Das Telefonat kennt jeder Selbstständige: «Ich kann die Rechnung leider nicht auf einmal bezahlen. Können wir etwas vereinbaren?» Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten. Möglichkeit eins: Sie lehnen ab, mahnen und betreiben womöglich. Möglichkeit zwei: Sie bieten eine Ratenzahlung an. Wer eine Ratenzahlung vereinbaren will, sollte das aber nicht beiläufig am Telefon tun – sondern schriftlich, sauber und selbstbewusst. Dann ist eine Ratenzahlung keine Grossmut, sondern Kalkül: Sie erhalten Ihr Geld in kleineren Schritten, der Kunde behält seine Würde, und Sie verlieren gegenüber dem Fall «alles auf einmal» keinen einzigen Rechtsschutz.

Ohne schriftliche Vereinbarung ist eine Ratenzahlung dagegen ein zahnloser Papiertiger. Sie verlieren Zeit, die Verjährung läuft weiter, und im Ernstfall stehen Sie schlechter da als vorher. Mit Verfallklausel, klaren Terminen und dokumentiertem Mahnwesen ist die Ratenzahlung eines der wirksamsten Werkzeuge im Forderungsmanagement – für Beträge, bei denen sich eine Betreibung nur begrenzt lohnt, oft die einzige realistische Lösung.

In diesem Guide zeige ich Ihnen, wann eine Ratenzahlung Sinn ergibt, wie die Vereinbarung aussehen muss (inklusive kopierfertiger Vorlage), was es mit Verfallklausel, Verzugszins und MWST auf sich hat – und was Sie tun, wenn der Kunde trotzdem ausfällt. Mit konkreten CHF-Beträgen und drei Geschichten aus der Praxis.

Das Wichtigste in Kürze

• Immer schriftlich – eine mündliche Abmachung ist im Streitfall fast wertlos. Nutzen Sie die Vorlage unten, füllen Sie sie aus und lassen Sie sie unterschreiben.
• Verfallklausel einbauen – bei Verzug mit einer Rate wird der ganze Restbetrag sofort fällig. Sonst jagen Sie CHF 900.00-Raten hinterher, statt CHF 5'340.00 auf einmal.
• 5 % Verzugszins ab Mahnung – gilt automatisch nach OR Art. 104, auch ohne Vereinbarung. Sie können im Vertrag aber auch einen eigenen Satz vereinbaren.
• MWST pro Rate abrechnen – jede eingehende Rate enthält ihren MWST-Anteil von 8.1 %; abgerechnet wird nach Vereinnahmung, nicht nach Rechnungsdatum.
• Eskalation vorbereiten – bleibt eine Rate aus: kurz mahnen, Verfallklausel auslösen, dann Mahnung mit Frist und notfalls Betreibung (Vorschuss ca. CHF 20.00–40.00).

Ratenzahlung vereinbaren: Wann sie Sinn ergibt – und wann nicht

Zuerst die wichtigste Unterscheidung: Ein Kunde, der von sich aus anruft und um Raten bittet, ist eine komplett andere Kategorie als einer, der schweigt. Im ersten Fall haben Sie jemanden, der zahlen will und nur momentan nicht zahlen kann. Im zweiten Fall haben Sie ein Kommunikationsproblem – und ein Zahlungsplan löst kein Kommunikationsproblem.

Eine Ratenzahlung lohnt sich, wenn:

• Der Kunde von sich aus und frühzeitig Kontakt sucht – nicht erst nach der dritten Mahnung.
• Die Krise plausibel und vorübergehend wirkt: eine Scheidung, ein Umbau, ein kurzfristiger Auftragsausfall beim Kunden.
• Die Geschäftsbeziehung wertvoll ist und Sie sie erhalten wollen.
• Der Betrag zu gross für den Kunden, aber zu klein für einen langen rechtlichen Kampf ist – bei den meisten Selbstständigen liegt das zwischen einigen hundert und einigen zehntausend Franken.
• Der Kunde Ihren Auftritt als professionell erlebt hat: Wer strukturiert und schriftlich verhandelt, wirkt nicht wie ein Softie, sondern wie jemand, der sein Geld ernst nimmt.

