Perché i ritardi di pagamento sono un problema per i liberi professionisti

Essere pagati in ritardo è un evento fin troppo comune per i freelance di tutto il mondo. Un sondaggio globale condotto da Payoneer su oltre 2.000 liberi professionisti ha rilevato che il 31% degli intervistati aveva dovuto affrontare il problema di non essere pagato per il lavoro completato. Un altro rapporto della piattaforma di gestione freelance Xolo ha rilevato che il 37% dei liberi professionisti aveva fino a cinque fatture in sospeso in un dato momento.

Per i liberi professionisti che vivono di fattura in fattura, anche un solo ritardo nel pagamento può buttare via l’intero budget, costringendoli a attingere ai risparmi o a fare affidamento sul credito per colmare il divario fino all’arrivo del pagamento. Questo stress finanziario richiede un vero tributo mentale ed emotivo. Uno studio condotto dall’Associazione dei professionisti indipendenti e dei lavoratori autonomi (IPSE) ha rilevato che il 43% dei liberi professionisti ha preso in considerazione l’idea di abbandonare del tutto il lavoro autonomo a causa dello stress derivante dai ritardi nei pagamenti.

La ricerca delle fatture scadute richiede anche tempo prezioso che potrebbe essere speso in attività generatrici di reddito. I liberi professionisti possono trascorrere diverse ore alla settimana inviando e-mail di follow-up, effettuando telefonate e persino incontrando i clienti di persona per richiedere il pagamento. Tutta questa comunicazione avanti e indietro può mettere a dura prova le relazioni con i clienti, rendendo difficile continuare a lavorare insieme.

C'è anche un costo in termini di opportunità nel dedicare così tanto tempo alle collezioni. Ogni ora trascorsa a rintracciare i pagamenti in ritardo è un'ora non spesa nella ricerca di nuovi clienti, nel lavoro su progetti retribuiti o nello sviluppo di nuove offerte di servizi. Ciò può limitare il potenziale di guadagno di un libero professionista e rendere più difficile la crescita della propria attività nel tempo.

In che modo i solleciti automatizzati per i ritardi di pagamento possono essere d'aiuto

Automatizzare i solleciti di pagamento in ritardo è uno dei modi più semplici ed efficaci per i liberi professionisti per migliorare il proprio flusso di cassa e risparmiare tempo. Invece di inviare manualmente e-mail di follow-up o effettuare telefonate ogni volta che una fattura scade, i liberi professionisti possono utilizzare software di fatturazione per programmare una serie di promemoria da inviare automaticamente a intervalli prestabiliti.

Ad esempio, un freelance potrebbe configurare il proprio software per inviare un'e-mail di sollecito amichevole 3 giorni dopo la data di scadenza della fattura, un follow-up più diretto dopo 7 giorni dalla scadenza, una richiesta urgente di pagamento con 14 giorni di ritardo e un avviso finale con 30 giorni di ritardo. La cadenza e la formulazione specifiche possono essere personalizzate in base alle preferenze del libero professionista e alle relazioni con i clienti.

La bellezza dei promemoria automatici è che richiedono un tempo di configurazione iniziale minimo e vengono quindi eseguiti con il pilota automatico in background, lavorando per ottenere il pagamento delle fatture più velocemente. Ciò libera molto tempo ed energia mentale per concentrarsi sul lavoro che genera entrate piuttosto che sulla rincorsa ai pagamenti.

Alcuni vantaggi chiave dell'automazione dei solleciti di pagamento in ritardo includono:

• Tempi di pagamento più rapidi: I promemoria automatici possono ridurre di giorni o addirittura settimane il tempo necessario per essere pagato. Invece di aspettare finché non hanno il tempo di eseguire manualmente il follow-up, i liberi professionisti possono far funzionare i promemoria come un orologio, spingendo i clienti a pagare il prima possibile. I dati di FreshBooks, un popolare fornitore di software di fatturazione, mostrano che l’uso dei solleciti automatici di pagamento in ritardo riduce i ritardi di pagamento in media del 45%, migliorando il flusso di cassa.

• Preservare le relazioni con i clienti: chiedere ai clienti pagamenti scaduti può creare tensione e imbarazzo. Automatizzare il processo aiuta a spersonalizzarlo. I promemoria provengono dal software di fatturazione, non direttamente dal libero professionista. Ciò fa sì che il follow-up sembri più una pratica aziendale standard e meno un fastidio o un confronto personale, il che può aiutare a mantenere relazioni positive con i clienti.

