Magic Heidi Buchhaltungssoftware für Beratung & Coaching in der Schweiz
Retainer, Workshops, Tagessätze, Stunden – alle deine Abrechnungsmodelle in einer App. Professionelle Rechnungen in unter 2 Minuten. Keine Buchhaltungskenntnisse nötig.
Als Berater oder Coach fakturierst du so vielfältig, wie du arbeitest.
Retainer für Stammkunden, die monatlich betreut werden. Stundenabrechnung für Ad-hoc-Mandate und spontane Anfragen. Tagessätze für Workshops und Intensivtage. Projektpauschalen für klar definierte Deliverables.
Die Buchhaltung sollte sich deiner Realität anpassen – nicht umgekehrt. Magic Heidi macht genau das: eine Lösung für alle deine Abrechnungsmodelle, mit professionellen QR-Rechnungen, automatischen Mahnungen und einem Klick-Export für deinen Treuhänder.
Der Beratungsalltag kostet dich wertvolle Zeit
Jede Stunde Admin ist eine Stunde weniger Beratung. Diese Probleme kennen Schweizer Berater und Coaches alle zu gut:
Retainer monatlich neu erstellen
Immer dieselbe Rechnung von Hand – unnötiger Aufwand jedes MalVerschiedene Billing-Modelle
Stunden, Tagessätze, Pauschalen gleichzeitig verwaltenSpesen & Belege sammeln
Reise, Tools, Fachliteratur – Belege gehen verloren oder werden vergessenZahlungserinnerungen versenden
Kunden vergessen zu zahlen, manuelles Nachhaken kostet NervenUnterlagen für den Treuhänder
Stundenlange Aufbereitung statt ein KlickProfessionelles Erscheinungsbild
Rechnungen ohne einheitliches Design schwächen dein BeratungsimageDein Arbeitsalltag: heute vs. mit Magic Heidi
Was als Berater täglich Zeit kostet – und wie Magic Heidi es automatisiert
| Aufgabe | Ohne Magic Heidi | Mit Magic Heidi |
|---|---|---|
| Retainer versenden | Jeden Monat manuell erstellen | Automatisch am Monatsersten |
| Spesen erfassen | Belege sammeln, manuell eintippen | Foto → KI extrahiert alles |
| Mahnung senden | Manuell nachhaken, unangenehm | Automatische Erinnerungen |
| Treuhänder-Export | Stunden Aufbereitung | Ein Klick, alles bereit |
| Rechnung aus Vorlage | Von Null oder Copy-Paste | Vorlage wählen, anpassen, senden |
| Professionelles Design | Word-Dokument oder generisch | Logo, Farben, einheitlich |
Einmal erstellen, automatisch versenden
Erstelle eine Rechnungsvorlage für deinen Retainer-Kunden – und Magic Heidi versendet sie automatisch jeden Monat. Mit deinem Logo, deinen Zahlungskonditionen und dem richtigen MWST-Satz. Du musst nie wieder dieselbe Rechnung manuell neu erstellen.
Alles, was Berater und Coaches
wirklich brauchen.
Drei Bereiche, die deinen Arbeitsalltag grundlegend vereinfachen.
Vorlagen & Wiederkehrende Rechnungen
Erstelle Rechnungsvorlagen für jedes deiner Billing-Modelle. Retainer laufen automatisch. Einmal einrichten, jeden Monat Zeit sparen.
- Rechnungsvorlagen für Retainer, Stunden, Tagessätze
- Automatischer monatlicher Versand
- Anpassbare Zahlungskonditionen (30, 60, 90 Tage)
- Professionelles Design mit deinem Logo
Spesen & Belegmanagement
Reisespesen, Software-Abos, Fachliteratur – alles steuerkonform erfasst. Foto aufnehmen, KI erledigt den Rest.
- KI-Belegerfassung per Smartphone-Foto
- Reisespesen automatisch kategorisiert
- Fachliteratur & Tools als Abzug erfassen
- Steuerfertige Ausgabenberichte auf Knopfdruck
Mahnwesen & Treuhänder-Export
Automatische Zahlungserinnerungen, bevor es unangenehm wird. Und saubere Exporte, damit dein Treuhänder sofort loslegen kann. Kein manuelles Nachhaken mehr.
- Automatische Zahlungserinnerungen konfigurierbar
- Mahnstufen nach deinem Zeitplan
- Export für Treuhänder und Steuerberater
- Vollständige Buchungshistorie jederzeit abrufbar
Spesen erfassen mit einem Foto
Du fährst zum Kunden nach Zürich. Kaufst ein Fachbuch. Bezahlst die Software-Lizenz. Statt jede Position manuell einzutippen: einfach ein Foto. Die KI erkennt Betrag, Datum, Kategorie und MWST automatisch. Zur Steuerzeit ist alles sauber geordnet.
