Passons maintenant à la pratique : comment rédiger votre facture étape par étape ? Ce guide vous aidera, surtout si vous débutez en freelance, à ne rien oublier. Prenez un modèle de facture ou ouvrez Word/Excel et suivez ces étapes :
Étape 1 : Ajouter l’expéditeur et le destinataire
Commencez en haut de la facture par les informations relatives à l’expéditeur. Il s’agit de votre nom ou du nom de votre entreprise, de votre adresse, éventuellement de votre numéro de téléphone et de votre adresse e-mail. Ce bloc se trouve généralement en haut à gauche ou à droite. Juste en dessous (souvent aligné à gauche) se trouve l’adresse du client. Indiquez le nom complet de l’entreprise ou de la personne, ainsi que l’adresse. Exemple :
Max Mustermann – Web Design
Musterstrasse 1
8000 Zurich
À :
Exemple AG
Mme Erika Exemple
Beispielweg 5
3000 Berne
Veillez à utiliser des noms et des titres corrects (par exemple, personne à contacter avec Mme/M.). Conseil : Il est préférable d’utiliser une police professionnelle et une mise en page claire afin que l’expéditeur et le destinataire soient clairement identifiables.
Étape 2 : Date et numéro de facture
Indiquez maintenant les informations de facturation légèrement sous les adresses (ou en haut à droite) : elles incluent la date de facturation et un numéro de facture. Formatez la date, par exemple, comme suit : « 15 mai 2025 ». Attribuez le numéro de facture selon votre système de numérotation. S’il s’agit de votre première facture, vous pouvez écrire « Facture 1 » ou « 2025-001 ». Pour les factures suivantes, augmentez ce numéro en conséquence. N’oubliez pas : un numéro de facture doit être unique et idéalement chronologique. De nombreuses personnes utilisent des années ou des abréviations dans le système de numérotation (par exemple, RE2025-001). L’important est de les conserver vous-même et de ne pas attribuer de numéro en double.
Vous pouvez également indiquer un numéro de client ou de projet, si nécessaire. Cela facilite l'identification pour les gros clients, mais est souvent inutile pour les freelances.
Étape 3 : Titre et introduction (le cas échéant)
Certaines factures comportent un titre ou un objet, tel que « Facture n° 2025-001 pour services de design ». Cette option est facultative, mais peut s'avérer utile, notamment pour les documents longs. Juste en dessous, vous pouvez rédiger une brève introduction ou une référence, par exemple : « Chère Madame Exemple, merci pour votre bonne collaboration. Je vous facture par la présente les services fournis comme suit : ». Cela permet une introduction polie. Dans une facture simple, vous pouvez également omettre cette partie et commencer directement par la liste des services. Adoptez un style qui vous convient : pour une mission freelance informelle, vous pouvez aller droit au but, tandis que pour des clients professionnels plus formels, un texte court sera plus poli.
Étape 4 : Liste des services (éléments de facture)
Venons maintenant au cœur du sujet : Que souhaitez-vous facturer ? Répertoriez tous les services ou produits reçus par le client. L’idéal est de le faire sous forme de tableau à colonnes, par exemple :
Quantité |
Description |
Prix unitaire (CHF) |
Montant (CHF) |
10 heures |
Conception et mise en page du site web pour le projet X (avril 2025) |
80,00 |
800,00 |
1 pièce |
Forfait création de logo |
500,00 |
500,00 |
|
Sous-total |
|
1 300,00 |
|
+ 8,1 % de TVA (si TVA due) |
|
105,30 |
|
Total de la facture |
|
1 405,30 |
Dans cet exemple, deux éléments sont facturés : 10 heures de travail à 80 CHF chacune, plus un forfait. Le sous-total indique le montant net. Si vous devez facturer la TVA, indiquez le montant de la TVA ci-dessous (ici, 7,7 % de 1 300 CHF = 100,10 CHF), puis le montant brut comme total de la facture. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, omettez simplement la ligne TVA et indiquez « Total de la facture : 1 300,00 CHF ». N'oubliez pas d'indiquer quelque part que la TVA n'est pas incluse pour que le client en soit informé.
La description de chaque élément doit être suffisamment détaillée pour que le client sache ce qu'il paie. Évitez les termes trop généraux. Au lieu de « Service avril », utilisez « Conception et mise en page web en avril 2025, 10 heures ». Cela évite les malentendus. La précision est importante à ce stade, car une description imprécise des services est une erreur fréquente lors de la rédaction des factures.
Étape 5 : Total et informations de paiement
Après avoir listé les articles, le résumé du total suit, comme indiqué ci-dessus. Surlignez le montant total visuellement (en gras ou en le barrant). On écrit souvent « Total » ou « Montant de la facture », soit le montant final. Juste en dessous, ou dans un bloc séparé en bas de page, se trouvent les informations de paiement. C'est ici que vous devez indiquer :
- Vos coordonnées bancaires : par exemple, Titulaire du compte : Max Mustermann, IBAN : CHxx xxxx xxxx xxxx xxxx x, Banque : Musterbank.
