Magic Heidi Kostenlose Rechnungssoftware Schweiz
Vier Gratis-Pläne ehrlich verglichen: Magic Heidi, CashCtrl, Banana und AbaNinja. Was wirklich gratis ist, wo das Limit liegt und ab wann sich ein Abo lohnt.
Gratis-Rechnungsprogramme im Vergleich
Was du gratis bekommst und was danach kostet. Angaben gemäss Anbieter, Stand September 2026. Magic Heidi und CashCtrl inkl. MWST, Banana und AbaNinja ohne MWST-Angabe.
| Kriterium | Magic Heidi | CashCtrl | Banana | AbaNinja |
|---|---|---|---|---|
| Gratis-Limit | 3 Rechnungen + 3 Belege (insgesamt), alle Funktionen | Dauerhaft gratis, ohne Rechnungslimit | Bis 70 Buchungen | Bis 1'000 Dokumente pro Jahr, reduzierte Funktionen |
| QR-Rechnung | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja |
| KI-Belegscanner | ✓ Inklusive | ✗ Nein | ✗ Nein | ⚠ 10 Dokumente/Monat |
| Gebaut für | ✓ Selbständige ohne Buchhaltungswissen | Buchhaltungsprofis und Treuhänder | Zahlenmenschen am Desktop | Viele einfache Rechnungen, Vereine |
| Plattformen | iPhone, Android, Mac, Windows, Web | Web | Desktop, Web, iOS/Android | Web |
| Bezahlter Plan ab | CHF 299/Jahr (= CHF 24.99/Mt.), inkl. MWST | CHF 350/Jahr (PRO) | CHF 89/Jahr | CHF 21/Mt. (Basic), ohne MWST-Angabe |
Kostenlose Rechnungssoftware: die 4 Gratis-Pläne
Gratis-Pläne limitieren entweder die Anzahl (Magic Heidi, Banana), die Funktionen (AbaNinja) oder die Zeit (bexio: 30-Tage-Test). CashCtrl ist dauerhaft gratis, aber für Profis gebaut.
Die vier wichtigsten Gratis-Rechnungsprogramme für die Schweiz sind 2026 Magic Heidi (3 Rechnungen + 3 Belege insgesamt, alle Funktionen inkl. KI-Belegscanner), CashCtrl (dauerhaft gratis, für Buchhaltungsprofis), Banana (gratis bis 70 Buchungen) und AbaNinja (bis 1'000 Dokumente pro Jahr, reduzierte Funktionen).
Welches zu dir passt, hängt von zwei Fragen ab: Wie viele Rechnungen schreibst du, und wie viel Buchhaltungswissen bringst du mit? Ein Warnsignal vorweg: Verlangt ein Anbieter deine Kreditkarte, bevor du gratis eine Rechnung erstellen kannst, ist es kein Gratis-Plan, sondern ein Test mit Abo-Falle. Suchst du eine komplette Buchhaltung, hilft dir der Vergleich Buchhaltungssoftware für Selbständige.
Magic Heidi: alle Funktionen
Für Selbständige ohne Buchhaltungswissen, am Handy wie am Mac oder PC.
CashCtrl: gratis für Profis
Für Treuhänder und alle, die doppelte Buchhaltung beherrschen.
Banana: für Zahlenmenschen
Für zahlenaffine Einzelfirmen, die bewusst klassisch am Schreibtisch buchen.
AbaNinja: viele Rechnungen
Für Vereine und Nebenerwerb, die auf Automatisierung verzichten können.
Gratis bezahlst du mit Zeit
Reto, ein fiktiver Elektriker aus dem Aargau, verrechnet CHF 110 pro Stunde. Sein Gratis-Tool hat weder Belegscanner noch Bankabgleich. Das kostet ihn jeden Monat:
50 Min. Belege tippen
25 Quittungen pro Monat, je rund 2 Minuten von Hand abgetippt.
30 Min. Zahlungen suchen
Zahlungseingänge jeden Monat von Hand mit dem E-Banking abgleichen.
