TWINT verbuchen: Umsatz, Gebühren & Auszahlung abgleichen

Bei einer TWINT-Auszahlung landet häufig ein Sammelbetrag auf dem Geschäftskonto. Damit deine Buchhaltung stimmt, musst du diesen Betrag mit den einzelnen Verkäufen, allfälligen Rückerstattungen und Gebühren verbinden. Die Bankgutschrift allein erklärt den Umsatz nicht vollständig.

Hier findest du einen Ablauf für den monatlichen Abgleich und eine kostenlose Excel-Vorlage. Stand: 8. September 2026. Die Anleitung bezieht sich auf geschäftliche TWINT-Abrechnungen; sie setzt keine direkte TWINT-Schnittstelle zu Magic Heidi voraus.

Video: TWINT-Einnahmen exportieren und importieren

Im 1:55 Minuten langen Tutorial zeigt Nathan ab 0:14 den Transaktionsbereich im TWINT-Portal und ab 0:47 den Dateiimport in Magic Heidi. Für den Import verwendet er ausdrücklich Testdaten, da sein TWINT-Konto keine Transaktionen enthält.

Die Demo zeigt Einnahmen, die im Bereich Rechnungen angelegt werden. Wenn der Kundename fehlt, verwendet Magic Heidi im gezeigten Beispiel einen generischen TWINT-Kunden. Die Datei enthält keine Ausgaben; der anschliessende Ausgabenimport liefert deshalb null Datensätze. Den Abgleich mit tatsächlichen Gebühren und Bankauszahlungen ergänzt du mit den Schritten weiter unten.

Excel-Vorlage für den TWINT-Abgleich

TWINT-Abgleich als Excel-Datei herunterladen (.xlsx)

Die Datei enthält eine Anleitung, ein Eingabeblatt, eine automatische Abstimmung und ein fiktives Beispiel. Sie arbeitet in CHF und unterstützt bis zu 200 Zeilen pro Kopie. Sie berechnet keine MWST-Abrechnung und ersetzt nicht dein Rechnungs- oder Kassensystem.

Du erfasst Bruttoumsätze, Rückerstattungen, Gebühren und Bankauszahlungen in getrennten Spalten. Das Blatt Abgleich zeigt, welcher noch nicht ausgezahlte Bestand rechnerisch verbleibt und ob er zum Nachweis des Zahlungsanbieters passt.

Warum die Auszahlung nicht einfach dein Umsatz ist

Ein fiktiver Verkauf beträgt CHF 200. Der Anbieter zieht in diesem Beispiel CHF 3 Gebühren ab und zahlt CHF 197 aus. Der Kundenumsatz beträgt weiterhin CHF 200, die Gebühr CHF 3. Wenn du nur CHF 197 als Erlös erfasst, fehlen dir sowohl der vollständige Umsatz als auch der Gebührenaufwand.

Die CHF 3 sind eine frei gewählte Rechengrösse und keine Aussage zu TWINT-Konditionen. Verwende in deiner Buchhaltung die Gebühren aus deinem Vertrag beziehungsweise deiner tatsächlichen Abrechnung.

In einer doppelten Buchhaltung lässt sich das über ein Verrechnungskonto abbilden. Vereinfacht und ohne MWST-Aufteilung sieht der Ablauf so aus:

Nach diesen drei Vorgängen ist das Verrechnungskonto für diesen Verkauf ausgeglichen. Ist der Erlös bereits über eine Rechnung oder die Kasse gebucht, gleicht die Kundenzahlung stattdessen die offene Forderung aus. Buche denselben Umsatz nicht nochmals.

1. Transaktionen und Abrechnung herunterladen

Im Geschäftskunden-Portal stellt TWINT Exporte bereit. Für die Übersicht erfolgreicher Transaktionen wählst du den betreffenden Zeitraum und den Status Abgerechnet. Klicke anschliessend auf Suchen und Selektion Exportieren. Diese Filterfolge beschreibt TWINT in der offiziellen Anleitung. Sichere zusätzlich die Abrechnung zur Auszahlung und den passenden Bankauszug.

