Ratenzahlung vereinbaren mit Kunden: Vorlage, Verfallklausel und MWST

Ein Kunde bittet um Ratenzahlung für eine bereits erbrachte und vollständig abgerechnete Leistung. Prüfen Sie, ob der Plan realistisch ist, und halten Sie Betrag, Termine und Folgen eines Ausfalls schriftlich fest. Eine Ratenzahlung beseitigt das Ausfallrisiko nicht und kann die Durchsetzung vorübergehend verändern.

Der Unterschied zur Stundung: Bei einer Stundung wird die Zahlung insgesamt aufgeschoben; bei einer Ratenzahlung wird sie auf mehrere Termine verteilt. Regeln Sie ausdrücklich, welche alten Zahlungs- und Zinsabreden ersetzt werden und welche bestehen bleiben.

Wann ein Zahlungsplan sinnvoll sein kann

Ein vorübergehender Engpass, offene Kommunikation und tragbare Raten sprechen eher für eine Einigung als eine dauerhaft fehlende Zahlungsfähigkeit. Vergleichen Sie den Aufwand und das Risiko mit Gespräch, Vergleich oder Betreibung. Einen universellen Mindestbetrag für Ratenzahlungen gibt es nicht.

Frei erfundenes Rechenbeispiel: Eine offene Forderung von CHF 2'400.00 wird auf sechs Monatsraten von CHF 400.00 verteilt. Das ergibt zusammen CHF 2'400.00. Es ist ein Zahlungsplan, keine neue Leistung und keine Zusage, dass alle Raten tatsächlich bezahlt werden.

Was in die Vereinbarung gehört

• Richtige Parteien und gegebenenfalls vertretungsberechtigte Unterzeichnende.
• Eindeutig bezeichnete Bezugsrechnung und tatsächlich offener Saldo nach Teilzahlungen.
• Konkrete Termine, Ratenbeträge und Zahlungsweg.
• Regelung zu bereits aufgelaufenen Zinsen und Kosten sowie zu künftigem Verzug.
• Voraussetzungen einer allfälligen Fälligstellung des Restbetrags.
• Unterschriften und Aufbewahrung eines vollständigen Exemplars für beide Seiten.

Eine mündliche Vereinbarung ist nicht allein mangels Schriftform wertlos; ihre Beweisbarkeit ist aber schwieriger. Eine einfache E-Mail-Bestätigung hat nicht automatisch denselben Titelwert wie eine durch Unterschrift bekräftigte Schuldanerkennung nach SchKG Art. 82. Ob die konkrete Urkunde zur provisorischen Rechtsöffnung genügt, prüft das Gericht. Sie garantiert keinen Prozesserfolg.

Vorlage als Ausgangspunkt, nicht als universeller Vertrag

Die folgende Vorlage betrifft einen einfachen geschäftlichen Zahlungsplan. Sie muss zum Sachverhalt passen und ist nicht ungeprüft für Konsumkredite bestimmt.

Ratenzahlungsvereinbarung
Gläubiger: [Name / Firma, Adresse]
Schuldner: [Name / Firma, Adresse]

Bezugsrechnung: [Nummer, Datum, Leistungsgrund]
Anerkannter offener Rechnungsbetrag: CHF 4'800.00
Bereits bezahlte Beträge sind im obigen Saldo berücksichtigt.

Zahlungsplan:
CHF 1'200.00 bis [Datum 1]
CHF   900.00 bis [Datum 2]
CHF   900.00 bis [Datum 3]
CHF   900.00 bis [Datum 4]
CHF   900.00 bis [Datum 5]

Zahlungsweg / Zuordnung: [Konto, Bezugsrechnung, Referenz]
Bereits aufgelaufene Zinsen und Kosten: [Betrag / Verzicht / Regelung]
Zins während planmässiger Zahlung: [Regelung]
Verzugsfolgen bei einer ausgebliebenen Rate: [geprüfte Regelung]
Allfällige Fälligstellung des Rests: [geprüfte Voraussetzungen]
Weitere Abreden / ersetzte Vertragsbestimmungen: [Angaben]

Ort, Datum, Unterschriften beider Parteien: [Angaben]

Die fünf Raten ergeben CHF 4'800.00. Prüfen Sie Ihre eigenen Zahlen vor der Unterschrift; Zins und Kosten dürfen nicht unbemerkt nochmals in die Hauptforderung einfliessen.