Fast CHF 150 pro Monat
80 Minuten Admin zu CHF 110 pro Stunde: rund sechsmal ein Pro-Abo.
Faustregel: ab 5 Rechnungen im Monat
Darunter kommst du mit einem Gratis-Tool durch, wenn du Zeit fürs Abtippen hast. Darüber ist die Zeit, die dir Belegscan und Bankabgleich sparen, mehr wert als das Abo.
Alle Funktionen, null Franken
Drei Funktionen, die dir ab der ersten Rechnung Zeit sparen.
QR-Rechnung in 30 Sekunden
SIX-konform, mit deinem Logo. Dein Kunde zahlt mit einem Scan. So geht's
KI-Belegscanner
Foto vom Beleg: Heidi liest Datum, Betrag und MWST-Satz. Mehr zum Belegscan
Bankabgleich
Bank verbinden oder Kontoauszug importieren. Zahlungen werden den Rechnungen automatisch zugeordnet.
Erst getestet, dann geblieben
4.8 von 5 aus über 200 öffentlichen Bewertungen. Drei, die erst getestet und dann entschieden haben.
“Die Gratisversion war sehr nützlich, um das Tool in den ersten Monaten nach meiner Firmengründung zu testen, bevor ich zu viele Kunden und Rechnungen hatte. Ich empfehle es sehr.”
“Habe diverse vergleichbare Apps getestet, bevor ich ein Abo gemacht habe. Habe mich dann klar für Magic Heidi entschieden. Sehr intuitiv nutzbar und reduziert auf das Wesentliche.”
“Habe bis jetzt immer alles mit Excel und Ablageordnern gemacht und extrem viel Zeit dafür verwendet. Dann bin ich auf Magic Heidi gestossen und muss sagen, dass dies ein Musthave ist, für alle, die selbständig sind.”
Gratis testen, bewusst wechseln
Alle Preise inkl. MWST. Du wechselst erst, wenn dein Geschäft läuft.
Gratis
- 3 Rechnungen & 3 Belege (insgesamt)
- Alle Funktionen freigeschaltet
- Keine Kreditkarte nötig
Jährlich
- Unbegrenzte Rechnungen & Offerten
- Unbegrenzter KI-Belegscan
- Alle Plattformen
- Bankverbindung & Import
- MWST inkl. Saldosteuersatz
- Support direkt vom Gründer
Monatlich
- Gleicher Funktionsumfang
- Unbegrenzte Rechnungen & Belege
- Ideal für die ersten Monate
30 Tage Geld-zurück-Garantie. Kündigung jederzeit in der App.
Häufige Fragen zu Gratis-Software
Gibt es ein komplett kostenloses Rechnungsprogramm für die Schweiz?
Ja. Die kostenlose Rechnungssoftware CashCtrl ist dauerhaft gratis ohne Rechnungslimit, verlangt aber Buchhaltungskenntnisse. AbaNinja erlaubt bis zu 1'000 Dokumente pro Jahr mit reduzierten Funktionen. Magic Heidi bietet 3 Rechnungen und 3 Belege mit allen Funktionen inklusive KI-Belegscanner. Gratis, einfach und unbegrenzt zugleich bietet keines der Tools in diesem Vergleich.
Ist Magic Heidi wirklich gratis? Wo ist der Haken?
Der Gratis-Plan ist echt: 3 Rechnungen und 3 Belege insgesamt, alle Funktionen, keine Kreditkarte, kein Zeitlimit. Der Haken ist transparent: 3 Rechnungen sind schnell erreicht, wenn dein Geschäft läuft. Der Plan ist zum Testen mit echten Aufträgen gebaut, nicht zum jahrelangen Gratis-Fakturieren. Alle Details auf der Seite Preise.
Was passiert, wenn meine 3 Gratis-Rechnungen aufgebraucht sind?
