Scrivi una fattura

Base giuridica in Svizzera

In Svizzera, i liberi professionisti e i lavoratori autonomi sono soggetti a determinate norme legali in materia di fatturazione. Queste sono principalmente sancite dal Codice delle Obbligazioni (CO) e dalla Legge sull'imposta sul valore aggiunto (Legge sull'IVA). Non preoccupatevi: è più facile di quanto sembri. È importante che **alcune informazioni siano incluse in ogni fattura. Se queste informazioni obbligatorie mancano, nel peggiore dei casi, l'ufficio delle imposte potrebbe non riconoscere la fattura o il vostro cliente potrebbe non essere in grado di dedurre l'imposta sugli acquisti. La buona notizia: se seguite alcune regole di base, sarete al sicuro.

Informazioni obbligatorie secondo la legge svizzera: In Svizzera, una fattura deve generalmente contenere i seguenti elementi:

Nome e indirizzo dell'emittente della fattura (ovvero, i vostri dati completi come prestatore di servizi/azienda). Dal 2014, questo corrisponde al numero di identificazione ufficiale dell'impresa (UID) con l'aggiunta di "IVA" se siete soggetti all'IVA.
Nome e indirizzo del destinatario della fattura (il tuo cliente). Queste informazioni sono sempre obbligatorie, tranne forse per ricevute di importo molto basso inferiore a CHF 400. Tuttavia, su una fattura standard, il cliente dovrebbe sempre essere indicato con il suo indirizzo completo.
Data della fattura – Quando è stata emessa la fattura? Questa data è importante per le scadenze di pagamento e a fini contabili.
Data del servizio – Quando è stato fornito o erogato il servizio? Se la data del servizio è diversa dalla data della fattura, è necessario indicarla separatamente. (Se il servizio e la fattura vengono forniti lo stesso giorno, è sufficiente la data della fattura.)
Descrizione del servizio o della fornitura – Un elenco chiaro e conciso di ciò che stai fatturando. Ad esempio, "Web design per il progetto X, 10 ore a CHF Y" o "Consulenza il GG/MM/AAAA, 5 ore". Ogni articolo deve essere tracciabile in modo che il cliente e tu sappiano in seguito cosa è stato pagato.
Importo/Commissione – il prezzo di ciascun articolo e l'importo totale della fattura. In genere, i prezzi netti sono indicati per articolo e poi sommati. Se siete soggetti a IVA, dovete anche indicare l'aliquota IVA applicabile (ad esempio, aliquota standard del 7,7%) e l'importo IVA dichiarato. Si consiglia di indicare chiaramente e separatamente l'importo netto, l'IVA e l'importo totale, in modo che il cliente possa verificare facilmente la fattura. I clienti possono utilizzare solo fatture corrette per la detrazione dell'IVA a credito presso l'ufficio delle imposte: errori nella dichiarazione IVA possono quindi essere costosi.
Partita IVA (UID) – se siete soggetti a IVA, il vostro numero di partita IVA (numero di identificazione aziendale con suffisso IVA) deve essere incluso in fattura. Se si applicano più aliquote fiscali, questo include anche la ripartizione per categoria di aliquota e il rispettivo importo dell'imposta. Se non sei registrato ai fini IVA, non puoi addebitare l'IVA: in questo caso, è consuetudine includere sulla fattura una nota del tipo "Nessuna IVA, in quanto non registrato ai fini IVA" (maggiori dettagli più avanti nella sezione dedicata alle piccole imprese).
Numero di fattura: numerazione univoca e sequenziale di ogni fattura. Sebbene la numerazione sequenziale non sia esplicitamente richiesta dalla legge, è fortemente consigliata. Aiuta te e il tuo cliente a tenere traccia dei dati e serve a fini contabili interni. Inoltre, i buoni standard contabili (e praticamente tutti i programmi di contabilità) richiedono tale numerazione per evitare lacune o duplicazioni. Idealmente, dovresti assegnare i numeri di fattura consecutivamente e una sola volta per fattura (ad esempio, "2023-001", "2023-002" o un semplice "#1001, #1002", ecc.).
Informazioni di pagamento: non richieste dalla legge, ma ovviamente assolutamente necessarie per ricevere il pagamento. Specifica quindi come e dove il cliente deve pagare: ad esempio, i tuoi dati bancari (IBAN, BIC e nome della banca) o che stai allegando una ricevuta di pagamento QR. Molti freelance includono queste informazioni in fondo alla fattura. Senza i dati del conto, rendi inutilmente difficile per il cliente il pagamento!
Periodo di pagamento/data di scadenza – anche questo non è obbligatorio per legge, ma è molto comune. Scrivi, ad esempio, "Pagabile entro 30 giorni dalla data della fattura" o "Pagabile entro il GG/MM/AAAA". Se queste informazioni mancano, il cliente potrebbe teoricamente dover pagare immediatamente, ma in pratica il pagamento viene spesso ritardato. Con una data di scadenza chiara, il tuo cliente sa entro quando deve pagare.
Informazioni facoltative – Ci sono alcune altre informazioni facoltative ma dall'aspetto professionale: ad esempio, un breve ringraziamento o un saluto alla fine della fattura, la tua firma (a volte utilizzata per le fatture cartacee, non necessaria per quelle elettroniche), riferimenti a sconti o rimborsi per pagamenti rapidi, o i tuoi termini e condizioni generali sul retro. Queste informazioni non sono obbligatorie, ma possono causare malintesi. Evita malintesi e influenza positivamente i rapporti con i clienti.

