Quali spese sono generalmente deducibili?

Tutte le spese giustificate dalla tua attività professionale o commerciale sono deducibili e possono essere contabilizzate. Queste spese possono essere suddivise in cinque categorie: fisse, variabili, dirette, indirette e miste.
Ecco una tabella con alcuni esempi:

Le spese fisse sono ricorrenti e devono essere pagate indipendentemente dal tuo livello di attività. Le spese variabili, d'altro canto, fluttuano in base alla tua attività aziendale.

Le spese dirette hanno un impatto diretto sui tuoi costi di produzione, mentre le spese indirette hanno un impatto indiretto sui tuoi costi di produzione. Ecco perché devi dimostrare la necessità di spese indirette, come il viaggio, poiché l'acquisto di un biglietto aereo non è strettamente legato alla tua attività.

Le spese miste hanno sia una componente fissa che una variabile. Ad esempio, se un contabile ha un contratto con un hotel per fornire 8 ore di servizi al mese (tariffa fissa), ma l'hotel ha un'attività elevata un mese e richiede 12 contratti, i 4 contratti aggiuntivi sono spese variabili poiché esulano dai termini del contratto.

Cosa distingue un viaggio di lavoro da un viaggio personale?

Cercare un cliente, dare una formazione o visitare un produttore di tessuti per il tuo marchio di abbigliamento all'estero è chiaramente diverso dal trascorrere una settimana di relax in un hotel sulla spiaggia. Tuttavia, come giustifichi il tuo viaggio se non ottieni un contratto con un cliente e, di conseguenza, non fatturi alcun servizio durante l'anno?

Come spiegato in questo articolo, Guida: come tenere i registri contabili per i lavoratori autonomi in Svizzera, devi essere in grado di giustificare le tue entrate e le tue spese. In contabilità, lo chiamiamo un documento di supporto, che può essere una fattura emessa dalla tua azienda, un estratto conto bancario, una bolletta elettrica per il tuo ufficio o una ricevuta di un ristorante dopo un viaggio di lavoro.

Consideriamo uno scenario semplice

Sei un ottico artigiano. Un importante marchio di occhiali è interessato al tuo lavoro e vorrebbe collaborare con te. Questi scambi avvengono tramite e-mail e videoconferenza. Il cliente ti invita nei suoi uffici a Parigi per gettare le basi per la vostra collaborazione. Trascorri 4 giorni a Parigi, da martedì a venerdì, con il seguente programma:

Martedì

• Arrivo a Parigi alle 20:00
• 1 notte in hotel

Mercoledì

• Incontro con il cliente alle 10:00
• Pranzo offerto dal cliente
• Pomeriggio negli uffici del cliente
• Cena con i dipendenti del cliente
• 1 notte in hotel

Giovedì

• Finalizzazione della partnership
• Pranzo con il cliente, pagato da te
• Pomeriggio libero (durante il quale decidi di acquistare alcuni vestiti e scarpe scontati)
• Cena
• 1 notte in hotel

In questo scenario, puoi detrarre:

Costi di trasporto per Parigi, per l'hotel e per gli uffici del cliente
Spese per i pasti (pranzi, cene) e quelle offerte per suggellare la tua partnership
Spese di hotel
Costi di carburante per la distanza percorsa e spese di parcheggio per la tua auto

Non puoi detrarre:

I vestiti e le scarpe acquistati in saldo durante il tuo tempo libero.

Questo esempio illustra il confine tra le tue attività professionali e personali, che chiariremo più avanti.

Quali prove dovresti conservare per un viaggio di lavoro?

Trasporti:

Fatture per biglietti aerei, biglietti del treno, ricevute di taxi, fatture di noleggio auto o biciclette, ricevute per biglietti dei trasporti pubblici, biglietti del parcheggio, ecc.

Sistemazione:

Fatture per l'affitto di un appartamento Airbnb, una camera d'albergo, ecc.

