FAQ Fatturazione Svizzera: Tutto Quello che Devi Sapere nel 2026

QR-Bill e Polizze di Pagamento

Cos'è una QR-bill ed è obbligatoria in Svizzera?

Sì, le QR-bill sono obbligatorie dal 1° ottobre 2022, sostituendo completamente le tradizionali polizze di versamento rosse e arancioni.

Una QR-bill è una fattura con una sezione di pagamento integrata contenente un codice QR svizzero scansionabile. Questo codice include tutte le informazioni di pagamento: IBAN, importo, valuta (CHF o EUR), dati del creditore e del debitore. I clienti scansionano semplicemente il codice con la loro app bancaria per pagare istantaneamente.

Aggiornamento importante 2025: Dal 22 novembre 2025, la versione 2.3 delle Linee Guida di Implementazione Svizzere richiede indirizzi strutturati (campi separati per via, numero civico, CAP e città). Assicurati che il tuo software di fatturazione generi QR-bill conformi.

Qual è la differenza tra IBAN normale e QR-IBAN?

Entrambi sono validi per le QR-bill, ma servono a scopi diversi:

QR-IBAN:

• IBAN speciale che inizia con "CH" seguito da codici istituzionali specifici
• Contiene un numero di riferimento QR (27 cifre)
• Permette la riconciliazione automatica dei pagamenti senza intervento manuale
• Ideale per aziende che elaborano molte transazioni

IBAN normale:

• Numero di conto bancario svizzero standard
• Usa riferimento non strutturato o riferimento creditore (ISO 11649)
• Richiede il campo informazioni aggiuntive di 140 caratteri
• Sufficiente per la maggior parte delle piccole imprese e liberi professionisti

Non hai bisogno di un QR-IBAN per emettere QR-bill valide. Un IBAN normale funziona perfettamente per la maggior parte dei professionisti indipendenti.

Posso inviare QR-fatture a clienti fuori dalla Svizzera?

Sì, ma con limitazioni.

La QR-bill è progettata per i pagamenti domestici svizzeri e i pagamenti dal Liechtenstein. I clienti internazionali generalmente non possono scansionare i codici QR svizzeri con le loro app bancarie.

Buona pratica per clienti internazionali:

• Includi la sezione di pagamento QR-bill (legalmente richiesta)
• Fornisci anche i dettagli di pagamento in formato testo
• Specifica IBAN, codice BIC/SWIFT e indirizzo della banca
• Considera l'uso di piattaforme di pagamento internazionali per clienti ricorrenti

Software di fatturazione moderni come Magic Heidi includono automaticamente sia il codice QR che le informazioni di pagamento testuali, assicurando che tutti i clienti possano pagare facilmente.

Devo includere un codice QR su ogni fattura?

Sì, se la tua fattura attiva un pagamento in Svizzera, deve includere un codice QR svizzero valido.

Le uniche eccezioni sono:

• Fatture inviate esclusivamente a clienti esteri (anche se includere le QR-bill non è un problema)
• Note di credito o documenti puramente informativi
• Accordi di addebito diretto ricorrente dove non è richiesta alcuna azione di pagamento

Per tutta la fatturazione standard B2B e B2C in Svizzera, la QR-bill è obbligatoria. La non conformità può ritardare i pagamenti e creare problemi amministrativi.

IVA e Requisiti Fiscali

Devo registrarmi per l'IVA in Svizzera?

Devi registrarti per l'IVA quando il tuo fatturato annuo supera i CHF 100'000.

Questa soglia si applica alle imprese e ai lavoratori autonomi che forniscono beni o servizi in Svizzera. Per associazioni e fondazioni senza scopo di lucro, il limite è di CHF 150'000.

Punti chiave:

• Il fatturato include tutti i ricavi al lordo delle spese
• Puoi registrarti volontariamente sotto la soglia
• La registrazione è obbligatoria entro 30 giorni dal superamento del limite
• Le aziende estere che forniscono servizi in Svizzera possono avere regole diverse

Una volta registrato, devi addebitare l'IVA sulle fatture, presentare dichiarazioni IVA trimestrali o semestrali e mantenere registri conformi.