Obblighi di conservazione

Oltre alle informazioni riportate sulla fattura, esistono anche norme in materia di conservazione. In Svizzera, ai documenti commerciali, comprese le fatture, si applica un periodo di conservazione legale di 10 anni. Ciò significa che deviConserva copie delle tue fatture (digitali o cartacee) per almeno dieci anni. In caso di verifica fiscale o altro controllo ufficiale, potresti essere tenuto a presentare questi documenti. Pertanto, tieni le tue fatture ben organizzate, idealmente in formato digitale nel tuo software di contabilità o almeno in formato PDF su un disco rigido e, per motivi di sicurezza, nel cloud. In questo modo, avrai tutte le ricevute a portata di mano in caso di dubbio.

Fattura QR come nuovo standard

Negli ultimi anni, in Svizzera si è verificato un importante cambiamento nella fatturazione: l'introduzione della fattura QR. La fattura QR è essenzialmente una fattura con una sezione di pagamento contenente un codice QR. Questo codice QR svizzero crittografa tutte le informazioni di pagamento rilevanti (destinatario, IBAN, importo, riferimento, ecc.), consentendo ai clienti di scansionare comodamente la fattura con il proprio smartphone e pagare direttamente. Dal 1° ottobre 2022, le tradizionali polizze di pagamento rosse e arancioni saranno un lontano ricordo: saranno elaborate solo fatture QR; le vecchie polizze di pagamento non saranno più ammesse. Per te, come libero professionista, questo significa: se desideri offrire ai tuoi clienti una polizza di pagamento preimpostata, solo in formato QR.

Perché tutto questo? La fattura QR standardizza e modernizza le transazioni di pagamento svizzere. La sezione inferiore della fattura (sezione pagamento) ora contiene questo codice QR con una croce svizzera, che può essere staccato o inviato in formato PDF. I tuoi clienti possono scansionarlo con la loro app bancaria o utilizzare la sezione per effettuare versamenti allo sportello/ufficio postale, proprio come prima, solo più digitale ed efficiente. Vantaggio: gli errori di pagamento sono ridotti (niente più errori di battitura con lunghi numeri di riferimento) e, idealmente, riceverai il tuo denaro più velocemente.

Esempio di una fattura svizzera con una sezione di pagamento QR (sezione perforata in basso). Il codice QR contiene tutte le informazioni di pagamento come destinatario, IBAN, importo e riferimento. Dal 2022, questo formato è diventato lo standard, sostituendo le vecchie polizze di pagamento. I clienti possono scansionare il codice QR per avviare comodamente il bonifico.

Come libero professionista, ora devo avere un codice QR sulle mie fatture? – A rigor di termini, no. Puoi semplicemente fornire ai tuoi clienti il tuo IBAN e loro potranno trasferire il denaro manualmente. Tuttavia: se vuoi apparire professionale e semplificare le cose per i tuoi clienti, la fattura QR è un'ottima opzione. Molti programmi di fatturazione (e anche Magic Heidi, vedi sotto) generano automaticamente la sezione di pagamento QR. Soprattutto in Svizzera, i clienti aziendali si aspettano sempre più un codice QR sulle fatture o almeno che le informazioni di pagamento siano fornite in formato QR. Pertanto, ti consigliamo di familiarizzare con la fatturazione QR, soprattutto perché richiede poco sforzo da parte tua ma semplifica la vita ai tuoi clienti.

Cosa deve essere incluso in una fattura?

Sulla base delle nozioni di base sopra riportate, riassumeremo chiaramente cosa è assolutamente necessario includere in ciascuna delle vostre fatture. Ecco una checklist delle informazioni obbligatorie e importanti:

