Rechnung schreiben & erstellen Schweiz: die komplette Anleitung

Ja, du kannst als Privatperson in der Schweiz eine Rechnung stellen. Du brauchst dafür keine Firma, keine MWST-Nummer und keinen Handelsregistereintrag, sondern 7 Angaben und (am besten) einen QR-Code für die Zahlung. Hier ist, wie du eine korrekte Schweizer Rechnung in 5 Minuten schreibst: mit Musterrechnung, Vorlagen und allen wichtigen Regeln auf einen Blick.

Mach es jetzt: Rechnung schreiben in 5 Minuten

1. Direkt online erstellen, kein Login nötig: Mit dem QR-Rechnungsgenerator füllst du das Formular aus, lädst die PDF herunter und schickst sie deinem Kunden. Dauer: rund 3 Minuten.
2. Vorlage herunterladen und ausfüllen: Wenn du lieber selber gestaltest, hol dir die Rechnungsvorlage Schweiz als Word-, Excel- oder PDF-Datei.

Musterrechnung: so sieht eine fertige Schweizer Rechnung aus

Eine vollständige Rechnung einer Privatperson ohne MWST, mit allen Angaben, die dein Kunde braucht:

Anna Müller
Bahnhofstrasse 12
8001 Zürich
anna.mueller@example.ch

                                        Bäckerei Bühlmann GmbH
                                        Dorfstrasse 8
                                        3014 Bern

Rechnung Nr. 2026-014                   Zürich, 15. April 2026
Leistungszeitraum: 1.–31. März 2026

Pos  Beschreibung                          Menge   Preis    Total
1    Logo-Design inkl. 2 Korrekturrunden     1    800.00   800.00

Total                                                  CHF 800.00

Nicht mehrwertsteuerpflichtig (Art. 10 Abs. 2 MWSTG).

Zahlbar bis 15. Mai 2026
IBAN CH93 0076 2011 6238 5295 7 · Anna Müller

[QR-Zahlteil mit IBAN, Betrag und den strukturierten Adressen]

Bist du MWST-pflichtig, ändert sich nur der untere Teil: Deine UID mit Zusatz MWST (z. B. CHE-123.456.789 MWST) kommt zum Absender, und statt des Hinweises stehen Nettobetrag, MWST-Satz, MWST-Betrag und Total. Beispiel: CHF 800.00 netto + 8.1 % MWST CHF 64.80 = CHF 864.80.

Zum Herunterladen: die leere Rechnungsvorlage als PDF und ein ausgefülltes Beispiel mit MWST (Coiffeur-Rechnung, PDF).

Die 7 Angaben auf einer Schweizer Rechnung

Für Privatpersonen und nicht MWST-pflichtige Selbständige schreibt das Gesetz keine feste Liste vor. Die Pflichtangaben für MWST-pflichtige Unternehmen stehen in Art. 26 MWSTG. Mit diesen 7 Angaben ist jede Rechnung eindeutig, buchbar und schnell bezahlt, egal ob du Privatperson oder Einzelfirma bist.

1. Vollständiger Name und Adresse des Absenders

Dein voller Name (oder dein Firmenname, falls du einen hast) und deine komplette Adresse mit Strasse, PLZ und Ort. Pseudonyme oder Künstlernamen reichen nicht. Wenn du eine UID-Nummer (CHE-123.456.789) hast, kommt sie auch dazu.

Beispiel:

Anna Müller, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zürich

2. Vollständiger Name und Adresse des Empfängers

Wer bekommt die Rechnung? Bei Geschäftskunden die Firma mit Rechtsform (AG, GmbH) und genauer Adresse. Bei Privatpersonen reicht der volle Name plus Adresse. Den exakten Firmennamen und die Adresse deines Kunden schlägst du gratis im UID-Register des Bundes nach.

Beispiel:

Bäckerei Bühlmann GmbH, Dorfstrasse 8, 3014 Bern

Die oft zitierte CHF-400-Ausnahme betrifft dich als Privatperson nicht: Nur Kassenzettel aus automatisierten Kassen von MWST-pflichtigen Betrieben dürfen bis CHF 400 den Empfänger weglassen (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV). Auf einer normalen Rechnung gehört der Empfänger immer drauf.

3. Rechnungsdatum und Leistungsdatum

Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Das Leistungsdatum ist der Tag (oder der Zeitraum), an dem du die Arbeit gemacht hast. Bei einer einzelnen Leistung darf beides identisch sein. Bei mehreren Einsätzen schreibst du "Leistungszeitraum: 1. März bis 31. März 2026".

