Contabilità del libro del latte

La contabilità contabile del latte, chiamata in Svizzera anche Milchbüechli-Rechnung, è un sistema contabile semplice in cui ogni entrata e ogni uscita vengono registrate una sola volta. Si tratta fondamentalmente di un semplice conto economico (simile al conto del surplus di reddito, EÜR, in Germania). Si tiene un elenco semplice di tutti i ricavi e le spese operative, solitamente in ordine cronologico in base alla data del flusso di cassa (il cosiddetto metodo effettivo o principio di cassa). Alla fine è subito chiaro se è stato realizzato un utile o una perdita: non sono più necessarie complesse procedure contabili.

Importante: i principi fondamentali di una corretta contabilità valgono anche per il metodo del libro contabile. Ciò significa "nessuna prenotazione senza ricevuta": ogni entrata o spesa registrata deve essere verificabile tramite ricevuta o fattura. Inoltre, l'elenco deve essere completo, veritiero e chiaro, in modo che un esperto terzo possa rapidamente averne una panoramica. Quindi, la contabilità del libro del latte è semplice, ma non approssimativa: tutte le transazioni commerciali devono essere adeguatamente documentate.

Il motivo principale: Perché è loro consentito e questo fa risparmiare loro lavoro. La legge svizzera consente alle ditte individuali e alle società di persone con un basso fatturato di tenere una contabilità molto più semplice. Secondo l'art. del Codice delle obbligazioni (CO) 957, le ditte individuali con un fatturato annuo inferiore a CHF 500.000 devono tenere almeno una contabilità semplificata che copra solo entrate, spese e situazione finanziaria.

Per le microimprese, questo non è quindi più necessario da un punto di vista puramente giuridico. Allora perché impegnarsi di più volontariamente? Molti lavoratori autonomi – liberi professionisti, consulenti, artigiani, ecc. – ricorrono quindi al metodo del libretto di risparmio per ridurre al minimo gli oneri burocratici e potersi concentrare sul proprio core business.

Un altro motivo è il risparmio di costi e di tempo. Semplificando la tua contabilità, spesso puoi farla da solo o avrai meno bisogno dell'aiuto di un contabile.

Non ci sono registrazioni contabili complesse, non sono richieste conoscenze contabili approfondite e si dedica meno tempo alle attività amministrative.

Soprattutto nella fase di avvio di un'attività, le risorse sono scarse, quindi è allettante affidarsi a un sistema che è "banale e non richiede alcuna competenza contabile". La semplicità di questo metodo consente anche agli imprenditori privi di formazione finanziaria di tenere la propria contabilità.

Inoltre, molte imprese individuali mantengono una buona panoramica delle proprie finanze anche senza una contabilità sofisticata. Se il numero di transazioni mensili è gestibile, spesso basta un conto aziendale separato e un semplice foglio di calcolo per sapere sempre quanto si guadagna e quanto si spende.

Strumenti di controllo complessi sono raramente necessari su questa scala. In breve: La contabilità del libro latte serve allo scopo, ovvero documentare le entrate per l'ufficio delle imposte, senza fronzoli.

In che cosa la contabilità del latte si differenzia da altri sistemi, in particolare dalla partita doppia e dalle procedure comunemente utilizzate in Germania e Austria? Ecco i punti più importanti del confronto:

Contabilità in partita semplice vs. contabilità in partita doppia:

Con il metodo del libro contabile semplice, ogni transazione commerciale viene registrata una sola volta, come entrata o come uscita, al momento del flusso di cassa effettivo (principio di cassa, registrazione effettiva). Nella partita doppia, invece, ogni transazione viene registrata due volte: prima nel conto in questione e poi nel conto di contropartita (dare a avere).

La contabilità in partita doppia funziona con un piano dei conti, registrazioni contabili e spesso con ratei di competenza periodica (principio di dare), il che richiede conoscenze molto più specialistiche. La contabilità contabile elimina tutta questa complessità: niente piano dei conti, niente contabilità clienti/fornitori, niente ammortamenti o importi transitori nel senso classico. Ciò rende il tutto molto più semplice da comprendere per chi non è un contabile.

