Eine offene Rechnung, kein Geld vom Kunden – das kennen die meisten Freelancer in der Schweiz. Aber welche Mahngebühren dürfen Sie eigentlich verlangen? Die kurze Antwort: In der Schweiz gibt es kein Gesetz, das einen fixen Betrag vorschreibt. Üblich sind CHF 10.00 bis CHF 40.00 pro Mahnstufe, wobei die erste Zahlungserinnerung meist kostenlos ist. Die rechtliche Grundlage liefert OR Art. 105, der den Schadensersatz bei Verzug regelt. Mahngebühren sind also Verzugsschaden – kein Pauschalbetrag, sondern eine Kostenersatzforderung, die angemessen sein muss.

In diesem Guide gehen wir durch, wie viel Sie pro Mahnstufe verlangen dürfen, wie der 3-Stufen-Prozess funktioniert und was passiert, wenn der Kunde die Gebühren ablehnt. Mit Vorlagen, CHF-Beispielen und praktischen Tipps für Self-employed, Einzelfirmen und kleine Unternehmen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Zahlungserinnerung: meist kostenlos – die erste Erinnerung nach Ablauf der Frist ist eine Courtoisie, keine Pflicht mit Gebühr.
• 1. Mahnung: CHF 10.00 bis CHF 20.00 – die erste offizielle Mahnung kann eine angemessene Gebühr ausweisen.
• 2. Mahnung: CHF 20.00 bis CHF 40.00 – die zweite Mahnung ist teurer und oft mit Betreibungsandrohung verbunden.
• Mahngebühren sind MWST-pflichtig – sofern Sie MWST-pflichtig sind, müssen Sie 8.1 % MWST auf die Gebühr aufschlagen.
• Rechtsgrundlage: OR Art. 105 – Mahngebühren sind Verzugsschaden, kein gesetzlicher Pauschalbetrag.

Was sind Mahngebühren in der Schweiz?

Mahngebühren sind Kosten, die ein Gläubiger einem Schuldner in Rechnung stellen kann, wenn eine fällige Forderung nicht bezahlt wird und er ihn mahnen muss. In der Schweiz gibt es – anders als in Deutschland mit seiner gesetzlichen Mahngebühren-Verordnung – keinen fixen Katalog. Das bedeutet: Sie können Mahngebühren verlangen, aber der Betrag muss «angemessen» sein und die tatsächlich angefallenen Kosten decken.

Die rechtliche Grundlage findet sich im Obligationenrecht (OR) auf admin.ch. Konkret sind zwei Artikel relevant:

• OR Art. 102 regelt den Verzug. Sobald der Schuldner nach Ablauf der Fälligkeit nicht zahlt, befindet er sich im Verzug – und der Gläubiger kann Schadensersatz verlangen.
• OR Art. 105 definiert, dass der Schuldner im Verzug für den gesamten Schaden haftet, der aus dem Verzug entsteht. Dazu gehören Portokosten, administrativer Aufwand und Mahngebühren.

Wichtig: Mahngebühren sind kein «Strafgeld». Sie sind eine Kostenersatzforderung. Das bedeutet, der Betrag muss nachvollziehbar sein. Wer CHF 150.00 für eine einfache Mahnung verlangt, muss das vor Gericht begründen können – und das wird schwierig.

Unterschied zur Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist die freundliche Vorstufe: «Sie haben vielleicht vergessen zu zahlen, hier ist nochmal die Rechnung.» Sie ist keine Mahnung im rechtlichen Sinn und sollte keine Gebühr ausweisen. Die erste Mahnung hingegen ist eine formelle Aufforderung mit Fristsetzung und kann Mahngebühren enthalten.

Diese Unterscheidung ist wichtig. Wer sofort mit einer gebührenpflichtigen Mahnung startet, wirkt unhöflich und schwächt seine Position, falls der Kunde eine berechtigte Frage zur Rechnung hatte. Die Zahlungserinnerung gibt dem Kunden eine faire Chance, den Fehler zu korrigieren.

Wie viel Mahngebühren dürfen Sie in der Schweiz verlangen?