Die zwei Daten zeigen, in welches Geschäftsjahr der Umsatz gehört.

4. Eine klare, eindeutige Leistungsbeschreibung

Schreib so präzise, dass jemand, der weder dich noch deinen Kunden kennt, in zwei Jahren noch versteht, was du gemacht hast. "Beratung" reicht nicht. "Strategieworkshop am 12. März 2026, 4 Stunden zu CHF 150/h" reicht.

Mit Detailpositionen wirkt deine Rechnung ausserdem professioneller, und du beugst Streitigkeiten vor.

5. Betrag mit Währung

CHF ist die Standardwährung. Sitzt dein Kunde im Ausland, darfst du in EUR oder USD fakturieren. Für deine Steuererklärung rechnest du den Betrag in CHF um (Kurs am Rechnungsdatum notieren). Leistungen an Firmenkunden im Ausland sind in der Schweiz in der Regel nicht MWST-pflichtig; für EU-Firmenkunden kannst du "Leistungsempfänger schuldet die Steuer (Reverse Charge)" vermerken.

Schreib den Betrag immer mit Währung: "CHF 1'250.00" oder "CHF 1'250.–". Kein nur "1250".

6. Zahlungsangaben (IBAN oder QR-Code)

Ohne Zahlungsinformationen wird die Rechnung nicht bezahlt. Du brauchst eine der folgenden Optionen:

• QR-Rechnung (Standard seit Oktober 2022): Ein QR-Code mit allen Zahlungsdaten, den dein Kunde im E-Banking einscannt. Den QR-Zahlteil gibt es nur in CHF und EUR. Wie du ihn gratis erzeugst, zeigt der Guide QR-Rechnung erstellen.
• IBAN-Nummer im Klartext: CH-Kontonummer, Name der Bank und dein Name als Kontoinhaber.

Schreib eine klare Frist hin: "zahlbar innert 30 Tagen" oder konkret "zahlbar bis 15. Mai 2026".

7. UID-Nummer und MWST-Satz (nur wenn MWST-pflichtig)

Wenn du MWST-pflichtig bist (über CHF 100'000 Jahresumsatz oder freiwillig angemeldet), brauchst du:

• Deine UID-Nummer mit MWST-Ergänzung: CHE-123.456.789 MWST
• Den MWST-Satz (8.1 % Normal, 2.6 % reduziert, 3.8 % Beherbergung, Stand 2026)
• Den MWST-Betrag separat ausgewiesen
• Nettobetrag und Bruttobetrag separat

Bist du nicht MWST-pflichtig, weist du keine MWST aus. Schreibst du trotzdem MWST oder eine erfundene UID auf die Rechnung, schuldest du der ESTV den ausgewiesenen Betrag (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Welcher Satz für welche Leistung gilt, findest du in der Übersicht Aktuelle MWST-Sätze Schweiz. Zum Nachrechnen von Netto, Brutto und MWST-Betrag gibt es den kostenlosen MWST-Rechner.

Empfehlung: Rechnungsnummer

Keine gesetzliche Pflicht für Privatpersonen, aber praktisch Standard. Sie hilft dir und deinem Kunden, die Zahlung später eindeutig zuzuordnen. Format: einfach durchnummerieren (2026-001, 2026-002 ...) oder Datum-basiert (20260512-01).

Rechnung erstellen: welcher Weg passt zu dir?

Du hast vier praktische Optionen. Welche passt, hängt davon ab, wie oft du fakturierst.

Für die Word- oder Excel-Variante hol dir die Rechnungsvorlage Schweiz (Word, Excel und PDF, mit und ohne MWST). Vorteil: volle Kontrolle über Layout und Farben. Nachteil: Den QR-Code musst du separat erzeugen, weil Word und Excel das nicht können.

Für den schnellen, einmaligen Fall ist der Online-Rechnungsgenerator die einfachste Wahl. Du füllst ein Formular aus, der Generator erzeugt den QR-Code nach Schweizer Norm und liefert dir eine fertige PDF. Gratis, ohne Login.

Sobald du mehr als ein paar Rechnungen pro Monat schreibst, zählt, was ein Programm dir abnimmt: gespeicherte Kunden, automatische Nummerierung, MWST-Berechnung, Zahlungserinnerungen und Zahlungsabgleich. Magic Heidi macht genau das für Schweizer Selbständige: gratis für die ersten 3 Rechnungen, danach ab CHF 24.90/Monat (Jahresabo, inkl. MWST). Alle Details im Rechnungsprogramm für Selbständige.