Verfallklausel und Verbraucherschutz gesondert prüfen

Eine Verfallklausel kann vorsehen, dass bei bestimmten Ausfällen auch die noch nicht fälligen Raten fällig werden. Sie wirkt nicht automatisch, nur weil eine Rate fehlt. Auslöser, Nachfrist, erforderliche Erklärung und verbleibender Saldo müssen zur Vereinbarung und zum anwendbaren Recht passen.

Reines Rechenbild: Von fünf Raten zu CHF 1'780.00 sind zwei bezahlt. Der Rest beträgt CHF 5'340.00. Ob Sie diesen Rest sofort fordern können, folgt nicht aus der Rechnung, sondern aus der wirksamen Vereinbarung und deren Voraussetzungen.

Bei Privatkunden kann das Konsumkreditgesetz (KKG) relevant sein, unter anderem bei entgeltlichem Zahlungsaufschub. Nicht jeder nachträgliche Zahlungsplan untersteht ihm. Prüfen Sie Anwendungsbereich und Ausnahmen sowie zwingende Schutzvorschriften vor Vereinbarung von Zins, Kosten oder Beschleunigung. Eine pauschale «10-Tage-Verfallklausel» oder «14-Tage-Nachfrist» ist kein universeller Ersatz dafür. Lassen Sie solche Fälle fachlich prüfen; das KKG auf Fedlex ist die gesetzliche Ausgangsbasis.

Verzugszins und Mahngebühren

Bei einem vereinbarten bestimmten Verfalltag kann Verzug ohne Mahnung eintreten; sonst ist grundsätzlich eine Mahnung nach Fälligkeit nötig (OR Art. 102). Der gesetzliche Verzugszins beträgt grundsätzlich 5 % pro Jahr (Art. 104). Regeln Sie bewusst, ob während planmässiger Ratenzahlung bereits laufende Zinsen ausgesetzt oder erlassen werden. Ein Finanzierungszins für den Zahlungsaufschub ist nicht dasselbe wie Verzugszins.

Berechnen Sie Zins nur auf das tatsächlich verzinste offene Kapital und für den massgebenden Zeitraum. CHF 5'340.00 × 5 % ergibt CHF 267.00 für ein volles Jahr bei unverändertem Kapital; ein Zwölftel davon sind CHF 22.25. Bei Teilzahlungen sinkt die Bemessungsgrundlage entsprechend.

Mahngebühren sind kein automatisch geschuldeter Standardtarif. Eine wirksame Gebührenvereinbarung oder ein nachgewiesener zusätzlicher Verzugsschaden nach OR Art. 106 ist getrennt zu prüfen; siehe Mahngebühren.

MWST bei Ratenzahlung: so rechnen Sie korrekt ab

Die häufigste Frage im Kontext Ratenzahlung: Muss ich pro Rate eine eigene MWST-Rechnung stellen? Die kurze Antwort: Nein. Die ursprüngliche Rechnung bleibt die einzige Rechnung – über den vollen Betrag inklusive MWST. Die Raten sind Zahlungen auf diese Rechnung.

Das Timing. Wann Sie die MWST deklarieren, hängt von Ihrer Abrechnungsart ab (Art. 39 und 40 MWSTG). Standard ist die Abrechnung nach vereinbarten Entgelten: Die Steuerschuld entsteht mit der Rechnungsstellung, und Sie deklarieren die volle MWST der Rechnung in der Abrechnungsperiode, in der Sie die Rechnung ausgestellt haben – unabhängig davon, ob der Kunde in Raten zahlt. Nur wenn Sie bei der ESTV die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten beantragt haben und diese bewilligt ist, deklarieren Sie den MWST-Anteil jeder Rate in der Periode, in der sie tatsächlich bei Ihnen eingegangen ist. Und falls der Ratenplan scheitert und ein Teil der Rechnung nie bezahlt wird: Bei vereinbarten Entgelten korrigieren Sie die MWST auf dem Ausfall als Entgeltsminderung (Art. 41 MWSTG), und zwar im Zeitpunkt, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird. Den aktuellen Gesetzeswortlaut finden Sie auf fedlex.admin.ch, die Praxis in den Weisungen der ESTV.