Dati della vostra azienda: Nome (o nome e cognome per le ditte individuali) e indirizzo completo (indirizzo della sede legale). È possibile includere anche il vostro indirizzo email o numero di telefono (per richieste), ma non è obbligatorio.
Dati del cliente: Nome/azienda e indirizzo del destinatario. Assicuratevi di scrivere correttamente e di inserire un indirizzo aggiornato: eventuali errori potrebbero apparire poco professionali e causare problemi di consegna.
Numero di fattura: Un codice univoco per la fattura, idealmente consecutivo e senza spazi vuoti (ad esempio, 2023-001, 2023-002, ...). Questo aiuta tutti a tenere traccia dei dati e soddisfa i requisiti per una contabilità ordinata.
Data: Data di emissione della fattura.
Data del servizio: Se diversa dalla data della fattura, il giorno o il periodo del servizio/consegna. * Descrizione del servizio: Elenca tutti i prodotti/servizi con una breve descrizione, la quantità (ad esempio, ore, pezzi) e il prezzo unitario. Etichette chiare evitano domande di follow-up.
Importi: Prezzo per articolo e subtotali, infine l'importo totale della fattura. Se hai più articoli, somma tutto in modo ordinato.
IVA (se applicabile): La tua aliquota IVA (%) e l'importo IVA in CHF. Se sono presenti più aliquote fiscali (ad esempio, aliquota standard 7,7% e aliquota ridotta 2,5%), dovresti elencare gli importi separatamente. Includi anche il tuo numero di partita IVA (UID) in modo che il tuo cliente possa dedurre la fattura ai fini fiscali.
Nota sull'esenzione IVA: Se non sei registrato IVA e quindi non addebiti l'IVA, indica "senza IVA (non soggetto a IVA)" o una dicitura simile sulla fattura. In questo modo, il cliente saprà che l'IVA mancante non è una svista. * Informazioni di pagamento: I tuoi dati bancari (IBAN e nome della banca) o una nota che indichi la presenza di una ricevuta di pagamento QR. Senza queste informazioni, il cliente non può effettuare il pagamento, quindi assicurati di includerle! Se applicabile, indica anche il tuo metodo di pagamento preferito (il bonifico bancario è standard; se accetti TWINT, PayPal o simili, puoi specificarlo qui).
Scadenza di pagamento: Data di scadenza o termine per il pagamento (ad esempio, "pagabile entro 30 giorni dalla data della fattura").
Facoltativo: Ulteriori informazioni: ad esempio, numero d'ordine o di progetto come riferimento, se disponibile; riferimento alle ricevute allegate; frase di ringraziamento ("Grazie per la buona collaborazione!"), firma se richiesta, ecc.

Se tieni conto di tutti questi punti, la tua fattura conterrà tutte le informazioni essenziali. Nel prossimo passaggio, esamineremo cosa deve essere considerato specificamente per le piccole imprese senza IVA.

Caso speciale: Piccole imprese senza IVA

Non tutti i lavoratori autonomi in Svizzera sono tenuti a dichiarare l'IVA. Esiste una regola secondo cui le aziende con un fatturato annuo inferiore a CHF 100.000 sono esenti da IVA (a partire da oggi). Pertanto, se sei un piccolo imprenditore o un libero professionista che, ad esempio, genera solo CHF 50.000 di fatturato annuo, non devi registrarti presso le autorità fiscali come impresa registrata ai fini IVA e quindi non devi aggiungere l'IVA alle tue fatture. Questo è un vantaggio, perché non devi preoccuparti della contabilità IVA e puoi mantenere più bassi i tuoi prezzi per i clienti privati.

Come si imposta la fattura in questo caso? Fondamentalmente come descritto sopra, meno tutte le informazioni sull'IVA. Nello specifico:

Ometti la riga per gli importi IVA (dato che non ne riscuoti alcuna).
Invece di un'aliquota IVA, puoi scrivere "incl. 0% IVA" per l'importo, se applicabile, oppure semplicemente lasciarlo vuoto. Più importante è la nota da qualche parte sulla fattura che indica che non viene addebitata alcuna IVA. Esempi di questo potrebbero essere: "Non soggetto a IVA secondo la legge IVA tipo…", "Nessuna IVA dovuta (piccola impresa)", o semplicemente "Totale fattura senza IVA". Come accennato in precedenza, la letteratura specialistica consiglia una frase come "Il totale della fattura non include l'IVA (non soggetto a IVA)".
Naturalmente, non si dispone di un numero di partita IVA, quindi non è necessario fornirne uno. Alcune piccole imprese stampano il proprio numero di identificazione aziendale (UID) sul documento senza il suffisso IVA, ma questa operazione è facoltativa.

Fai attenzione a non fornire informazioni IVA errate. In quanto non contribuente IVA, non ti è consentito dichiarare alcuna imposta. Se lo fai accidentalmente (ad esempio, scrivendo "IVA inclusa" ma senza dedurre nulla), potresti avere dei problemi: nel peggiore dei casi, l'ufficio delle imposte ti richiederà comunque l'IVA dichiarata, anche se potresti non averla ricevuta dal cliente! Quindi, fai attenzione.

Un altro consiglio: se le vostre vendite dovessero superare la soglia di CHF 100, se il vostro fatturato supera i 1.000, dovete registrarvi tempestivamente presso l'AFC (Amministrazione federale delle contribuzioni) e ricevere un numero di partita IVA. Da quel momento in poi, dovrete dichiarare l'IVA sulle vostre fatture e indicarne l'aliquota/l'importo. Quindi tenete d'occhio il vostro fatturato. Potete anche registrarvi per l'IVA facoltativo, anche se siete al di sotto di tale soglia.La soglia, ad esempio, se si hanno quasi esclusivamente clienti aziendali che deducono comunque l'IVA, potrebbe avere senso. Ma questo è un argomento a sé stante.