QR-Rechnung erstellen: Schweizer Standard seit Oktober 2022

Seit dem 1. Oktober 2022 sind der orange (ESR) und der rote Einzahlungsschein abgeschafft. Was du heute brauchst, ist entweder ein QR-Zahlteil nach Swiss-QR-Standard oder eine klar lesbare IBAN im Text. Den QR-Einzahlungsschein erstellst du gratis im Generator.

Neu seit dem 22. November 2025: Im QR-Code sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt. Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort stehen in getrennten Feldern, für dich und für deinen Kunden. Alte Vorlagen mit einer kombinierten Adresszeile werden nicht mehr unterstützt; prüf deshalb, ob dein Generator oder deine Vorlage aktuell ist. Quelle: SIX, QR-Rechnung.

Was ist die QR-Rechnung?

Auf der unteren Hälfte des Rechnungsdokuments (oder als separate Seite) ist ein Zahlungsteil mit einem Swiss QR-Code abgedruckt. Der QR-Code enthält:

• IBAN des Empfängers (deine Kontonummer)
• Name und Adresse des Empfängers (dein Name)
• Name und Adresse des Zahlers (dein Kunde)
• Betrag und Währung (CHF oder EUR)
• Optional: Referenznummer und Zahlungszweck

Dein Kunde scannt den Code mit seiner E-Banking-App, alle Felder werden automatisch gefüllt, und er bestätigt mit einem Klick. Keine IBAN abtippen, keine Tippfehler.

Brauche ich eine QR-IBAN oder reicht die normale IBAN?

Beides funktioniert. Privatpersonen verwenden in der Regel ihre normale IBAN (CH...). Eine QR-IBAN ist eine spezielle IBAN, die deine Bank dir für Rechnungen mit QR-Referenznummer (QRR) ausstellt. Sie ist nur nötig, wenn du strukturierte Referenznummern für die automatische Verbuchung nutzen willst (typisch für Unternehmen mit vielen Rechnungen).

Für ein paar Rechnungen im Jahr genügt die normale IBAN.

Wie erstelle ich einen QR-Code?

Du hast drei Wege:

• Online-Generator (z. B. der QR-Generator): Du gibst deine Daten ein und bekommst eine fertige PDF inklusive Swiss QR-Code.
• Rechnungsprogramm: erzeugt den QR-Code bei jeder Rechnung automatisch.
• E-Banking deiner Bank: Manche Banken bieten eine Funktion zum Erstellen von QR-Rechnungen an. Frag bei deiner Bank nach.

Was du nicht mehr verwenden darfst: alte Einzahlungsscheine, QR-Codes mit unstrukturierter Adresse oder Generatoren, die den Schweizer Standard nicht einhalten.

Rechnung ohne MWST: wann, warum, wie

Die meisten Privatpersonen und kleinen Einzelfirmen sind nicht MWST-pflichtig. Wer unter CHF 100'000 weltweitem Jahresumsatz bleibt, ist von der Mehrwertsteuer befreit (Art. 10 MWSTG, Quelle: estv.admin.ch). Wie das Schweizer MWST-System insgesamt funktioniert, erklärt der Überblick MWST Schweiz.

Wann darfst du keine MWST aufführen?

Wenn du nicht bei der ESTV für die MWST registriert bist, darfst du auf deiner Rechnung:

• Keine MWST aufschlagen (kein "+ 8.1 % MWST")
• Keine UID-Nummer mit MWST-Zusatz aufführen (CHE-123.456.789 MWST)
• Keine MWST-Beträge separat ausweisen

Tust du es trotzdem, schuldest du der ESTV die ausgewiesene MWST, auch wenn du sie nie hättest erheben dürfen (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Ein klassischer, teurer Anfängerfehler.

Die richtige Formulierung "ohne MWST"

Du musst nichts hinschreiben, wenn du nicht MWST-pflichtig bist. Wer es klarstellen möchte (vor allem bei Geschäftskunden), nutzt einen dieser Sätze unter dem Total:

"Keine MWST gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG (Umsatz unter CHF 100'000)."

"Nicht mehrwertsteuerpflichtig."

"Rechnungssteller ist nicht im Schweizer MWST-Register eingetragen."

Wann lohnt sich die freiwillige MWST-Anmeldung?

