Eigenbeleg erstellen: Beleg verloren? Vorlage Schweiz

Beleg verloren? Dann frag zuerst den Lieferanten nach einer Kopie. Klappt das nicht, erstellst du einen Eigenbeleg: ein selbst geschriebener Ersatzbeleg mit Datum, Empfänger, Betrag, Geschäftszweck, Grund und Unterschrift, zusammen mit dem Kontoauszug als Zahlungsnachweis. Ist er plausibel, hast du in der Schweiz gute Chancen, den Abzug bei der Einkommenssteuer zu behalten.

Für die Vorsteuer bei der MWST reicht ein Eigenbeleg allein in der Regel nicht.

Nehmen wir Sandra, eine fiktive Grafikerin aus Luzern. Es ist Februar, sie sitzt an der Steuererklärung und sortiert ihre Ausgaben. Auf dem Kontoauszug steht «Restaurant Rebstock, CHF 86.50» vom Essen mit einem Kunden im Oktober.

Der Kassenzettel ist weg. Sandra fragt sich, ob sie die CHF 86.50 jetzt einfach abschreiben muss.

Nicht unbedingt. Fast jede Freelancerin verliert irgendwann einen Beleg, und in der Schweiz gelten dafür andere Regeln, als viele deutsche Ratgeber im Netz beschreiben. In diesem Artikel lernst du die richtige Reihenfolge: erst die Kopie, dann der Eigenbeleg. Du bekommst die 9 Angaben, eine Vorlage zum Ausfüllen, die ehrliche Antwort zur MWST und eine Routine, damit dir das nicht wieder passiert.

Was ist ein Eigenbeleg? Ein Eigenbeleg (auch Ersatzbeleg) ist ein Dokument, das du selbst ausstellst, wenn der Originalbeleg für eine echte Geschäftsausgabe verloren ging, unleserlich ist oder nie ausgestellt wurde. Er beschreibt die Ausgabe so genau, dass jemand Dritter sie nachvollziehen kann, und trägt deine Unterschrift.

Das Wichtigste in Kürze

• Zuerst eine Kopie verlangen: Ein MWST-pflichtiger Lieferant muss dir auf Verlangen eine Rechnung ausstellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Eine Rechnungskopie ist fast immer besser als ein selbst geschriebener Beleg.
• Ein Eigenbeleg kann in der Schweiz als Buchungsbeleg gelten, weil das OR jede schriftliche Aufzeichnung genügen lässt, die den Geschäftsvorfall nachvollziehbar macht (Art. 957a Abs. 3 OR).
• MWST: Ein Eigenbeleg allein gibt in der Regel keinen Vorsteuerabzug. Bist du nicht MWST-pflichtig oder rechnest du mit dem Saldosteuersatz ab, betrifft dich das nicht: Dann zählt nur der Abzug bei der Einkommenssteuer.
• Kein gesetzlicher CHF-Höchstbetrag: Für Eigenbelege in deiner eigenen Buchhaltung gibt es keine gesetzliche Grenze. Die Steuerverwaltung entscheidet im Einzelfall, ob sie den Beleg akzeptiert.
• Eigenbeleg plus Kontoauszug gehören zusammen zur Ausgabe gespeichert. Ein Kartenauszug allein ist für die MWST keine Rechnung.

Beleg verloren? Zuerst eine Kopie verlangen

Quittung verloren oder Kassenzettel verblasst? Bevor du einen Eigenbeleg schreibst, lohnt sich eine Viertelstunde Suche. Ein Dokument vom Lieferanten ist immer stärker als eines, das du selbst verfasst. Geh diese Liste in dieser Reihenfolge durch:

1. Lieferanten um ein Duplikat oder eine Rechnungskopie bitten. Eine kurze E-Mail reicht: Datum, Betrag, Zahlungsart. Wer MWST-pflichtig ist, muss dir auf Verlangen eine Rechnung ausstellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Durchsetzen ist laut ESTV allerdings nicht ihre Sache, sondern in der Regel eine zivilrechtliche Frage.
2. Online-Konto, App oder Buchungs-E-Mail prüfen. SBB-Tickets, Onlineshops, Airlines und Hotels legen Quittungen fast immer im Kundenkonto oder im Posteingang ab. Such nach dem Händlernamen und dem Betrag.
3. Kontoauszug oder Kartenabrechnung sichern. Er beweist, dass du bezahlt hast, ersetzt aber keine Rechnung. Die ESTV sagt ausdrücklich, dass Belastungsanzeigen für Kreditkartenzahlungen nicht als Rechnung im Sinne der MWST gelten (MWST-Info 16, Ziff. 2.1).
4. Erst wenn nichts davon klappt: Eigenbeleg erstellen. Den Kontoauszug aus Punkt 3 legst du trotzdem bei.