Guida passo passo: scrivere una fattura semplice

Ora passiamo alla pratica: come si scrive una fattura passo dopo passo? Soprattutto se sei alle prime armi con il lavoro freelance, questa guida ti aiuterà a non dimenticare nulla. Prendi un modello di fattura o apri Word/Excel e segui questi passaggi:

Passaggio 1: Aggiungi mittente e destinatario
Inizia dalla parte superiore della fattura con le informazioni del mittente. Queste includono il tuo nome o la ragione sociale, il tuo indirizzo, eventualmente il tuo numero di telefono e l'indirizzo email. Questo blocco si trova solitamente in alto a sinistra o a destra. Subito sotto (spesso allineato a sinistra) c'è l'indirizzo del cliente. Includi il nome completo dell'azienda o della persona, più l'indirizzo. Esempio:

Max Mustermann – Web Design
Musterstrasse 1
8000 Zurigo

A:
Example AG
Sig.ra Erika Example
Beispielweg 5
3000 Berna

Assicurati di utilizzare nomi e titoli corretti (ad esempio, referente per Sig.ra/Sig.). Suggerimento: È consigliabile utilizzare un font professionale e un layout pulito per il design, in modo che mittente e destinatario siano chiaramente identificabili.

Passaggio 2: Data e numero di fattura
Ora inserisci le informazioni sulla fattura leggermente sotto gli indirizzi (o nell'angolo in alto a destra): queste includono la data della fattura e un numero di fattura. Formatta la data, ad esempio, come "15 maggio 2025". Assegna il numero di fattura in base al tuo schema di numerazione: se questa è la tua prima fattura, potresti scrivere "Fattura 1" o "2025-001". Per le fatture successive, incrementa questo numero di conseguenza. Ricorda: un numero di fattura deve essere univoco e idealmente continuare in ordine cronologico. Molte persone usano anni o abbreviazioni nel sistema di numerazione (ad esempio, RE2025-001). L'importante è tenerne traccia e non assegnare un numero duplicato.

Se necessario, puoi anche includere un numero cliente o un numero di progetto. Questo facilita l'identificazione per i clienti di grandi dimensioni, ma spesso non è necessario per i freelance.

Fase 3: Titolo e introduzione (se applicabile)
Alcune fatture contengono un titolo o un oggetto, ad esempio "Fattura n. 2025-001 per servizi di progettazione". Questo è facoltativo, ma può essere utile, soprattutto per i documenti più lunghi. Subito sotto, puoi scrivere una breve introduzione o un riferimento, ad esempio "Gentile Sig.ra Esempio, grazie per la sua preziosa collaborazione. Con la presente le invio la fattura per i servizi forniti come segue:". Questo crea un'introduzione cortese. In una fattura semplice, tuttavia, puoi anche omettere questa parte e iniziare direttamente con l'elenco dei servizi. Fallo in un modo che si adatti al tuo stile: per un incarico freelance informale, puoi andare dritto al punto, mentre per clienti aziendali più formali, un testo breve risulterà più cortese.

Fase 4: Elenco dei servizi (Voci di fattura)
Ora arriva il nocciolo della questione: Cosa si desidera fatturare? Elencare tutti i servizi o prodotti ricevuti dal cliente. Il modo più semplice per farlo è in formato tabella con colonne, ad esempio:

Quantità	Descrizione	Prezzo unitario (CHF)	Importo (CHF)
10 ore	Web design e layout per Project X (aprile 2025)	80,00	800,00
1 pezzo	Tariffa fissa per la progettazione del logo	500,00	500,00
	Subtotale		1.300,00
	+ 8,1% IVA (se IVA dovuta)		105,30
	Totale fattura		1.405,30

In questo esempio, vengono fatturati due articoli: 10 ore di lavoro a CHF 80 ciascuna, più una tariffa fissa. Il subtotale indica l'importo netto. Se dovete addebitare l'IVA, dovreste indicare l'importo IVA qui sotto (in questo caso, il 7,7% di CHF 1.300 = CHF 100,10) e poi l'importo lordo come totale della fattura. Se non siete soggetti all'IVA, omettete semplicemente la riga IVA e scrivete "Totale fattura CHF 1.300,00". Ricordatevi di indicare da qualche parte che l'IVA non è inclusa, in modo che il cliente ne sia a conoscenza.

La descrizione di ogni articolo deve essere sufficientemente dettagliata da far capire al cliente cosa sta pagando. Evitate termini eccessivamente generici. Invece di "Servizio aprile", usate "Web design e layout aprile 2025, 10 ore". Questo evita malintesi. La precisione in questo punto è importante, poiché una descrizione imprecisa dei servizi è un errore comune nella redazione delle fatture.

Passaggio 5: Totale e informazioni di pagamento
Dopo aver elencato gli articoli, segue il riepilogo del totale, come mostrato sopra. Evidenziare l'importo totale visivamente (in grassetto o con una riga davanti). Molti scrivono "Totale" o "Importo della fattura" come importo finale. Direttamente sotto, o in un blocco separato in fondo alla pagina, si trovano le informazioni di pagamento. Qui è necessario includere:

Le tue coordinate bancarie: ad esempio Intestatario del conto: Max Mustermann, IBAN: CHxx xxxx xxxx xxxx xxxx x, Banca: Musterbank.
Scadenza del pagamento: ad esempio "Pagabile entro il 15 giugno 2025 senza detrazioni". * Se si invia una sezione di pagamento tramite QR code, includere una nota del tipo "Troverai la ricevuta di pagamento tramite QR code allegata qui sotto" oppure, in caso di stampa, solo la sezione del QR code (come mostrato nell'immagine sopra).
Facoltativo: note del tipo "Per qualsiasi domanda, non esitate a contattarci Non esitate a contattarmi." o "Grazie per il suo ordine!" possono essere aggiunti qui.