Ambito di informazione:

Una semplice dichiarazione di entrate e uscite mostra sostanzialmente solo l'utile o la perdita annuale. Non fornisce informazioni dettagliate come la partita doppia, che consente di avere un bilancio e un conto economico completi con riconciliazioni dei conti.

Chi tiene solo un libro contabile del latte conosce il proprio surplus, ma non necessariamente l'esatta situazione patrimoniale sotto forma di bilancio (anche se si consiglia almeno un elenco di attività/passività alla fine dell'anno).

Per analisi interne o per banche/investitori, la contabilità in partita doppia offre molte più informazioni e possibilità di valutazione.

Contabilità in Germania e Austria:

Il sistema di contabilità del libro del latte corrisponde nel contenuto al conto delle eccedenze di reddito (EÜR) in Germania o al conto delle entrate e delle uscite in Austria.

Anche in questo caso, le piccole imprese e i liberi professionisti possono determinare i propri utili in modo semplificato, secondo il principio di afflusso-deflusso. Tuttavia, le soglie sono diverse: in Germania, ad esempio, i non commercianti e i liberi professionisti possono sempre preparare un EÜR, mentre i commercianti registrati sono tenuti a tenere una contabilità in partita doppia al di sopra di determinate soglie di fatturato/utile (attualmente >600.000 € di fatturato o >60.000 € di utile).

In Austria, secondo il Codice commerciale austriaco, esiste un limite di circa 700.000 € di fatturato in due anni consecutivi, oltre il quale è obbligatorio tenere la contabilità in partita doppia. Conclusione: Il principio della contabilità semplice delle entrate e delle uscite è noto in tutta la regione DACH, ma i dettagli della sua applicazione dipendono dal diritto nazionale.

In sintesi, la contabilità contabile del latte è la forma legale di contabilità più semplice per le piccole imprese. È in contrasto con la partita doppia, che è più completa e precisa, ma è spesso percepita dalle piccole imprese come "un modo per rompere un dado con un martello".

In Svizzera la contabilità semplice è saldamente ancorata al Codice delle obbligazioni. L'articolo 957 del Codice delle obbligazioni svizzero definisce chi è tenuto a tenere la contabilità. Due soglie sono particolarmente rilevanti:

• Fatturato a partire da CHF 500.000: A partire da questo limite vige l'obbligo di contabilità completa, ovvero deve essere allestita una contabilità in partita doppia con bilancio, conto economico e inventario. Al di sotto di questo limite è sufficiente la semplice contabilità del libro latte (per le ditte individuali e le società di persone). Quindi, 500.000 franchi è il numero magico: al di sopra di questo numero è obbligatoria una contabilità “ampia”, al di sotto è possibile una contabilità “piccola”.

• Fatturato a partire da CHF 100.000: Da questo momento in poi, una ditta individuale deve iscriversi nel registro di commercio (iscrizione obbligatoria). L'iscrizione nel registro delle imprese è solitamente accompagnata dall'obbligo IVA, poiché ciò vale anche a partire da un fatturato di 100.000 (a meno che non si sia stati assoggettati volontariamente all'IVA in precedenza). Importante: l'iscrizione nel registro di commercio non è la stessa cosa della contabilità in partita doppia: un'impresa individuale registrata con un fatturato compreso tra 100.000 e 500.000 euro può continuare a tenere un libro contabile del latte, ma deve anche contabilizzare correttamente l'IVA. È possibile scegliere tra il metodo semplificato dell'aliquota fissa a saldo e il metodo IVA effettiva. Molti microimprenditori utilizzano la prima opzione perché è adatta per una contabilità semplice. Tuttavia, coloro che scelgono una contabilità IVA efficace dovranno comunque affrontare un onere contabile maggiore, per cui potrebbe avere senso passare alla contabilità in partita doppia.

Oltre a questi limiti di fatturato, valgono altre norme generali: anche la contabilità del latte deve rispettare i principi di corretta contabilità, come già menzionato. Tra queste rientra ad esempio l'obbligo di conservare le ricevute per 10 anni (art. 958f OR). Inoltre, la contabilità non può essere semplicemente fatta "a mano": dovrebbe essere una registrazione sistematica che mostri la data, l'importo, il partner commerciale e lo scopo del pagamento. In pratica, questo significa: ci si aspetta un giornale di entrate e uscite correttamente tenuto, con numeri di documento consecutivi e ricevute archiviate in modo ordinato, non una pila di carta.