Da es kein Gesetz mit festen Sätzen gibt, orientieren sich Freelancer an der Praxis. Die folgenden Beträge haben sich als angemessen etabliert und werden von Schweizer Gerichten in der Regel akzeptiert:

Diese Beträge sind Richtwerte, keine gesetzlichen Vorgaben. Was «angemessen» ist, hängt vom Aufwand ab. Wer eine einfache E-Mail verschickt, wird CHF 40.00 schwer rechtfertigen. Wer ein eingeschriebenes Schreiben mit Recherche der aktuellen Adresse und Telefonnachfrage verschickt, hat eine bessere Argumentation für höhere Beträge.

MWST auf Mahngebühren

Ja, Mahngebühren sind MWST-pflichtig – sofern Sie selbst MWST-pflichtig sind. Die MWST beträgt in der Schweiz aktuell 8.1 %. Das bedeutet: CHF 20.00 Mahngebühr plus 8.1 % MWST = CHF 21.62 total. Die ESTV bestätigt, dass Mahngebühren als zum Hauptleistungsaustausch gehörende Nebenleistung behandelt werden – sie unterliegen also dem gleichen MWST-Satz wie die ursprüngliche Rechnung.

Praxistipp: Weisen Sie die MWST auf der Mahnung separat aus, genau wie auf der ursprünglichen Rechnung. Das ist sauber, transparent und verhindert Diskussionen.

Mini-Story: Sarah, Grafikerin aus Zürich

Sarah, Grafikerin aus Zürich, hat eine CHF 3'200.00 Rechnung für ein Webdesign gestellt. Die Zahlungsfrist betrug 30 Tage. Nach Ablauf wartete sie eine Woche, schickte dann eine freundliche Zahlungserinnerung ohne Gebühr. Nach weiteren 14 Tagen ohne Zahlung folgte die erste Mahnung mit CHF 15.00 Mahngebühr plus 8.1 % MWST. Der Kunde zahlte schliesslich die Rechnungssumme plus die Gebühr – insgesamt CHF 3'236.23. Sarah hat die Gebühr mit einem kurzen Hinweis auf den administrativen Aufwand begründet. Kein Wortwechsel, keine Diskussion.

Der 3-Stufen-Prozess: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung

Ein sauberes Mahnwesen folgt einer klaren Struktur. Drei Stufen haben sich in der Schweizer Praxis bewährt. So gehen Sie vor:

Stufe 1: Zahlungserinnerung (Tag 30–35 nach Rechnungsdatum)

Die Zahlungserinnerung ist freundlich, kostenlos und ohne Fristsetzung. Sie geht davon aus, dass der Kunde vergessen hat – nicht, dass er nicht zahlen will.

Inhalt:

• Hinweis auf die offene Rechnung mit Nummer und Betrag
• Originalrechnung im Anhang
• Bitte um Zahlung innert 7 Tagen
• Keine Gebühr, keine Androhung

Beispieltext: «Sehr geehrte/r Frau/Herr X, unsere Rechnung Nr. 2026-0142 vom 01.07.2026 über CHF 3'200.00 ist leider noch offen. Vermutlich ist die Zahlung untergegangen. Wir bitten Sie, den Betrag innert 7 Tagen zu überweisen. Die Rechnung liegt erneut bei. Besten Dank für Ihre Bemühungen.»

Stufe 2: 1. Mahnung (Tag 40–45 nach Rechnungsdatum)

Wenn die Zahlungserinnerung fruchtlos bleibt, folgt die erste Mahnung. Jetzt wird es formell. Die erste Mahnung für die Schweiz kann CHF 10.00 bis CHF 20.00 Mahngebühr ausweisen.

Inhalt:

• Klare Bezeichnung als «1. Mahnung»
• Rechnungsnummer, Originalbetrag und Mahngebühr
• Zahlungsfrist: 10 Tage
• Hinweis auf weitere Schritte (2. Mahnung, Betreibung)

Beispieltext: «1. Mahnung. Trotz unserer Zahlungserinnerung vom Datum ist die Rechnung Nr. 2026-0142 über CHF 3'200.00 weiterhin unbezahlt. Wir fordern Sie auf, den Betrag inkl. Mahngebühr von CHF 15.00 plus 8.1 % MWST (CHF 1.22) – total CHF 3'216.22 – bis spätestens Datum + 10 Tage zu überweisen. Sollten Sie bis dahin nicht gezahlt haben, behalten wir uns weitere Schritte vor.»

