Magic Heidi Kundenverwaltung, die mitrechnet
Für Schweizer Selbständige: Adresse, Kontaktperson, Notizen, Verträge und Umsatz pro Kunde an einem Ort. Die nächste QR-Rechnung steht in 30 Sekunden, weil alles schon drin ist.
Kundendaten überall.
Nur nicht am richtigen Ort.
Die Nummer im Handy, die Adresse in der Word-Vorlage, der Vertrag im Download-Ordner. Und fragt dein Treuhänder, wie viel du bei Kunde X umgesetzt hast, beginnt die Suche.
Ein Kunde, vier Orte
Adresse, MWST-Nummer, Vertrag und Notizen in verschiedenen Tools.Umsatz pro Kunde?
Das weisst du erst nach einem Abend mit Excel und Kontoauszug.Jede Rechnung neu abtippen
Adresse und Kontaktperson jedes Mal aus alten Mails zusammenkopieren.Kunde wählen. Rechnung steht.
Neue Rechnung? Du wählst den Kunden, Adresse und Kontaktperson sind schon ausgefüllt. Denn alles, was du über einen Kunden weisst, liegt in seinem Profil.
Stammdaten ohne Tipparbeit
Firma, Kontaktperson, Adresse, E-Mail und MWST-Nummer. Einmal erfasst, auf jeder Rechnung.
Notizen und Dateien
Verträge und Briefings direkt am Kundenprofil. Private Notizen, die dein Kunde nie sieht.
In Sekunden importiert
Excel- oder CSV-Liste reinziehen. Die KI ordnet die Spalten selbst zu.
Wer bringt dir am meisten?
Heidi rechnet den Umsatz pro Kunde direkt aus deinen Rechnungen. Du siehst, wer dein wichtigster Kunde ist, wer noch zahlen muss und wie nah du der MWST-Grenze von CHF 100'000 bist.
Vom Kundenprofil zum Zahlungseingang
Offerte, Rechnung, Erinnerung, Zahlung: Jeder Schritt greift auf dieselben Kundendaten zu. Nichts wird doppelt getippt.
Offerten
Angenommen? Mit einem Klick wird daraus die Rechnung.
QR-Rechnung
Per E-Mail direkt an die hinterlegte Adresse, mit Swiss QR-Code.
Zahlungserinnerungen
Automatisch und freundlich, wenn ein Kunde die Frist verpasst.
Bankabgleich
Zahlungen werden der richtigen Rechnung zugeordnet.
MWST & Buchhaltung
Jede Rechnung landet direkt in deiner Buchhaltung und MWST-Abrechnung.
Excel, CRM oder Magic Heidi?
Ein Sales-CRM lohnt sich für Teams, die Leads jagen. Kommen deine Kunden über Empfehlungen, brauchst du Kundendaten, Rechnungen und Umsatz beisammen. Direkt verglichen: Magic Heidi vs. bexio.
| Funktion | Magic Heidi | Excel & Word | Sales-CRM |
|---|---|---|---|
| Kundendaten an einem Ort | ✓ Ein Profil | ⚠ Verstreut | ✓ Ja |
| Rechnung aus Kundendaten | ✓ In 30 Sek. | ⚠ Kopieren | ⚠ Meist separat |
| Umsatz pro Kunde | ✓ Automatisch | ⚠ Selbst rechnen | ⚠ Nur Deals |
| Zahlungserinnerungen | ✓ Automatisch | ✗ Von Hand | ⚠ Meist separat |
| Belege, MWST, Bankabgleich | ✓ Inklusive | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Sales-Pipeline & Leads | ✗ Bewusst nicht | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Preis | ✓ Gratis starten, Pro CHF 24.99/Mt. inkl. MWST | Office-Abo plus Handarbeit | Meist pro Nutzer, exkl. MWST |
| Gebaut für | ✓ Schweizer Selbständige | Alle | Vertriebsteams |
Was Selbständige über Magic Heidi sagen
4.8 von 5 aus über 200 öffentlichen Bewertungen.
“Ideale Rechnungs-App für kleine Unternehmen. Sehr einfach zu bedienen, was das Erfassen von Kunden, Artikeln und MWST angeht … und ein sehr fairer Preis.”