Spesso è una buona idea includere queste informazioni come piè di pagina su ogni fattura. In questo modo, non le dimenticherete mai. Un errore comune è dimenticare i dati bancari: in questo caso, il cliente non potrà pagare finché non vi contatterà. Assicuratevi quindi che l'IBAN e gli altri dati siano presenti sulla fattura!

Passaggio 6: Controlli finali e spedizione
Prima di inviare la fattura, controllate di nuovo tutto attentamente. I nomi e gli indirizzi sono corretti? Tutti gli articoli sono elencati e calcolati correttamente? Il numero di fattura corrisponde all'ordine? La data è aggiornata? In particolare, controllate l'ortografia (un errore di battitura nel nome del cliente non fa una buona impressione) e i numeri. Se necessario, aggiungete la vostra firma alla fattura, soprattutto se la consegnate in formato cartaceo. La firma non è richiesta elettronicamente; molte fatture PDF possono essere inviate senza.

Ora siete pronti per la spedizione. In Svizzera, Le fatture vengono spesso inviate via e-mail in formato PDF: è veloce e comodo. Assicuratevi di nominare il PDF in modo chiaro (ad esempio, "Fattura_2025-001_Mustermann.pdf"). Alcuni clienti conservatori preferiscono il servizio postale, quindi stampate la fattura (idealmente su carta intestata aziendale, se disponibile) e inviatela per posta. Per le fatture cartacee, includete il bollettino di pagamento QR (la stampa contiene la sezione di pagamento QR in basso).

Fatto! Ora non vi resta che sperare in un pagamento puntuale e procedere in caso di mancato pagamento (i solleciti sono un altro capitolo). Almeno ora avete il processo di creazione delle fatture sotto controllo.

Scrivere fatture con Word/Excel o strumenti semplici

Soprattutto all'inizio, molti freelance utilizzano strumenti semplici come Word o Excel per creare fatture. Questo è perfettamente legittimo: potete creare un modello in Word o scaricare un modello di fattura già pronto e compilarlo più volte. Questo è sufficiente per fatture occasionali. Excel ha il vantaggio di poter calcolare automaticamente totali e forse IVA inserendo delle formule. Infatti, molti siti web o aziende offrono anche modelli Excel/Word gratuiti per dimostrare la struttura di una fattura corretta.

Vantaggi di Word/Excel: Design flessibile, non costa nulla (di solito si possiede già il software) e non è necessario imparare a usare un nuovo programma. Con un po' di esperienza, è possibile incorporare il proprio logo, personalizzare i colori e creare la propria carta intestata. Sono disponibili istruzioni online su come utilizzare modelli di stampa unione o formule nei fogli di calcolo di Word, ad esempio, per calcolare automaticamente l'importo.

Svantaggi e rischi: Le fatture create manualmente sono soggette a errori. Se, ad esempio, ci si dimentica di correggere il numero di fattura, si ottengono improvvisamente due fatture con lo stesso numero, il che è spiacevole per la contabilità. Oppure si digita male un totale e il cliente finisce per pagare troppo poco (o si lamenta). Bisogna inoltre tenere traccia delle informazioni obbligatorie ogni volta. Se un indirizzo o le informazioni IVA mancano, possono verificarsi dei problemi. Diventa anche noioso Copiare e rielaborare costantemente il documento. E le formule di Excel possono non funzionare correttamente se non si presta attenzione.

Poi c'è il problema delle fatture QR: non è possibile generare semplicemente un codice QR valido in Word o Excel. Bisognerebbe utilizzare un generatore online per creare il codice QR svizzero con tutti i dati di pagamento e inserirlo come immagine, oppure rinunciare del tutto alla sezione di pagamento QR, che, come abbiamo visto, è ormai prassi standard.

Strumenti e alternative semplici: Se non si è pronti per un programma di contabilità completo, esistono anche strumenti leggeri o servizi online per le fatture. Ad esempio, PostFinance offre un generatore di QR online che consente di creare un codice QR per i pagamenti. Oppure piattaforme come Canva offrono modelli di fattura accattivanti che è possibile progettare ed esportare in PDF. Questi, almeno, semplificano l'impaginazione.

A lungo termine, tuttavia, vale la pena valutare se un programma di fatturazione specializzato possa far risparmiare tempo e stress. Fortunatamente, esistono soluzioni per i freelance svizzeri che si adattano perfettamente alle loro esigenze.

Magic Heidi: Crea automaticamente fatture con codice QR

Un consiglio per tutti i lavoratori autonomi in Svizzera che desiderano semplificarsi la vita: Magic Heidi. Si tratta di uno strumento di fatturazione e contabilità sviluppato specificamente per i freelance. Magic Heidi è essenzialmente un "coltellino svizzero" per le vostre finanze: combina la creazione di fatture, la gestione delle spese e una contabilità semplificata in un'unica app. Cosa rende Magic Heidi particolarmente interessante per gli svizzeri? Beh, il software è stato creato per la Svizzera. Questo significa che tiene conto di tutte le piccole idiosincrasie locali di cui abbiamo parlato sopra.

