QR-Rechnung erstellen: gratis, in 30 Sekunden, mit oder ohne bestehende Rechnung

Wir haben unsere ersten QR-Rechnungen im Sommer 2022 selber erstellt, als der orange Einzahlungsschein abgeschafft wurde. Damals war die Auswahl: Bank-Generator mit zehn Klicks, Word-Vorlage, die niemand pflegte, oder Rechnungssoftware mit Monatsabo. Genau deshalb haben wir die zwei Tools auf dieser Seite gebaut, beide gratis, beide ohne Anmeldung. Unten zeigen wir Schritt für Schritt, was wirklich auf eine QR-Rechnung gehört und was Schweizer Freelancer dabei häufig falsch machen.

Was du brauchst: deine IBAN (CH... oder LI...), keine QR-IBAN nötig. Deinen Namen oder Firmennamen plus Adresse. Name und Adresse des Zahlenden, falls bekannt. Den Betrag in CHF oder EUR. Optional eine kurze Mitteilung wie "Rechnung Nr. 2026-014".

Was das Tool ausgibt: ein A4-PDF mit perforierter Linie, der Zahlteil unten kann zum Drucken oder Scannen verwendet werden. Eine A6-Version des Zahlteils einzeln, falls du sie an eine bestehende Rechnung hängen willst. Beide PDFs sind SIX-konform nach Swiss QR-Bill Standard v2.3.

Stell dir Marc vor, einen fiktiven Webdesigner aus Bern, der einmal im Monat einen Kunden im Tessin abrechnet. Marc hat keine Rechnungssoftware, weil drei Rechnungen pro Jahr den Aufwand nicht rechtfertigen. Er öffnet diese Seite, tippt 1'450 CHF, seine CH-IBAN, die Kundenadresse, Mitteilung "Webseite Juni 2026" und exportiert das PDF. Gesamtzeit, mit dem Suchen seiner IBAN, etwa zwei Minuten. Der Kunde scannt den QR-Code in seiner E-Banking-App und bezahlt am selben Abend.

Wann das nützlich ist:

• Du verwendest eine bestehende Word-, Pages- oder Canva-Vorlage, die du nicht jedes Mal in einer Software neu bauen willst.
• Du arbeitest mit einem CRM oder einer Branchensoftware, die selbst keine QR-Rechnung generiert.
• Du hast eine Rechnung schon verschickt, vergessen den Zahlteil mitzuliefern, und willst nur den fehlenden Teil nachreichen.
• Du brauchst regelmässig die gleiche Rechnung mit unterschiedlichen Beträgen, und es ist schneller, das PDF wiederzuverwenden.

Wir lesen dein PDF, behalten Layout, Schrift und Logo, und fügen auf der letzten Seite den standardisierten Zahlteil im A6-Format ein. Wenn auf der letzten Seite nicht genug Platz ist, hängen wir eine zusätzliche Seite an. Auch hier landet dein PDF nicht auf einem Server, die Verarbeitung läuft im Browser.

Sandra, eine fiktive Beraterin aus Zürich, arbeitet mit einer Word-Vorlage, die ihre Designerin für sie gebaut hat. Sie liebt das Layout und will keine Rechnungssoftware, die die Vorlage neu aufbaut. Mit Tool 2 lädt sie ihre Word-PDF hoch, ergänzt Bank- und Kundendaten, das Tool gibt eine kombinierte PDF zurück. Sandra spart sich den Wechsel, behält ihr Design und erfüllt trotzdem die SIX-Vorgaben.

Wichtig zur Ehrlichkeit: beide Tools auf dieser Seite sind fürs gelegentliche Erstellen gedacht. Wenn du mehr als zwei oder drei Rechnungen pro Monat schreibst, bist du mit einer Rechnungssoftware schneller, weil du Kunden, IBAN und MWST nicht jedes Mal neu eingibst.