TWINT weist darauf hin, dass Tagesabschluss und Abrechnung unterschiedliche Zeiträume abdecken können: Die Abrechnung richtet sich nach dem Auszahlungsrhythmus und einem Zeitraum von 23 Uhr bis 23 Uhr. Deshalb müssen ihre Summen nicht automatisch mit einer kalendertäglichen Transaktionsliste übereinstimmen. Quelle: TWINT: Tagesabschluss herunterladen.

Halte pro Datei fest, welcher Zeitraum, welcher Händlerstandort und welche Auszahlung enthalten sind. Bei mehreren Kassen oder Verkaufsstellen sollte die Zuordnung erhalten bleiben.

2. TWINT-Einnahmen in Magic Heidi importieren

Wenn deine TWINT-Verkäufe noch nicht in Magic Heidi erfasst sind, kombinierst du den im Video gezeigten Import mit der Exportkontrolle aus der TWINT-Anleitung:

1. Im TWINT-Portal den Bereich Transactions öffnen, den Zeitraum und den Status Abgerechnet wählen, suchen und die Auswahl exportieren.
2. Die Datei öffnen und prüfen, ob sie die erwarteten Einnahmen enthält. Fehlgeschlagene oder abgebrochene Zahlungen dürfen nicht als Einnahmen importiert werden; Rückerstattungen separat erkennen und korrekt zuordnen. Bewahre eine unveränderte Kopie auf.
3. In Magic Heidi den Bereich Rechnungen öffnen und die Datei hineinziehen oder über den Upload-Pfeil auswählen.
4. Die angelegten Einträge mit dem Export vergleichen: Anzahl, Betrag, Datum, Kundenzuordnung und Zahlungsstatus. Bei fehlenden Namen auch den generischen TWINT-Kunden kontrollieren.

Bereits fakturierte Umsätze nicht erneut importieren. Wenn eine Kundenrechnung schon vorhanden ist, ordnest du die TWINT-Zahlung dieser Rechnung zu. Die im Video neu angelegten Einnahmen sind kein zusätzlicher Umsatz neben einer bereits erfassten Rechnung. Importiere dieselbe Datei auch nicht mehrfach ohne Prüfung auf doppelte Einträge.

Das Tutorial bestätigt den Ablauf für die verwendeten Testdaten. Prüfe dein tatsächliches Exportformat zunächst mit einer kleinen Auswahl. Der Videoimport zeigt weder einen Gebührenabgleich noch die Abstimmung einer Sammelauszahlung. Dafür führst du die folgenden Kontrollen durch.

3. Bruttoumsatz, Rückerstattungen und Gebühren trennen

Übertrage die tatsächlichen Werte aus den Nachweisen in das Blatt Transaktionen. Verwende eine eindeutige Referenz, zum Beispiel die Abrechnungs- oder Transaktionsnummer. Behalte zusätzlich das Datum und eine verständliche Beschreibung.

Gib gewöhnliche Verkäufe als positive Bruttoumsätze ein. Rückerstattungen kommen als positive Beträge in die separate Rückerstattungsspalte; die Formel zieht sie ab. Gebühren werden ebenfalls positiv eingetragen und abgezogen. Eine Gebührenrückvergütung lässt sich als negativer Gebührenbetrag dokumentieren.

Eine Zeile darf mehrere Werte enthalten, wenn sie dieselbe Sammelabrechnung beschreibt. Mische aber nicht eine vollständige Sammelabrechnung mit den bereits erfassten Einzelverkäufen aus dieser Abrechnung. Sonst zählst du die Transaktionen doppelt.

