Mahnung Vorlage Schweiz: Zahlungserinnerung, 1., 2. & 3. Mahnung — Muster & Download

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist die formelle Aufforderung an einen Kunden, eine fällige, noch offene Rechnung zu bezahlen. Sie nennt die betroffene Rechnung, den offenen Betrag und eine neue Zahlungsfrist. In der Schweiz löst die Mahnung ohne fix vereinbartes Zahlungsdatum den Verzug aus (Art. 102 OR). Ab dann sind grundsätzlich 5% Verzugszins pro Jahr geschuldet (Art. 104 OR).

Zahlungserinnerung vs. Mahnung

Eine Zahlungserinnerung ist freundlich formuliert und geht davon aus, dass die Rechnung einfach untergegangen ist. Eine Mahnung ist formeller, setzt klar eine neue Frist und kündigt Konsequenzen an.

Wichtig in der Schweiz: Rechtlich relevant können beide sein. Wenn kein fixes Fälligkeitsdatum vereinbart wurde, tritt der Verzug erst mit einer Mahnung oder klaren Zahlungsaufforderung ein. Wurde ein konkretes Zahlungsdatum vereinbart («zahlbar bis 30.09.2026»), kann der Verzug bereits mit Ablauf dieses Datums eintreten. Eine gesetzliche Pflicht, vor der Betreibung zu mahnen, gibt es nicht. Praktisch ist die gestaffelte Erinnerung trotzdem fast immer der bessere Weg, weil sie Kundenbeziehungen schont und deine Dokumentation verbessert.

Wenn du gerade erst vom Angebot zur Rechnung wechselst: Starte mit einer Offerte, arbeite mit einer sauberen Rechnungsvorlage und greif bei Zahlungsverzug auf diese Vorlagen zurück. Alle Gratis-Vorlagen findest du in der Übersicht aller Vorlagen.

Wenn du nicht nur einzelne Mahnungen formulieren, sondern den ganzen Ablauf offener Rechnungen strukturieren willst, helfen die Guides Mahnwesen Schweiz und Debitorenbuchhaltung Schweiz.

Zahlungserinnerung Vorlage Schweiz

Die Zahlungserinnerung ist die Stufe vor der ersten Mahnung: freundlich, kurz, ohne Gebühren. Sie ist bei Stammkunden fast immer der richtige erste Schritt, weil die meisten offenen Rechnungen schlicht vergessen wurden. Die Vorlage gibt es oben als fertigen Brief in Word und PDF mit Absender, Empfänger, Rechnungstabelle und Zahlungsangaben. Hier der Text zum direkten Kopieren:

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Vorname Nachname]

Beim Abgleich meiner offenen Posten habe ich festgestellt, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über CHF [Betrag], fällig am [Fälligkeitsdatum], noch nicht beglichen wurde. Wahrscheinlich ist sie im Alltag einfach untergegangen – das passiert den Besten.

Ich bitte Sie, den offenen Betrag bis zum [Datum in 10 Tagen] auf das unten angegebene Konto zu überweisen. Es fallen keine Mahngebühren oder Verzugszinsen an.

Falls sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt hat, betrachten Sie sie bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie mich jederzeit unter [Telefon / E-Mail].

Herzlichen Dank und freundliche Grüsse
[Dein Name]
[Firmenname]

Zahlung an: [Name] · IBAN: [CHXX XXXX XXXX XXXX XXXX X] · Zahlungszweck: Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Drei Dinge, die eine gute Zahlungserinnerung ausmachen:

• Rechnungskopie oder QR-Zahlteil beilegen. Der Kunde soll direkt zahlen können, ohne die Originalrechnung zu suchen.
• Konkrete Frist statt «baldmöglichst». 10 Tage ist üblich und lässt sich später als Verzugsbeginn belegen.
• Kein Vorwurf. Die Formulierung «wahrscheinlich untergegangen» gibt dem Kunden die Möglichkeit, das Gesicht zu wahren.

Bleibt die Zahlung aus, folgt nach Ablauf der Frist die 1. Mahnung. Eine Zahlungserinnerung per E-Mail reicht völlig; ein Einschreiben brauchst du erst bei der letzten Mahnung.