Quali sono le aliquote IVA attuali in Svizzera?

La Svizzera utilizza tre aliquote IVA dal 2024:

• 8,1% - Aliquota normale per la maggior parte dei beni e servizi
• 2,6% - Aliquota ridotta per beni di prima necessità (alimentari, bevande analcoliche, libri, giornali, medicinali)
• 3,8% - Aliquota speciale per servizi di ospitalità (hotel, ristoranti, catering)

Queste aliquote si applicano al totale della fattura. Mostra sempre l'importo IVA separatamente, indicando chiaramente sia l'importo netto che quello lordo.

Come gestisco l'IVA se non sono registrato?

Se sei sotto la soglia di CHF 100'000 e non sei registrato volontariamente, semplicemente non addebiti l'IVA.

Le tue fatture non devono mostrare alcun importo IVA. Includi una nota che indica "Esente IVA - piccola impresa" o "Non soggetto a IVA" per chiarire il tuo status.

Importante: Non puoi detrarre l'IVA a monte sulle tue spese aziendali quando non sei registrato. Questo significa che paghi l'IVA sugli acquisti ma non puoi recuperarla. Molte imprese scelgono la registrazione volontaria per recuperare l'IVA a monte, anche sotto la soglia.

Cosa succede se emetto una fattura con importo IVA errato?

Devi correggerla immediatamente con una nota di credito o fattura corretta.

L'Amministrazione Federale delle Contribuzioni svizzera è rigorosa sull'accuratezza dell'IVA. Se addebiti troppa IVA, devi rimborsare la differenza. Se ne addebiti troppo poca, sei comunque responsabile del pagamento dell'importo corretto alle autorità fiscali.

Buona pratica:

1. Emetti una nota di credito per la fattura errata
2. Genera una nuova fattura con calcolo IVA corretto
3. Conserva entrambi i documenti nei tuoi archivi
4. Avvisa il cliente della correzione

Un software di fatturazione di qualità previene questi errori calcolando automaticamente l'IVA in base alle aliquote vigenti e al tuo status di registrazione.

Aspetti Legali e Conformità

Quali informazioni deve contenere una fattura svizzera?

La legge svizzera richiede questi elementi obbligatori su ogni fattura:

Informazioni aziendali:

• Ragione sociale completa o denominazione registrata
• Indirizzo aziendale completo
• Numero di registrazione IVA (se applicabile)

Informazioni cliente:

• Nome completo o ragione sociale del cliente
• Indirizzo completo

Dettagli fattura:

• Numero fattura univoco (sequenziale e senza lacune)
• Data fattura
• Data di consegna o prestazione (se diversa dalla data fattura)
• Descrizione dettagliata di beni o servizi
• Quantità e prezzo unitario
• Importo netto, aliquota IVA, importo IVA e totale lordo
• Termini di pagamento e data di scadenza
• Sezione pagamento con QR-bill (per fatture che attivano un pagamento)

L'assenza di elementi obbligatori può rendere le fatture non valide ai fini della deduzione fiscale e creare problemi di conformità.

Per quanto tempo devo conservare le fatture in Svizzera?

Devi conservare tutte le fatture per 10 anni.

Questo periodo di conservazione, definito dall'articolo 958f del Codice delle obbligazioni svizzero, inizia dalla fine dell'anno fiscale a cui la fattura si riferisce.

Cosa significa "conservazione":

• I documenti devono essere leggibili per l'intero periodo
• Devi dimostrare autenticità e integrità (nessuna modifica)
• L'archiviazione può essere fisica o digitale
• Devi recuperare i documenti in tempi ragionevoli per eventuali verifiche

Consigli per l'archiviazione:

• Usa backup cloud per le fatture digitali
• Mantieni convenzioni di denominazione file coerenti
• Backup regolari prevengono la perdita di dati
• Considera software di archiviazione professionale con funzioni di conformità integrate

Magic Heidi archivia automaticamente tutte le fatture con conservazione a prova di manomissione, garantendo il rispetto del requisito dei 10 anni senza sforzo.