Ein Beispiel mit 8.1 % MWST (Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten): Geht eine Rate von CHF 1'000.00 ein, enthält sie CHF 74.93 MWST (CHF 925.07 netto + CHF 74.93 MWST). Genau diesen Anteil deklarieren Sie in der Periode des Zahlungseingangs. Bei gerundeten Einzelraten können Rappendifferenzen entstehen; gleichen Sie diese nachvollziehbar mit der Gesamtrechnung ab. Rechnen Sie dagegen nach vereinbarten Entgelten ab – der Normalfall –, deklarieren Sie die gesamte MWST bereits in der Periode der Rechnungsstellung; die eingehenden Raten ändern an Ihrer MWST-Abrechnung nichts mehr.

Die Rechnungsstellung. Die ursprüngliche Rechnung muss die anwendbaren Angaben enthalten. Bei MWST im Entgelt genügt nach Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG die Angabe des anwendbaren Steuersatzes. Welche Angaben dazugehören, regelt Art. 26 MWSTG. Es ist zudem zulässig und empfehlenswert, den Ratenplan direkt auf der Rechnung zu erwähnen («zahlbar in 5 Monatsraten gemäss Vereinbarung vom 22.09.2026»). Das schafft Klarheit für beide Seiten und für die Buchhaltung.

Akonto und Ratenzahlung sind nicht dasselbe. Ein Akonto ist eine Zahlung vor oder während der Leistungserbringung – eine Anzahlung, die Sie als Teilzahlung auf eine noch laufende Leistung verrechnen. Eine Ratenzahlung im Sinne dieses Artikels ist die nachgelagerte Zahlung einer bereits erbrachten, vollständig abgerechneten Leistung. Bei Akontozahlungen für echte Teilleistungen können Teilrechnungen sinnvoll sein; bei einem Zahlungsplan für eine fertige Rechnung nicht.

Und noch ein Praxis-Hinweis in die andere Richtung: Kommen Sie selbst mal mit Ihrer MWST in Verzug, akzeptiert die ESTV Zahlungspläne – einen Vorschlag für einen Zahlungsplan können Sie dort online einreichen.

Zahlungen zuordnen, ohne Umsatz doppelt zu erfassen

Führen Sie jede Rate als Zahlung auf die ursprüngliche Rechnung. Ein zusätzlicher QR-Zahlteil kann Betrag und Zuordnung erleichtern; er ist nicht noch einmal eine neue Leistungsrechnung. Verwenden Sie nur Referenzen, deren Zuordnung Sie tatsächlich abbilden können, und stimmen Sie die Summe aller Zahlungen mit dem offenen Saldo ab.

Erstellen Sie nicht für jede Rate eine wiederkehrende neue Umsatzrechnung über dieselbe Leistung. Automatischer Zahlungsabgleich, Erinnerungsversand und native Ratenpläne sind produktabhängig und werden hier für Magic Heidi nicht zugesagt. Der QR-Rechnungsleitfaden erklärt den Zahlteil; Ihr Ratenregister kann bei wenigen Fällen auch eine sorgfältig geführte Tabelle sein.

Wenn eine Rate fehlt

1. Zahlungseingänge und Abrede prüfen, Kunden sachlich kontaktieren.
2. Fälligkeit und Verzug der konkreten Rate feststellen; erforderliche Mahnung und deren Zugang dokumentieren.
3. Nur bei erfüllten Voraussetzungen eine Restfälligstellung erklären oder geltend machen. Zwingenden Verbraucherschutz beachten.
4. Offenen Saldo, zulässigen Zins und begründete Kosten getrennt berechnen und weitere Schritte abwägen.

Notieren Sie Behörden- und Verjährungsfristen. Eine blosse Mahnung unterbricht die Verjährung nicht; eine Anerkennung, insbesondere Abschlagszahlung, oder rechtliche Schritte können nach OR Art. 135 relevant sein. Ob und mit welchen Folgen die konkrete Vereinbarung die Verjährung beeinflusst, ist gesondert zu prüfen.

Quellen und Grenzen

• OR auf Fedlex – Art. 102, 104, 106 und 135.
• SchKG Art. 82 – provisorische Rechtsöffnung.
• MWSTG Art. 26 und 39–41 – Rechnungen und zeitliche Abrechnung.

Allgemeine Information, keine individuelle Vertrags-, Rechts- oder Steuerberatung.