Magic Heidi Rechnungsprogramm für IT-Dienstleister in der Schweiz
Projekte, Retainer, Stundensätze — und trotzdem Zeit zum Coden. Magic Heidi übernimmt die Abrechnung, damit du dich auf die Arbeit konzentrieren kannst.
Der Sprint ist fertig. Der Kunde ist happy. Jetzt kommt der Teil, den niemand mag.
Du öffnest Excel, suchst die letzte Rechnungsvorlage, tippst die Stunden manuell ein, fragst dich, ob das Retainer-Abo diesen Monat schon fakturiert wurde — und am Ende schickst du die Rechnung mit dem falschen IBAN raus.
Beim Kunden läuft Figma und Adobe CC auf einem US-Konto. Irgendwo in der Mitte des Jahres flattert eine MWST-Warnung von der ESTV rein.
Magic Heidi löst das alles. Projektrechnung, Retainer, Stundenabrechnung, Zahlungserinnerung — in unter 2 Minuten, direkt aus dem Browser oder vom Handy.
Warum IT-Freelancer andere Rechnungssoftware brauchen
Herkömmliche Buchhaltungsprogramme sind für Buchhalter gebaut — nicht für Entwickler, Webdesigner und IT-Berater, die drei verschiedene Abrechnungsmodelle gleichzeitig jonglieren.
Projekt, Retainer oder Stunden?
Drei Modelle, drei Rhythmen — manuell koordiniert in TabellenZeiterfassung getrennt von der Rechnung
Stunden in einem Tool, Faktura in einem anderen — kein automatischer ÜbergangInternationale Kunden, mehrere Währungen
CHF oder EUR? Reverse-Charge-Vermerk? Rechnungen auf Englisch?SaaS-Spesen, Hardware, Coworking
Belege für Adobe, AWS, GitHub & Co. manuell erfassen und MWST korrekt abziehenVier Modelle, eine Software
IT-Freelancer arbeiten selten nach einem einzigen Modell. Magic Heidi unterstützt alle — in einer Oberfläche.
Projektrechnung — Einmaliger Betrag nach Abschluss oder Meilenstein. Ideal für Webprojekte, App-Entwicklung, Design-Aufträge. Du beschreibst die Leistung, wählst den Preis, verschickst.
Retainer — Monatlicher Fixbetrag für Verfügbarkeit, laufenden Support oder Wartung. Magic Heidi fakturiert automatisch wiederkehrend — ohne dass du daran denken musst.
Stundenabrechnung — Geleistete Stunden × Stundensatz, direkt auf der Rechnung erfasst: Datum und Zeit von–bis eingeben, Magic Heidi rechnet den Betrag aus. Kein separates Tool, kein Rechnen.
Support-Pauschale — Wie ein Retainer, aber mit definiertem Stundenkontingent. Wenn das Kontingent überschritten wird, wird der Mehraufwand separat abgerechnet.
Vom ersten Gespräch bis zur bezahlten Rechnung
Magic Heidi begleitet dich durch den gesamten Workflow — ohne Medienbrüche und ohne Zeitverlust.
- 📄Offerte erstellen
Leistungen beschreiben, senden — per Klick in Rechnung umwandeln
- 🔄Wiederkehrende Rechnungen
Retainer und Hosting-Gebühren automatisch jeden Monat
- ⏱️Zeiterfassung → Rechnung
Stunden direkt auf der Rechnung erfassen, den ganzen Monat im Entwurf sammeln
- 📩Zahlungserinnerung
Automatisch nach Fälligkeit — höflich, professionell, wirksam
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Stunden erfassen, Rechnung senden
Erfasse jede Stundenposition direkt auf der Rechnung: Datum, Zeit von–bis und Stundensatz. Magic Heidi rechnet den Betrag aus, die Rechnung bleibt ein Entwurf, bis du sie sendest — mit Stundensatz, Leistungsbeschreibung und QR-Code.
Abrechnung, Spesen und Buchhaltung in einem Tool
Keine drei verschiedenen Abonnements mehr. Magic Heidi deckt den gesamten Admin-Aufwand eines IT-Freelancers ab.
Fakturierung für jeden Arbeitstyp
Von der Offerte bis zur Zahlungserinnerung — Magic Heidi unterstützt alle IT-Abrechnungsmodelle in einer einheitlichen Oberfläche.
- Projekt-, Retainer-, Stunden- und Pauschalrechnungen
- Rechnungen aus Offerten per Klick erstellen
- Vorlagen kopieren und wiederverwenden
- Schweizer QR-Rechnung automatisch
- Wiederkehrende Rechnungen für Retainer & Hosting
- Zahlungserinnerungen automatisch versenden
Internationale Kunden
Viele IT-Freelancer arbeiten für DACH-Kunden in Deutschland oder Österreich. Magic Heidi macht Mehrwährungs-Rechnungen einfach.
