Modèle Excel Gratuit de Comptabilité pour Indépendants Suisses
Vous lancez votre activité indépendante en Suisse ? Obtenez notre modèle Excel gratuit, conforme au Milchbüechli. Suivez revenus, dépenses et TVA dans un seul tableur. Parfait pour les freelances gagnant moins de CHF 500'000.
Lancer son activité indépendante en Suisse est passionnant—jusqu'au moment où l'on réalise qu'il faut tenir une comptabilité en règle. Même avec CHF 30'000 de revenus annuels, la loi fiscale suisse exige un suivi systématique des recettes et dépenses.
Bonne nouvelle : si vous gagnez moins de CHF 500'000 par an, vous pouvez utiliser la comptabilité simplifiée (le fameux « Milchbüechli-Rechnung » suisse). Et tout cela dans un simple fichier Excel.
Ce guide comprend un modèle Excel gratuit conforme aux exigences suisses, plus tout ce qu'il faut savoir pour gérer vos finances d'indépendant légalement et efficacement.
Idéal pour : Nouveaux freelances, raisons individuelles sous CHF 500'000 de chiffre d'affaires, et tous ceux qui ne sont pas encore prêts pour un logiciel comptable.
Comprendre les Exigences Suisses
La loi comptable suisse est simple une fois ces seuils clés compris. Voici ce qui compte pour votre activité indépendante.
Règle des CHF 500'000
En dessous ? La comptabilité simplifiée suffit. Au-dessus ? La comptabilité en partie double s'impose.Seuil TVA de CHF 100'000
Au-delà de ce seuil, l'assujettissement TVA devient obligatoire. En dessous ? L'inscription reste facultative.Conservation 10 ans
Tous les documents commerciaux doivent être conservés au moins 10 ans. Factures, reçus, relevés bancaires—tout.La règle des CHF 500'000
Si votre chiffre d'affaires annuel reste sous CHF 500'000, vous pouvez utiliser la comptabilité simplifiée (einfache Buchhaltung). Cela signifie une comptabilité en partie simple—essentiellement noter ce qui entre et ce qui sort.
Au-delà de CHF 500'000, vous devez passer à la comptabilité en partie double. C'est généralement le moment où les indépendants font appel à un comptable ou investissent dans un logiciel professionnel.
Le seuil TVA de CHF 100'000
Vous atteignez CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel ? Vous devez vous inscrire à la TVA (MWST/TVA/IVA). Depuis le 1er janvier 2024, le taux normal est de 8.1%.
Sous ce seuil, l'inscription à la TVA est facultative. La plupart des petits indépendants restent non-assujettis pour simplifier leur gestion.
Ce que signifie vraiment « Milchbüechli-Rechnung »
Ce terme suisse-allemand signifie littéralement « comptabilité du carnet à lait »—du nom des simples cahiers que les fermiers utilisaient pour noter leurs ventes de lait.
Pour les indépendants modernes, cela signifie :
- Enregistrer tous les revenus professionnels
- Suivre toutes les dépenses professionnelles
- Conserver reçus et factures
- Séparer finances professionnelles et personnelles
- Maintenir les archives pendant 10 ans
Pas de bilans compliqués requis. Juste des écritures claires des entrées et sorties d'argent.
Quand Excel est le Bon Choix
Excel n'est pas qu'une solution temporaire—c'est réellement le bon choix pour de nombreux indépendants suisses.
Excel fonctionne parfaitement quand
Idéal pour les nouveaux freelances avec des finances simples.
- Vous débutez (premiers 6-12 mois)
- Moins de CHF 100'000 de revenus annuels
- Moins de 20 factures par mois
- Vous travaillez seul, sans employés
Envisagez un logiciel quand
Il est temps de passer au niveau supérieur.
- Vous approchez CHF 100'000 (inscription TVA proche)
- Gérer 50+ transactions mensuelles devient pénible
- La déclaration fiscale prend des jours au lieu d'heures
- Vous passez plus de temps sur la compta que sur vos clients
La réalité
Environ 16.6% des travailleurs suisses sont indépendants. La plupart commencent avec des tableurs.