Lassen Sie die Finger davon, wenn:

• Der Kunde gar nicht mehr reagiert. Dann weiter mit dem normalen Mahnwesen und notfalls der Betreibung.
• Die Zahlungsfähigkeit dauerhaft weg ist. Ein Zahlungsplan verlängert dann nur das Sterben der Forderung.
• Es ein Muster ist. Bei Firmenkunden lohnt sich vorab ein Blick ins Zefix-Handelsregister: Wer dort Konkursvermerke oder stille liquidationsähnliche Vorgänge wittert, sollte Vorauszahlung verlangen statt Raten anzubieten.
• Der Gesamtbetrag im Kleinbereich liegt. Für CHF 150.00 in drei Raten à CHF 50.00 lohnt sich Ihr Verwaltungsaufwand nicht – da ist eine klare Mahnung schneller.

Als grobe Faustregel: Eine Ratenzahlung lohnt sich ab einem Gesamtbetrag von rund CHF 500.00 und bei einem Kunden, dessen Geschichte Sie glauben. Alles darunter oder bei zweifelhafter Kommunikation: standardisierter Mahnprozess.

Mini-Story: Miriam, Physiotherapeutin aus Bern

Miriam, Physiotherapeutin aus Bern, hatte nach einer abgeschlossenen Behandlung eine offene Rechnung über CHF 2'400.00. Der Patient meldete sich von sich aus – auf einmal ging es finanziell nicht mehr. Miriam bot sechs Monatsraten à CHF 400.00 an, erste Rate sofort. Sie liess sich das per kurzer Vereinbarung mit Verfallklausel schriftlich bestätigen. Alle sechs Raten kamen pünktlich, der Patient blieb Kundin ihrer Praxis treu. Ihr Fazit: «Ich habe nicht verzichtet – ich habe nur in kleineren Schritten kassiert.»

Die Ratenzahlungsvereinbarung: Diese Punkte gehören hinein

Warum überhaupt schriftlich? Drei Gründe. Erstens: Beweiswert. Eine unterschriebene Ratenzahlungsvereinbarung ist zugleich ein schriftliches Schuldanerkenntnis – das ist Gold wert, falls es später doch zur Betreibung kommt, denn mit einer anerkannten Forderung ist die Rechtsöffnung deutlich einfacher. Zweitens: Sie zwingt beide Seiten, über Termine und Beträge Präzises zu reden statt vager Zusicherungen («Schicken Sie halt mal, wenn's passt»). Drittens: Sie diszipliniert den Kunden – ein unterschriebener Zahlungsplan wird ernster genommen als ein Telefonanruf.

Diese Punkte gehören in jede Ratenzahlungsvereinbarung:

• Parteien: vollständige Namen und Adressen, bei Firmen die Firma laut Handelsregister.
• Bezugsrechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag inkl. MWST.
• Ratenplan: Anzahl Raten, Betrag je Rate und konkrete Fälligkeitsdaten – nicht «monatlich», sondern «30. November 2026».
• Erste Rate sofort oder zeitnah: Wer die erste Rate nicht sofort zahlt, zahlt oft gar keine.
• Zahlungsweg: QR-Rechnung per Post, Twint oder Überweisung – je einfacher, desto besser.
• Verfallklausel: der wichtigste Punkt, siehe nächster Abschnitt.
• Verzugszins: ab Mahnung, Standard 5 % (OR Art. 104).
• Mahn- und Inkassokosten: gehen zu Lasten des Schuldners, soweit gesetzlich zulässig.
• Unterschriften beider Parteien – oder mindestens eine ausdrückliche E-Mail-Bestätigung («Ich bin mit diesem Ratenplan einverstanden»). Die Unterschrift ist besser.

