles. Avec un peu de pratique, cela deviendra une évidence. Enfin, voici une courte liste de contrôle que vous pouvez consulter avant d'envoyer chaque facture :

✓ Toutes les informations requises sont-elles fournies ? (Votre nom/adresse, nom/adresse du client, numéro de facture, date, description des services, montant)
✓ Si assujetti à la TVA : Numéro de TVA, taux (%) et montant indiqués ?
✓ Si **non assujetti à la TVA :** Une mention « hors TVA » est-elle présente pour que le client le sache ?
✓ Tous les montants sont-ils corrects ? Erreurs de calcul exclues, sous-total et total corrects ?
✓ La date d'échéance du paiement est-elle indiquée ? (par exemple, « payable sous 30 jours »)
✓ Coordonnées bancaires ou code QR fournis ? Le client sait-il où payer ?
✓ Tout est-il correctement formaté et lisible ? Le logo/design est-il en ordre, les informations importantes sont-elles mises en évidence ?
✓ Avez-vous vérifié l'orthographe ? Les noms, numéros et dates (notamment le client et le montant) ont-ils été vérifiés ?
✓ Avez-vous enregistré la facture ? (par exemple, archivé au format PDF pour une conservation de 10 ans)

Si vous cochez tous ces points, vous êtes prêt. Envoyez la facture et attendez avec impatience de recevoir votre paiement ! N'oubliez jamais : Une bonne facture est professionnelle, claire et complète ; c'est ainsi que vous serez payé. Dans cet esprit, je vous souhaite de réussir dans votre activité indépendante et votre facturation en Suisse. Grâce aux connaissances acquises grâce à cet article et à un peu de pratique, vous serez en mesure de rédiger des factures précises et efficaces à l'avenir. Bonne chance et effectuez toujours vos paiements dans les délais !