- Rechnungen in CHF, EUR oder jeder anderen Währung
- Rechnung ohne Schweizer MWST mit Reverse-Charge-Vermerk für EU-Kunden
- Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Englisch, Italienisch oder Rätoromanisch
- IBAN und SWIFT für internationale Überweisungen
- Korrekte MWST-Behandlung pro Empfängerland
Spesen & Buchhaltung
SaaS-Abos, Hardware, Coworking-Desk, Weiterbildung — Magic Heidi erfasst alle Betriebsausgaben mit KI und bereitet die Buchhaltung vor.
- KI-Belegerfassung: Foto → automatische Extraktion
- SaaS-Spesen (Adobe, GitHub, AWS, Figma) korrekt kategorisiert
- Vorsteuer-Abzug auf Betriebsausgaben
- Kontoauszug-Import und Abgleich
- Steuerfertige Berichte für den Treuhänder
- Gewinn- und Verlustübersicht jederzeit
Schweizer MWST automatisch richtig
IT-Dienstleistungen in der Schweiz haben ihre eigenen Steuerregeln. Magic Heidi kennt sie — und wendet sie automatisch an, damit du keine Fehler riskierst.
Vereinfachte MWST-Methode für IT/Webdesign (Milchbüchlein)
Rechnung ohne Schweizer MWST, den Vermerk fügst du als Hinweistext hinzu
Pflichtregistrierung oder freiwillige Unterstellung — Magic Heidi passt sich an
SaaS-Abos und Hardware korrekt als abzugsfähige Spesen erfassen
Magic Heidi vs. andere Software
Bexio ist für KMU mit Buchhaltungsabteilung gebaut. MILKEE fokussiert auf Zeiterfassung. Magic Heidi ist die einzige Lösung, die den kompletten Workflow eines IT-Freelancers abdeckt — zum Freelancer-Preis.
| Funktion | Magic Heidi | bexio | MILKEE |
|---|---|---|---|
| Preis/Monat | CHF 24.90–39 | CHF 35+ | CHF 19–39 |
| Zeiterfassung → Rechnung | ✓ Auf der Rechnung | ⚠ Add-on | ✓ Ja |
| Wiederkehrende Rechnungen | ✓ Automatisch | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Multi-Währung | ✓ Inkl. | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Offerten-Funktion | ✓ Inkl. | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Fokus auf Freelancer | ✓ Ja | ✗ KMU-fokus | ⚠ Teilweise |
| Setup-Zeit | 2 Minuten | 30+ Minuten | 10 Minuten |
Alles was ein IT-Freelancer braucht
Eine Oberfläche für den gesamten Admin — von der Offerte bis zum Jahresabschluss.
QR-Rechnung
Schweizer Standard, automatisch generiert
Zeiterfassung
Stunden von–bis direkt auf der Rechnung
Wiederkehrende Rechnungen
Retainer und Hosting automatisch monatlich
Multi-Währung
Jede Währung, QR-Zahlteil in CHF und EUR
KI-Belegerfassung
SaaS-Spesen per Foto erfassen
Bank-Import
Kontoauszug importieren und abgleichen
Mehrsprachige Rechnungen
DE, FR, EN, IT, RM — je nach Kundenwunsch
Saldosteuersatz
5.9% Milchbüchlein-Methode für IT
SaaS-Abos, Hardware und Coworking einfach erfassen
Adobe CC, GitHub, AWS, Figma, Notion, Coworking-Abo — mach ein Foto vom Beleg oder der E-Mail-Rechnung. Die KI liest Betrag, Datum und MWST aus. Kein Tippen. Alles in der richtigen Kategorie.
IT-Rechnung in 2 Minuten — die Checkliste
✅ Kundendaten auswählen oder neu anlegen (Name, Adresse, E-Mail)
✅ Leistung beschreiben — Projekt, Stundenpositionen (Zeit von–bis) oder Retainer-Pauschale
✅ MWST-Satz wählen — für IT-Leistungen meist 8.1% Normalsatz (auch mit Saldosteuersatz steht auf der Rechnung 8.1%)
✅ Währung wählen — CHF, EUR oder jede andere Währung; bei EU-Geschäftskunden ohne Schweizer MWST und mit Reverse-Charge-Vermerk
✅ QR-Rechnung versenden — per E-Mail oder Link, direkt aus der App
Der Kunde erhält eine professionelle, Schweiz-konforme Rechnung. Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald gezahlt wurde.
Häufig gestellte Fragen von IT-Freelancern
Wie erstelle ich eine Rechnung als Webdesigner in der Schweiz?
In Magic Heidi: Neues Dokument → Rechnung → Kundenname eingeben → Leistung beschreiben (z.B. «Webdesign Projekt März», 12h × CHF 120) → MWST wählen → versenden. Die QR-Rechnung wird automatisch generiert und ist sofort Schweiz-konform. Der gesamte Vorgang dauert unter 2 Minuten.
Wie rechne ich einen Retainer korrekt ab?