Sandra schreibt dem Restaurant eine E-Mail. Zwei Tage später kommt die Antwort: Der Betrieb kann den Beleg nicht mehr finden. Jetzt ist der Ersatzbeleg der richtige Weg, und der Kontoauszug mit den CHF 86.50 bleibt ihr wichtigster Begleitnachweis.

Was ist ein Eigenbeleg (Ersatzbeleg)?

Ein Eigenbeleg ist eine Notlösung für eine Ausgabe, die wirklich stattgefunden hat und geschäftlich war. Was überhaupt als Beleg zählt und welche Belegarten es gibt, erklärt der Ratgeber was als Buchungsbeleg zählt. Hier geht es nur um den Fall, dass der Originalbeleg fehlt.

Die rechtliche Grundlage in der Schweiz

Das Obligationenrecht verlangt für jede Buchung einen Belegnachweis (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR). Was ein Beleg ist, definiert es aber sehr offen: Als Buchungsbeleg gelten «alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können» (Art. 957a Abs. 3 OR).

Ein Dokument von Dritten verlangt das Gesetz also nicht. Auch die ESTV zählt in der MWST-Info 16 «interne Belege» ausdrücklich zu den Dokumenten, die je nach Sachverhalt als Buchungsbeleg gelten können. Das ist der Grund, warum ein sauber geschriebener Ersatzbeleg in der Schweiz funktionieren kann.

Für die meisten Freelancer kommt dazu: Eine Einzelfirma mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr muss nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR). Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und damit der Belegnachweis gelten aber sinngemäss auch für sie (Art. 957 Abs. 3 OR).

Wann ein Eigenbeleg passt und wann nicht

Ein Eigenbeleg macht aus privaten Kosten keine Geschäftskosten. Ob eine Ausgabe überhaupt abzugsfähig ist, hängt nicht vom Beleg ab, sondern davon, ob sie geschäftsmässig begründet ist. Den Überblick dazu findest du im Artikel welche Ausgaben abzugsfähig sind.

Diese 9 Angaben gehören auf einen Eigenbeleg

Ein Ersatzbeleg ist nur so gut wie seine Details. Diese Angaben machen ihn für eine Steuerkommissärin nachvollziehbar:

1. Fortlaufende Belegnummer, mit «EB» markiert (zum Beispiel EB-03/2026), damit Eigenbelege in der Buchhaltung sofort auffallen.
2. Datum der Ausgabe und Datum der Erstellung. Beide, getrennt. Das Erstellungsdatum ist der Tag, an dem du den Beleg wirklich schreibst.
3. Zahlungsempfänger: Firma oder Name und Ort, so genau wie möglich.
4. Leistung oder Artikel: Was hast du gekauft, wie viel davon?
5. Betrag in CHF. Bei Fremdwährung: Originalbetrag, Währung und den verwendeten Kurs.
6. Zahlungsart und Verweis auf den Nachweis, zum Beispiel «Kartenzahlung, Kontoauszug vom 14.03.2026».
7. Geschäftlicher Zweck. Bei einem Geschäftsessen zusätzlich: Teilnehmende und Anlass.
8. Grund für den Eigenbeleg (verloren, verblasst, nie ausgestellt) und was du unternommen hast, um eine Kopie zu bekommen.
9. Ort, Datum und deine Unterschrift.

Der Betrag muss der echte Betrag sein. Hast du mit Karte bezahlt, übernimmst du ihn auf den Rappen genau vom Auszug. Bei Barzahlung schreibst du den Betrag auf, den du wirklich bezahlt hast, und keine geschätzte runde Zahl, die nach Präzision aussieht.