Rechnungen, die deine Professionalität zeigen
Jede Rechnung ist eine Visitenkarte. Magic Heidi stellt sicher, dass deine Rechnungen genauso professionell wirken wie deine Beratung.
- 📋Detaillierte Leistungsbeschreibungen
Projektnamen, Stunden, Tagessätze und Beschreibungen übersichtlich aufgeführt
- 🔄Wiederkehrende Rechnungen
Retainer automatisch am gewünschten Datum versenden – monatlich, quartalsweise oder individuell
- ⏰Automatisches Mahnwesen
Zahlungserinnerungen nach deinem Zeitplan, freundlich aber konsequent
- 📤Treuhänder-Export
Alle Belege, Rechnungen und Berichte auf Knopfdruck exportiert
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Berater-Rechnung: das muss rein ✓
Jede Honorarrechnung in der Schweiz muss diese Angaben enthalten – Magic Heidi füllt sie alle automatisch aus:
- ✓ Name und Adresse beider Parteien (Berater und Kunde)
- ✓ Rechnungsnummer (fortlaufend, für deine Buchhaltung)
- ✓ Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
- ✓ Genaue Leistungsbeschreibung (Projekt, Stunden, Tagessatz oder Pauschale)
- ✓ MWST-Angabe – oder Hinweis «von der MWST befreit» (unter CHF 100k Jahresumsatz)
- ✓ Kontoangaben + QR-Code nach Swiss QR-Standard
- ✓ Zahlungsfrist (Standard: 30 Tage)
Magic Heidi übernimmt all das automatisch – du musst nur Leistung und Betrag eingeben.
Schweizer Compliance
ohne Buchhaltungsstudium.
Magic Heidi ist speziell für Schweizer Selbstständige entwickelt – mit allen gesetzlichen Anforderungen für Berater, Coaches und Consultants bereits eingebaut.
Gesetzlich konforme QR-Rechnungen automatisch seit Oktober 2022
Vereinfachte Abrechnung, für Beratung 6.2% – automatisch berechnet
Umsatz-Tracking eingebaut – du weisst, wann die Anmeldung nötig wird
DE, FR, IT, EN oder Rätoromanisch – für Kunden in der ganzen Schweiz und im Ausland
Speziell für selbstständige Berater entwickelt
Magic Heidi übernimmt die Buchhaltungsseite deines Beratungsgeschäfts – damit du dich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.
Rechnungsvorlagen
Vorlagen für jeden Billing-Typ – Retainer, Stunden, Tagessatz
Retainer-Automatisierung
Wiederkehrende Rechnungen automatisch versenden
KI-Spesenerfassung
Belege fotografieren, automatisch erfassen
Automatisches Mahnwesen
Zahlungserinnerungen nach deinem Zeitplan
Swiss QR-Rechnungen
Gesetzlich konforme QR-Codes automatisch
Treuhänder-Export
Alle Unterlagen auf Knopfdruck exportieren
Multi-Währung
CHF, EUR, USD oder jede andere Währung – für Schweizer und internationale Kunden
Cross-Platform
iPhone, Android, Mac, Windows, Web
Warum Schweizer Berater Magic Heidi wählen
Echte Bewertungen von Beraterinnen, Beratern und Dienstleistern
“Ein sehr einfaches und effektives Tool für Freelancing und Beratungsleistungen.”
“Seit wir Magic Heidi für unser Unternehmen in Genf nutzen, ist die Rechnungsstellung ein Kinderspiel. Die Funktionen zur Anpassung der Rechnungen, zur Zahlungsverfolgung und für automatische Mahnungen sparen uns mehrere Stunden pro Woche.”
“Es ist so einfach zu bedienen, dass ich sofort produktiv war. Die Funktionen zur Ausgabenverwaltung, vor allem die Bildverarbeitung, laufen reibungslos und wirken perfekt.”
Einfache Preise. Keine Überraschungen.
Ein Abo. Alle Funktionen. Jederzeit kündbar.
Kostenlose Testversion
- 3 Rechnungen inklusive
- 3 Ausgaben inklusive
- Alle Funktionen freigeschaltet
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Jederzeit kündbar
Jahresabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Unbegrenzte Ausgaben
- KI-Belegerfassung
- Schweizer QR-Rechnungen
- Wiederkehrende Rechnungen
- Automatisches Mahnwesen
- Treuhänder-Export
- Support per Telefon und E-Mail
Monatsabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Unbegrenzte Ausgaben
- KI-Belegerfassung
- Schweizer QR-Rechnungen
- Wiederkehrende Rechnungen
- Automatisches Mahnwesen
- Treuhänder-Export
- Standard-Support
30 Tage Geld-zurück-Garantie. Risikofrei testen.
Häufig gestellte Fragen von Schweizer Beratern
Wie erstelle ich eine Retainer-Rechnung in der Schweiz?