Stufe 3: 2. Mahnung (Tag 50–55 nach Rechnungsdatum)

Die zweite Mahnung ist die letzte vor der Betreibung. Die Gebühr kann hier CHF 20.00 bis CHF 40.00 betragen. Jetzt drohen Sie die Betreibung an.

Inhalt:

• Bezeichnung als «2. Mahnung» oder «Letzte Mahnung»
• Originalbetrag plus erste und zweite Mahngebühr
• Kurze Frist: 5 bis 7 Tage
• Klare Androhung der Betreibung

Beispieltext: «2. Mahnung – Letzte Aufforderung. Die Rechnung Nr. 2026-0142 über CHF 3'200.00 ist nach zwei Mahnungen weiterhin unbezahlt. Gesamtforderung inkl. Mahngebühren: CHF 3'248.44 (CHF 3'200.00 + CHF 15.00 + CHF 25.00 + MWST). Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis Datum + 5 Tage. Nach Ablauf leiten wir die Betreibung ein, ohne weitere Voranmeldung.»

Mini-Story: Marco, Schreiner aus Luzern

Marco, Schreiner aus Luzern, hat für einen Kunden ein Massivholztisch-Paket geliefert. Die Schlussrechnung betrug CHF 6'800.00. Der Kunde meldete sich nach 30 Tagen nicht. Marco schickte eine Zahlungserinnerung – keine Antwort. Nach 14 Tagen die erste Mahnung mit CHF 20.00 Gebühr – keine Antwort. Nach weiteren 10 Tagen die zweite Mahnung mit CHF 30.00 Gebühr und Betreibungsandrohung. Daraufhin rief der Kunde an: «Sorry, Rechnung im Spam-Ordner.» Er überwies den Gesamtbetrag von CHF 6'859.45 inkl. Mahngebühren und MWST. Marco hat die Gebühren nicht reduziert – der Kunde akzeptierte sie ohne Diskussion.

Mahngebühren in der Rechnung richtig ausweisen

Die MWST-Frage ist die häufigste Stolperfalle bei Mahngebühren. Hier die wichtigsten Punkte:

Mahngebühren sind eine Nebenleistung zur Hauptleistung. Das bedeutet: Wenn die Ursprungsrechnung MWST-pflichtig war, ist auch die Mahngebühr MWST-pflichtig. Der Satz ist derselbe – aktuell 8.1 % für Standardleistungen, 3.8 % für Beherbergungsleistungen, 2.5 % für reduzierte Sätze.

So weisen Sie die MWST aus:

1. Mahnung
Rechnung Nr. 2026-0142 vom 01.07.2026

Offener Rechnungsbetrag:      CHF 3'000.00
1. Mahngebühr:                CHF    15.00
8.1 % MWST auf Mahngebühr:    CHF     1.22
─────────────────────────────────────────
Total fällig:                 CHF 3'016.22

Wichtig: Die MWST auf die Mahngebühr wird separat ausgewiesen. Die ursprüngliche Rechnungssumme inkl. MWST bleibt unverändert – Sie fordern also nur den Netto-Rechnungsbetrag (falls die Rechnung ohnehin inkl. MWST ausgewiesen war, bleibt die MWST dort unverändert) plus die neue Mahngebühr inkl. MWST.

MWST-Abrechnung im Blick behalten

Wenn Sie MWST-pflichtig sind, müssen Sie die MWST abrechnen und abführen – auch auf Mahngebühren. Die MWST auf die Mahngebühr muss in der nächsten MWST-Abrechnung erfasst werden. Nutzen Sie eine Rechnungssoftware, die das automatisch erledigt, damit Sie die MWST online einreichen können, ohne die Mahngebühren zu vergessen.