Kopierfertige Vorlage:

Ratenzahlungsvereinbarung

zwischen
[Ihr Name / Ihre Firma, Adresse, ggf. UID-Nr.] («Gläubiger»)
und
[Name, Adresse des Kunden] («Schuldner»)

Betreff: Rechnung Nr. [2026-0142] vom [01.09.2026]
über CHF [4'800.00] inkl. MWST

1. Der Schuldner bestätigt den Erhalt der Rechnung und
   anerkennt den offenen Betrag von CHF [4'800.00].

2. Der Betrag wird in folgenden Raten bezahlt:
   – CHF [1'200.00] zahlbar bis [31.10.2026]
   – CHF [900.00]  zahlbar bis [30.11.2026]
   – CHF [900.00]  zahlbar bis [31.12.2026]
   – CHF [900.00]  zahlbar bis [31.01.2027]
   – CHF [900.00]  zahlbar bis [28.02.2027]

3. Die Zahlung erfolgt per QR-Rechnung (Referenznummer
   beachten) oder Twint.

4. Verfallklausel: Kommt der Schuldner mit einer Rate um
   mehr als [10] Tage in Verzug, wird der gesamte noch
   offene Restbetrag sofort fällig.

5. Auf dem offenen Betrag schuldet der Schuldner ab
   Mahnung einen Verzugszins von [5] % pro Jahr.

6. Mahn- und Inkassokosten gehen zu Lasten des Schuldners,
   soweit gesetzlich zulässig.

Ort, Datum: _________________
Unterschrift Gläubiger: _________________
Unterschrift Schuldner: _________________

Passe die Raten realistisch an. Vier Raten, die der Kunde stemmen kann, sind mehr wert als zwölf, an denen er scheitert. Und: Die ursprüngliche Rechnung muss MWST-konform sein – alle Pflichtangaben, korrekter MWST-Satz, UID-Nummer. Falls Sie unsicher sind, was alles auf eine Schweizer Rechnung gehört: In unserer Rechnungsvorlage sehen Sie die komplette Struktur inklusive Pflichtfeldern.

Die Verfallklausel richtig formulieren

Die Verfallklausel ist das Herzstück jeder Ratenzahlungsvereinbarung. Ohne sie gilt: Jede einzelne Rate ist eine eigene kleine Forderung. Fällt eine aus, müssen Sie mahnen, fristen setzen, betreiben – während die nächsten Raten weiter laufen und Sie demnächst dasselbe nochmal machen dürfen. Mit Verfallklausel kippt die Logik: Ein einziger Ausfall macht den gesamten Restbetrag sofort fällig. Das ist der entscheidende Unterschied zwischen «CHF 900.00 hinterherjagen» und «CHF 5'340.00 einfordern».

So klingt eine saubere Verfallklausel:

«Kommt der Schuldner mit einer Rate um mehr als 10 Tage in Verzug, wird der Gesamtbetrag aller noch offenen Raten ohne weitere Mahnung sofort fällig.»

Drei Praxishinweise:

• Schreiben, nicht reden. Die Klausel muss in der Vereinbarung stehen, klar formuliert und nicht in Kleingedrucktem versteckt. Überraschende Klauseln kippen vor Gericht gerne mal.
• Kurze Vorfrist einbauen. Die 10 Tage in der Klausel sind kein Selbstzweck: Sie wirken fair und vermeiden den Eindruck, Sie hätten dem Kunden eine Falle gestellt. Gleichzeitig behalten Sie die Druckmittel.
• Bei Konsumenten vorsichtig sein. Ratenzahlungen an Privatpersonen können dem Konsumkreditgesetz (KVKG) unterstehen. Dann schreibt das Gesetz vor, dass Sie nach der ersten nicht fristgerechten Rate schriftlich mahnen und in der Regel mindestens 14 Tage Nachfrist einräumen müssen, bevor Sie weiter eskalieren. Ob das KVKG auf Ihren konkreten Fall zutrifft, hängt unter anderem vom Betrag und der Vertragsform ab – die aktuelle Fassung finden Sie auf fedlex.admin.ch, im Zweifelsfall hilft eine kurze Rechtsauskunft.

