Offerte Vorlage Schweiz: Word, Excel & PDF

Vorschau: so sieht die Offerte Vorlage aus

Alle drei Dateien haben denselben Aufbau auf einer A4-Seite. So sieht die Vorlage ausgefüllt aus, wenn eine UX-Beraterin aus Zürich ein Projekt für eine GmbH in Bern offeriert. Du kannst den Text auch direkt kopieren:

Mia Bernasconi
Seestrasse 22, 8002 Zürich
mia@bernasconi.ch  |  +41 79 123 45 67
UID: CHE-123.456.789 MWST

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OFFERTE Nr. 2026-012
Datum:        8. September 2026
Gültig bis:   8. Oktober 2026 (30 Tage)

An: Müller Consulting GmbH, Hauptstrasse 10, 3000 Bern
Betreff: Offerte für UX-Konzept und Umsetzung Kundenportal

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Pos. Beschreibung                    Menge  Einheit  Einzelpreis   Total
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1    Konzept und Beratung            8      Std.     CHF 140.00    CHF 1'120.00
2    Umsetzung gemäss Beschrieb      1      Pauschal CHF 2'500.00  CHF 2'500.00
3    Stockfotos (Lizenz)             10     Stk.     CHF 35.00     CHF 350.00
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                                    Zwischentotal exkl. MWST     CHF 3'970.00
                                    MWST 8.1%                    CHF 321.57
                                    Total CHF inkl. MWST         CHF 4'291.57

Nicht enthalten: Texte, Hosting, Änderungen nach Abnahme
                 (nach Aufwand, CHF 140.00/Std.)
Zahlungsbedingungen: 50% Akonto bei Auftragserteilung,
                     50% innert 30 Tagen nach Abnahme
Ausführung:          innert 4 Wochen nach Auftragserteilung

Mit der Annahme dieser Offerte kommt ein verbindlicher Vertrag
über die beschriebenen Leistungen zum genannten Preis zustande.

Offerte angenommen am: ____________  Unterschrift: ____________

In der Vorlage stehen an diesen Stellen Platzhalter in eckigen Klammern: Firmenname, Kunde / Firma, Leistung 1. Ersetzen, als PDF speichern, senden.

Word, Excel oder PDF: welches Format passt zu dir?

Alle drei Downloads sind makrofrei und enthalten dieselben Felder:

• Word-Vorlage (.docx): die flexibelste Variante. Logo einfügen, Textbausteine speichern, als PDF exportieren und versenden.
• Excel-Vorlage (.xlsx): rechnet jede Position (Menge × Einzelpreis), Zwischentotal, MWST und Total automatisch. Den MWST-Satz wählst du per Dropdown (0%, 2.6%, 3.8% oder 8.1%). Drei Blätter: Anleitung, leere Offerte und ein ausgefülltes Beispiel, das durchrechnet. Öffnet auch in Numbers und Google Sheets.
• PDF-Vorlage: zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand, oder als Muster beim Schreiben.

Eine Offerte ist in der Schweiz mehr als ein Preis auf einem Blatt Papier: Nimmt der Kunde sie an, entsteht ein Vertrag. Brauchst du eine unverbindliche Schätzung, ist der Kostenvoranschlag das richtige Dokument. Wird aus der angenommenen Offerte eine Rechnung, hilft die Rechnungsvorlage. Die französische Version (Devis) liegt auf der französischen Seite.

Was muss in einer Offerte stehen?

Das Schweizer Recht schreibt keine feste Form für Offerten vor. Damit deine Offerte als bindender Antrag funktioniert und später ohne Rückfragen zur Rechnung wird, gehören diese zehn Angaben hinein. Die Vorlage enthält sie alle.

MWST in der Offerte: nur wenn du MWST-pflichtig bist

MWST-pflichtig wirst du, wenn dein Jahresumsatz im In- und Ausland aus nicht von der MWST ausgenommenen Leistungen CHF 100'000 erreicht (Art. 10 Abs. 2 MWSTG). Dann weist du in der Offerte dasselbe aus wie später auf der Rechnung: UID mit Zusatz MWST, Nettobetrag, MWST-Satz (8.1% Normalsatz, 2.6% reduziert, 3.8% Beherbergung), MWST-Betrag und Total inkl. MWST. So gibt es bei der Annahme keine Diskussion, ob der Preis «inklusive» oder «exklusive» gemeint war.

Liegst du unter der Grenze, lässt du MWST-Zeile und UID weg und ergänzst: «Keine MWST, da nicht MWST-pflichtig.» In der Excel-Vorlage stellst du den Satz auf 0%. Wann sich eine freiwillige Anmeldung lohnt, steht im MWST-Leitfaden für Freelancer.

Wie lange ist eine Offerte verbindlich?