• Migliori previsioni finanziarie: quando i liberi professionisti sono bloccati in un ciclo costante di rinvii ai pagamenti in ritardo, è difficile prevedere quando arriveranno effettivamente i soldi. Ciò rende difficile stabilire un budget e pianificare in anticipo. Con i promemoria automatizzati che migliorano i tempi di pagamento, i liberi professionisti possono avere più fiducia nelle proiezioni del flusso di cassa e prendere decisioni informate su aspetti come gli investimenti aziendali e il proprio compenso.

• Vantaggi emotivi: Preoccuparsi delle fatture non pagate può essere incredibilmente stressante e demoralizzante per i liberi professionisti. Può indurli a riconsiderare la loro decisione di lavorare in modo indipendente e persino a considerare di gettare la spugna. Sapere che i solleciti di pagamento in ritardo sono in esecuzione in background può fornire un enorme sollievo emotivo e aiutare i liberi professionisti a sentirsi più in controllo del proprio destino finanziario.

Impostazione di solleciti automatizzati per pagamenti in ritardo

Iniziare con i promemoria di pagamento automatizzati è più semplice di quanto la maggior parte dei liberi professionisti creda. La chiave è trovare un software di fatturazione che si integri bene con i sistemi esistenti e offra solide funzionalità di automazione. Ecco i passaggi chiave:

1. Scegli il tuo software di fatturazione

Esistono dozzine di strumenti di fatturazione sul mercatot, da sistemi molto semplici a piattaforme ricche di funzionalità. Concentrati sulla ricerca di uno che si integri con gli altri software che utilizzi per gestire la tua attività, come il tuo sistema di contabilità e gli strumenti di gestione dei progetti.

Alcune delle opzioni di fatturazione più popolari per i liberi professionisti includono:

• Xero: questo software di contabilità basato sul cloud offre modelli di fatture personalizzabili e promemoria automatizzati. Si integra inoltre con oltre 800 app di terze parti.

• Bexio: Progettato specificamente per le piccole imprese e i liberi professionisti svizzeri, Bexio offre fatturazione, contabilità e altro ancora. Le sue funzionalità di fatturazione includono promemoria automatizzati per i ritardi di pagamento.

• AND.CO: Creato dalla piattaforma freelance Fiverr, AND.CO offre una suite di strumenti per lavoratori indipendenti, inclusa la fatturazione personalizzabile con promemoria automatizzati.

2. Imposta il tuo programma di promemoria

Dopo aver scelto il software di fatturazione, è il momento di configurare la pianificazione dei promemoria. La maggior parte dei sistemi ti consente di personalizzare quando e con quale frequenza verranno inviati i promemoria in base alle tue esigenze specifiche.

Un tipico programma di promemoria potrebbe assomigliare a questo:

Giorni scaduti	Tipo promemoria
3	Ricordo amichevole che la fattura è scaduta
7	Promemoria più fermo con richiesta di pagamento immediato
14	Richiesta di pagamento urgente con conseguenze evidenti
30	Ultimo avvertimento prima dell'invio della fattura agli incassi

Naturalmente, puoi modificare questa pianificazione in base alle relazioni con i clienti e ai modelli di pagamento tipici. La chiave è trovare un equilibrio tra dare seguito in modo coerente e non bombardare i clienti con troppi promemoria.

3. Crea il tuo messaggio di promemoria

Il tuo software di fatturazione dovrebbe consentirti di personalizzare il testo dei solleciti di pagamento. Sebbene tu possa restare fedele alla messaggistica predefinita, personalizzare i tuoi promemoria è un'opportunità per rafforzare la voce e i valori del tuo marchio.

Nel tuo primo sollecito scaduto, il tuo tono dovrebbe essere amichevole ed educato, dando al cliente il beneficio del dubbio che il ritardo nel pagamento sia stato una semplice svista. Per esempio:

Ciao [Nome cliente],

Spero che tu stia bene. Volevo solo contattarti perché ho notato che la fattura n. [123] è scaduta da 3 giorni. Non preoccuparti se ti è passato di mente: so quanto possono essere impegnative le cose! Quando hai un momento, invia il pagamento o fammi sapere se hai domande.