Le fatture elettroniche sono legalmente valide in Svizzera?

Sì, le fatture elettroniche (e-fatture) sono pienamente valide e legalmente equivalenti alle fatture cartacee.

Dal 1° gennaio 2018, le firme digitali non sono più obbligatorie. Tuttavia, devi garantire:

• Autenticità: Prova che la fattura proviene dal mittente dichiarato
• Integrità: Prova che il contenuto non è stato alterato
• Leggibilità: Il contenuto rimane accessibile per tutto il periodo di conservazione

La maggior parte delle aziende raggiunge la conformità attraverso sistemi di controllo interno affidabili, software di fatturazione sicuri o piattaforme di gestione documentale.

La fatturazione elettronica è obbligatoria per i contratti B2G (business-to-government) superiori a CHF 5'000 con enti federali svizzeri. Per le transazioni B2B, è facoltativa ma sempre più diffusa.

Qual è il termine di prescrizione per le fatture non pagate?

In Svizzera, il termine di prescrizione generale è di 10 anni per le fatture non pagate.

Tuttavia, questo può variare in base a:

• Tipo di credito: Alcuni servizi specifici hanno periodi più brevi
• Accordi contrattuali: Le parti possono concordare termini diversi
• Riconoscimento: Il periodo si azzera se il debitore riconosce il debito

Se un cliente richiede una fattura due anni dopo la prestazione del servizio, è legale—i crediti rimangono validi fino a 10 anni. Tuttavia, le controversie su fatture datate si risolvono meglio con comunicazione chiara o consulenza legale.

Quale formato devo usare per la numerazione delle fatture?

La legge svizzera richiede una numerazione delle fatture consecutiva, senza lacune e senza duplicati.

Formati accettabili:

• Numeri sequenziali: 1, 2, 3, 4...
• Basati sull'anno: 2026-001, 2026-002, 2026-003...
• Sequenze per cliente: serie separate per cliente
• Alfanumerici: INV-2026-001, INV-2026-002...

Non accettabili:

• Numeri duplicati
• Lacune nella sequenza (eccetto per fatture deliberatamente annullate)
• Numeri casuali
• Ricominciare la numerazione all'interno dello stesso anno

Un software di fatturazione professionale gestisce automaticamente la numerazione, garantendo la conformità senza tracciamento manuale.

Fatturazione Internazionale

Come fatturo ai clienti nell'Unione Europea?

Quando fatturi a clienti UE dalla Svizzera, la gestione dell'IVA dipende da cosa vendi:

Per servizi (B2B):

• Applica il meccanismo di inversione contabile (reverse charge)
• Fattura senza IVA svizzera
• Il cliente paga l'IVA nel suo paese
• Includi la nota: "IVA a carico del destinatario (reverse charge)"
• Specifica la partita IVA UE del cliente

Per beni:

• Regole complesse basate su metodo di consegna e valore
• Potrebbe essere necessaria la registrazione IVA nel paese di destinazione
• Considera l'uso dello Sportello Unico per le Importazioni UE (IOSS) per l'e-commerce

Per servizi ai consumatori (B2C):

• Si applicano regole diverse in base al tipo di servizio
• Alcuni servizi richiedono la registrazione IVA nel paese del cliente

Le regole di fatturazione UE sono complesse. Consulta un consulente fiscale per transazioni transfrontaliere ad alto volume.

Come gestisco le fatture in valute diverse?

La Svizzera accetta fatture sia in Franchi svizzeri (CHF) che in Euro (EUR).