Germania e Austria: In questi paesi il sistema è comparabile, ma ci sono alcune differenze nei limiti e nelle formalità. In Germania, tutti i commercianti registrati sono tenuti a tenere una contabilità secondo il Codice commerciale tedesco (HGB), ma la sezione 241a dell'HGB prevede un'esenzione per i commercianti individuali che mantengono un fatturato inferiore a 600.000 € e un utile inferiore a 60.000 € per due anni consecutivi: non hanno bisogno della partita doppia, ma possono preparare un semplice EÜR per l'ufficio delle imposte. I liberi professionisti (medici, avvocati, artisti, consulenti informatici, ecc.) non sono in ogni caso considerati commercianti e possono sempre utilizzare un EÜR, indipendentemente dal loro profitto. Le regole EÜR sono stabilite nel Codice fiscale/Legge sull'imposta sui redditi e, nella pratica, sono molto simili alla contabilità svizzera del latte: registrazione di ricavi e spese operative in base al flusso di cassa.

In Austria il diritto societario prevede che le società di capitali e le grandi aziende debbano tenere una partita doppia. Le imprese individuali sono soggette alla contabilità in partita doppia solo se il loro fatturato supera i 700.000 € in due anni consecutivi (o 1 milione di € in un anno). In questo modo è possibile tenere un conto delle entrate e delle uscite. Anche per le piccole imprese la determinazione degli utili tramite conti di entrate e uscite (articolo 4 (3) della legge sull'imposta sul reddito) è rilevante ai fini fiscali. Come in Svizzera, l'obbligo di registrazione per l'imposta sul valore aggiunto (IVA) sussiste a partire da un fatturato annuo di circa 35.000 €, di cui si deve tenere conto ([PDF] Conto economico - IMPOSTE E TASSE) – le piccole imprese al di sotto di questo importo sono esenti da IVA e hanno quindi meno obblighi di tenuta dei registri contabili.

In sintesi: In tutti i paesi DACH è disponibile una contabilità semplificata per le piccole imprese. La contabilità svizzera Milchbüchlein è un termine speciale, ma è paragonabile nel contenuto alla fattura EÜR (Germania) e alla fattura E/A (Austria). È importante conoscere i limiti e gli obblighi di vendita applicabili. Chiunque operi oltre confine è tenuto a rispettare le normative locali e, se necessario, a chiedere consiglio.

Strumenti digitali e soluzioni software per la contabilità del libro latte

Molti lavoratori autonomi iniziano semplicemente la loro contabilità con Excel o Google Sheets, e va benissimo così. Dal punto di vista giuridico, per una contabilità semplice è più che sufficiente un modello Excel. Esistono anche modelli Excel già pronti, forniti da programmi di contabilità o società di consulenza, che puoi utilizzare (ad esempio, Bexio mette a disposizione sul suo sito web un modello gratuito per elenchi di entrate/uscite). È importante procedere con cautela quando si utilizza Excel, poiché la gestione manuale aumenta naturalmente il rischio di errori: controllare quindi le formule, gli importi e non dimenticare nessuna riga.

Inoltre, sono disponibili numerosi strumenti digitali che semplificano o automatizzano la contabilità del latte.

Infine, ecco alcuni consigli pratici su come impostare correttamente la contabilità del tuo libro del latte e quali errori dovresti evitare:

• Separare rigorosamente le questioni aziendali da quelle private: Se possibile, aprire un conto aziendale separato ed elaborare tutti i pagamenti aziendali tramite esso. Ciò semplifica notevolmente la registrazione e aiuta anche l'ufficio delle imposte in caso di verifica. Gli acquisti privati ​​o l'intrattenimento non trovano posto nella contabilità: la nuova PlayStation o una vacanza a Ibiza non possono essere dedotte come spese aziendali, anche se sono state scattate alcune foto lì. Tali voci verrebbero immediatamente eliminate durante un controllo (e, nel peggiore dei casi, farebbero sorgere sospetti di evasione fiscale). Quindi: Gli affari restano affari.