Mini-Story: Rafael, Maler aus Basel

Rafael, Maler aus Basel, hatte nach einem Wohnungsumalzen eine Rechnung über CHF 8'900.00 offen. Der Kunde bat um Ratenzahlung. Rafael willigte ein: fünf Raten à CHF 1'780.00, die erste sofort – mit Verfallklausel und 5 % Verzugszins. Die ersten zwei Raten kamen pünktlich, die dritte blieb aus. Am Telefon hiess es: «Nächste Woche sicher.» Rafael wartete die 10 Tage der Klausel ab, löste sie dann aus und schrieb eine einzige Mahnung mit 10 Tagen Frist über den ganzen offenen Rest von CHF 5'340.00. Bezahlt wurde innert acht Tagen, komplett. Sein Kommentar: «Ohne Klausel hätte ich monatelang Mini-Raten hinterhertelefoniert.»

Zins und Kosten: Was Sie verlangen dürfen

Viele Selbstständige glauben, sie müssten bei einer Ratenzahlung auf alles verzichten. Das Gegenteil ist der Fall: Zins und Kosten dürfen Sie auch bei einem Zahlungsplan verlangen – Massstab ist nur, dass es fair bleibt.

Verzugszins. Ab dem Moment, in dem der Kunde in Verzug ist – bei Ratenzahlungsvereinbarungen üblicherweise mit der Mahnung nach Fälligkeit einer Rate –, schuldet er Verzugszins. Ohne besondere Vereinbarung sind das 5 % pro Jahr nach OR Art. 104. Sie können in der Vereinbarung aber auch einen anderen Satz festlegen, höher oder tiefer. Wichtig: Der Zins läuft erst ab Verzug, nicht ab dem Tag der Unterschrift. Wer ab Tag 1 Zins auf alle Raten verlangt, wirkt gierig und riskiert, dass der Kunde den Plan gleich gar nicht eingeht. Überschaubar bleiben: Ein Satz weit über 5 % kann als unzulässig eingestuft werden. Bleiben Sie nahe beim gesetzlichen Standard.

Was heisst 5 % konkret? Bei einem offenen Restbetrag von CHF 5'340.00 sind das CHF 267.00 pro Jahr – also rund CHF 22.25 pro Monat. Der Zins ist bei kleinen Restbeträgen kein Geschäftsmodell, aber er zeigt dem Kunden, dass Nichtzahlen einen Preis hat.

Mahngebühren. Üblich und gerichtlich meist unbeanstandet sind CHF 10.00 bis CHF 20.00 pro Mahnung – vorausgesetzt, Sie mahnen überhaupt erst nach Fälligkeit und dokumentieren den Aufwand. Nicht zulässig ist, Mahngebühren zum Profitcenter zu machen.

Halten Sie es schlank. Jede Gebühr, die Sie aufladen, erhöht das Risiko, dass der Kunde den Plan abbricht. Ein guter Kompromiss aus der Praxis: Kosten und Zins in die Vereinbarung schreiben (sie wirken auch ohne Einsatz), sie aber im Erfolgsfall nicht geltend machen. Der Kunde spürt: Pünktlich zahlen lohnt sich.

MWST bei Ratenzahlung: so rechnen Sie korrekt ab

Die häufigste Frage im Kontext Ratenzahlung: Muss ich pro Rate eine eigene MWST-Rechnung stellen? Die kurze Antwort: Nein. Die ursprüngliche Rechnung bleibt die einzige Rechnung – über den vollen Betrag inklusive MWST. Die Raten sind Zahlungen auf diese Rechnung.

Das Timing. Abgerechnet wird nach dem Vereinnahmungsprinzip: Jede eingehende Rate ist ein Teilentgelt, und der darin enthaltene MWST-Anteil deklarieren Sie in der Abrechnungsperiode, in der die Rate tatsächlich bei Ihnen eingegangen ist – nicht schon mit Rechnungsstellung. Das regelt das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG); den aktuellen Wortlaut und die Details zur Steuerperiode finden Sie auf fedlex.admin.ch bzw. in den Weisungen der ESTV.