Das Obligationenrecht nennt die Offerte «Antrag» und regelt sie in OR Art. 3 ff. Die Kernregel: Wer einen Antrag mit Annahmefrist stellt, bleibt bis zu deren Ablauf daran gebunden (OR Art. 3). Ohne Frist bleibst du bei einer schriftlichen Offerte so lange gebunden, bis du unter normalen Umständen eine Antwort erwarten darfst (OR Art. 5). Wie lange das ist, hängt vom Einzelfall ab. Genau diese Unschärfe willst du nicht.

Nimmt der Kunde erst nach Ablauf der Frist an, gilt das als neuer Antrag von seiner Seite: Du bist nicht mehr gebunden und kannst zu neuen Konditionen offerieren oder ablehnen. Reagiere aber klar, denn stillschweigend loslegen wird schnell als Annahme zum alten Preis gelesen. Willst du dich gar nicht binden, musst du das ausdrücklich sagen, etwa mit «freibleibend» oder «unverbindlich» (OR Art. 7). Dann hast du faktisch einen Kostenvoranschlag, keine Offerte.

Empfehlung für die Gültigkeitsdauer:

• 30 Tage: der Standard für Dienstleistungen und die meisten Projekte.
• 14 Tage: wenn Material- oder Einkaufspreise schwanken, zum Beispiel im Handwerk.
• 60 Tage mit Teuerungsvorbehalt: wenn der Kunde lange entscheidet, du dich aber gegen Preisänderungen absichern willst.

Warum das zählt, zeigt ein typischer Fall: Eine Offerte über CHF 18'500 für eine Badrenovation geht ohne Gültigkeitsdauer raus. Sechs Monate und eine Materialpreiserhöhung später nimmt der Kunde an und pocht auf den alten Preis. Eine Zeile «Gültig bis» hätte die Diskussion erspart.

Offerte, Kostenvoranschlag oder Auftragsbestätigung?

Die drei Begriffe werden im Alltag vermischt, meinen aber unterschiedlich verbindliche Dokumente. Die Tabelle zeigt, wann du welches brauchst.

Bei Werkverträgen – Handwerk, Bau, Reparaturen – kommt eine zweite Unterscheidung dazu: Hast du den Preis zum Voraus fest vereinbart, musst du das Werk zu dieser Summe fertigstellen, auch wenn du mehr Aufwand hattest (OR Art. 373). Hast du nur einen ungefähren Kostenansatz genannt und wird dieser unverhältnismässig überschritten, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten (OR Art. 375). Schreib deshalb immer ausdrücklich hin, ob dein Preis fest ist, nach Aufwand abgerechnet wird oder eine Schätzung ist.

Für den Kostenvoranschlag gibt es eine eigene Vorlage mit Unverbindlichkeits-Klausel, für die Rechnung die Rechnungsvorlage Schweiz. Wie du eine Auftragsbestätigung schreibst, zeigt der Abschnitt weiter unten.

Offerte erstellen: Schritt für Schritt

So füllst du die Vorlage aus. Das Ergebnis siehst du im ausgefüllten Beispiel oben.

1. Anfrage klären. Zehn Minuten Telefon über Umfang, Termin und Budget sparen dir zwei Offertenrunden.
2. Kopf ausfüllen. Absender mit UID, Empfänger mit Ansprechperson, Offertennummer, Datum und Gültig bis.
3. Positionen konkret beschreiben. «Website erstellen» ist zu vage. «Website mit 5 Unterseiten, responsive, CMS-Einrichtung, Migration der Inhalte» kann der Kunde annehmen und du kannst es abrechnen. Schreib auch hin, was nicht enthalten ist.
4. Preise setzen. Pauschale oder Stundensatz, pro Position Menge, Einheit und Einzelpreis. Die Excel-Vorlage rechnet Zwischentotal, MWST und Total.
5. Bedingungen festhalten. Zahlungsbedingungen, Lieferfrist, Regel für Zusatzarbeiten, allenfalls Teuerungsvorbehalt.
6. Annahme vorbereiten. Unterschriftsfeld oder der Hinweis, dass eine Bestätigung per E-Mail genügt, plus der Satz, dass mit der Annahme ein Vertrag entsteht. Für den Vertrag genügt die E-Mail. Für die provisorische Rechtsöffnung verlangt das Gesetz aber eine durch Unterschrift bekräftigte Schuldanerkennung (Art. 82 SchKG). Kommt es zur Betreibung, hilft dir deshalb eine vom Kunden unterschriebene Offerte mehr als eine einfache E-Mail.
7. Als PDF senden und nachfassen. Vorher Seitenumbrüche, Summen und Adresse kontrollieren und einen eindeutigen Dateinamen wählen, zum Beispiel Offerte-2026-014-Kundenname.pdf. Nach 7 bis 10 Tagen eine freundliche Nachfrage. Viele Offerten scheitern nicht am Preis, sondern daran, dass niemand nachfragt.