Eigenbeleg Vorlage Schweiz zum Ausfüllen

Kopier diese Eigenbeleg-Vorlage in ein Dokument, druck sie aus oder schreib sie von Hand ab. Sie ist auf Schweizer Verhältnisse zugeschnitten: CHF, MWST-Hinweis und die Felder aus der Liste oben.

EIGENBELEG (Ersatzbeleg)                         Nr. EB-____ / 20__

Erstellt am: ____________        Datum der Ausgabe: ____________

Zahlungsempfänger:  ________________________________________
                    (Firma / Name, Ort)

Leistung / Artikel: ________________________________________
Menge:              ______

Betrag:             CHF ____________
  (Fremdwährung:    ____ ________  Kurs ______)

Bezahlt mit:        [ ] bar   [ ] Karte   [ ] TWINT   [ ] Überweisung
Zahlungsnachweis:   ________________________________________
                    (z. B. Kontoauszug vom __.__.____, Zeile ...)

Geschäftlicher Zweck: ______________________________________
  (bei Bewirtung: Teilnehmende + Anlass) ____________________

Grund für den Eigenbeleg:
  [ ] Originalbeleg verloren
  [ ] Beleg unleserlich / verblasst (Original beilegen)
  [ ] Es wurde kein Beleg ausgestellt (z. B. Parkuhr, Automat)
Bemühungen um Kopie: _______________________________________

MWST: Auf diesen Eigenbeleg wird kein Vorsteuerabzug geltend gemacht.

Ort, Datum: ______________      Unterschrift: _______________

Zur MWST-Zeile: Sie schützt dich vor einem Abzug, den du nicht belegen kannst. Bekommst du später doch noch eine Rechnungskopie vom Lieferanten, buchst du die Kopie statt deines selbst geschriebenen Belegs. Dann brauchst du die Zeile nicht mehr.

Fotografier den unterschriebenen Eigenbeleg danach und speichere ihn zusammen mit dem Kontoauszug bei der Ausgabe. Wenn du umgekehrt selbst eine Quittung für einen Kunden ausstellen musst, ist das ein anderer Fall: Dafür gibt es die Quittung Vorlage für die Schweiz.

Tipp aus der Praxis: Erfass die Ausgabe gleich in Magic Heidi und häng beide Fotos an dieselbe Ausgabe, den Eigenbeleg und den Ausschnitt vom Kontoauszug. Dann liegt alles an einem Ort, wenn die Steuerverwaltung nachfragt.

Wird der Eigenbeleg akzeptiert?

Die ehrliche Antwort: oft ja, wenn er plausibel ist, aber garantiert ist es nicht. Ob die Steuerverwaltung einen Eigenbeleg akzeptiert, entscheidet sie im Einzelfall. Plausibilität und Begleitnachweise geben den Ausschlag.

Bei der Steuererklärung (Einkommenssteuer)

Als Selbständige mit einfacher Buchhaltung legst du der Steuererklärung Aufstellungen über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage bei (Art. 125 Abs. 2 lit. b DBG). Die einzelnen Belege musst du auf Verlangen vorlegen und 10 Jahre aufbewahren (Art. 126 DBG).

Ein einzelner, plausibler Ersatzbeleg mit Kontoauszug und klarem Zweck hat dabei gute Chancen. Heikel wird es, wenn viele Belege fehlen.

Lassen sich die Zahlen «mangels zuverlässiger Unterlagen» nicht einwandfrei ermitteln, darf die Steuerbehörde nach pflichtgemässem Ermessen veranlagen (Art. 130 Abs. 2 DBG). Dann schätzt sie deine Zahlen.

Bei der MWST: in der Regel keine Vorsteuer

Hier unterscheidet sich die Schweiz im Detail von Deutschland, und deutsche Ratgeber helfen hier nicht weiter. Abziehen darfst du nur MWST, die dir «in Rechnung gestellt» wurde (Art. 28 Abs. 1 lit. a MWSTG), und du musst die Höhe der Steuer nachweisen. Laut ESTV muss die Rechnung dafür mindestens den Steuerbetrag oder den Steuersatz zeigen (MWST-Info 09, Ziff. 1.1). Ein Eigenbeleg stammt aber nicht vom Lieferanten, und er belegt nicht, welchen MWST-Satz dieser verrechnet hat.