• Nessuna prenotazione senza ricevuta: Prendi l'abitudine di conservare una ricevuta per ogni entrata e uscita, che sia una fattura, uno scontrino, una ricevuta di cassa o una nota. Numerare le ricevute e organizzarle sistematicamente (in formato digitale o in una cartella). Se manca la ricevuta, l'articolo potrebbe non essere effettivamente spedito. In caso di dubbi, è meglio creare una ricevuta personale piuttosto che non avere alcuna prova. Per una contabilità semplice, in teoria dovrebbe bastare una scatola da scarpe piena di ricevute, ma in pratica dovresti almeno registrare i totali in un elenco (vedi esempio) e tenere le ricevute a portata di mano. Suggerimento: Oggi molte persone usano i loro smartphone per fotografare immediatamente le ricevute e conservarle in formato digitale.

• Tieni regolarmente la contabilità: Non lasciare tutto a fine anno! L'esperienza ha dimostrato che si verificano molti meno errori se si aggiornano regolarmente i libri (ad esempio mensilmente). Ad esempio, il primo fine settimana di ogni mese dedica mezz'ora a inserire tutte le prenotazioni del mese precedente. In questo modo avrai sempre una panoramica aggiornata e non andrai nel panico quando arriverà il momento di presentare la dichiarazione dei redditi. Gli aggiornamenti regolari ti aiutano anche a non dimenticare nulla: hai le ricevute a portata di mano in modo tempestivo e ricordi tutti i processi. Come consiglia Bexio: *Prendi l'abitudine di controllare regolarmente i tuoi libri contabili, ad esempio una volta al mese.

• Riconciliazione con la banca/cassa: Controlla periodicamente se il tuo giornale di entrate/uscite corrisponde agli estratti conto bancari. Un rapido confronto con gli estratti conto bancari mostrerà immediatamente se potresti aver trascurato un reddito o se un importo è stato inserito in modo errato. Lo stesso vale se si dispone di un registratore di cassa: contare i contanti e confrontarli con il libro cassa. Le differenze indicano errori (o, nel peggiore dei casi, perdita di denaro).

• Acquisisci conoscenze (almeno quelle di base): Sebbene la contabilità di cassa sia semplice, impara un po' di nozioni di base sulla finanza. Ad esempio, scopri quali spese sono deducibili dalle tasse e quali no: in questo modo eviterai errori come la registrazione di costi privati ​​o non riconosciuti. Esistono valide guide e siti web ufficiali con informazioni (ad esempio il portale per le PMI), nonché corsi per principianti in materia di contabilità. Conoscendo le basi, è possibile sfruttare al meglio il sistema ed evitare di cadere in trappole.

• Se necessario, consulta un software o un professionista: Non aver paura di chiedere a un fiduciario (consulente fiscale) se non sei sicuro, soprattutto a fine anno per la chiusura o quando prepari la dichiarazione IVA. Un rapido controllo da parte di un professionista può confermare che tutto sia corretto o segnalare eventuali problemi prima che lo faccia l'ufficio delle imposte. In alternativa, un software di contabilità può eliminare molte potenziali fonti di errore, ad esempio sommando automaticamente, specificando i formati ed emettendo avvisi quando qualcosa non è plausibile. Valuta quindi se un piccolo investimento in software o consulenza ti farà risparmiare tempo e stress.

• Tieni d'occhio le soglie: Monitora le tue vendite durante tutto l'anno. Se si prevede di superare il limite di fatturato di CHF 100.000, prepararsi all'assoggettamento all'IVA (se necessario, registrarsi volontariamente in anticipo, familiarizzare con la contabilità IVA). Allo stesso modo, se la tua attività sta crescendo rapidamente e sta per raggiungere un fatturato di CHF 500.000, allora è il momento di passare alla partita doppia. In questo caso è meglio agire in modo proattivo piuttosto che essere sorpresi a fine anno e dover modificare frettolosamente la contabilità.

• L'onestà fiscale è la chiave: Una contabilità semplice può portare alcune persone a pensare che qualcosa possa essere nascosto sotto il tappeto. Non farlo: *qualsiasi reddito non dichiarato o qualsiasi deduzione illegale di una spesa privata costituisce evasione fiscale. Il metodo semplificato è un privilegio per i piccoli imprenditori, non una licenza per trucchi creativi. Quindi segui le regole e non avrai nulla da temere.