Der Zahlteil besteht aus einem Empfangsschein links und einem Zahlteil rechts, dazwischen der Swiss QR Code, in dem alle Zahlungsinformationen strukturiert codiert sind. Der Standard gilt für alle Schweizer Banken, einschliesslich PostFinance, UBS, ZKB, Raiffeisen, Kantonalbanken und Neo-Banken wie Yuh oder Neon. Der Empfänger scannt den Code mit der E-Banking-App, alle Zahlungsdaten werden vorausgefüllt, er bestätigt nur noch.

Stichtag der Umstellung war der 30. September 2022. Seither verarbeiten Schweizer Banken keine orangen oder roten Einzahlungsscheine mehr.

QR-Einzahlungsschein gratis erstellen: Das geht heute so

Du suchst nach "Einzahlungsschein erstellen"? Dann ist die QR-Rechnung genau das, was du brauchst — ihr Zahlteil ist der heutige Einzahlungsschein und hat den orangen (ESR) und roten (ES) Schein vollständig ersetzt. Mit dem Generator oben erstellst du ihn gratis und ohne Anmeldung. Was die beiden alten Scheine genau waren, warum sie abgeschafft wurden und was sich für Zahler und Buchhaltung geändert hat, erklären wir separat: Einzahlungsschein: vom ESR zum QR-Zahlteil.

Einige Banken bieten eigene Generatoren an: Das UBS QR-Portal erstellt einzelne QR-Einzahlungsscheine ebenfalls kostenlos — die Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du unter QR-Einzahlungsschein mit UBS erstellen. Raiffeisen und PostFinance haben vergleichbare Tools im E-Banking, meist an deinen Bank-Login gebunden.

Pflichtfelder und technische Anforderungen

Bei der QR-Rechnung zählt nicht zuerst das Layout, sondern die technische Logik. Wenn Konto, Adresse, Zahlungsdaten und Referenz zusammenpassen, wird die Zahlung im E-Banking automatisch verarbeitet. Passen sie nicht zusammen, kommt die Rückfrage per E-Mail. Baue die Felder immer in dieser Reihenfolge auf:

Strukturierte Adressen sind Pflicht. Seit dem 21. November 2025 dürfen im Swiss QR Code nur noch strukturierte Adressen verwendet werden: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Ländercode je in einem eigenen Feld, nicht «Bahnhofstrasse 10, 8001 Zürich» in einer einzigen Zeile. Beide Tools oben erfassen die Adresse bereits getrennt, du musst nichts umstellen. Alte Word-Vorlagen und improvisierte Generatoren scheitern heute meist genau an diesem Punkt.

Der QR-Code muss exakt 46 × 46 mm gross sein, schwarz auf weiss, mit dem Schweizerkreuz in der Mitte und dem vorgeschriebenen Fehlerkorrektur-Level. Das ist keine Designfrage, sondern eine Verarbeitungsvorgabe: Ist der Code zu klein, verzerrt oder falsch platziert, kann ihn die Bank nicht lesen und die Rechnung wird unbrauchbar.

Die Referenzformate im Detail. Die QR-Referenz (QRR) ist 26-stellig plus Prüfziffer nach Modulo-10 rekursiv und funktioniert ausschliesslich mit einer QR-IBAN. SCOR nutzt das ISO-11649-Format und läuft mit deiner normalen IBAN. Ohne Referenz (NON) schreibst du einfach eine Mitteilung wie «Rechnung 2026-014» ins Feld. Für die meisten Freelancer ist NON oder SCOR die richtige Wahl. Die häufigste Stolperfalle ist nicht die Rechnung als Ganzes, sondern die falsche Kombination: normale IBAN plus QR-Referenz ergibt kein gültiges Dokument.