Wer hauptsächlich Geschäftskunden hat (B2B) und viel Vorsteuer auf Einkäufen zahlt (Material, Software, Geräte), kann sich freiwillig registrieren, auch unter CHF 100'000. Dann holst du die Vorsteuer auf deinen Einkäufen zurück. Die Anmeldung bindet dich für mindestens eine Steuerperiode (Art. 11 Abs. 2 MWSTG). Für Freelancer mit wenig Material lohnt es sich selten. Entscheidungshilfe: MWST für Schweizer Freelancer.

Rechnung als Privatperson stellen: was geht, was nicht

In der Schweiz ist es legal, als Privatperson Rechnungen zu schreiben. Du brauchst dafür keine Firma, keinen Handelsregistereintrag und keine Bewilligung, solange du nicht in regulierten Berufen tätig bist (Anwalt, Ärztin, Treuhand ...).

Wer darf als Privatperson eine Rechnung stellen?

Praktisch jede in der Schweiz wohnhafte Person. Typische Situationen:

• Du verkaufst ein gebrauchtes Möbel auf Tutti oder Ricardo.
• Du hilfst gegen Bezahlung beim Umzug eines Nachbarn.
• Du gibst gelegentlich Nachhilfe, machst Babysitting, fotografierst eine Hochzeit.
• Du hast einen Nebenjob bei einer Firma, die dich auf Rechnung bezahlen möchte.

In allen vier Fällen darfst du eine Rechnung schreiben. Zwei Grenzen solltest du kennen.

Die zwei wichtigen Schwellen

CHF 100'000 Jahresumsatz (MWST): Übersteigt dein gesamter Umsatz aus selbständiger Tätigkeit (alle Kunden zusammen, weltweit) diese Grenze, wirst du MWST-pflichtig. Darunter fakturierst du ohne MWST.

CHF 2'500 pro Jahr (AHV): Verdienst du nebenberuflich als Selbständiger höchstens CHF 2'500 im Jahr, werden AHV-Beiträge nur auf deinen Wunsch erhoben. Dieselbe Grenze gilt für kleine Löhne pro Arbeitgeber, ausser in Privathaushalten: Dort sind Beiträge ab dem ersten Franken geschuldet. Ob du selbständig oder angestellt bist, entscheidet nicht der Betrag, sondern die Ausgleichskasse anhand von Kriterien wie Auftritt unter eigenem Namen, eigenes Risiko, freie Arbeitsorganisation und mehrere Auftraggeber (Quellen: Merkblatt 2.02, Merkblatt 2.01). Den offiziellen Check und das Antragsformular findest du auf selbststaendig-erwerbend.ch, der Seite der Informationsstelle AHV/IV.

Wer regelmässig für mehrere Kunden arbeitet und mehrere Tausend Franken im Jahr verdient, sollte die Einzelfirma gründen in der Schweiz prüfen. Kein Riesen-Akt: keine Handelsregisterpflicht unter CHF 100'000 Umsatz und kein Mindestkapital.

Vier reale Beispiele

Möbel verkaufen (Privatverkauf): Du verkaufst dein altes Esstisch-Set für CHF 450 auf Tutti. Der Käufer will eine Rechnung. Du schreibst deine Daten, seine Daten, "Verkauf gebrauchter Esstisch und 4 Stühle" und CHF 450 drauf. Keine MWST. Steuerlich: privates Vermögen, kein steuerbares Einkommen. Du brauchst keine UID und keine Anmeldung.

Gelegenheitsjob (Aushilfe an einer Veranstaltung): Du hast an einem Wochenende beim Aufbau eines Marktstandes geholfen. Honorar: CHF 350. Die Veranstalterin zahlt auf Rechnung. Du schreibst "Mitarbeit Aufbau Marktstand, 12.–13. April 2026, 8 Stunden", CHF 350, IBAN. Die CHF 350 sind steuerbares Einkommen und gehören in deine Steuererklärung. AHV-rechtlich ist so ein Einsatz meist Lohn; bis CHF 2'500 pro Jahr und Arbeitgeber werden Beiträge nur auf Wunsch erhoben.

Nachhilfe, Fotografie, Beratung: Du hilfst einem Gymnasiasten in Mathe (CHF 60/h, 3 Stunden/Woche, 25 Wochen = CHF 4'500/Jahr) und schickst den Eltern pro Quartal eine Rechnung. CHF 4'500 sind weit unter CHF 100'000, also keine MWST. AHV: Zahlen dich die Eltern als Privathaushalt (also als Arbeitgeber), sind Beiträge ab dem ersten Franken geschuldet; bist du höchstens 25, bleiben bis CHF 750 pro Jahr und Haushalt beitragsfrei (Merkblatt 2.01, Ziffer 19). Hast du mehrere Familien und trittst mit eigenem Angebot auf, kann die Ausgleichskasse dich als selbständig anerkennen.