Ein Beispiel mit 8.1 % MWST: Geht eine Rate von CHF 1'000.00 ein, enthält sie CHF 74.93 MWST (CHF 925.07 netto + CHF 74.93 MWST). Genau diesen Anteil deklarieren Sie in der Periode des Zahlungseingangs. Rechnerisch ergibt sich so über alle Raten zusammen exakt die MWST der Gesamtrechnung.

Die Rechnungsstellung. Die ursprüngliche Rechnung muss die Pflichtangaben erfüllen – Ihre UID-Nummer, den MWST-Satz und den MWST-Betrag, das Rechnungsdatum und so weiter. Welche Angaben dazugehören, regelt Art. 26 MWSTG. Es ist zudem zulässig und empfehlenswert, den Ratenplan direkt auf der Rechnung zu erwähnen («zahlbar in 5 Monatsraten gemäss Vereinbarung vom 22.09.2026»). Das schafft Klarheit für beide Seiten und fürs Buchhaltungsamt.

Akonto und Ratenzahlung sind nicht dasselbe. Ein Akonto ist eine Zahlung vor oder während der Leistungserbringung – eine Anzahlung, die Sie als Teilzahlung auf eine noch laufende Leistung verrechnen. Eine Ratenzahlung im Sinne dieses Artikels ist die nachgelagerte Zahlung einer bereits erbrachten, vollständig abgerechneten Leistung. Bei Akontozahlungen für echte Teilleistungen können Teilrechnungen sinnvoll sein; bei einem Zahlungsplan für eine fertige Rechnung nicht.

Und noch ein Praxis-Hinweis in die andere Richtung: Kommen Sie selbst mal mit Ihrer MWST in Verzug, akzeptiert die ESTV Zahlungspläne – einen Vorschlag für einen Zahlungsplan können Sie dort online einreichen.

QR-Rechnung pro Rate: so bleibt alles zuordenbar

Der grösste praktische Ärgernis bei Ratenzahlungen sind Teileingänge, die Sie keiner Forderung zuordnen können. Die Lösung ist einfach: Schicken Sie pro Rate eine eigene QR-Rechnung mit eigener Referenznummer. Dann matchet Ihre Buchhaltung die Zahlung automatisch zur richtigen Rate, und Sie müssen nie wieder rätseln, was der Kunde mit «500 einmal überwiesen» gemeint hat.

So setzen Sie das um:

1. Eine QR-Rechnung pro Rate, jeweils mit eigenem Zahlteil und eigener Referenznummer.
2. Nicht alle auf einmal verschicken. Senden Sie jede Ratenrechnung fünf bis sieben Tage vor ihrem Fälligkeitsdatum – nicht das ganze Paket am Anfang. Sonst zahlt der Kunde durcheinander.
3. Erinnerung einbauen. Drei Tage nach einer überfälligen Rate eine kurze, freundliche Zahlungserinnerung – wie bei jeder anderen Rechnung auch. Wann genau Verzug beginnt und wie Erinnerung, Mahnung und Zins zusammenspielen, lesen Sie in unserem Guide zu Zahlungsfristen und Verzug.
4. Twint anbieten. Gerade Privatkunden zahlen Raten zuverlässiger, wenn der Zahlweg einfach ist.

Das klingt nach Arbeit? Muss es nicht sein. Wer seine Rechnungen mit Magic Heidi erstellt, kann die Raten einmal als wiederkehrende Rechnungen anlegen: QR-Rechnung pro Rate mit korrekter Referenznummer, automatische Erinnerung, saubere Buchung beim Zahlungseingang. Wie eine solche QR-Rechnung aufgebaut ist und welche Felder Pflicht sind, zeigen wir im Guide QR-Rechnung erstellen.

Ratenzahlung vereinbaren, aber der Kunde zahlt trotzdem nicht

Auch der schönste Zahlungsplan kann scheitern. Der Unterschied zur mündlichen Abmachung: Sie haben jetzt einen Plan für diesen Fall. Die Eskalation läuft in vier Stufen:

Stufe 1: Das Gespräch (Tag 3–5 nach Fälligkeit). Die erste ausgebliebene Rate ist meistens ein Versehen – ein verpasster Überweisungstag, ein vergessener eBanking-Termin. Kurze Mail oder Anruf: «Wir haben die Rate vom 31.10. nicht erhalten – bitte zahlen Sie bis zum Datum.» Freundlich bleiben, aber konkret.