Grazie,

[Il tuo nome]

Man mano che i solleciti avanzano, il tono dovrebbe diventare sempre più fermo pur rimanendo professionale. Nel promemoria finale, il tuo messaggio dovrebbe indicare chiaramente le conseguenze del mancato pagamento continuato. Per esempio:

Ciao [Nome cliente],

Questo è un ultimo promemoria che la fattura n. [123] è scaduta da 30 giorni. In base ai miei termini di pagamento, sono state applicate penali per ritardato pagamento pari a [X%].

Se non ricevo il pagamento entro le prossime 48 ore, non avrò altra scelta che inviare questa fattura alla mia agenzia di recupero crediti e sospendere tutto il lavoro sul tuo progetto.

Per evitare ulteriori azioni, invia immediatamente il pagamento.

[Il tuo nome]

4. Include semplici opzioni di pagamento

Assicurati che ogni promemoria includa una copia della fattura scaduta insieme a opzioni chiare per inviare rapidamente il pagamento. Quanto più semplice è il pagamento per i clienti, tanto più è probabile che si occupino tempestivamente del saldo scaduto.

Come minimo, includi un collegamento ben visibile affinché i clienti possano visualizzare e pagare la fattura online. Se accetti più metodi di pagamento, come bonifico bancario o carta di credito, specifica chiaramente tali opzioni. Potresti anche includere un numero di telefono che i clienti possono chiamare per pagare con carta di credito o discutere le modalità di pagamento.

Migliori pratiche per i solleciti di pagamento in ritardo

Oltre agli aspetti pratici dell'impostazione di promemoria automatici, ci sono alcune best practice che i freelance dovrebbero tenere a mente per rendere i loro sistemi il più efficaci possibile:

• Non aspettare troppo: È meglio impostare il primo promemoria in modo che venga inviato 2-3 giorni dopo la data di scadenza della fattura. Questo dà ai clienti un po' di periodo di grazia nel caso in cui il ritardo nel pagamento sia stato un incidente, ma non lascia passare troppo tempo prima di dare seguito.

• Sii diretto ma professionale: Man mano che i solleciti avanzano, sii sempre più diretto nella tua lingua per trasmettere la gravità del pagamento scaduto. Tuttavia, mantieni un tono professionale anziché arrabbiato o conflittuale. Ricorda che i tuoi promemoria sono uno strumento aziendale, non un'opportunità per sfogare le frustrazioni.

• Fai riferimento al contratto: nei tuoi promemoria, fai riferimento ai termini di pagamento originariamente accettati dal cliente. Questo ricorda loro i loro obblighi contrattuali e dimostra che li stai semplicemente vincolando all'accordo che hanno stipulato.

• Conserva un buon registro: assicurati di conservare copie di tutti i solleciti di pagamento che invii, insieme alle eventuali risposte dei clienti. Avere una traccia cartacea chiara sarà importante se finirai per dover inviare la fattura agli incassi o intraprendere un'azione legale.

• Sii disposto a rispondere al telefono: Se il pagamento diventa estremamente eccessivoue o non ricevi risposta a diversi solleciti, potrebbe essere il momento di chiamare il cliente. Una conversazione dal vivo può aiutarti a scoprire le cause del problema e a trovare una soluzione più rapidamente. Solo perché hai promemoria automatici non significa che dovresti evitare del tutto l'interazione personale!

• Considera le penalità per il ritardo: anche se non è sempre appropriato, l'addebito di interessi o penali per il ritardo nel pagamento su fatture notevolmente scadute può motivare i clienti a pagare. Assicurati che eventuali penali per il ritardo siano in linea con le normative svizzere e specificate nel contratto. Di solito puoi fare in modo che il tuo software di fatturazione li aggiunga automaticamente al saldo dovuto dopo un certo punto.

Come gestire i clienti che ancora non pagano

Sfortunatamente, anche il sistema di promemoria automatizzato più perfezionato non consentirà a ogni cliente di pagare in tempo, ogni volta. Ecco i passaggi che puoi eseguire quando i promemoria non sono sufficienti:

1. Invia una lettera di richiesta formale: Prima di procedere ulteriormente, invia una lettera fisica chiedendo il pagamento entro una scadenza fissa. L'ufficialità di una lettera spedita può essere sufficiente per spingere il cliente a sistemare la situazione.

2. Assumi un'agenzia di riscossione: per fatture notevolmente scadute che sono abbastanza grandi da valerne il costo, potrebbe essere necessario collaborare con un servizio di riscossione professionale. Cercane uno specializzato nel lavorare con liberi professionisti e piccole imprese. Tieni presente che l'agenzia prenderà una parte di tutto ciò che recupererà.