- Commencer simple est tout à fait normal
- Évoluez quand la complexité l'exige
- Vos besoins changent avec le temps
- Excel vous apprend les bases de la comptabilité
Téléchargez Votre Modèle Gratuit pour Indépendants
Tout ce qu'il vous faut pour commencer à suivre vos finances dès aujourd'hui. Conforme au Milchbüechli, prêt pour la TVA, et conçu spécifiquement pour les exigences suisses.
Suivi des revenus
Suivez toutes vos factures avec détail par client et statut de paiement
Catégories de dépenses
Catégorisation conforme aux déductions fiscales suisses intégrée
Gestion TVA
Colonnes prêtes pour votre inscription à la TVA
Calculs automatiques
Bénéfice automatique, résumés et format CHF
Commencez aujourd'hui
Compatible Excel 2016+, Google Sheets et Numbers. Sans macros, sans complexité—juste une comptabilité propre et fonctionnelle.
Comment Utiliser Votre Modèle
La mise en place prend seulement 15 minutes. Suivez ce guide simple pour commencer à suivre vos finances correctement.
Configuration (15 premières minutes)
- Faites une copie du modèle dans votre Google Drive ou téléchargez-le sur votre ordinateur
- Enregistrez-le avec un nom clair : "Comptabilite_Freelance_2025"
- Activez la sauvegarde automatique si vous utilisez le cloud
- Créez des sauvegardes mensuelles sur un disque séparé
Enregistrer vos revenus
À chaque facture envoyée à un client, ajoutez une nouvelle ligne :
Date de facture : La date d'émission (importante pour l'année fiscale)
Numéro de facture : Utilisez une numérotation cohérente (2025-001, 2025-002, etc.)
Nom du client : Permet de voir quels clients génèrent le plus de revenus
Description : Brève description du service ("Création site web - Société ABC")
Montant (CHF) : Le montant total de la facture, TVA incluse si vous la facturez
Date de paiement : Quand vous avez effectivement reçu l'argent (laissez vide jusqu'au paiement)
Statut : Payé/Impayé/En retard
Ce suivi simple aide à repérer les retards de paiement et prévoir votre trésorerie.
Suivre vos dépenses
Ajoutez chaque dépense professionnelle immédiatement—n'attendez pas la fin du mois :
Date : Quand vous avez effectué l'achat
Catégorie : Choisissez parmi les catégories pertinentes (voir section suivante)
Description : Assez précise pour s'en souvenir ("MacBook Pro pour travail client" et non juste "ordinateur")
Montant (CHF) : Montant total payé, TVA incluse
Montant TVA : Extrayez-le si vous êtes assujetti à la TVA (sinon laissez vide)
Reçu : Notez où vous avez classé le justificatif ("Dropbox/Recus/2025-03")
Astuce : Photographiez les reçus papier immédiatement et stockez-les dans des dossiers cloud organisés par mois.
Catégories de Dépenses Déductibles en Suisse
Comprendre ce que vous pouvez déduire vous fait économiser des milliers de francs d'impôts. Voici les principales catégories pour les indépendants suisses, expliquées clairement.
20-30% du loyer, électricité, chauffage, internet si vous travaillez de chez vous
Ordinateurs, bureaux, chaises, appareils photo, abonnements logiciels—entièrement déductibles
Cours, conférences, livres, formations liés à votre activité
CHF 0.70/km en voiture, CHF 0.50/km à vélo, transports publics intégralement
Frais de bureau à domicile
Si vous travaillez de chez vous, déduisez une part proportionnelle du loyer, électricité, chauffage et internet. La plupart des cantons acceptent 20-30% des frais du logement si vous utilisez une pièce principalement pour votre activité.
Exemple : Vous payez CHF 2'000 de loyer mensuel. Votre bureau occupe une pièce sur cinq. Déduisez environ CHF 400/mois (CHF 4'800/an).
Services professionnels
Honoraires comptables, conseils juridiques, assurances professionnelles, frais bancaires—entièrement déductibles.
Marketing et publicité
Hébergement web, cartes de visite, publicités en ligne, frais d'événements networking—tout ce qui promeut votre activité.
Cotisations au pilier 3a
Les indépendants sans caisse de pension (2e pilier) peuvent déduire jusqu'à CHF 36'288 en 2025 (20% du revenu net). C'est votre plus grande économie d'impôt potentielle.
Préparer la Déclaration d'Impôts avec Excel
En janvier, votre modèle Excel devient la base de votre déclaration fiscale. Suivez cette checklist pour une déclaration sereine.
