Modèle de facture suisse : Word, Excel et PDF

Plutôt sans modèle ? Dans Magic Heidi, tu saisis une fois les données client, le numéro et le code QR, et ta prochaine facture est prête en une minute. Commence gratuitement avec 3 factures et 3 justificatifs, ou teste Pro pendant 7 jours.

Aperçu du modèle de facture suisse

Les trois fichiers sont en français et ont la même structure sur une page A4. Ce qui est entre crochets, tu le remplaces. Voici la page :

                                        [Ton nom ou nom de l'entreprise]
[Nom du client / de l'entreprise]       [Rue et numéro]
[Rue et numéro]                         [NPA Localité]
[NPA Localité]                          [E-mail] · [Téléphone]
                                        [Numéro IDE (option) : CHE-123.456.789 TVA]

                                                  [Lieu], le [JJ.MM.AAAA]
Facture n° [AAAA-XXX]
Date / période de prestation : [JJ.MM.AAAA] – [JJ.MM.AAAA]

N°   Description                     Qté     Prix unitaire   Total CHF
1    [Description de la prestation]  [1]       [0.00]         [0.00]
2    [Description de la prestation]  [1]       [0.00]         [0.00]

                                     Sous-total CHF         [0.00]
                                     TVA 8,1 % (option)     [0.00]
                                     Total CHF              [0.00]

Informations de paiement
Payable jusqu'au :   [JJ.MM.AAAA]
Bénéficiaire :       [Ton nom ou nom de l'entreprise]
IBAN :               [CHXX XXXX XXXX XXXX XXXX X]
Banque :             [Nom de la banque, localité]
Motif du paiement :  Facture n° [AAAA-XXX]

Ton client est germanophone ? Le même modèle existe en allemand : Word, Excel et PDF. Et pour une facture avec section paiement QR, le générateur gratuit sur la page créer une facture te donne directement un PDF, sans inscription.

Quel fichier te convient ? Word si la mise en page compte pour toi. Excel si le modèle doit calculer. PDF si tu veux seulement remplir et envoyer.

Modèle de facture Word

Télécharger le modèle de facture Word (.docx)

Le modèle Word est la variante la plus flexible. Tu remplaces les crochets, ajoutes ton logo, adaptes la police et les couleurs, et exportes la facture terminée en PDF. Comme tout le texte est modifiable, tu peux aussi adapter chaque formulation à ton activité.

• Quatre lignes de prestation, d'autres s'ajoutent comme ligne de tableau
• Ligne « TVA 8,1 % (option) » et une mention pour les factures sans TVA. Ce dont tu n'as pas besoin, tu le supprimes
• Informations de paiement avec bénéficiaire, IBAN, banque et motif du paiement
• Word ne calcule pas : sous-total, TVA et total, tu les saisis toi-même

Modèle de facture Excel

Télécharger le modèle de facture Excel (.xlsx)

Le modèle Excel calcule pour toi. Tu saisis la quantité et le prix unitaire de chaque poste, les formules font le reste.

• Huit lignes de prestation : quantité × prix unitaire donne le total de chaque ligne
• Sous-total, montant de TVA et montant de la facture calculés automatiquement
• Taux de TVA dans une liste déroulante : 0%, 2.6%, 3.8% ou 8.1%
• Champs pour numéro de facture, date de facture, échéance, période de prestation, IBAN et référence

Le fichier s'ouvre aussi dans Numbers et Google Sheets. Sans TVA, choisis le taux 0%. Le titre « Facture n° … » reprend automatiquement le numéro de facture saisi en haut à droite.

Modèle de facture PDF

Télécharger le modèle de facture PDF à remplir

Le modèle PDF a des champs de formulaire à remplir : ouvrir, remplir à l'écran, enregistrer, envoyer. Ou tu l'imprimes et le remplis à la main. La mise en page et les libellés ne se modifient pas, et le PDF ne calcule pas lui-même. Pour un PDF calculé automatiquement, avec section paiement QR, le générateur de factures est le chemin le plus court.

Un modèle de facture avec code QR ?

Aucun des trois modèles ne crée de code QR : le Swiss QR Code se calcule pour chaque facture, ce que Word et Excel ne savent pas faire. Ton IBAN sur la facture suffit pour le paiement. Si tu veux une section paiement QR, prends le générateur gratuit : créer une QR-facture. Tu peux aussi y ajouter le code QR à un PDF existant.