Funzionalità svizzere integrate: Magic Heidi supporta le aliquote IVA svizzere e crea automaticamente fatture con codice QR. Quindi, non è necessario calcolare o generare nulla separatamente: quando si crea una fattura in Magic Heidi, una sezione di pagamento QR formattata correttamente con il proprio IBAN e tutte le informazioni necessarie appare direttamente sulla fattura PDF. Lo strumento garantisce che tutte le informazioni legali richieste siano incluse e che il layout abbia un aspetto professionale. In questo modo, si può essere certi che la fattura sia conforme agli standard svizzeri senza dover consultare ogni volta una checklist.

Facile da usare: Magic Heidi pubblicizza la possibilità di creare la tua prima fattura in 30 secondi. In effetti, l'interfaccia utente è molto semplice: niente menu complessi, proprio ciò di cui un libero professionista ha bisogno. Inserisci i dati del cliente, i servizi/articoli e gli importi, e Magic Heidi si occupa del resto (totali, calcolo dell'IVA, formattazione). Questo ti fa risparmiare molto tempo rispetto a dover armeggiare con Word/Excel.

Multipiattaforma: Che tu lavori su un laptop o un cellulare, Magic Heidi è disponibile su tutte le piattaforme (web, iPhone, Android, Mac, Windows). Questo significa che puoi, ad esempio, creare una fattura sul tuo smartphone mentre sei in movimento o sul tuo PC la sera, a seconda di ciò che ti è più comodo.

Funzionalità aggiuntive: Oltre alla fatturazione, Magic Heidi offre anche semplici funzionalità di contabilità: puoi registrare le spese, monitorare le tue vendite mensili e per cliente e quindi mantenere una panoramica. In particolare, la panoramica delle vendite ti mostra chi sono i tuoi migliori clienti e come si sta sviluppando il tuo fatturato: utile, ad esempio, se stai riesaminando la tua attività trimestralmente o preparando la dichiarazione dei redditi.

Un vantaggio interessante: secondo il sito web, Magic Heidi è specificamente progettato per i liberi professionisti, non per le grandi PMI. Questo significa che non sarai costretto a gestire funzioni inutili per la gestione dell'inventario o delle paghe: lo strumento si concentra sugli elementi essenziali per le imprese individuali.

Fattura QR con Magic Heidi: La funzione QR è particolarmente degna di nota. Magic Heidi crea automaticamente un codice QR svizzero valido su ogni fattura, collegato al tuo conto bancario. Devi inserire il tuo IBAN una sola volta e ogni fattura riceve un codice univoco. I tuoi clienti scansionano questo codice e visualizzano immediatamente "Trasferisci a [Tuo Nome], CHF X, Numero di fattura Y" nel loro e-banking: davvero comodo! Questo aumenta le probabilità che la tua fattura venga pagata rapidamente e correttamente, perché il cliente deve praticamente solo "cliccare".

Costa qualcosa? Magic Heidi è disponibile in prova gratuita. Per un utilizzo a lungo termine, sono disponibili diversi modelli di prezzo a seconda della gamma di funzioni (anche se spesso si ripaga rapidamente se si può investire il tempo risparmiato in nuovi progetti). Puoi consultare il prezzo esatto sul sito web di Magic Heidi. Come freelance, dovresti considerare queste spese come un investimento nella tua professionalità: pochi franchi al mese per il software possono farti risparmiare ore di lavoro e velocizzare il flusso di pagamenti.

In breve, Magic Heidi ti toglie molto lavoro: non devi più lottare con formattazione, aliquote IVA o generatori di codici QR. Invece, puoi creare fatture conformi alla legge e accattivanti con il minimo sforzo, mentre torni ai tuoi progetti principali. Provalo se ti accorgi che Excel e simili ti stanno prendendo troppo tempo.

(Nota: naturalmente sul mercato sono disponibili anche altri programmi di fatturazione, come Bexio, FastBill, sevDesk, ecc. Magic Heidi è evidenziato qui perché è specificamente pensato per i freelance svizzeri.)

Suggerimenti per la progettazione professionale delle fatture

Oltre alla struttura del contenuto di una fattura, anche il suo aspetto gioca un ruolo importante. La fattura è anche un fiore all'occhiello della tua attività e dovrebbe quindi trasmettere un'impressione professionale. Ecco alcuni consigli di design per far risaltare le tue fatture (senza dover essere un grafico):