- Date limite de paiement : par exemple, « Payable avant le 15 juin 2025 sans déduction ».
- Si vous envoyez une section de paiement par QR code, incluez une note du type « Vous trouverez le bordereau de paiement par QR code ci-joint » ou, lors de l'impression, uniquement la section QR code (comme illustré ci-dessus).
- Facultatif : Notes du type « Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.N'hésitez pas à me contacter." ou "Merci pour votre commande !" peuvent être ajoutés ici.
Il est souvent judicieux d'inclure cette information en pied de page** sur chaque facture. Ainsi, vous ne l'oublierez jamais. Une erreur courante consiste à oublier ses coordonnées bancaires ; le client ne peut alors pas payer avant de vous avoir contacté. Assurez-vous donc que l'IBAN et les autres informations figurent sur la facture !
Étape 6 : Vérifications finales et expédition
Avant d'envoyer la facture, vérifiez tout soigneusement. Les noms et adresses sont-ils corrects ? Tous les articles sont-ils listés et calculés correctement ? Le numéro de facture correspond-il à la commande ? La date est-elle à jour ? Vérifiez notamment l'orthographe (une faute de frappe dans le nom du client ne fait pas bonne impression) et les numéros. Si nécessaire, apposez votre signature sur la facture, surtout si vous la remettez sur papier. La signature électronique n'est pas requise ; de nombreuses factures PDF peuvent être envoyées sans.
Vous êtes maintenant prêt à expédier. En Suisse, Les factures sont souvent envoyées par e-mail au format PDF : c'est rapide et pratique. Veillez à nommer clairement le PDF (par exemple, « Facture_2025-001_Mustermann.pdf »). Certains clients conservateurs préfèrent la poste ; imprimez donc la facture (idéalement sur du papier à en-tête de l'entreprise si vous en avez un) et envoyez-la par courrier. Pour les factures papier, joignez le bordereau de paiement QR (l'impression contient la section « Paiement QR » en bas).
C'est fait ! Il ne vous reste plus qu'à espérer un paiement dans les délais et à relancer en cas de non-paiement (la relance est un autre chapitre). Au moins, vous maîtrisez le processus de création de factures.
Rédaction de factures avec Word/Excel ou des outils simples
Particulièrement au début, de nombreux freelances utilisent des outils simples comme Word ou Excel pour créer des factures. C'est parfaitement légitime : vous pouvez créer un joli modèle dans Word ou télécharger un modèle de facture prêt à l'emploi et le remplir à l'infini. Cela suffit pour les factures occasionnelles. Excel présente l'avantage de calculer automatiquement les totaux. et éventuellement la TVA en saisissant des formules. De nombreux sites web ou entreprises proposent également des modèles Excel/Word gratuits pour illustrer la structure d'une facture correcte.
Avantages de Word/Excel : Vous bénéficiez d'une conception flexible, c'est gratuit (vous possédez généralement déjà le logiciel) et vous n'avez pas besoin d'apprendre un nouveau logiciel. Avec un peu de compétences, vous pouvez intégrer votre logo, personnaliser les couleurs et créer votre propre papier à lettres. Des instructions en ligne expliquent comment utiliser des modèles de publipostage ou des formules dans des feuilles de calcul Word, par exemple, pour calculer automatiquement le montant.
Inconvénients et risques : Les factures créées manuellement sont sujettes aux erreurs. Si vous oubliez de corriger le numéro de facture, par exemple, vous vous retrouvez soudainement avec deux factures portant le même numéro, ce qui est désagréable pour la comptabilité. Ou bien, vous faites une erreur de saisie sur un total, et le client finit par payer trop peu (ou se plaint). Vous devez également vous assurer vous-même des informations obligatoires à chaque fois. L'absence d'une adresse ou des informations de TVA peut poser problème. De plus, la copie constante devient fastidieuse. et retravaillez le document. De plus, les formules Excel peuvent être corrompues si vous n'y prêtez pas attention.
Il y a aussi le problème des factures QR : il est impossible de générer un code QR valide dans Word ou Excel. Il faudrait soit utiliser un générateur en ligne pour créer le code QR suisse avec toutes vos données de paiement et l'insérer sous forme d'image, soit renoncer complètement à la section de paiement QR – ce qui, comme nous l'avons vu, est désormais courant.
Outils et alternatives simples : Si vous n'êtes pas prêt à utiliser un logiciel de comptabilité complet, il existe également des outils légers ou des services en ligne pour les factures. Par exemple, PostFinance propose un générateur de QR en ligne permettant de créer un code QR de paiement. Des plateformes comme Canva proposent également des modèles de factures attrayants, que vous pouvez concevoir et exporter au format PDF. Ces derniers simplifient au moins la mise en page.
À long terme, il est toutefois judicieux de se demander si un logiciel de facturation spécialisé vous fera gagner du temps et vous évitera du stress. Heureusement, il existe des solutions pour les freelances suisses, parfaitement adaptées à leurs besoins.