Mini-Story: Lisa, Webdesignerin aus Basel

Lisa, Webdesignerin aus Basel, hat über ein Jahr lang Mahngebühren ohne MWST-Ausweis fakturiert. «Ich dachte, das wäre wie Porto – eine Kostenersatzpauschale ohne MWST.» Als ihre Treuhänderin die MWST-Abrechnung prüfte, stellte sich heraus, dass die MWST auf rund CHF 400.00 Mahngebühren pro Jahr fehlte. Lisa musste nachberechnen und die fehlende MWST von rund CHF 32.40 nachzahlen. Kein Drama, aber ein ärgerlicher Fehler. Seither weist sie die MWST auf jeder Mahnung korrekt aus.

Was tun, wenn der Kunde Mahngebühren nicht zahlt?

Manchmal zahlt der Kunde die Hauptrechnung, streicht aber die Mahngebühren. Oder er zahlt gar nichts. Was dann?

Fall 1: Kunde zahlt Hauptrechnung, streicht Mahngebühren

Das ist der häufigste Fall. Der Kunde überweist CHF 3'000.00, lässt aber die CHF 15.00 Mahngebühr weg. Was tun?

Pragmatischer Ansatz: Akzeptieren Sie es und notieren Sie sich den Vorfall. Für CHF 15.00 lohnt sich keine Betreibung. Aber: Wenn der Kunde erneut säumig ist, können Sie bei der nächsten Mahnung eine höhere Gebühr verlangen oder eine strengere Mahnstrategie anwenden.

Grundsätzlich: Mahngebühren sind rechtlich durchsetzbar. Aber der Aufwand steht oft in keinem Verhältnis. Für CHF 15.00 eine Betreibung einleiten – das macht selten Sinn. Die Betreibung kostet Sie als Gläubiger einen Vorschuss von CHF 30.00 bis CHF 100.00, den Sie zwar zurückerhalten, aber der administrative Aufwand ist für Kleinbeträge meist nicht lohnenswert.

Fall 2: Kunde zahlt gar nichts

Wenn der Kunde nach der zweiten Mahnung immer noch nicht zahlt – Hauptrechnung und Mahngebühren –, ist es Zeit für die Betreibung. Der Gesamtbetrag (Rechnungssumme + Mahngebühren + MWST) kann im Betreibungsbegehren eingetragen werden.

Gleichzeitig können Sie Verzugszins berechnen und geltend machen. Der Verzugszins beträgt in der Schweiz aktuell 5 % pro Jahr (Referenzzins der SNB plus 5 %, siehe OR Art. 73). Der Verzugszins ist eine andere Kostenart als die Mahngebühr – er läuft ab dem Tag der Fälligkeit, nicht ab der Mahnung.

Fall 3: Kunde bestreitet die Forderung

Wenn der Kunde die Forderung bestreitet – «Ich bin mit der Leistung nicht einverstanden» –, müssen Sie zuerst klären, ob die Rechnung korrekt war. Eine fehlerhafte Rechnung gibt dem Kunden ein Zurückbehaltungsrecht. In diesem Fall sollten Sie die Rechnung prüfen und ggf. eine korrigierte Rechnung stellen, bevor Sie Mahngebühren verlangen.

Wenn die Rechnung aber korrekt ist und der Kunde die Forderung zu Unrecht bestreitet, können Sie die Betreibung einleiten. Der Kunde wird dann Rechtsvorschlag erheben, und Sie müssen den gerichtlichen Weg wählen.

Mini-Story: Thomas, IT-Berater aus Bern

Thomas, IT-Berater aus Bern, hat einen Kunden mit CHF 4'500.00 offener Rechnung. Nach der zweiten Mahnung zahlte der Kunde CHF 4'500.00 – aber ohne die CHF 40.00 Mahngebühren. Thomas akzeptierte die Zahlung, strich die Mahngebühren aber nicht aus seinem System. Drei Monate später hatte derselbe Kunde wieder eine offene Rechnung. Thomas verlangte diesmal CHF 30.00 Mahngebühr bereits bei der ersten Mahnung – mit Hinweis auf die frühere Säumigkeit. Der Kunde zahlte ohne Diskussion. Die Lektion: Wer Mahngebühren konsequent fordert, wird seltener säumig.