Includi il tuo logo: Un logo rende immediatamente ogni fattura più personale e professionale. Posizionalo in alto (ad esempio, a sinistra dell'indirizzo del mittente o al centro della carta intestata). Può anche apparire discretamente nel piè di pagina. Il logo fa capire immediatamente al cliente da chi proviene la fattura e rafforza l'impatto del tuo brand. Se non hai un logo ufficiale, valuta semplicemente l'idea di utilizzare il tuo nome in un font gradevole come "logo".
Struttura chiara e leggibilità: Utilizza tabelle chiare per le voci (come nell'esempio sopra) e una spaziatura sufficiente tra gli elementi. Evitate font troppo giocosi: l'ideale è un font leggibile (Arial, Calibri, Helvetica o simili) da 10-12 pt. Informazioni importanti come l'Importo totale possono essere evidenziate (in grassetto) per farle risaltare. Se necessario, utilizzate delle linee o sfondi colorati per separare intestazioni e totali, ma non esagerate con i dettagli.
Colori e branding: Se avete colori aziendali (ad esempio, il vostro logo è blu), potete usare questo colore in modo discreto nella fattura, ad esempio per intestazioni, righe o numero di fattura. Questo crea un aspetto riconoscibile. Tuttavia, limitatevi a uno o due colori al massimo; colori troppo vivaci creano confusione. Un design coerente dimostra professionalità e vi fa distinguere dalla massa.
Logica del numero di fattura: Come già accennato, il numero di fattura dovrebbe essere sequenziale. Considerate un sistema che abbia senso in futuro. Molti freelance combinano anno e numero (ad esempio, 2023-001, 2023-002, ecc.). Questo offre il vantaggio di poter vedere immediatamente a quale anno appartiene la fattura. Altri lavorano semplicemente con un numero crescente. Cosa dovresti evitare: schemi complicati con molti zeri iniziali o lettere incomprensibili. Mantieni un approccio semplice e chiaro.
Usa il formato PDF: Invia sempre la fattura in formato PDF (non come file Word/Excel modificabile). I PDF garantiscono che tutto appaia esattamente uguale al destinatario e al tuo, e il documento appare più professionale. Puoi anche attivare la protezione da scrittura nel tuo PDF, se lo desideri, in modo che nessuno possa modificare il documento. Molti programmi di fatturazione lo fanno automaticamente.
Informazioni di contatto e aziendali: Crea un piccolo blocco (spesso nel piè di pagina) con le tue informazioni aggiuntive: ad esempio, numero di registro delle imprese, partita IVA (se applicabile), conto bancario, indirizzo email, sito web. Questo dimostra che sei organizzato. Per le aziende più grandi, è obbligatorio fornire determinate informazioni; come ditta individuale, non è obbligatorio, ma ciò aumenta la credibilità.
Lingua e tono: Adatta il tono della fattura al cliente. In Svizzera, questo potrebbe significare emettere fatture in inglese o francese se il cliente non parla una lingua diversa dall'inglese. In generale, educato e chiaro. Ad esempio, "Si prega di trasferire l'importo entro... Grazie", ecc. Ed evita espressioni eccessivamente informali nella fattura stessa: puoi usare un "tono informale" nelle email, ma la fattura stessa è un documento ufficiale. Quindi, sii amichevole ma concreto.
Nessun errore di battitura: Sembra banale, ma la correzione di bozze è fondamentale. Una fattura piena di errori di battitura o nomi errati getta una cattiva luce. Pertanto, controlla sempre tutto prima di inviarla (se necessario, falla controllare a qualcun altro).

Con questi consigli di design, apparirai professionale e affidabile. In definitiva, la fattura dovrebbe riflettere il tuo approccio al lavoro: ordinato, chiaro e orientato al cliente. La prima impressione spesso conta, e quando il cliente vede la tua fattura, dovrebbe pensare: "Ottimo, questa è una persona che sa il fatto suo".

Errori comuni nella scrittura delle fatture e come evitarli

Nessuno è perfetto e, soprattutto all'inizio, si possono commettere molti errori nella stesura delle fatture. Ecco alcuni degli errori più comuni che i freelance commettono in materia di fatture, così puoi evitarli fin dall'inizio:

Informazioni obbligatorie mancanti: L'errore classico è dimenticare qualcosa in fretta, che si tratti dell'indirizzo del cliente, della data della fattura o (peggio ancora) delle coordinate bancarie. Queste lacune causano ritardi e potenziali problemi legali. Come evitarli: Utilizza la nostra checklist qui sopra o un modello per assicurarti di avere tutte le informazioni necessarie a portata di mano. Se utilizzi un software di fatturazione, di solito richiede di compilare tutti i campi importanti.
Descrizione poco chiara dei servizi: Se sei troppo vago, il cliente non saprà cosa sta effettivamente pagando. Questo può portare a domande o controversie. Come evitarli: Descrivi i servizi in modo che un esterno possa capirli. È meglio essere un po' troppo dettagliati che troppo brevi. In caso di dubbio, elenca più articoli invece di ammassarli tutti in uno: questo aumenta la tracciabilità.
Numero di fattura errato o mancante: Alcune persone dimenticano di correggere il numero di fattura o utilizzano sistemi caotici (ad esempio, assegnando il numero 10 due volte). Nelle transazioni commerciali, e soprattutto quando è coinvolta l'IVA, vale quanto segue: ogni fattura deve avere un numero univoco. Evitamento: Tieni un semplice elenco/libro (o usa un software) in cui numerare le fatture. Attieniti a uno schema. Se per errore assegni un numero due volte, correggilo immediatamente (ad esempio, emetti una fattura corretta con un nuovo numero).
Informazioni cliente errate: Un piccolo errore di battitura nel nome dell'azienda o un indirizzo obsoleto è fastidioso. Appare distratto e può comportare la mancata consegna della fattura al cliente o la sua restituzione corretta. Evitamento: Prendi le informazioni del cliente dal contratto/carta intestata e copiale con cura. Presta particolare attenzione alla forma giuridica (GmbH, AG, ecc.) e alle informazioni di consegna. Salva i dati dei clienti in una rubrica o nel tuo programma di fatturazione, in modo che gli errori si verifichino solo una volta e non con ogni fattura.
Informazioni di pagamento dimenticate: Come accennato in precedenza, purtroppo capita che una fattura ben progettata contenga tutto, tranne dove pagare. Niente denaro senza IBAN. Evitamento: Attenzione: Lo scopo principale della fattura è ricevere il pagamento. Quindi controlla sempre che i tuoi dati bancari e, se applicabile, il codice QR siano inclusi. Un trucco: se scrivi "Si prega di trasferire all'IBAN... presso la banca..." come impostazione predefinita nel modello di fattura, non te ne dimenticherai mai perché dovrai solo inserire i dati.
Dichiarazione IVA errata: Questo errore può assumere varie forme: ad esempio, dichiari l'8,1% di IVA anche se non sei registrato IVA (illegale e pericoloso, come descritto sopra), oppure indichi l'aliquota fiscale errata (ad esempio, l'8,1% invece del corretto 2,6% per un servizio specifico), oppure calcoli l'importo IVA in modo errato. Questo crea confusione: il cliente non può dedurre correttamente l'IVA e potresti dover inviare fatture correttive o, nel peggiore dei casi, pagare all'ufficio delle imposte un'IVA dichiarata in eccesso. Elusione: Informati sulle normative IVA applicabili. Utilizza uno strumento o almeno una calcolatrice per calcolare gli importi IVA in modo accurato. E se non sei registrato IVA, non dichiarare l'IVA da nessuna parte, ma indica chiaramente "senza IVA". In caso di dubbio, chiedi al tuo commercialista/consulente fiscale se non sei sicuro di quale aliquota fiscale si applichi. È meglio ricontrollare che rischiare problemi.
Nessuna scadenza di pagamento specificata: Ti stai chiedendo perché un cliente non ha pagato nemmeno dopo due mesi? Guarda la tua fattura: indica almeno entro quando è dovuto il pagamento? In caso contrario, ci sono clienti che interpreteranno questo come una scadenza di pagamento aperta. Elusione: Specifica sempre una scadenza specifica (ad esempio, "pagabile entro il 30 giugno 2025"). Nessuna scadenza = tempi di attesa potenzialmente lunghi.
Impaginazione confusa: Ultimo ma non meno importante, può essere un errore anche se la fattura è corretta nel contenuto ma così confusa che il cliente deve cercarla. Ad esempio, se gli importi non sono indicati chiaramente o se 10 font diversi sono mescolati insieme. Evitamento: Mantieni un design pulito (vedi sezione precedente). La cosa principale è che il cliente sappia immediatamente: Chi emette la fattura? Per cosa? Quanto? Entro quando? Dove pagare? Se tutto questo è evidente in pochi secondi, hai fatto tutto correttamente.

Se commetti un errore, niente panico! Molte cose possono essere corrette. Se necessario, puoi emettere una fattura annullata (nota di accredito) e rifatturare, oppure semplicemente inviare al cliente una versione corretta. L'onestà è fondamentale: se scopri un errore, ammettilo e correggilo tempestivamente. I tuoi clienti lo capiranno, a patto che non accada sempre.

Conclusione: Lista di controllo per i liberi professionisti

Scrivere una fattura corretta non è poi così difficile se si conoscono le regole. Con un po' di pratica, diventerà un'operazione naturale. Infine, ecco una breve checklist che potete consultare prima di inviare ogni fattura:

✓ Sono inclusi tutti i dati richiesti? (Nome/indirizzo, nome/indirizzo del cliente, numero di fattura, data, descrizione dei servizi, importo)
✓ Se soggetto a IVA: Partita IVA, aliquota (%) e importo indicati?
✓ Se **non soggetto a IVA:** È presente una nota "senza IVA" in modo che il cliente lo sappia?
✓ Tutti gli importi sono corretti? Errori di calcolo esclusi, subtotale e totale corretti?
✓ È specificata la data di scadenza del pagamento? (ad esempio, "pagabile entro 30 giorni")
✓ Coordinate bancarie o codice QR forniti? Il cliente sa dove pagare?
✓ Tutto è formattato correttamente e leggibile? Logo/design in ordine, informazioni importanti evidenziate?
✓ Hai eseguito il controllo ortografico? Hai ricontrollato nomi, numeri e date (in particolare cliente e importo).
✓ Hai salvato la fattura per i tuoi archivi? (ad esempio, archiviata in formato PDF per 10 anni)

Se riesci a spuntare tutti questi punti, sei pronto. Invia la fattura e attendi con ansia il pagamento! Ricorda sempre: Una buona fattura è professionale, chiara e completa – solo così potrai anche essere pagato. Con questo in mente, ti auguro successo con la tua attività autonoma e la fatturazione in Svizzera. Con le conoscenze acquisite in questo articolo e un po' di pratica, sarai in grado di scrivere fatture in modo accurato ed efficiente in futuro. Buona fortuna e paga sempre puntualmente!