Guide Bexio 2025

Comment enregistrer une dépense dans Bexio

Le guide définitif pour entrepreneurs suisses. Clarifiez enfin la différence entre dépenses et factures fournisseurs, et gagnez jusqu'à 12 heures par mois sur votre gestion administrative.

Liste des dépenses dans Magic Heidi

Vous venez de payer un repas d'affaires par carte. Vous avez le reçu en main. Et maintenant? Si vous utilisez Bexio, vous avez probablement déjà hésité entre "Dépenses" et "Factures fournisseurs".

Cette confusion coûte du temps. Beaucoup de temps.

Plus de 90'000 PME suisses utilisent Bexio pour leur comptabilité. Pourtant, la distinction entre ces deux fonctions reste floue pour la majorité des utilisateurs.

Dépenses vs Factures Fournisseurs

Avant de cliquer où que ce soit dans Bexio, comprenez cette règle simple qui change tout.

💳
Dépense (Aufwendung)L'argent est déjà sorti : carte, espèces, prélèvement effectué
📄
Facture FournisseurL'argent sortira plus tard : facture avec délai de paiement
❓
Le Test DécisifPosez-vous cette question : Ai-je déjà payé?
Exemples Concrets

Savoir Classer Chaque Situation

Un tableau simple pour ne plus jamais hésiter

SituationType dans Bexio
🚗 Essence payée à la pompeDépense
📱 Facture Swisscom reçue par emailFacture fournisseur
🍽️ Repas d'affaires réglé par carteDépense
🏢 Loyer du bureau (virement mensuel)Facture fournisseur
📦 Fournitures achetées chez MigrosDépense

Cette distinction impacte directement votre comptabilité. Une erreur ici fausse votre trésorerie prévisionnelle et complique le travail de votre fiduciaire.

Méthode 1

Enregistrer une Dépense Déjà Payée

Vous avez payé par carte. Voici comment enregistrer correctement cette dépense dans Bexio, étape par étape.

Enregistrement de dépense sur mobile
Étape par Étape

Le processus complet dans Bexio

Suivez ces 5 étapes pour un enregistrement parfait de vos dépenses

  • Accédez à Achats → Dépenses dans le menu de gauche
  • Cliquez sur 'Nouvelles dépenses' en haut à droite
  • Remplissez description précise, montant TTC, date, compte de charges, taux TVA
  • Joignez le justificatif (photo ou PDF) - obligatoire pour les contrôles fiscaux
  • Sauvegardez - la dépense apparaît immédiatement dans votre comptabilité
Processus de saisie des dépenses

💡 Astuce pro : Le compte de règlement

Si vous payez régulièrement avec votre carte privée pour l'entreprise, créez un compte "Avances employé" ou "Compte courant associé". Cela facilite le remboursement et la traçabilité.

Méthode 2

Enregistrer une Facture Fournisseur

Une facture arrive par courrier ou email. Le paiement interviendra plus tard. Voici le processus complet.

Liste des factures fournisseurs
Factures QR

Les Factures QR Suisses

Depuis 2022, les bulletins de versement traditionnels ont disparu. Les factures QR simplifient radicalement le processus.

Application Mobile

Bexio Go : La Révolution Mobile

L'application bexio Go transforme votre smartphone en scanner intelligent. La technologie Scan2Go analyse automatiquement le montant, la date, le taux de TVA et le type de dépense.

Application Bexio Go sur smartphone
Abonnements

Limites d'Extraction IA par Abonnement

Selon votre abonnement Bexio, vous disposez d'un nombre limité d'extractions automatiques par mois

AbonnementExtractions IA/moisPrix/mois
StarterStarter5 extractionsCHF 45.-
ProPro25 extractionsCHF 75.-
Pro+Pro+50 extractionsCHF 125.-

💡 Au-delà de ces limites, vous pouvez toujours scanner manuellement sans restriction.