Stufe 2: Die Verfallklausel auslösen (Tag 10–14). Bleibt die Rate aus und verschiebt sich auch nach dem Gespräch, ziehen Sie die Kante: Sie lösen die Verfallklausel aus und stellen den ganzen offenen Restbetrag fällig. Bei Konsumenten beachten Sie die KVKG-Nachfrist (schriftliche Mahnung, in der Regel mindestens 14 Tage). Ab jetzt schriftlich, mit Datum.

Stufe 3: Die letzte Mahnung mit Frist und Betreibungsandrohung. Konkret: ganzer Restbetrag inklusive Verzugszins (5 % ab Mahnung) plus Mahngebühr von CHF 10.00 bis CHF 20.00, Frist 10 Tage, ausdrücklich mit dem Hinweis «andernfalls leiten wir die Betreibung ein». Der Satz wirkt nur, wenn Sie ihn auch ausführen.

Stufe 4: Die Betreibung. Nun hilft kein Diskutieren mehr. Wie Sie eine Betreibung Schritt für Schritt einleiten – vom Begehren übers Betreibungsamt bis zum Zahlungsbefehl, mit Kostenvorschuss ab rund CHF 20.00 –, lesen Sie im Guide Betreibung einleiten in der Schweiz. Ihr Vorteil gegenüber einem Gläubiger ohne Vereinbarung: Die unterschriebene Ratenzahlungsvereinbarung ist ein schriftliches Schuldanerkenntnis. Falls der Schuldner Rechtsvorschlag erhebt, ist die Rechtsöffnung damit deutlich einfacher.

Ein Gedanke zur Geduld: Eine Betreibung lohnt sich erst, wenn klar ist, dass der Zahlungsplan gescheitert ist – nicht beim ersten verletzten Termin. Umgekehrt gilt: Wer beim dritten Ausfall nochmal «eine letzte Chance» gibt, erntet den vierten. Und falls am Ende wirklich nichts zu holen ist, läuft die Verjährung weiter – wann Sie wie gegensteuern können, lesen Sie im Artikel wann Rechnungen in der Schweiz verjähren.

Mini-Story: Stefan, Fotograf aus St. Gallen

Stefan, Hochzeitsfotograf aus St. Gallen, hatte eine Rechnung über CHF 3'600.00 offen und mit dem Brautpaar vier Raten à CHF 900.00 vereinbart. Die erste Rate kam nicht. Stefan mahnte freundlich, bekam ein «entschuldigung, nächste Woche» – und nichts. Er löste nach 10 Tagen die Verfallklausel aus, stellte die volle CHF 3'600.00 fällig und setzte 10 Tage Frist mit Betreibungsandrohung. Wieder nichts. Also leitete er die Betreibung ein, Vorschuss CHF 30.00. Acht Tage nach Zustellung des Zahlungsbefehls kam die Überweisung: CHF 3'600.00 plus Verzugszins. Stefans Kommentar: «Der Zahlungsplan war keine Schwäche. Er war der Beweis, dass das Brautpaar die Schuld nie bestritten hat – das hat mir die Betreibung massiv vereinfacht.»

Fazit: Eine Ratenzahlung zu vereinbaren ist kein Verzicht, sondern ein Forderungsmanagement-Instrument mit Sicherheitsnetz. Die Erfolgsformel ist kurz: schriftliche Vereinbarung, realistische Raten, Verfallklausel, 5 % Verzugszins ab Mahnung, pro Rate eine QR-Rechnung – und eine klare Eskalationstreppe, falls der Kunde doch ausfällt. Wenn Sie Raten, Erinnerungen und Mahnungen nicht von Hand verwalten wollen, übernimmt Magic Heidi das für Sie: wiederkehrende QR-Rechnungen, automatische Erinnerungen, lückenlose Dokumentation. Die Preise starten bei CHF 25.00 pro Monat – deutlich unter dem, was vergleichbare Tools kosten.