Checklist de fin d'année
Huit semaines avant l'échéance :
- ✓ Clôturez vos comptes de l'année précédente
- ✓ Vérifiez que toutes les factures « payées » ont bien été encaissées
- ✓ Réconciliez les totaux de dépenses avec vos relevés bancaires
- ✓ Calculez le total des revenus par catégorie
- ✓ Additionnez toutes les dépenses déductibles par catégorie
- ✓ Calculez le bénéfice net (revenus moins dépenses)
- ✓ Estimez les cotisations AVS/AHV dues
- ✓ Déterminez la cotisation pilier 3a (si applicable)
- ✓ Générez un rapport récapitulatif pour votre comptable
Où vont vos chiffres
La plupart des formulaires fiscaux cantonaux demandent :
Revenu brut total : Somme de toutes les factures émises (même si pas toutes encaissées)
Charges professionnelles : Total des dépenses déductibles
Bénéfice net : La différence—c'est ce qui est imposé
Cotisations sociales payées : Vos cotisations AVS/AHV
Cotisations de prévoyance : Déductions pilier 3a
Votre modèle Excel calcule tout cela automatiquement dans la section récapitulative.
Travailler avec un comptable
Même avec des registres Excel parfaits, beaucoup d'indépendants font appel à un comptable pour la déclaration finale. Vos documents bien organisés rendent le travail :
- Plus rapide : Les comptables facturent à l'heure—de bons dossiers font économiser
- Moins cher : Moins de temps = factures réduites
- Plus précis : Des données claires = moins d'erreurs
- Moins stressant : Pas de course aux reçus en mars
Comptez CHF 500-1'500 pour une déclaration fiscale basique en tant qu'indépendant.
Excel vs. Logiciel Comptable : Comparaison Honnête
Parlons franchement. Voici quand Excel convient, et quand il est temps d'évoluer.
| Critère | Excel | Logiciel comptable |
|---|---|---|
| Coût mensuel | CHF 0 | CHF 15-40 |
| Temps de configuration | 15 minutes | 30 minutes |
| Temps mensuel investi | 8-12 heures | 2-3 heures |
| Taux d'erreur | ✗ 60%+ contiennent des erreurs | ✓ Précision automatisée |
| Accès mobile | ✗ Non | ✓ iOS & Android complets |
| Connexion bancaire | ✗ Saisie manuelle | ✓ Import automatique |
| Conformité TVA | ✗ Mises à jour manuelles | ✓ Mise à jour automatique |
| Idéal pour | Premiers 6-12 mois | Freelances en croissance |
Le vrai calcul des coûts
Excel : CHF 0/mois + 10 heures/mois = CHF 500/mois en temps (à CHF 50/heure)
Logiciel comptable : CHF 25/mois + 2 heures/mois = CHF 125/mois au total
Si votre taux horaire est de CHF 75 ou plus, le logiciel est rentabilisé immédiatement.
Pourquoi les Freelances Suisses Choisissent Magic Heidi
Quand vous êtes prêt à quitter les tableurs, Magic Heidi est conçu spécifiquement pour le marché suisse. Économisez 8+ heures chaque mois.
- 🧾Générateur de factures QR
Créez des factures QR-IBAN conformes en 30 secondes—standard suisse obligatoire
- 🤖Scan de reçus par IA
Photographiez vos reçus—l'IA extrait date, montant, TVA et catégorie automatiquement
- 📊Gestion TVA suisse
Calculs automatiques 8.1%, 3.8% ou 2.6% avec rapports spécifiques par canton
- 🌍Support multi-devises
Facturez vos clients internationaux en EUR ou USD tout en suivant en CHF
- Facture #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Facture #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Facture #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Conçu pour les Exigences Suisses
Magic Heidi comprend la comptabilité suisse, les banques suisses et la fiscalité suisse. Tout fonctionne simplement.
Connexion banques suisses
Connexion directe avec PostFinance, UBS, Raiffeisen et autres banques suisses. Les transactions s'importent automatiquement—plus de saisie manuelle.
- Support PostFinance, UBS, Raiffeisen
- Rapprochement automatique des transactions
- Mise à jour des soldes en temps réel
- Réconciliation des relevés bancaires
Liberté mobile
Applications iOS et Android complètes : votre comptabilité s'adapte à votre emploi du temps.