Deshalb gibt ein Eigenbeleg allein in der Regel keinen Vorsteuerabzug. Ganz ausgeschlossen ist es nicht: Im MWST-Verfahren gilt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Liegt kein eindeutiges Beweismittel vor, kann sich laut ESTV aus dem Gesamtbild mehrerer Beweismittel «allenfalls trotzdem ein eindeutiger Beweis ergeben», etwa aus Verträgen, Quittungen und Zahlungsbestätigungen (MWST-Info 09, Ziff. 1.6).

Die Beweiskraft wird im Einzelfall geprüft. Darauf würde ich mich nicht verlassen. Der sichere Weg zur Vorsteuer ist eine Rechnung oder Rechnungskopie vom Lieferanten. Am sichersten gelingt der Nachweis laut ESTV mit einer formell korrekten Rechnung, und bei unklarer Beweislage empfiehlt sie selbst, beim Lieferanten eine korrekte Rechnung zu verlangen.

Nicht MWST-pflichtig oder Saldosteuersatz? Dann betrifft dich das nicht. Pflichtig wirst du ab CHF 100'000 Jahresumsatz im In- und Ausland aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (mehr dazu unter MWST für Freelancer). Darunter bist du nicht MWST-pflichtig, solange du dich nicht freiwillig anmeldest, und hast keinen Vorsteuerabzug. Rechnest du mit dem Saldosteuersatz ab, ist die Vorsteuer bereits im Satz berücksichtigt (Art. 37 Abs. 3 MWSTG). In beiden Fällen muss dein Eigenbeleg nur den Abzug bei der Einkommenssteuer tragen, und genau dafür ist er gemacht.

Was einen Eigenbeleg glaubwürdig macht

• Zahlungsnachweis dabei: Kontoauszug, Kartenabrechnung oder Buchungs-E-Mail.
• Zeitnah geschrieben: sobald du den Verlust bemerkst, nicht drei Jahre später.
• Echter Betrag: auf den Rappen, nicht CHF 50 «ungefähr».
• Klarer Geschäftszweck: Kunde, Projekt, Termin.
• Selten: ein paar Eigenbelege pro Jahr wirken normal, dutzende nicht.

Eine Grenze gilt immer: Ein Eigenbeleg muss wahr sein. Datiere ihn nie zurück, erfinde keine Beträge und schreib keinen für eine Ausgabe, die nicht stattgefunden hat. Wer mit inhaltlich unwahren Urkunden Steuern hinterzieht, begeht Steuerbetrug (Art. 186 DBG).

Drei Eigenbeleg-Beispiele aus dem Freelancer-Alltag

Die Beträge sind Beispiele. Sie zeigen, wie die Felder in typischen Situationen aussehen.

Parkuhr mit Münzen beim Kundentermin

Stell dir Marco vor, einen fiktiven IT-Berater aus Winterthur. Er parkiert vor einem Kundentermin in Schaffhausen und wirft CHF 6.00 in Münzen in die Parkuhr. Die Uhr druckt nichts.

Marco hat keinen Zahlungsnachweis, weil er bar bezahlt hat. Umso wichtiger ist der Zweck.

Auf seinem Ersatzbeleg steht: «Parkuhr vor dem Büro von Firma X, Schaffhausen, CHF 6.00, Kundentermin Firma X, 09:00 bis 11:00 Uhr, kein Beleg ausgestellt». Als Begleitnachweis speichert er den Kalendereintrag des Termins. Bei solchen Kleinbeträgen ist die Plausibilität alles.

Verblasster Kassenzettel vom Bürobedarf

Lea, eine fiktive Texterin aus Bern, kauft im März Druckerpapier und Toner für CHF 148.90 und bezahlt mit Karte. Im Dezember ist der Thermobeleg nur noch ein leerer weisser Streifen.

Lea schreibt einen Ersatzbeleg, kreuzt «verblasst» an und legt das Original trotzdem bei. Weil sie MWST-pflichtig ist und effektiv abrechnet, will sie aber auch die Vorsteuer.