3. Intraprendere un'azione legale: se ti è dovuto un importo considerevole e il cliente può permettersi di pagare, potrebbe essere giustificato portarlo in tribunale. Tuttavia, per il libero professionista svizzero, il tempo e i costi legati ad un'azione legale spesso superano l'importo che può essere riscosso. Consulta un avvocato per capire le tue opzioni.

4. Sapere quando lasciar perdere: In alcuni casi, la triste realtà è che potresti semplicemente non essere in grado di riscuotere una fattura molto vecchia, qualunque cosa tu faccia. Potrebbe essere meglio cancellare la perdita e andare avanti piuttosto che buttare soldi dopo il male. Assicurati solo di prendere nota di non lavorare più con quel cliente!

Misure proattive per prevenire ritardi nei pagamenti

Anche se i promemoria automatici possono ridurre drasticamente i ritardi nei pagamenti, un grammo di prevenzione vale più di una cura! Ecco alcuni passaggi che puoi eseguire per incoraggiare i pagamenti puntuali fin dall'inizio:

• Ricerca potenziali clienti: prima di accettare di lavorare con un nuovo cliente, fai la dovuta diligenza. Controlla il loro sito web e la presenza sui social media per avere un'idea della loro attività. Cerca eventuali reclami o recensioni negative che potrebbero indicare problemi con il pagamento puntuale. Puoi anche chiedere referenze ad altri liberi professionisti o fornitori con cui hanno lavorato.

• Avere un contratto scritto: non iniziare mai a lavorare senza un contratto firmato che delinei chiaramente i termini di pagamento, comprese tariffe, date di scadenza, metodi di pagamento accettati ed eventuali penali per il ritardo. Avere aspettative scritte fin dall'inizio rende l'applicazione molto più semplice su tutta la linea.

• Richiedi un deposito: Per progetti più grandi, chiedi un deposito o un pagamento parziale in anticipo prima dell'inizio di qualsiasi lavoro. Questo ti aiuta a proteggerti nel caso in cui il cliente fantasma o si rifiuti di pagare il saldo finale. Un deposito tipico è pari al 25-50% della commissione totale del progetto.

• Fattura immediatamente: Invia la fattura non appena il lavoro è completato, se non prima. Quanto più ritardi la fatturazione, tanto più facile sarà per il cliente dimenticare che il pagamento è dovuto. Molti liberi professionisti inviano addirittura le fatture non appena iniziano a lavorare, con una data di scadenza che coincide con la data di fine del progetto.

• Offri incentivi per il pagamento anticipato: alcuni liberi professionisti trovano successo offrendo piccoli sconti per il pagamento anticipato. Ad esempio, potresti offrire ai clienti uno sconto del 5% se pagano entro 5 giorni dalla data della fattura. Assicurati solo che i tuoi margini di profitto possano gestire lo sconto!

• Accetta più opzioni di pagamento: Più sarà facile per i clienti pagarti, meno scuse avranno per i ritardi. Accettare pagamenti tramite bonifico ACH, carta di credito, PayPal, TransferWise e altri metodi copre tutte le basi.

Conclusione

In qualità di libero professionista, rincorrere i pagamenti in ritardo può facilmente diventare un enorme spreco di tempo, energia e relazioni con i clienti. Ma automatizzando i tuoi promemoria di pagamento, puoi invertire la procedura ed essere pagato più velocemente con il minimo sforzo manuale.

Mantenere un flusso di cassa costante è essenziale per mantenere un’attività freelance sana. Ti consente di coprire le tue spese operative, pagarti uno stipendio regolare e reinvestire nella crescita della tua base di clienti e delle offerte di servizi. Soprattutto, offre una tranquillità inestimabile.

Se non hai già impostato i promemoria automatici per i ritardi di pagamento, ora è il momento di iniziare. Scegli il tuo software di fatturazione, personalizza i tuoi promemoria e lascia che il sistema faccia la sua magia in background mentre torni a svolgere il lavoro che ami.

Con un affidabile sistema di promemoria che ti accompagna, puoi spostare la tua attenzione sull'atterraggio di grandet clienti, producendo lavori straordinari e portando la tua attività freelance svizzera a nuovi livelli. Ecco come essere pagato in tempo, ogni volta!