Est-ce que les frais de voyages sont déductibles comme dépenses professionnelles en Suisse?

Vous êtes indépendant et votre activité vous amène à chercher de nouveaux partenariats, de nouveaux clients, de nouveaux produits. Et pour ceci, vous avez de la chance : vous devez vous déplacer et parfois aller dans un autre pays.

Que vous soyez bon dans l’organisation de vos voyages de loisirs ou un voyageur occasionnel, ici, une nouvelle donnée entre en jeu : les frais engagés pour ce déplacement qui concernent votre société.

Voici un article qui vous aidera à cerner les enjeux administratifs et financiers de vos déplacements.

Rappel : Quels sont les frais déductibles en général ?

Toutes les dépenses qui sont justifiées par votre activité professionnelle ou commerciale sont déductibles et peuvent être comptabilisées.

Dans le cadre de la gestion de votre entreprise et au sein de ces charges, vous trouverez 5 types : les charges fixes et variables, les charges directes et indirectes et, enfin, les charges mixtes.

Voici un tableau avec quelques exemples:

Les charges fixes sont récurrentes et sont à payer quel que soit votre niveau d’activité. 

Les charges variables évoluent en fonction de votre activité.

Les charges directes touchent directement votre coût de production. 

Les charges indirectes impactent indirectement votre coût de production. 

C’est la raison pour laquelle il faut prouver leur nécessité.

C’est le cas de vos déplacements car l’achat d’un billet d’avion n’est pas strictement lié à votre activité. 

Les charges mixtes comportent une partie fixe et une partie variable. 

Par exemple, un hôtel a passé un accord avec une fiduciaire pour lui faire les contrats de travail à raison de 8h par mois (honoraire fixe). Ce mois-ci, l’hôtel a une forte activité. Alors la fiduciaire doit rédiger 12 contrats. Les 4 contrats en plus sont des charges variables car nous sommes hors des clauses du contrat.

Qu'est-ce qui différencie un voyage pro et un voyage privé ?

Aller prospecter un client, donner une formation ou vous rendre chez un fabricant de tissus pour votre marque de vêtement à l'étranger est différent de se rendre au bord de la mer dans un hôtel pendant une semaine avec l'intention de vous relaxer. Cela va sans dire. 

En revanche, comment est-ce que vous justifierez votre déplacement si vous ne décrochez pas de contrat avec un client et, par extension, que vous ne facturez pas de prestation au cours de l’année ?

Il est expliqué dans cet article, Guide: Comment tenir une comptabilité pour indépendant Suisse, qu'il faut pouvoir justifier vos revenus et vos dépenses.

Dans la comptabilité, nous appelons ceci une pièce comptable. 

C'est un justificatif de revenus ou de dépenses comme une facture émise par votre société, un relevé de frais bancaires de votre banque préférée, une facture d'électricité de votre bureau ou un ticket de restaurant par suite d’un déplacement. 

Maintenant, prenons un scénario simple : 

Vous êtes artisan lunetier. Une grande marque de lunette est intéressée par votre travail et souhaiterait faire un partenariat avec vous. Ces échanges se font par courriel, en vidéo conférence.

Le client vous invite dans ses locaux à Paris pour pouvoir poser les bases de votre collaboration.

Vous partez 4 jours à Paris entre le mardi et le vendredi. 

Votre calendrier est organisé comme suit :

Mardi :

- Arrivée à 20h à Paris

- 1 nuit à l’hôtel

Mercredi :

- Rencontre avec le client à 10h00

- Dîner offert par le client à midi

- Après-midi dans les locaux

- Souper en compagnie de collaborateurs de la société du client

- 1 nuit à l’hôtel

Jeudi :

- Conclusion du partenariat

- Dîner avec le client et offert par vous

- Après-midi libre

- Au cours de votre après-midi libre, vous décidez d’acheter quelques vêtements et des chaussures en promotion.

- Souper

- 1 nuit à l’hôtel

Dans ce scénario, vous pourrez déduire :

• les billets de transport jusqu’à Paris, l’hôtel et jusqu’aux locaux du client
• Les frais de repas (dîners, soupers) et ceux qui ont été offerts pour sceller votre partenariat.
• les frais d’hôtels
• les frais d’essence sur la distance parcourue et de parc de votre voiture

Vous ne déduirez pas :

Les vêtements et les chaussures achetés en promotion.

Maintenant, vous comprenez la limite qui se dessine entre votre activité professionnelle et privée. Nous préciserons cette zone grise un peu plus bas.

Qu'est-ce qu'il faut garder comme preuve (reçu Airbnb, billet d'avion) dans le cas d'un voyage professionnel ?