Häufige Fehler beim Ausfüllen:

• Keine Gültigkeitsdauer: Du bleibst gebunden, ohne zu wissen, wie lange.
• Vage Leistungsbeschreibung: «diverse Arbeiten» lässt sich weder annehmen noch abrechnen.
• «inkl.» oder «exkl.» MWST unklar: Bei CHF 4'000 sind das CHF 324 Unterschied.
• Zusatzarbeiten nicht geregelt: Ohne Klausel gelten Extras schnell als inbegriffen.
• Keine Offertennummer: Rechnung und Auftragsbestätigung lassen sich nicht zuordnen.

Stundensatz oder Pauschale?

• Pauschale: Der Kunde weiss genau, was er zahlt. Unterschätzt du den Aufwand, trägst du den Verlust. Schutz: Leistung präzise abgrenzen, alles Weitere als Zusatzarbeit nach Aufwand.
• Stundensatz: Du wirst für jede Stunde bezahlt, der Kunde kennt den Endbetrag nicht. Schutz für ihn: eine Schätzung wie «40 bis 50 Stunden» und ein Kostendach.
• Mischform: Pauschale für den definierten Kern, Stundensatz für Optionen und Änderungswünsche. Für die meisten Freelancer die beste Lösung.

Vier Klauseln, die in der Vorlage vorgesehen sind: Zusatzarbeiten («Leistungen ausserhalb dieser Offerte werden nach Aufwand zu CHF X/Std. verrechnet»), Teuerungsvorbehalt bei Projekten über mehrere Monate, Abnahme («gilt als erfolgt, wenn innert 14 Tagen keine schriftliche Mängelrüge eingeht») und Zahlungsbedingungen mit Akonto bei grösseren Beträgen.

Von der Offerte zur Rechnung

Die Offerte ist der erste Schritt in einer Kette: Offerte, Annahme, allenfalls Auftragsbestätigung, Akonto-Rechnung, Schlussrechnung. Ab etwa CHF 2'000 lohnt sich ein Akonto von 30 bis 50% bei Auftragserteilung, in der Offerte angekündigt. Die Schlussrechnung übernimmt Positionen, Preise und Zahlungsbedingungen aus der Offerte, zieht das Akonto ab und listet Zusatzarbeiten separat.

Wie die Schlussrechnung korrekt aussieht, zeigt die Anleitung zum Rechnung schreiben in der Schweiz; den QR-Zahlteil erstellst du mit dem QR-Rechnung-Generator.

Nach der Annahme: Auftragsbestätigung

Hat der Kunde angenommen, ist der Vertrag geschlossen. Eine Auftragsbestätigung ist keine Pflicht, aber sinnvoll nach einer mündlichen Zusage oder wenn sich zwischen Offerte und Start noch Details geändert haben: ein kurzer Text mit Bezug auf die Offertennummer, Preis, Startdatum und Abnahme. Ändert sie Preis, Umfang oder Termin, ist sie rechtlich eine neue Offerte, die der Kunde wieder annehmen muss. Textbaustein und Details im Guide zur Auftragsbestätigung Schweiz.

Vorlage oder Software: was passt zu dir?

Faustregel nach Anzahl Offerten und danach, wie oft aus der Offerte eine Rechnung wird.

Was die Vorlage nicht kann: den Status verfolgen, die angenommene Offerte ohne Abtippen in eine QR-Rechnung umwandeln und die Sprache pro Kunde wechseln. Das übernimmt die Offerten-Software von Magic Heidi, auf iPhone, Android, Mac, Windows und im Browser. Der Gratis-Plan umfasst 3 Rechnungen und 3 Belege, danach CHF 24.90 pro Monat bei jährlicher Zahlung (CHF 299 pro Jahr, inkl. MWST) oder CHF 39 monatlich, Details auf der Preisseite.

Offerte Vorlage Schweiz herunterladen und loslegen

Eine gute Offerte braucht zehn Angaben, eine klare Leistungsbeschreibung, eine Frist und einen Satz zur Annahme. Die Offerte Vorlage Schweiz oben deckt das ab, in Word, Excel und PDF, mit oder ohne MWST. Für die unverbindliche Schätzung gibt es die Kostenvoranschlag-Vorlage, für die Abrechnung die Rechnungsvorlage. Alle Vorlagen für Schweizer Selbständige findest du auf einer Seite.

Alle Angaben basieren auf dem Schweizer Obligationenrecht (Vertragsschluss, OR Art. 1 ff.), dem MWST-Gesetz und den Richtlinien der ESTV (Stand: November 2026). Aktuelle MWST-Sätze und Schwellenwerte findest du auf estv.admin.ch. Bei rechtlich heiklen Einzelfällen lohnt sich eine kurze Prüfung durch eine Juristin oder einen Treuhänder.

Verfasst von Nathan Ganser, Mitgründer von Magic Heidi. Zuletzt aktualisiert im November 2026.