Leg in Magic Heidi eine wiederkehrende Rechnung an: Betrag, Leistungsbeschreibung (z.B. «IT-Support Retainer Mai»), Datum und Wiederholungsintervall (monatlich). Magic Heidi fakturiert automatisch zum gewählten Datum — du musst nicht mehr daran denken. Optional kannst du den Stunden-Verbrauch aus dem Kontingent separat dokumentieren.
Kann ich Zeiterfassung direkt in Rechnungen umwandeln?
Ja, direkt auf der Rechnung. Du wählst eine Stundenposition, gibst Stundensatz, Datum und Zeit von–bis ein, und Magic Heidi rechnet den Betrag aus. Die Rechnung bleibt ein Entwurf, bis du sie sendest, so sammelst du den ganzen Monat Stunden. Stunden aus einem anderen Zeiterfassungs-Tool importierst du als Excel oder CSV.
Wie rechne ich international in EUR ab als Schweizer IT-Freelancer?
Wähle bei der Rechnungserstellung EUR als Währung; der QR-Zahlteil funktioniert auch in EUR. Ist der Empfänger ein EU-Unternehmen (B2B), stellst du in der Regel ohne Schweizer MWST in Rechnung und fügst den Reverse-Charge-Vermerk («Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers») als Hinweistext hinzu. Die Rechnung stellst du auf Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch oder Rätoromanisch aus — je nach Kundenwunsch.
Welcher MWST-Satz gilt für IT-Dienstleistungen in der Schweiz?
Der Normalsatz beträgt 8.1%. IT-Freelancer mit MWST-Unterstellung können alternativ den Saldosteuersatz von 5.9% verwenden (Milchbüchlein-Methode) — das vereinfacht die Abrechnung erheblich. Magic Heidi unterstützt beide Methoden. Die Pflicht zur MWST-Unterstellung beginnt ab CHF 100'000 Jahresumsatz.
Wie erfasse ich SaaS-Spesen wie Adobe, AWS oder GitHub für die Buchhaltung?
Mach ein Foto der Rechnung oder des E-Mail-Belegs. Magic Heidis KI extrahiert automatisch Betrag, Datum, Anbieter und MWST. Die Spese wird der richtigen Kategorie zugewiesen (Software/SaaS). Am Jahresende kannst du alle Ausgaben als steuerfertige Übersicht exportieren — für dich selbst oder deinen Treuhänder.
Muss ich als IT-Freelancer MWST zahlen in der Schweiz?
Die MWST-Unterstellung ist obligatorisch, sobald dein Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt. Darunter bist du befreit — kannst dich aber freiwillig unterstellen lassen (sinnvoll, wenn du viele vorsteuerberechtigte Ausgaben hast). Magic Heidi passt sich deinem MWST-Status automatisch an.
Was IT-Freelancer über Magic Heidi sagen
Ingenieure, Entwickler und IT-Freelancer über Magic Heidi, aus echten Bewertungen.
“Ich finde Magic Heidi wirklich gut für unabhängige Freelancer wie mich, weil es sehr einfach zu bedienen ist. Ich brauche keine Buchhaltungskenntnisse dafür, das ist genial. Es läuft problemlos auf macOS und auf meinem Android-Handy.”
“Ich nutze die API, um sie mit n8n zu verbinden und Rechnungen für meinen kleinen Verein zu erstellen. Es funktioniert einwandfrei. Die API ist gut dokumentiert und einfach zu nutzen.”
“Die App ist sehr intuitiv zu bedienen, das Design ist klar und schön. Das sieht man selten, besonders bei einer Rechnungs-App. Ich nutze auch die API, um Rechnungen in Serie zu erstellen: saubere Dokumentation, unkomplizierter Ablauf.”
Einfache Preise. Keine Überraschungen.
Ein Abo. Alle Funktionen. Jederzeit kündbar.
Kostenlose Testversion
- 3 Rechnungen inklusive
- 3 Ausgaben inklusive
- Alle Funktionen freigeschaltet
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Jederzeit kündbar
Jahresabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Unbegrenzte Ausgaben
- Zeiterfassung auf der Rechnung
- Wiederkehrende Rechnungen
- Multi-Währung (jede Währung)
- KI-Belegerfassung
- Schweizer QR-Rechnungen
- Kontoauszug-Import
- Support per Telefon und E-Mail
Monatsabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Unbegrenzte Ausgaben
- Zeiterfassung auf der Rechnung
- Wiederkehrende Rechnungen
- Multi-Währung (jede Währung)
- KI-Belegerfassung
- Schweizer QR-Rechnungen
- Kontoauszug-Import
- Support per Telefon und E-Mail
30 Tage Geld-zurück-Garantie. Risikofrei testen.
IT-Rechnung in unter 2 Minuten — gratis testen
Du bist IT-Freelancer, weil du gerne programmierst, designst oder berätst — nicht wegen der Buchhaltung. Magic Heidi übernimmt den Admin, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was du wirklich tust.