Moyen de transport

Facture des billets d'avion, de train, ticket de course en taxi, facture de location de voiture ou de vélo, reçu d’achat de titres de transport en commun, ticket de place de parc ou autres.

Logement 

Facture de location d'un appartement AirBnb, d'une chambre d'hôtel, ou autres.

Restauration

Ticket détaillé de la note de restaurant, tickets d’achat de nourriture au supermarché, tickets et preuves de paiement de livraison de repas.

Remarque : Si vous payez en espèce, demander les tickets de dépenses acquittés.

Lors de vos voyages, il est essentiel de conserver chaque ticket, preuve de paiement ou facture libellée avec les coordonnées de votre société. Il est recommandé de prendre les reçus de carte bancaire si la note ne comprend pas votre mode de paiement.

N’hésitez pas à dédier un portefeuille, une chemise ou autre objet pour la conservation de ces documents. Les originaux sont importants.

Zone grise : Voyage mi pro / mi privé, quels sont les limites ? Est-ce qu'on peut déduire partiellement ? 

Prenons un cas d'espèce pour imager cette explication :

Il était une fois, un professionnel et un passionné d'équitation qui a participé à de nombreuses compétitions d'équitation qui relevaient, elles, du domaine privé.

Entendez que son activité n'était pas directement liée à la participation aux compétitions mais elles lui permettaient de prospecter des clients dans le domaine de l’équitation.

Il a imputé l'ensemble des frais à l'exercice de son activité professionnelle. 

Cela comprenait des notes de frais d'hôtels et de restaurants, ainsi que l'achat d'articles équestres et de luxe destinées à sa clientèle.

Ici, il y a plusieurs problèmes : 

1. Justifier le lien entre tous les frais et l'activité commerciale ou l'impact sur le chiffre d'affaires
2. Justifier de tels cadeaux à la clientèle et identifier les clients sur les factures.

Est-ce que vous apercevez la zone grise une nouvelle fois ?

Le tout est d’être proportionné et d’agir dans l’intérêt de votre entreprise. 

L’Administration fiscale se base sur les frais de sociétés similaires à la vôtre pour définir la norme.

Gardez en tête que cette autorité est là pour contrôler et accompagner les contribuables dans la résolution de ces situations en premier lieu. 

Notre ami ci-dessus a eu plusieurs occasions de pouvoir justifier proprement ses dépenses.

Ainsi, les limites sont définies par votre activité commerciale déclarée au registre du commerce dans un premier temps.

Dans un second temps, vos limites sont fixées par votre période de déplacement et de travail réel. C’est dans ce cadre que vous pouvez définir un budget et ce que vous souhaitez dépenser.

Aussi, c’est la raison pour laquelle s’acheter des cartons de bouteilles de vins au frais de votre société pour votre consommation personnelle n’est pas autorisé si vous êtes web designer.

Encore, si vous restez un week-end entre 2 semaines de travail dans le pays d’un client et que vous vous payez des loisirs touristiques, ces frais ne pourront pas être déduits.

Si vous souhaitez offrir un cadeau à votre client, des limites existent pour ceci aussi.

Le but est d’éviter les abus. Et donc…

Quels sont les risques si on abuse et déduit un voyage privé ? 

En fonction de l’abus, vous risquez la correction de vos bilans des années précédentes avec des rappels d'impôts notamment. Il n'y a cependant pas d'amendes ou d'autres riques.

Admettons que l’AFC vous demande des pièces justificatives pour compléter votre dossier, passé un certain délai, vous risquez d’être amendable. Les montants varient en fonction de la situation.

Déclarer une charge privée pour une charge commerciale peut être assimilée à un « usage de faux » ou autrement dit, la charge est inexacte, injustifiée alors vous risquez de payer une amende aussi.

Vous bénéficiez de la possibilité de « lever la main » et dénoncer le fait avant toute décision. Vous serez pardonné. Comprenez que si vous travaillez de cœur avec l’AFC pour prouver votre bonne foi, vous gagnerez de l’indulgence. Après tout, vous avez le droit à l’erreur dans vos débuts.

Evidemment, les conséquences indirectes sont aussi votre réputation vis-à-vis de l'autorité fiscale et le stress que génère ces situations.

Récapitulatif

Les dépenses lors de vos voyages d’affaire sont, disons-le, soumises au bon sens. Les dépenses essentielles sont le transport, le logement et les repas. En dehors, il faut se poser la question du véritable impact de la dépense sur le chiffre d’affaires.

Ensuite, les dépenses doivent être justes, proportionnées et en rapport avec le niveau financier de votre entreprise.

Vous devez conserver les documents originaux et être capable d’expliquer votre séjour.

Chers indépendants, à vous de voyager !