Exemple de facture suisse remplie

Voici le modèle rempli par une indépendante non assujettie à la TVA, un exemple que tu peux reprendre tel quel :

Léa Rochat
Rue du Simplon 22
1006 Lausanne
lea@rochat.ch  |  +41 79 123 45 67

──────────────────────────────────────────────────────────────
Facture n° 2026-007
Date d'émission :        7 mai 2026
Période de prestation :  1er–30 avril 2026

Facturé à :
Atelier Monnier Sàrl
Avenue de la Gare 10
1950 Sion

──────────────────────────────────────────────────────────────
Description                   Quantité  Prix         Montant
──────────────────────────────────────────────────────────────
Conseil UX et conception     12 h      CHF 140.00   CHF 1'680.00
──────────────────────────────────────────────────────────────
                                       Total       CHF 1'680.00

Non assujettie à la TVA.

Délai de paiement :   30 jours (échéance le 6 juin 2026)
Bénéficiaire :        Léa Rochat
IBAN :                CH56 0483 5012 3456 7800 9

Merci de votre confiance !

Même facture avec TVA, si Léa était inscrite à la TVA : son numéro IDE avec la mention TVA (CHE-123.456.789 TVA) s'ajoute sous son adresse, et le bas de la facture devient :

Sous-total HT                       CHF 1'680.00
TVA 8,1 %                           CHF   136.08
Total TTC                           CHF 1'816.08

Les explications champ par champ se trouvent dans le guide créer une facture en Suisse.

Erreurs fréquentes en remplissant le modèle :

• Oublier le numéro de facture : sans numérotation continue, ta comptabilité devient vite confuse, et l'administration fiscale n'apprécie pas.
• Pas de date de prestation : la date d'émission seule ne suffit pas. Quand le travail a-t-il vraiment été fait ? C'est important du point de vue fiscal.
• Description vague : « Conseil avril » est trop maigre. Mieux : « Conseil UX projet XY, 12 heures à CHF 140 ».
• Mauvais IBAN : vérifie-le deux fois. Un caractère faux, et le paiement de ton client revient.
• TVA mal indiquée ou oubliée : si tu es assujetti·e, le taux doit figurer sur la facture. Sinon, n'écris rien ou ajoute la mention « Pas de TVA facturée ».

Que doit contenir une facture suisse ?

Le droit suisse n'impose pas de forme officielle pour les factures. Mais pour une facture en ordre sur le plan juridique, ces 7 mentions devraient y figurer, plus un numéro de facture. Une explication détaillée avec un exemple par mention se trouve dans le guide créer une facture en Suisse.

1. Émetteur : ton nom complet (ou raison sociale), adresse, e-mail ou téléphone.
2. Destinataire : le nom et l'adresse de ton client.
3. Date de facture et date de prestation : le jour où tu émets la facture, et quand le travail a vraiment été fait. Les deux peuvent différer.
4. Description : ce que tu as fait, combien d'heures ou d'unités et à quel prix.
5. Montant : sous-total, TVA éventuelle, total, avec la monnaie.
6. Paiement : IBAN et nom du bénéficiaire, ou une QR-facture, avec le délai de paiement.
7. IDE et TVA : seulement si tu es assujetti·e : numéro IDE avec la mention TVA, taux et montant de TVA.
8. En plus, le numéro de facture : unique et continu (par exemple 2026-001). Recommandé, et attendu par tout client professionnel.

La mention n° 7 en détail : IDE et TVA

Si tu es assujetti·e à la TVA (donc plus de CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel imposable), ces indications figurent sur la facture :

• Numéro IDE avec la mention « TVA », par exemple : CHE-123.456.789 TVA
• Taux de TVA appliqué : 8,1 % taux normal, 2,6 % taux réduit pour les denrées alimentaires, livres, médicaments, ou 3,8 % taux spécial pour l'hébergement
• Montant de la TVA sur une ligne séparée

Comme indépendant·e sous CHF 100'000, tu laisses simplement ces lignes de côté. En option, ajoute une courte mention comme « Pas de TVA facturée, chiffre d'affaires sous le seuil ». Plus de détails dans le guide TVA pour freelances.

C'est tout. Pas de tampon, pas de signature, pas de mise en forme particulière.

Modèle de facture suisse sans TVA (pour indépendants sous CHF 100'000)

La plupart des indépendants suisses n'ont pas besoin de TVA sur leurs factures. L'obligation ne s'applique que lorsque ton chiffre d'affaires annuel mondial issu de prestations imposables dépasse CHF 100'000. En dessous, une facture sans TVA est tout à fait légale.

Comment utiliser le modèle sans TVA :

1. Dans Word : supprime la ligne « TVA 8,1 % (option) » et le numéro IDE de l'en-tête. Le total correspond alors au sous-total.
2. Dans Excel : choisis 0% dans la liste déroulante « Taux de TVA ». La ligne TVA reste visible à CHF 0.00, ce qui est même plus propre pour ta comptabilité.
3. En option : ajoute une petite ligne sous le total : « Pas de TVA facturée selon l'art. 10 LTVA (chiffre d'affaires inférieur à CHF 100'000). » Pas obligatoire, mais ça répond à la question la plus fréquente de tes clients avant qu'ils ne la posent.