Buone pratiche:

• Scegli una valuta principale per coerenza
• Specifica tasso di cambio e data per importi convertiti
• Considera le preferenze del cliente (i clienti svizzeri preferiscono CHF)
• Usa tassi di cambio ufficiali per la contabilità
• Mantieni la valuta coerente nella stessa relazione con il cliente

Le QR-bill supportano sia CHF che EUR. Se fatturi in EUR, assicurati che il tuo conto bancario accetti pagamenti in EUR, altrimenti i clienti dovranno affrontare commissioni di conversione.

Posso fatturare clienti internazionali con QR-bill?

Sì, ma potrebbero non essere in grado di scansionarle.

Includi entrambi:

1. Sezione pagamento QR-bill (per clienti svizzeri e conformità)
2. Dettagli pagamento internazionali in formato testo:
   • Nome completo e indirizzo della banca
   • Numero IBAN
   • Codice BIC/SWIFT
   • Nome e indirizzo del beneficiario

Questo duplice approccio assicura che i clienti svizzeri possano scansionare e pagare mentre i clienti internazionali hanno le informazioni necessarie per bonifici bancari tradizionali.

Uso del Software di Fatturazione

Perché dovrei usare un software invece dei modelli?

I requisiti di fatturazione svizzeri sono complessi e in continua evoluzione. Il software garantisce conformità automatica:

Conformità automatica:

• Generazione QR-bill con gli standard più recenti (inclusi aggiornamenti Nov 2025)
• Numerazione fatture senza lacune
• Aliquote IVA correnti applicate correttamente
• Campi obbligatori inclusi
• Archiviazione 10 anni a prova di manomissione

Risparmio di tempo:

• Genera fatture in meno di 2 minuti
• Tracciamento automatico dei pagamenti
• Importazione e riconciliazione estratti conto
• Fatture ricorrenti per clienti abituali
• Supporto multilingue

Aspetto professionale:

• Branding coerente su tutte le fatture
• Calcoli senza errori
• Generazione PDF ottimizzata per mobile

Un libero professionista che impiega 30 minuti per fattura (con i modelli) rispetto a 2 minuti (con il software) risparmia 28 minuti per fattura. Con 50 fatture all'anno, sono 23 ore—quasi tre giorni lavorativi interi.

Come garantisce la conformità Magic Heidi?

Magic Heidi è costruito specificamente per i requisiti del mercato svizzero:

✓ Generazione automatica QR-bill con standard attuali (inclusi indirizzi strutturati)
✓ Calcolatore IVA integrato con aliquote correnti (8,1%, 3,8%, 2,6%)
✓ Archiviazione digitale 10 anni con prova di integrità
✓ Numerazione fatture sequenziale senza lacune
✓ Supporto multilingue (tedesco, francese, italiano, inglese)
✓ Importazione estratti conto per riconciliazione automatica pagamenti
✓ Scansione spese con IA per una panoramica finanziaria completa
✓ Disponibile su tutte le piattaforme (iPhone, Android, Mac, Windows, Web)

A differenza degli strumenti generici, Magic Heidi comprende le normative svizzere e si aggiorna automaticamente quando i requisiti cambiano. Tu ti concentri sulla tua attività; il software gestisce la conformità.

Cosa succede quando cambiano le regole di fatturazione svizzere?

I requisiti evolvono regolarmente—come l'aggiornamento QR-bill di novembre 2025 che richiede indirizzi strutturati.

Usando un software professionale:

• Gli aggiornamenti vengono distribuiti automaticamente
• Le tue fatture rimangono conformi senza alcuna azione
• Ricevi notifiche sui cambiamenti normativi
• Le fatture storiche restano accessibili nel loro formato originale

Con i modelli, devi ricercare manualmente i cambiamenti, aggiornare i documenti e sperare di non aver perso requisiti critici. Il rischio di non conformità cresce ad ogni aggiornamento normativo.

Ultimo aggiornamento: Gennaio 2026. Le informazioni riflettono le normative svizzere vigenti. Per consulenza fiscale specifica, rivolgiti a un commercialista o fiduciario svizzero certificato.