Also fragt sie zusätzlich im Laden nach einem Duplikat. Bekommt sie es, bucht sie das Duplikat mit MWST. Bekommt sie es nicht, bucht sie den Ersatzbeleg ohne Vorsteuer.

Taxi im Ausland bar bezahlt

Sandra fährt nach einem Messebesuch in Mailand mit dem Taxi zum Bahnhof und zahlt EUR 25 bar. Eine Quittung wollte der Fahrer nicht ausstellen.

Auf ihrem Ersatzbeleg notiert sie den Originalbetrag in Euro, den Kurs, mit dem sie umrechnet, und den Betrag in CHF. Als Begleitnachweise dienen das Messeticket und die Zugbuchung vom selben Tag. Ein Ersatzbeleg plus zwei Dokumente, die den Tag bestätigen: Das ist ein Gesamtbild, das eine Steuerkommissärin nachvollziehen kann.

So passiert dir das nicht wieder

Der beste Ersatzbeleg ist der, den du nie schreiben musst. Belege gehen fast immer zwischen Kasse und Schuhschachtel verloren. Die Lösung ist eine Routine, die direkt beim Bezahlen greift.

1. Beleg an der Kasse fotografieren. Scann Belege mit Magic Heidi, wenn du kaufst. Die KI liest Händler, Datum, Betrag und MWST-Satz aus. Wie das genau funktioniert, zeigt die Seite Belege per App scannen.
2. PDF-Rechnungen sofort ablegen. Onlinekäufe und Abos kommen per E-Mail. Lad die PDF gleich hoch, statt sie im Posteingang liegen zu lassen.
3. Eigenbelege richtig erfassen. Fehlt doch einmal ein Beleg, hängst du mehrere Dateien an dieselbe Ausgabe: zuerst das Foto vom unterschriebenen Eigenbeleg, dann den Screenshot vom Kontoauszug. Die KI liest die erste Datei aus, also prüf danach Betrag und Datum. Rechnest du die MWST effektiv ab, setz den MWST-Satz auf 0 %, solange du keine Rechnungskopie mit ausgewiesenem Satz hast.
4. Vor dem Abschluss nach fehlenden Belegen suchen. Lass dir in der Magic Heidi App auf dem Smartphone nur die Ausgaben ohne Anhang anzeigen. So siehst du im Dezember, wo noch etwas fehlt, und kannst Duplikate verlangen, solange sich der Lieferant noch erinnert. Im April ist das deutlich schwieriger.

Das Video zeigt, wie du Ausgaben in Magic Heidi erfasst:

Sandra hat aus dem Februar gelernt. Seit dem Frühling fotografiert sie jeden Beleg noch am Tisch, bevor sie das Restaurant verlässt. Im Dezember zeigt ihr die Liste der Ausgaben ohne Anhang genau zwei Einträge, beide Parkgebühren.

Erfass deine nächste Ausgabe in Magic Heidi und häng Eigenbeleg und Kontoauszug direkt an. Der Gratis-Plan läuft ohne Kreditkarte.

Fazit: Erst die Kopie, dann der Eigenbeleg

Ein verlorener Beleg kostet dich nicht automatisch den Abzug. Halte dich an drei Dinge:

• Zuerst die Kopie: Lieferant, Kundenkonto, Buchungs-E-Mail. Ein Fremdbeleg ist immer stärker.
• Dann ein sauberer Eigenbeleg mit den 9 Angaben aus der Vorlage, dem echten Betrag und deiner Unterschrift. Für die Vorsteuer reicht er in der Regel nicht, für die Einkommenssteuer oft schon.
• Alles an einem Ort: Eigenbeleg und Kontoauszug zusammen bei der Ausgabe, 10 Jahre lang.

Nimm dir heute zehn Minuten für den fehlenden Beleg und schreib deinen Eigenbeleg, solange du dich noch an Datum und Zweck erinnerst. Danach sorgt eine kleine Routine dafür, dass es beim nächsten Abschluss nur noch um Ausnahmen geht.

Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Bei grösseren Beträgen oder wenn du viele Eigenbelege brauchst, klär die Situation mit deiner Treuhänderin oder direkt mit der kantonalen Steuerverwaltung.

Von Nathan Ganser, Gründer von Magic Heidi. Stand: November 2026.