Jede Vorlage hier ist für die Schweiz gebaut: mit UID- und MWST-Feldern, QR-Rechnung-Hinweis, Schweizer Datums- und CHF-Format und Schweizer Schreibweise (ss statt Eszett). Die Excel-Versionen rechnen mit funktionierenden Formeln (Zeilentotal, MWST, Total, laufender Saldo oder Stunden), die Word-Versionen lassen sich mit Logo anpassen, die PDFs druckst du aus und füllst sie von Hand aus. Jede Vorlagenseite erklärt zusätzlich die Pflichtangaben und die häufigsten Fehler.
Gratis Vorlagen
Vorlagen Schweiz: gratis als Word, Excel und PDF
Alle Schweizer Vorlagen von Magic Heidi auf einer Seite: Rechnung, Offerte, Kostenvoranschlag, Quittung, Mahnung, Lieferschein, Kassenbuch, Arbeitsrapport, Spesenabrechnung und Budgetplaner. Mit allen Pflichtangaben, MWST-Sätzen 8.1% / 2.6% / 3.8% und CHF-Formatierung. Sofort herunterladen, ohne Anmeldung.
Dokumente
Vorlagen für Rechnung, Offerte & Co.
Ein Klick führt zur Vorlagenseite mit Download, Pflichtangaben und Muster.
Rechnungsvorlage
Word, Excel, PDF. Mit allen Pflichtangaben, MWST-Zeile und Zahlungsteil, auch ohne MWST nutzbar. Wenn du eine Leistung oder Ware abrechnest.
Offerte Vorlage
Word, Excel, PDF. Offertennummer, Gültigkeit, Positionen, Zwischentotal, MWST und Konditionen. Bevor du einen Auftrag annimmst.
Kostenvoranschlag Vorlage
Word, PDF. Unverbindliche Kostenschätzung mit Toleranz und Hinweis auf Art. 375 OR. Wenn der Aufwand noch nicht genau feststeht.
Quittung Vorlage
Word, Excel, PDF und Online-Generator. Einfache Quittung und Quittung mit MWST. Bei Barzahlung oder Privatverkauf.
Mahnung & Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerung als Word/PDF, 1., 2. und 3. Mahnung als Text. Mit Verzugszins 5% und Betreibungsandrohung. Wenn ein Kunde nicht zahlt.
Lieferschein Vorlage
Word, Excel, PDF. Absender, Empfänger, Lieferschein-Nr., Positionen ohne Preise und Empfangsbestätigung. Wenn du Ware lieferst.
Kassenbuch Vorlage
Excel mit laufendem Saldo und Monatsübersicht, PDF und Word. Belegnummer, Einnahme/Ausgabe, MWST optional. Wenn du eine Barkasse führst.
Arbeitsrapport & Stundenrapport
Excel mit Stunden-Formel und Wochen-/Monatssummen, Word, PDF. Einsatzformular mit Kundenunterschrift plus Zeiterfassung. Für Arbeit vor Ort und Abrechnung nach Aufwand.
Spesenabrechnung Vorlage
Excel mit MWST-Formeln, Kategorien und Kilometerentschädigung, PDF. Für Mitarbeitenden-Spesen oder als Spesenlog für Selbständige.
Budgetplaner Vorlage
Excel und PDF. Einnahmen, Fixkosten, variable Kosten und Sparziel pro Monat. Für das private Budget neben der Selbständigkeit.
Rechner
Gratis Rechner für Schweizer Selbständige
Kein Download nötig: direkt im Browser rechnen.
MWST-Rechner Schweiz
MWST hinzurechnen oder herausrechnen mit 8.1%, 2.6% oder 3.8%. Für Offerte, Rechnung und Spesenbeleg.
Brutto-Netto-Rechner Schweiz
Nettolohn aus Bruttolohn mit AHV/IV/EO, ALV, BVG, NBU und Steuern. Wenn du Anstellung und Selbständigkeit vergleichst.
Stundenlohn berechnen
Monatslohn in Stundenlohn umrechnen und deinen Stundensatz als Freelancer herleiten. Bevor du die erste Offerte schreibst.
Vorlage oder Software: was passt zu dir?
Vorlagen sind die richtige Wahl, wenn du bis etwa 5 Rechnungen pro Monat schreibst, keine MWST abrechnest und keine QR-Rechnung brauchst. Word, Excel und PDF reichen dann völlig, und du hast alles unter Kontrolle.
Ab 5 bis 10 Rechnungen pro Monat, bei MWST-Pflicht oder wenn du Mahnungen, Offerten und Belege an einem Ort haben willst, lohnt sich Software. Magic Heidi erstellt Schweizer QR-Rechnungen in unter einer Minute, verschickt Zahlungserinnerungen mit einem Klick und liest Spesenbelege per Foto ein. Der Gratis-Plan umfasst 3 Rechnungen und 3 Spesen, ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte. Danach kostet Magic Heidi CHF 25 pro Monat im Jahresabo. Details auf der Preisseite.
Was die Vorlagen nicht können: eine echte QR-Rechnung erzeugen (dafür gibt es den QR-Rechnung-Generator), Zahlungen mit dem Bankkonto abgleichen und dir sagen, welche Rechnung noch offen ist.
FAQ
Häufige Fragen zu den Vorlagen
Sind die Vorlagen wirklich kostenlos?
Ja. Alle Vorlagen kannst du ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse und ohne Kreditkarte herunterladen und geschäftlich nutzen.
Welche Formate gibt es?
Word (.docx) zum Anpassen mit Logo, Excel (.xlsx) mit funktionierenden Formeln und PDF zum Ausdrucken. Nicht jede Vorlage gibt es in allen drei Formaten; die Karte oben zeigt die verfügbaren Formate.
Öffnen die Dateien auch in Google Docs, Numbers oder LibreOffice?
Ja. Die Word- und Excel-Dateien sind Standardformate. Formeln, Dropdowns und Formatierungen funktionieren in Excel, Google Sheets, Numbers und LibreOffice.
Sind die Vorlagen für die Schweiz angepasst?
Ja. UID-Nummer mit MWST-Zusatz, die aktuellen MWST-Sätze 8.1%, 2.6% und 3.8%, CHF-Formatierung mit Apostroph als Tausendertrennzeichen, Schweizer Datumsformat und Hinweise zu QR-Rechnung und Verzugszins nach OR.
Brauche ich als Freelancer unter CHF 100'000 Umsatz die MWST-Felder?
Nein. Unter der Umsatzgrenze von CHF 100'000 bist du nicht MWST-pflichtig und lässt die MWST-Zeile weg oder setzt den Satz in Excel auf 0%. Mehr dazu im MWST-Leitfaden für Freelancer.
Ab wann lohnt sich Software statt Vorlage?
Ab etwa 5 bis 10 Rechnungen pro Monat, bei MWST-Pflicht oder wenn du QR-Rechnungen, Mahnungen und Belege an einem Ort willst. Magic Heidi ist bis 3 Rechnungen und 3 Spesen gratis.
Wenn die Vorlage nicht mehr reicht: Magic Heidi
QR-Rechnungen in 60 Sekunden, Zahlungserinnerungen mit einem Klick, Belege per Foto. Gratis bis 3 Rechnungen und 3 Spesen, ohne Kreditkarte.