4. Die Bankgutschrift zuordnen

Erfasse jede tatsächliche Bankauszahlung einmal in der Auszahlungsspalte. Suche den Betrag in deinem Bankauszug und halte die zugehörige Referenz fest. Ein zeitlicher Abstand zwischen Verkauf und Auszahlung ist normal und muss im Abgleich sichtbar bleiben.

Wenn Magic Heidi deine Rechnungen führt, kannst du Bankbewegungen anhand des Bankimport-Ablaufs prüfen. Bei einer Sammelzahlung musst du weiterhin nachvollziehen, welche einzelnen Kundenbeträge darin enthalten sind. Der oben gezeigte Einnahmenimport und der Bankabgleich sind unterschiedliche Schritte. Prüfe die tatsächliche Gebührenaufteilung anhand deiner Anbieterabrechnung.

5. Den offenen Bestand abstimmen

Die Kontrollrechnung lautet:

Anfangsbestand + Bruttoumsatz − Rückerstattungen − Gebühren − Bankauszahlungen = rechnerischer Schlussbestand.

Trage im Blatt Abgleich den belegten Anfangsbestand und den nachgewiesenen Schlussbestand ein. Eine Differenz von null bedeutet, dass die erfassten Beträge rechnerisch zusammenpassen. Sie beweist nicht allein, dass jeder Verkauf vollständig und steuerlich richtig erfasst wurde.

Ein zweites fiktives Beispiel: Anfangsbestand CHF 50, Verkäufe CHF 500, Rückerstattungen CHF 20, Gebühren CHF 7 und Auszahlungen CHF 400. Der erwartete Schlussbestand beträgt CHF 123. Ist dieser Betrag erst im Folgemonat fällig, darfst du ihn nicht als fehlende Bankzahlung des aktuellen Monats behandeln.

Typische Differenzen gezielt suchen

Korrigiere nachvollziehbar und notiere den Grund. Passe nicht einfach den Anfangsbestand an, damit die Differenz verschwindet.

MWST und Milchbüechli: Was sich unterscheidet

Die Zahlungsart bestimmt nicht den MWST-Satz der verkauften Leistung. Bei MWST-Registrierung musst du Umsatz und Steuer entsprechend deiner Leistung und Abrechnungsmethode behandeln. Leite auch den Vorsteuerabzug auf Gebühren nicht allein aus einer Nettogutschrift ab; massgebend sind die tatsächlich ausgewiesenen Angaben. Die ESTV veröffentlicht die geltenden MWST-Sätze.

Für eine nicht MWST-registrierte Einzelfirma mit vereinfachter Buchführung kann der Abgleich eine Ergänzung zur Milchbüechli-Vorlage sein. Übertrage die abgestimmten Geschäftsvorfälle einmal in dein Journal und behalte die Anbieterabrechnung als Beleg.

Häufige Fragen

Muss ich jede Kundenzahlung einzeln erfassen?

Deine Unterlagen müssen den Umsatz nachvollziehbar machen. Eine Sammelerfassung braucht deshalb einen vollständigen Einzeltransaktionsnachweis und eine klare Verbindung zur Abrechnung. Kläre den passenden Buchungsablauf mit deiner Treuhand.

Kann ich die Vorlage für Kartenabrechnungen verwenden?

Die Kontrollrechnung lässt sich auch für andere Anbieter mit derselben Abrechnungslogik nutzen. Prüfe zusätzliche Positionen wie Reserven, Chargebacks und Währungsumrechnung gesondert. Die Datei deckt diese Sonderfälle nicht automatisch ab.

Was ist bei einem Coiffeursalon wichtig?

Halte Verkäufe, Trinkgelder, Rückerstattungen und bereits fakturierte Leistungen unterscheidbar. Ein QR-Code für eine TWINT-Zahlung ist ausserdem nicht derselbe wie der Swiss QR Code einer Rechnung. Unser Coiffeur-Rechnungsbeispiel zeigt den Rechnungsaufbau.