Bexio Pay :
L'Automatisation Totale

Pour aller encore plus loin, bexio Pay offre une carte de paiement dédiée. Chaque transaction est automatiquement enregistrée et catégorisée.

🇨🇭 Solution Suisse
💳 Carte Dédiée
⚡ Automatisé
📊 Temps Réel
🚫
Zéro Saisie

Enregistrement automatique

🔄
Rapprochement Auto

Correspondance bancaire

📎
Justificatifs Liés

Documents attachés instantanément

👁️
Visibilité Temps Réel

Suivi des dépenses live

Intégration Bancaire

Connecter Votre E-Banking

L'intégration bancaire transforme Bexio d'un outil de saisie en plateforme de gestion automatisée

Banques Compatibles

La plupart des banques suisses sont compatibles : UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen, ZKB, et d'autres. Vérifiez la compatibilité dans les paramètres de votre compte.

💡 Récupération de la TVA

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous récupérez la TVA sur vos achats professionnels. Un enregistrement correct dans Bexio est essentiel pour votre décompte trimestriel.

Point d'attention : Les reçus de moins de CHF 400.- n'ont pas besoin de mentionner votre nom d'entreprise. Au-delà, assurez-vous que vos coordonnées figurent sur la facture.

Productivité

Routines Efficaces

La régularité bat l'intensité. Voici les routines des entrepreneurs organisés.

Obligations Légales Suisses

Qui doit tenir une comptabilité complète?

  • Chiffre d'affaires > CHF 500'000/an : Comptabilité en partie double obligatoire
  • Chiffre d'affaires < CHF 500'000/an : Comptabilité simplifiée autorisée pour les raisons individuelles

Conservation des documents

Les justificatifs comptables doivent être conservés 10 ans en Suisse. Bexio stocke vos documents numériquement, mais gardez également une sauvegarde.

Alternative

Magic Heidi : Gestion Simplifiée

Si vous cherchez une solution encore plus rapide pour la saisie des dépenses, Magic Heidi utilise l'intelligence artificielle pour automatiser le processus de A à Z.

Magic Heidi scan de dépenses
IA Intelligente

Scan IA en Quelques Secondes

Photographiez ou uploadez votre reçu - l'IA détecte automatiquement montant, date, devise et catégorie

  • 📸
    Photographiez

    Simple photo du reçu

  • 🤖
    IA Détecte

    Extraction automatique

  • ✅
    Validez

    Un clic pour confirmer

  • 🔄
    Synchronisez

    Direct vers Bexio

Invoices
  • Invoice #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Invoice #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Invoice #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

FAQ

Questions Fréquentes

Puis-je modifier une dépense après l'avoir enregistrée?

Oui, tant que la période comptable n'est pas clôturée. Accédez à la dépense et cliquez sur 'Modifier'.

Comment gérer les dépenses en devises étrangères?

Bexio convertit automatiquement au cours du jour. Vous pouvez ajuster manuellement si nécessaire.

Que faire si j'ai perdu un reçu?

Créez quand même l'écriture avec une note 'Reçu manquant'. Pour les montants importants, demandez un duplicata au fournisseur.

Mon fiduciaire peut-il accéder à mon Bexio?

Oui. Vous pouvez inviter votre fiduciaire avec des droits d'accès personnalisés. C'est inclus dans tous les abonnements.

Combien de temps pour maîtriser Bexio?

La plupart des utilisateurs sont autonomes en 2-3 semaines d'utilisation régulière. Bexio propose des tutoriels vidéo et une académie en ligne gratuite.

Bexio est-il adapté aux indépendants?

Absolument. L'abonnement Starter à CHF 45.-/mois couvre les besoins de la majorité des indépendants et micro-entreprises.

Récapitulatif

Passez à l'Action

La gestion des dépenses ne devrait pas vous voler des heures chaque semaine

Divisez votre temps de saisie par 10

Vous passez encore trop de temps sur vos notes de frais? Découvrez comment Magic Heidi peut automatiser votre gestion des dépenses.

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