1. Mahnung Vorlage Schweiz

Betreff: 1. Mahnung zur Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Name]

Trotz meiner Zahlungserinnerung vom [Datum] ist die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über CHF [Betrag], fällig am [Fälligkeitsdatum], noch offen.

Ich bitte Sie, den offenen Betrag bis spätestens [neues Datum, z. B. in 10 Tagen] zu begleichen. Mit dieser Mahnung befindet sich die Forderung im Verzug.

Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung melden Sie sich gern kurz.

Freundliche Grüsse
[Dein Name]
[Firmenname]
[Telefon / E-Mail]

2. Mahnung Vorlage Schweiz

Betreff: 2. Mahnung zur Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Name]

Leider konnte ich für die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über CHF [Betrag] trotz meiner Zahlungserinnerung vom [Datum] und meiner 1. Mahnung vom [Datum] noch keinen Zahlungseingang feststellen.

Ich fordere Sie hiermit auf, den offenen Betrag bis spätestens [neues Datum] zu bezahlen.

Die Forderung befindet sich im Verzug. Gemäss Art. 104 OR ist ab Verzugseintritt ein Verzugszins von 5% pro Jahr geschuldet. [Falls vertraglich vereinbart: Zusätzlich verrechne ich eine Mahngebühr von CHF XX gemäss unseren AGB.]

Bitte überweisen Sie den Betrag fristgerecht oder melden Sie sich umgehend, falls es Unklarheiten gibt.

Freundliche Grüsse
[Dein Name]
[Firmenname]
[Telefon / E-Mail]

3. Mahnung Vorlage Schweiz (Betreibungsandrohung)

Betreff: 3. Mahnung / Letzte Aufforderung vor Betreibung

Guten Tag [Name]

Trotz meiner bisherigen Schreiben ist die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über CHF [Betrag] weiterhin offen.

Ich setze Ihnen hiermit letztmals eine Frist bis zum [Datum in 10 Tagen], um den ausstehenden Betrag zuzüglich Verzugszins vollständig zu bezahlen.

Sollte bis zu diesem Datum kein Zahlungseingang erfolgen und keine begründete Rückmeldung eingehen, leite ich ohne weitere Ankündigung die Betreibung beim zuständigen Betreibungsamt ein. Die Betreibungskosten gehen zu Ihren Lasten.

Ich bitte Sie, die Angelegenheit innert Frist zu erledigen.

Freundliche Grüsse
[Dein Name]
[Firmenname]
[Telefon / E-Mail]

Praxistipp: Schick die 3. Mahnung per Einschreiben oder mindestens per E-Mail mit Lesebestätigung. Im Betreibungsverfahren ist es hilfreich, die Zustellung belegen zu können.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Du musst in der Schweiz nicht zwingend mahnen, bevor du betreibst. Laut ch.ch ist eine Mahnung vor der Betreibung üblich, aber nicht Pflicht. Praktisch ist die Staffelung trotzdem fast immer sinnvoll, weil sie Missverständnisse klärt und deine Dokumentation verbessert.

Typischer Ablauf

1. Zahlungserinnerung senden: freundlich, kurz, Frist von 10 Tagen.
2. 1. Mahnung: Verzug festhalten, neue Frist.
3. 2. Mahnung: Verzugszins von 5% und allfällige Mahngebühr nennen.
4. 3. Mahnung mit Betreibungsandrohung: letzte Frist, per Einschreiben.
5. Betreibungsbegehren einreichen: beim Betreibungsamt am Wohn- oder Firmensitz des Schuldners. Kosten je nach Forderungshöhe ab rund CHF 20, sie werden dem Schuldner belastet.
6. Zahlungsbefehl abwarten: das Betreibungsamt stellt ihn zu.
7. Rechtsvorschlag beachten: Bestreitet der Schuldner die Forderung innert 10 Tagen, brauchst du den nächsten rechtlichen Schritt (Rechtsöffnung oder Klage), um die Betreibung fortzusetzen.

Faustregel für die meisten Freelancer: sauber dokumentieren, Fristen klar setzen, dann konsequent handeln.

Rechtsbasis für diese Seite: Verzug nach Art. 102 OR, Verzugszins nach Art. 104 OR sowie die offiziellen Hinweise des Bundesportals ch.ch zum Betreibungsverfahren. Stand: September 2026.