Rechnung an eine Firma: Du machst als Privatperson ein Logo-Design für eine GmbH, Honorar CHF 800 (siehe Musterrechnung oben). Du schreibst die Rechnung ohne MWST und vermerkst: "Rechnungssteller ist nicht mehrwertsteuerpflichtig (Art. 10 Abs. 2 MWSTG)". Die Firma verbucht den Aufwand voll, kann aber keine Vorsteuer abziehen.

Wann wirst du selbständig? Die Kriterien der Ausgleichskasse

Es gibt keine fixe Umsatzgrenze. Die zuständige Ausgleichskasse beurteilt das Gesamtbild deiner Tätigkeit, unter anderem anhand dieser Kriterien (Quelle: Merkblatt 2.02):

Arbeitest du regelmässig auf Rechnung, stell bei deiner Ausgleichskasse den Antrag auf Anerkennung der Selbständigkeit: online mit dem offiziellen Formular 318.146, erklärt auf selbststaendig-erwerbend.ch. Die zuständige Kasse deines Kantons findest du im Verzeichnis der Ausgleichskassen. Ohne Anerkennung riskierst du, dass deine Auftraggeber rückwirkend AHV-Beiträge auf deine Honorare zahlen müssen.

Schritt für Schritt erklärt: AHV-Anmeldung für Selbständige und Einzelfirma gründen in der Schweiz.

Steuern und Aufbewahrung

Auch als Privatperson musst du Einkommen aus Rechnungen versteuern und Belege aufbewahren.

Einkommen deklarieren in der Steuererklärung

Jeder Franken, den du mit Rechnungen einnimmst, ist steuerbar. Der Mythos "unter CHF 1'000 muss man nichts deklarieren" stimmt nicht. Wo du ihn einträgst, hängt von der Art ab:

• Gelegentliche, einmalige Einnahmen (z. B. einmaliger Aushilfsjob): Rubrik "Übrige Einkünfte" bzw. Nebenerwerb.
• Regelmässige selbständige Tätigkeit: Rubrik "Einkünfte aus selbständiger Erwerbstätigkeit", mit einer Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben.

Bist du unsicher, frag das Steueramt deiner Gemeinde. Die meisten Fragen beantworten sie direkt am Telefon, ohne Kosten.

10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR)

Als Selbständige/r musst du Bücher führen (bei weniger als CHF 500'000 Umsatz reicht eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) und Rechnungen und Belege 10 Jahre aufbewahren. Als Privatperson mit gelegentlichen Einnahmen gilt diese Pflicht nicht, aber heb die Belege trotzdem auf: Das Steueramt kann sie verlangen. Aufbewahren solltest du:

• Ausgestellte Rechnungen (deine Kopie)
• Belege zu beruflichen Ausgaben (Material, Software ...)
• Zahlungsbestätigungen und Bankauszüge mit Bezug zum Auftrag

Digital aufbewahren ist erlaubt, solange die Dokumente vollständig und lesbar bleiben.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben in der Schweiz

Sechs Klassiker, die du leicht vermeidest. Jeder davon kann teuer werden.

Kunde zahlt nicht? So gehst du vor

Ist die Frist abgelaufen, schick zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach eine Mahnung mit neuer Frist. Mit der Mahnung gerät dein Kunde in Verzug (ohne Mahnung nur, wenn ihr einen festen Zahlungstermin vereinbart habt) und schuldet ab dann 5 % Verzugszins pro Jahr (Art. 102 und Art. 104 OR). Vorlagen für Zahlungserinnerung und Mahnung findest du unter Mahnung Vorlage Schweiz.

Fazit: Rechnung schreiben in der Schweiz ist einfacher, als die meisten denken

Eine Rechnung braucht keinen Treuhänder, keine teure Software und keine Firma: 7 saubere Angaben, einen QR-Code oder eine klare IBAN, fertig. Für die ersten Rechnungen reicht die kostenlose Vorlage oder der Generator ohne Login; geht der Rechnung ein Angebot voraus, gibt es die Offerte Vorlage Schweiz ebenfalls gratis.

Hast du eine konkrete Frage zu deiner ersten Rechnung? Schreib uns an hello@magicheidi.ch. Ich beantworte die E-Mails noch selber. — Nathan Ganser, Gründer von Magic Heidi.