Pasti:

Scontrini dettagliati del ristorante, ricevute del supermercato, prova di pagamento per le consegne dei pasti

Nota:

Se paghi in contanti, richiedi ricevute dettagliate.
Durante i tuoi viaggi, è fondamentale conservare ogni biglietto, prova di pagamento o fattura con i dettagli della tua azienda. Si consiglia di portare le ricevute della carta di credito se la fattura non include il tuo metodo di pagamento.
Prendi in considerazione l'idea di dedicare un portafoglio, una cartella o un altro oggetto per conservare questi documenti. Gli originali sono importanti.

Area grigia:

Viaggi in parte di lavoro, in parte personali: quali sono i limiti? Consideriamo un caso specifico per illustrare questa spiegazione:
C'era una volta un cavaliere professionista e appassionato che partecipava a numerose competizioni equestri, che facevano parte della sua vita privata. La sua attività non era direttamente correlata alla partecipazione alle competizioni, ma gli consentivano di cercare clienti nel campo equestre.
Attribuiva tutte le spese alla sua attività professionale, comprese le fatture di hotel e ristoranti, nonché l'acquisto di articoli equestri e di lusso per la sua clientela.

Ci sono diversi problemi qui: giustificare il collegamento tra tutte le spese e l'attività commerciale o l'impatto sul fatturato. Giustificare tali regali ai clienti e identificare i clienti sulle fatture

Vedi di nuovo l'area grigia?

La chiave è essere proporzionati e agire nel migliore interesse della tua azienda. Le autorità fiscali basano la loro valutazione sulle spese di aziende simili alla tua per definire la norma.
Tieni presente che il ruolo principale dell'autorità fiscale è controllare e assistere i contribuenti nella risoluzione di queste situazioni. Il nostro amico di cui sopra ha avuto diverse opportunità per giustificare correttamente le sue spese.

Pertanto, i limiti sono definiti in primo luogo dalla tua attività commerciale dichiarata nel registro commerciale. In secondo luogo, i tuoi limiti sono stabiliti dal tuo effettivo periodo di viaggio e di lavoro. In questo quadro, puoi definire un budget e cosa desideri spendere.
Ecco perché acquistare casse di vino a spese della tua azienda per il tuo consumo personale non è consentito se sei un web designer. Allo stesso modo, se soggiorni un fine settimana tra due settimane di lavoro nel paese di un cliente e paghi per attività turistiche, queste spese non possono essere dedotte.
Se desideri fare un regalo al tuo cliente, ci sono anche dei limiti per questo. L'obiettivo è evitare abusi.

Quali sono i rischi di abuso del sistema e deduzione di un viaggio personale?

A seconda dell'abuso, rischi di vedere i tuoi bilanci finanziari degli anni precedenti corretti con promemoria fiscali. Tuttavia, non ci sono multe o altri rischi.
Se le autorità fiscali richiedono documenti giustificativi per completare il tuo fascicolo e non riesci a fornirli entro un determinato lasso di tempo, rischi di essere multato. Gli importi variano a seconda della situazione. Dichiarare una spesa privata come spesa aziendale può essere considerato "uso di un documento falso". In altre parole, se la spesa è imprecisa o ingiustificata, si rischia anche di pagare una multa.
Hai la possibilità di "alzare la mano" e segnalare il fatto prima che venga presa qualsiasi decisione, nel qual caso verrai perdonato. Comprendi che se lavori in buona fede con le autorità fiscali per dimostrare la tua sincerità, otterrai clemenza. Dopotutto, hai il diritto di commettere errori quando inizi.
Naturalmente, le conseguenze indirette includono anche la tua reputazione con le autorità fiscali e lo stress generato da queste situazioni.

Conclusione

Le spese durante i tuoi viaggi di lavoro sono, diciamo, soggette al buon senso. Le spese essenziali sono trasporto, alloggio e pasti. Oltre a ciò, devi chiederti quale sia l'impatto effettivo della spesa sul tuo fatturato.

Inoltre, le spese devono essere eque, proporzionate e correlate al livello finanziario della tua azienda. Devi conservare i documenti originali ed essere in grado di spiegare il tuo soggiorno.

Cari liberi professionisti, è tempo di viaggiare!