Mahngebühren mit Software automatisieren

Wer mit Papier, Excel und Word mahnt, verbringt wertvolle Zeit mit administrativen Aufgaben. Eine Rechnungssoftware kann den gesamten Mahnprozess automatisieren – inklusive Mahngebühren.

Was gute Software leisten sollte

• Automatische Erinnerungen nach Ablauf der Frist
• Stufensystem mit individuellen Fristen und Gebühren
• MWST-Ausweis automatisch korrekt
• QR-Rechnung mit korrekter QR-IBAN auf jeder Mahnung
• Protokollierung jedes Mahnschritts für die Beweisführung
• Dokumentenvorlagen für Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung

Magic Heidi vs. manuelle Mahnung

Mit Magic Heidi stellen Sie nicht nur Rechnungen, sondern auch Mahnungen mit wenigen Klicks. Die Software:

• Verschickt automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen nach Ihren Regeln
• Weist Mahngebühren und MWST korrekt aus
• Erstellt eine korrekte QR-Rechnung erstellen als Mahnung – mit Referenznummer und korrekter QR-IBAN
• Dokumentiert jeden Mahnschritt für die spätere Beweisführung
• Bietet Rechnungsvorlagen für alle Stufen

Die Alternative: Word, Excel, manuelle MWST-Berechnung, gedruckter Einzahlungsschein, frankierter Umschlag. Für eine einzelne Mahnung sind das 20 bis 30 Minuten Arbeit. Bei mehreren offenen Posten pro Monat summieren sich die Stunden.

Kostenvergleich

Magic Heidi kostet ab CHF 25.00 pro Monat. Damit können Sie beliebig viele Rechnungen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen erstellen. Preise ansehen. Wer vergleicht, sieht schnell: günstiger als bexio bei CHF 52.00/Monat, und das Mahnwesen ist inklusive.

Mini-Story: Anna, Photographerin aus Genf

Anna, freiberufliche Fotografin aus Genf, hat früher jede Mahnung mit Word geschrieben und die MWST manuell berechnet. Pro Mahnung verbrachte sie 30 Minuten. Bei 5 bis 8 offenen Posten pro Monat waren das 3 bis 4 Stunden reine Mahn-Arbeit. Seither sie Magic Heidi nutzt, geht das Mahnwesen automatisch: die Software erkennt offene Rechnungen, verschickt die Erinnerung nach 7 Tagen und die erste Mahnung nach 14 Tagen – inkl. korrekter Mahngebühr und MWST. Anna hat die Mahngebühren sogar auf CHF 20.00 für die erste und CHF 35.00 für die zweite Mahnung erhöht, weil die Software das automatisch macht. Seitdem zahlt sie für die Mahn-Arbeit null Zeit und bekommt im Schnitt CHF 80.00 Mahngebühren pro Monat, die sie früher gar nicht verlangt hat.

Fazit: Mahngebühren in der Schweiz – rechtssicher und pragmatisch

Mahngebühren in der Schweiz sind kein komplexes Rechtsgebiet, aber es gibt ein paar Regeln, die Sie kennen sollten. Da es kein Gesetz mit fixen Beträgen gibt, gilt: angemessen, nachvollziehbar, MWST-pflichtig. CHF 10.00 bis CHF 40.00 pro Mahnstufe sind üblich und werden akzeptiert. Die erste Zahlungserinnerung ist kostenlos.

Der Schlüssel liegt im System: Wer ein sauberes Mahnwesen hat – mit klaren Fristen, dokumentierten Schritten und korrektem MWST-Ausweis –, wird seltener auf unbezahlte Rechnungen warten müssen. Kunden zahlen schneller, wenn sie wissen, dass Mahnungen konsequent folgen.

Mit Magic Heidi automatisieren Sie den gesamten Prozess. Rechnung stellen, Mahnung verschicken, Betreibung vorbereiten – alles aus einer Software. Probieren Sie es aus: Magic Heidi ausprobieren, ab CHF 25.00 pro Monat. Und wenn ein Kunde partout nicht zahlt, wissen Sie jetzt, wie Sie die Betreibung einleiten.