Un modèle de facture sans TVA, c'est exactement le même modèle, rempli sans ligne TVA. Si tu es proche du seuil et envisages de t'inscrire volontairement, lis d'abord le guide TVA pour freelances. L'inscription volontaire peut valoir la peine si tu as beaucoup d'achats grevés de TVA.

Si tu factures régulièrement, un logiciel de facturation t'enlève le travail manuel : gestion des clients, numérotation automatique, code QR et suivi des paiements, avec des factures en français, allemand, italien ou anglais. Magic Heidi tourne sur iPhone, Android, Mac, Windows et dans le navigateur. C'est gratuit jusqu'à 3 factures, ensuite CHF 24.90/mois en abonnement annuel (TVA incluse). Plus de détails sur la page tarifs et la page alternative à bexio.

Adapter le modèle à ton activité

La structure de base reste toujours la même. Ce qui change, c'est la description de la prestation et parfois la monnaie.

• Freelances et consultants : indique les heures avec la phase du projet et le tarif horaire. En monnaie étrangère, tu convertis pour la TVA au cours mensuel moyen ou au cours du jour de l'AFC, en règle générale à la date de la facture (art. 45 OTVA).
• Note d'honoraires : pour consultants, thérapeutes, avocats et autres prestataires : même structure, la prestation s'appelle « honoraires », à l'heure ou au forfait.
• Artisans et métiers : indique matériel et main-d'œuvre séparément. Certains matériaux peuvent relever d'un autre taux de TVA.
• Raisons individuelles : tu factures sous ton propre nom. Un nom commercial est permis, mais ton nom doit rester visible. Lis le guide de la raison individuelle.
• Particuliers : oui, tu peux aussi facturer sans être indépendant·e : prestation ponctuelle, objet d'occasion, petit job. Laisse IDE et TVA vides.

Utiliser le modèle comme particulier

Pas besoin d'être indépendant·e pour utiliser le modèle. Les particuliers peuvent aussi émettre des factures, pour une prestation ponctuelle, la vente d'un objet d'occasion ou un petit job. Les détails juridiques, seuils et exemples se trouvent dans le guide créer une facture en Suisse. Trois cas typiques :

• la vente d'un vélo d'occasion à un autre particulier
• une soirée de baby-sitting ou des cours d'appui
• la sous-location de ton appartement pendant deux mois

Pour un paiement en espèces, une quittance suffit.

Le modèle fonctionne exactement pareil. Tu laisses simplement vides ou tu supprimes :

• le numéro IDE (tu n'en as pas comme particulier)
• la ligne TVA (seulement pour les entreprises assujetties)
• la raison sociale (ton nom suffit)

Important : si tu émets régulièrement des factures « comme particulier », les autorités fiscales finiront par regarder si tu n'es pas en fait indépendant·e. Règle pratique : plus de deux ou trois mandats par an pour différents clients, et tu devrais te pencher sur l'inscription comme indépendant·e.

Que faire si le client ne paie pas ?

La facture est partie, le délai est passé, et rien n'arrive. Ça arrive tôt ou tard à la plupart des indépendants. Voici la marche à suivre, étape par étape.

Un rappel de paiement, tu n'as jamais à le rédiger à la main. Dans Magic Heidi, tu l'envoies en un clic depuis la facture ouverte, et l'app te montre sur l'écran d'accueil toutes les factures en retard, triées par échéance. Délais et modèles de lettre : Rappel de paiement en Suisse.

Télécharge le modèle de facture suisse et lance-toi

Une facture suisse correcte n'a rien de sorcier. Sept mentions et un numéro de facture, une description claire de la prestation, IBAN ou code QR, et c'est fait. Le modèle ci-dessus couvre tout cela en Word, Excel et PDF, avec ou sans TVA. Pour une facture avec code QR, prends le générateur sur la page créer une facture.

Si tu factures régulièrement, Magic Heidi est le chemin le plus rapide. Gratuit jusqu'à 3 factures, sans carte de crédit. Télécharge le modèle maintenant ou essaie Magic Heidi sur iPhone, Mac ou dans le navigateur.

Toutes les informations de cet article reposent sur le Code des obligations, la loi sur la TVA et les directives actuelles de l'AFC (état novembre 2026). Les taux de TVA et seuils actuels se trouvent sur estv.admin.ch. Un exemple officiel de QR-facture est publié sur kmu.admin.ch. La spécification technique de la QR-facture est tenue à jour par SIX Group. Pour des questions sur ta situation fiscale, adresse-toi à une fiduciaire ou directement à l'administration fiscale de ton canton.

Rédigé par Nathan Ganser, fondateur de Magic Heidi. Dernière mise à jour : 12 novembre 2026.