In Magic Heidi erstellst du die Retainer-Rechnung einmalig als Vorlage – mit Leistungsbeschreibung, Betrag und Zahlungskonditionen. Danach aktivierst du die Wiederholung (monatlich, quartalsweise oder individuell). Die App versendet die Rechnung automatisch am gewünschten Datum. Kein manuelles Neuerstellen mehr.
Muss ich als Coach MWST zahlen in der Schweiz?
Erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 ist die MWST-Anmeldung in der Schweiz obligatorisch. Darunter kannst du Rechnungen ohne MWST ausstellen – mit dem Hinweis «von der MWST befreit». Magic Heidi zeigt dir laufend, wo dein Umsatz im Vergleich zur Schwelle von CHF 100'000 steht.
Welche Angaben muss eine Honorarrechnung in der Schweiz enthalten?
Eine korrekte Schweizer Honorarrechnung braucht: Name und Adresse beider Parteien, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum, genaue Leistungsbeschreibung (Projekt, Stunden oder Tagessatz), MWST-Angabe oder Befreiungshinweis, Bankverbindung mit QR-Code (Swiss QR Standard) und Zahlungsfrist. Magic Heidi füllt alles automatisch korrekt aus.
Wie erfasse ich Reisespesen als Berater steuerkonform?
Fotografiere den Beleg direkt mit dem Smartphone. Magic Heidis KI liest Betrag, Datum, Kategorie und MWST automatisch aus. Reisespesen werden automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet. Zur Steuerzeit exportierst du alle Ausgaben als sauberen Bericht für deinen Treuhänder.
Was ist der Saldosteuersatz für Beratung und Coaching?
Für Beratung gilt laut ESTV-Liste ein Saldosteuersatz von 6.2% («Beratung, soweit nicht anderswo genannt» und «Unternehmensberatung»). Für Coaching hängt der Satz von der genauen Tätigkeit ab; massgebend ist die Saldosteuersatz-Liste der ESTV. Das ist eine vereinfachte MWST-Abrechnungsmethode, bei der du einen pauschalen Prozentsatz deines Umsatzes abführst – statt jede einzelne Vorsteuer zu verbuchen. Magic Heidi berechnet das automatisch.
Wie sende ich automatische Zahlungserinnerungen?
In Magic Heidi konfigurierst du deinen Mahnplan einmalig: z.B. erste Erinnerung nach 30 Tagen, zweite nach 45 Tagen. Die App versendet die Erinnerungen automatisch für alle offenen Rechnungen. Du musst nicht mehr manuell nachfragen – und es bleibt professionell, weil die Nachrichten in deinem Namen und mit deinem Ton versendet werden.
Kann ich Rechnungen in Euro für deutsche oder EU-Kunden ausstellen?
Ja. Magic Heidi unterstützt jede Währung, ob CHF, EUR oder USD. Du kannst Rechnungen in der Währung deines Kunden ausstellen. Die Buchhaltung läuft trotzdem in CHF. Ideal für Berater mit internationaler Kundschaft.
Wie exportiere ich meine Buchhaltungsdaten für den Treuhänder?
Mit einem Klick exportierst du alle Rechnungen, Ausgaben und Belege als strukturierten Bericht – in dem Format, das dein Treuhänder oder Steuerberater braucht. Keine stundenlange Aufbereitung mehr. Quartals- und Jahresabschlüsse werden so zum Kinderspiel.
Wie rechne ich Workshops und Tagessätze ab?
Magic Heidi unterstützt alle gängigen Billing-Modelle: Stundensatz, Tagessatz, Projektpauschale und Retainer. Bei einem Workshop mit Tagessatz gibst du einfach Anzahl Tage × Tagessatz ein. Bei mehrtägigen Projekten kannst du jede Leistungsposition einzeln aufführen – für maximale Transparenz gegenüber dem Kunden.
Rechnung ohne MWST: Geht das als Berater unter CHF 100'000 Jahresumsatz?
Ja, absolut. Wer weniger als CHF 100'000 Jahresumsatz erzielt, ist von der MWST-Pflicht befreit. Du stellst Rechnungen ohne MWST aus und fügst den Hinweis «von der MWST befreit» hinzu. Magic Heidi stellt das automatisch korrekt ein, sobald du deinen MWST-Status angibst.
Bereit, deinen Beratungsalltag zu vereinfachen?
Vorlagen, Retainer, Spesen und Mahnungen – alles in einer App. Kostenlos starten, keine Kreditkarte nötig.