Nur CHF und EUR. Eine QR-Rechnung darf ausschliesslich in Schweizer Franken oder Euro ausgestellt werden. Die Währung erscheint auf dem Zahlteil links neben dem Betragsfeld und zusätzlich auf dem Empfangsschein. Verrechnest du in USD oder GBP, verschickst du eine normale Rechnung ohne Zahlteil und gibst deine IBAN separat an. Wenn du regelmässig in CHF und EUR fakturierst, plane den Buchungsweg gleich mit: Fremdwährungen sind erst dann beherrschbar, wenn die Buchhaltung denselben Bezugspunkt hat wie die Rechnung.

Das fertige PDF enthält deinen Briefkopf, die einzelnen Positionen, die MWST-Aufschlüsselung, den Swiss QR Code mit allen Zahlungsdaten und die Rechnungsnummer zur Nachverfolgung. Du verschickst es direkt per E-Mail aus der App oder lädst es herunter. Nach dem Versand geht es weiter:

• Bezahlt markieren. Kommt die Zahlung an, hakst du die Rechnung mit einem Klick ab und siehst auf einen Blick, welche Kunden noch offen sind.
• Kontoauszüge importieren. Magic Heidi gleicht eingehende Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen ab (camt.053 oder CSV), du musst nicht jede Buchung von Hand anfassen.
• Zahlungserinnerung senden. Bei Verzug verschickst du eine professionelle Mahnung direkt aus der App, statt eine peinliche E-Mail zu formulieren.
• Ausgaben erfassen. Belege fotografieren, Kategorie und MWST kommen automatisch, am Jahresende ist der Export für den Treuhänder fertig.

Der Unterschied zu einem Generator ist nicht das PDF, sondern der Kreislauf: Rechnung erstellen, verschicken, Zahlung erhalten, verbuchen, archivieren. Genau diese Abfolge trennt improvisierte Administration von einem belastbaren Prozess — und macht die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder am Jahresende deutlich günstiger.

So entscheidest du:

• Bank-Generator: gut, wenn du sowieso E-Banking nutzt und gelegentlich eine Rechnung an Privatpersonen schickst.
• Gratis-Tool: gut für einzelne Rechnungen oder als Pannenlösung. Wir empfehlen unsere zwei Tools oben, weil sie ohne Anmeldung funktionieren und Tool 2 als einziges bestehende PDFs ergänzt.
• Rechnungssoftware: gut ab zwei bis drei Rechnungen pro Monat, weil du Daten nicht jedes Mal neu erfasst und die MWST am Quartal automatisch sauber im ESTV-Format hast.

Wenn du heute mit Bexio arbeitest und es zu teuer findest, schau dir die Bexio-Alternative an. Wir vergleichen Funktionen ehrlich, ohne den Mitbewerb schlechtzureden.

Pflichtangaben für MWST-pflichtige: wenn du MWST-registriert bist, also über CHF 100'000 Jahresumsatz, brauchst du auf jeder Rechnung deine MWST-Nummer und einen MWST-Ausweis pro Position. Magic Heidi macht das automatisch. Wenn du nicht MWST-pflichtig bist, lass die MWST-Felder weg, aber denk daran, ab CHF 100'000 anzumelden. Details findest du im Leitfaden zur MWST-Abrechnung und in unserer Rechnungssoftware.

Markus, ein fiktiver Architekt aus Bern, hat 2024 bei einer MWST-Kontrolle drei Rechnungsnummern doppelt vergeben, weil er die Vorgaben manuell in Excel führte. Die Korrektur kostete ihn einen halben Tag Arbeit und Nerven beim Treuhänder. Seit er Magic Heidi nutzt, wird die Rechnungsnummer automatisch hochgezählt, ohne dass er nachdenken muss.

Letzte Aktualisierung: 5. Juni 2026. Geprüft auf Aktualität durch das Magic-Heidi-Team. Bei rechtlichen oder steuerlichen Fragen rund um MWST oder Buchhaltung empfehlen wir, einen Treuhänder oder die ESTV zu konsultieren. Dieser Artikel ist allgemeine Information, kein Steuer- oder Rechtsberatung.