Dann wechselst du auf Pro für CHF 299 pro Jahr (CHF 24.99/Mt.) oder CHF 39 monatlich, inkl. MWST, und schreibst unbegrenzt weiter. Du hast 30 Tage Geld-zurück-Garantie und kündigst jederzeit in der App. Unsicher? Buch dir ein kostenloses 30-Minuten-Onboarding mit Gründer Nathan: Termin wählen.
Kann ich gratis eine QR-Rechnung erstellen?
Ja. Alle vier Schweizer Tools in diesem Vergleich erstellen auch im Gratis-Plan QR-Rechnungen nach SIX-Standard. Vorsicht bei internationalen Gratis-Tools: Die meisten kennen den Swiss QR-Code nicht, deine Kunden müssen dann die IBAN abtippen. Wie es Schritt für Schritt geht, zeigt QR-Rechnung erstellen.
Was muss eine kostenlose Rechnungssoftware in der Schweiz können?
Vier Dinge, egal ob gratis oder bezahlt: QR-Rechnungen nach SIX-Standard (sie haben die Einzahlungsscheine seit Oktober 2022 komplett ersetzt), die aktuellen MWST-Sätze 8.1 %, 2.6 % und 3.8 %, alle Pflichtangaben auf der Rechnung und einen Datenexport. Ohne Export ist ein Gratis-Plan eine Einbahnstrasse, denn beim Wechsel müssen deine Kunden- und Rechnungsdaten mitkommen.
Reicht Excel oder Word für meine Rechnungen?
Für die ersten paar Rechnungen im Jahr ja, mit einer sauberen Rechnungsvorlage. An drei Stellen wird es mühsam: Word und Excel erzeugen keinen gültigen Swiss QR-Code, ab etwa 10 offenen Rechnungen verlierst du den Überblick, und für MWST und Jahresabschluss kopierst du Zahlen aus Dutzenden Dateien zusammen. Ein Rechnungsprogramm löst alle drei Punkte, und ein Gratis-Plan kostet gleich viel wie Excel: nichts.
Ab wann lohnt sich ein bezahltes Rechnungsprogramm?
Als Faustregel ab etwa 5 Rechnungen pro Monat oder sobald du regelmässig Belege erfasst. Dann sparen dir Belegscanner und Bankabgleich mehr Arbeitszeit, als das Abo kostet. Pro kostet CHF 299 pro Jahr inkl. MWST, also weniger als 3 Stunden Arbeit bei CHF 110 Stundensatz.
Hat bexio einen Gratis-Plan?
Nein. bexio bietet eine 30-Tage-Testversion, danach kostet Basic CHF 35 pro Monat im Jahresabo, exkl. MWST (alle bexio Preise). Belegscanning gibt es erst ab Advanced für CHF 42 pro Monat im Jahresabo. Für Firmen mit Mitarbeitenden kann das passen, als Solo-Selbständige zahlst du für Funktionen mit, die du nicht brauchst. Mehr im Vergleich Magic Heidi als bexio-Alternative.
Muss ich als Selbständige MWST auf meine Rechnungen schlagen?
Erst ab CHF 100'000 steuerbarem Jahresumsatz bist du MWST-pflichtig, darunter stellst du Rechnungen ohne MWST. Gute Rechnungssoftware kann beides, sobald du deine MWST-Nummer hinterlegst. Mehr unter MWST für Selbständige.
Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich später wechsle?
Bei Magic Heidi ja: Du exportierst jederzeit alle deine Daten. Gespeichert wird in Zürich, verschlüsselt bei der Übertragung und auf dem Server. Einzelne Funktionen wie der KI-Belegscan nutzen Dienste teilweise ausserhalb der Schweiz. Mehr zu Sicherheit.
Deine ersten 3 Rechnungen sind gratis
Mit allen Funktionen und ohne Kreditkarte. Fragen beantwortet Gründer Nathan oft persönlich.