- Envoyez des factures depuis vos rendez-vous clients
- Enregistrez vos dépenses en déplacement
- Vérifiez votre trésorerie pendant la pause déjeuner
- Validez vos temps le week-end
Automatisation qui fait gagner du temps
Arrêtez de perdre des heures sur des tâches comptables répétitives. Magic Heidi gère le travail fastidieux.
- Factures récurrentes configurées une fois, envoyées automatiquement
- Scan OCR des reçus
- Calculs TVA automatiques
- Portails de paiement clients
Des Tarifs Qui Font Sens
Commencez gratuitement. Évoluez quand vous êtes prêt. Conçu pour les indépendants suisses qui valorisent leur temps.
Essai gratuit
- Accès complet à toutes les fonctionnalités
- Aucune carte bancaire requise
- Connexion banques suisses
- Génération de factures QR
- Scan de reçus par IA
Solo Freelance
- Factures & dépenses illimitées
- Connexion banques suisses
- Scan de reçus par IA
- Génération de factures QR
- Support multi-devises
- Applications mobiles (iOS & Android)
- Support prioritaire
- Rapports fiscaux par canton
Entreprise
- Tout inclus dans Solo
- Plusieurs membres d'équipe
- Intégrations personnalisées
- Support dédié
- Sessions de formation
Questions Fréquentes
Dois-je tenir une comptabilité si je gagne moins de CHF 100'000 ?
Oui. La loi fiscale suisse exige que tous les indépendants tiennent des registres appropriés, quel que soit leur revenu. La comptabilité simplifiée suffit, mais vous ne pouvez pas simplement estimer vos chiffres lors de la déclaration.
Qu'est-ce que la comptabilité Milchbüechli exactement ?
C'est le terme suisse pour la comptabilité simplifiée en partie simple. Enregistrez les revenus quand vous les percevez, les dépenses quand vous les payez, et calculez la différence. Pas de bilans ni d'écritures de journal complexes pour les entreprises sous CHF 500'000 de chiffre d'affaires.
Puis-je utiliser Excel pour la comptabilité TVA ?
Techniquement oui, mais c'est risqué. Les calculs de TVA sont complexes, et les erreurs peuvent déclencher des contrôles. Si vous êtes assujetti à la TVA, investir dans un logiciel adapté (comme Magic Heidi) réduit significativement les risques de non-conformité et fait gagner du temps sur les décomptes trimestriels.
Combien de temps dois-je conserver mes documents ?
10 ans minimum pour tous les documents commerciaux—factures, reçus, contrats, relevés bancaires et documents comptables. Conservez des copies numériques et physiques en lieu sûr.
Quand dois-je faire appel à un comptable ?
Envisagez-le quand vous approchez CHF 100'000 de chiffre d'affaires (complexité de l'assujettissement TVA), si vous n'êtes vraiment pas à l'aise avec les chiffres, ou si la comptabilité prend plus de 15% de votre temps de travail. Beaucoup d'indépendants utilisent un comptable uniquement pour la déclaration annuelle tout en gérant eux-mêmes la comptabilité quotidienne.
Excel est-il légalement conforme pour les impôts suisses ?
Oui, s'il est tenu correctement. Les autorités fiscales acceptent toute méthode de tenue de comptes systématique montrant clairement revenus et dépenses. Excel convient tant que vous le maintenez organisé et conservez les pièces justificatives.
Que se passe-t-il quand je dépasse CHF 500'000 de chiffre d'affaires ?
Vous devez passer à la comptabilité en partie double (doppelte Buchhaltung). Cela signifie engager un comptable ou utiliser un logiciel comptable professionnel avec comptabilité d'engagement. C'est aussi une belle étape—félicitations !
Puis-je passer d'Excel à un logiciel en cours d'année ?
Absolument. La plupart des logiciels comptables permettent d'importer vos données Excel. Pas besoin d'attendre le 1er janvier pour évoluer.
Commencez à Gérer Vos Finances d'Indépendant Dès Aujourd'hui
Pas besoin d'un diplôme en comptabilité pour réussir en tant qu'indépendant en Suisse. Commencez avec notre modèle gratuit ou passez directement à une comptabilité intelligente avec Magic Heidi.