“Ein absolutes Muss für alle Kleinunternehmer in der Schweiz. Ich hasse es, Rechnungen zu schreiben und Zahlungseingänge zu verfolgen, aber Magic Heidi macht es super einfach und richtig schnell. So habe ich mehr Zeit, meine Kunden glücklich zu machen, und weniger mit der Buchhaltung.”
“Ich nutze Magic Heidi für die Verwaltung meiner Kunden, Adressen, Rechnungen und Offerten, aber auch für alle meine Ausgaben. Die Hilfe vom Support kommt schnell, klar und sehr professionell.”
Fragen zur Kundenverwaltung
Brauche ich als Einzelfirma ein CRM?
Meistens nicht. Ein CRM ist ein Vertriebstool mit Pipeline und Lead-Tracking, gebaut für Teams, die aktiv akquirieren. Als Selbständiger brauchst du eine schlanke Software zur Kundenverwaltung: einen Ort für Kundendaten, Notizen, Rechnungen und Umsatz. Genau das ist in Magic Heidi eingebaut.
Was kann die Kundenverwaltung in Magic Heidi?
Pro Kunde speicherst du Firma, Kontaktperson, Adresse, E-Mail und MWST-Nummer. Dazu kommen private Notizen, Dateianhänge wie Verträge, alle Rechnungen des Kunden und sein Umsatz. Aus dem Profil schreibst du Offerten und QR-Rechnungen.
Kann ich meine Kunden aus Excel oder bexio importieren?
Ja. Exportiere deine Liste als Excel- oder CSV-Datei und zieh sie in den Bereich Kunden. Die KI erkennt selbst, welche Spalte Name, E-Mail oder Adresse ist, du brauchst keine Vorlage. Am besten testest du zuerst mit ein paar Kunden. So geht's: Daten importieren.
Wie viele Kunden kann ich anlegen?
So viele du willst. Im Gratis-Plan sind die Rechnungen und Belege begrenzt (3 + 3 insgesamt), nicht die Kunden. Mit Pro schreibst du unbegrenzt Rechnungen und Offerten.
Ist Magic Heidi eine Alternative zu bexio?
Für Selbständige ohne Team meistens ja. bexio ist eine KMU-Software mit CRM, Lohn und Lager. Magic Heidi konzentriert sich auf das, was eine Einzelfirma braucht: Kunden, Offerten, QR-Rechnungen, Belege und MWST. Das ist schneller eingerichtet und günstiger. Den ganzen Vergleich findest du unter Magic Heidi vs. bexio.
Habe ich meine Kunden auch unterwegs dabei?
Ja. Magic Heidi gibt es als App für iPhone, Android, Mac und Windows und im Browser. Deine Kunden sind auf allen Geräten gleich, du brauchst nur eine Internetverbindung.
Wie hilft mir der Umsatz pro Kunde bei MWST und AHV?
Magic Heidi rechnet deinen Umsatz pro Kunde und insgesamt für jeden Zeitraum aus. So siehst du früh, ob du dich der Umsatzgrenze von CHF 100'000 näherst, ab der du MWST-pflichtig wirst. Und du siehst, ob ein einzelner Kunde den Grossteil deines Umsatzes ausmacht. Das ist eines der Kriterien, mit denen die AHV-Ausgleichskasse prüft, ob du wirklich selbständig bist.
Wo werden meine Kundendaten gespeichert?
Auf Servern in Zürich, verschlüsselt übertragen und gespeichert, nach Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG). Einzelne Funktionen wie der KI-Belegscan nutzen Dienste, die teilweise ausserhalb der Schweiz laufen. Alle deine Daten kannst du jederzeit exportieren. Mehr unter Sicherheit.
Kann mein Treuhänder auf meine Daten zugreifen?
Ja. Du kannst deinem Treuhänder einen eigenen Zugang geben. Er sieht Rechnungen, Belege und Kunden, ohne dass du Dateien hin- und herschicken musst.
Was kostet Magic Heidi?
Du startest gratis mit 3 Rechnungen und 3 Belegen, ohne Kreditkarte. Danach kostet Pro CHF 24.99 pro Monat (CHF 299 jährlich) oder CHF 39 bei monatlicher Zahlung, alles inkl. MWST. 30 Tage Geld-zurück-Garantie, jederzeit kündbar. Details unter Preise.
Deine Kunden. Endlich an einem Ort.
Gratis starten, ohne Kreditkarte. Kundenliste reinziehen, erste QR-Rechnung senden. Fertig.
