Mahngebühren in der Schweiz: Was Freelancer verlangen dürfen

In der Schweiz gibt es keine allgemeine gesetzliche Mahngebührentabelle. Ein Betrag wird nicht schon dadurch geschuldet, dass er «angemessen» wirkt oder auf einer Mahnung steht. Prüfen Sie eine wirksame vertragliche Grundlage oder die Voraussetzungen eines nachweisbaren zusätzlichen Verzugsschadens.

Mahngebühr, Verzugszins und Schaden auseinanderhalten

• Verzugszins: grundsätzlich 5 % pro Jahr ab Verzug nach OR Art. 104, ohne Nachweis eines konkreten Schadens.
• Vertragliche Mahnpauschale: muss wirksam vereinbart sein und der rechtlichen Inhaltskontrolle standhalten. Ein späterer Rechnungshinweis ersetzt die Vereinbarung nicht.
• Weiterer Verzugsschaden: OR Art. 106 betrifft einen nachgewiesenen Schaden, der nicht schon vom Verzugszins gedeckt ist. Der Schuldner kann sich durch den Nachweis fehlenden Verschuldens entlasten. Eine pauschale Aufstellung eigener Arbeitszeit genügt nicht automatisch.

OR Art. 105 ist keine allgemeine Grundlage für Mahngebühren; er behandelt besondere Zinsfragen. Schweizer Gerichte haben auch keinen universellen Bereich von CHF 10.00 bis CHF 40.00 pro Stufe vorab genehmigt.

Wann beginnt Verzug?

Nach OR Art. 102 ist grundsätzlich eine Mahnung nach Fälligkeit erforderlich. Wurde ein bestimmter Verfalltag verabredet, kann Verzug ohne weitere Mahnung eintreten. Ein einseitig auf die Rechnung geschriebenes Datum genügt dafür nicht automatisch.

Eine «Zahlungserinnerung» kann rechtlich bereits eine Mahnung sein, wenn sie die fällige Leistung klar verlangt. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Überschrift und auch nicht, ob Gebühren verlangt werden. Mehr zu Zahlungsfristen und Verzugszinsen.

Wie legen Sie Gebühren für künftige Verträge fest?

Beschreiben Sie in Offerte oder Vertragsbedingungen klar, welcher Betrag unter welchen Voraussetzungen verlangt werden soll. Machen Sie die Bedingungen vor Vertragsschluss zugänglich und sorgen Sie für ihre Einbeziehung. Prüfen Sie bei Konsumenten und ungewöhnlichen oder hohen Klauseln die Zulässigkeit fachlich.

Keine sichere Musterhöhe: CHF 15.00 oder CHF 20.00 sind hier keine Empfehlung und kein gesetzlicher Anspruch. Kalkulieren Sie den tatsächlichen Prozess und vermeiden Sie unverhältnismässige oder doppelte Belastungen. Eine Vereinbarung allein macht jede beliebige Höhe noch nicht durchsetzbar.

Fehlt eine wirksame Gebührenvereinbarung, setzen Sie nicht einfach nachträglich einen Tarif auf die Mahnung. Prüfen Sie einen konkreten Schaden nach Art. 106 gesondert oder verzichten Sie auf die strittige Pauschale.

Ein praktischer Mahnablauf – keine gesetzliche Pflicht

1. Vor Versand prüfen: Ist die Rechnung korrekt und fällig? Gibt es einen Zahlungseingang, eine Reklamation oder eine neue Vereinbarung?
2. Freundlich erinnern: Offenen Betrag und Rechnung nennen, erneut zustellen, konkretes Zahlungsdatum und Kontaktmöglichkeit angeben. Eine gebührenfreie erste Nachricht ist eine unternehmerische Entscheidung.
3. Gezielt nachfassen: Bei ausbleibender Zahlung eine klare Mahnung senden. Gebühren nur mit geprüfter Grundlage, Zins mit begründetem Beginn und Berechnung ausweisen.
4. Weitere Schritte abwägen: Gespräch, Ratenzahlung oder Betreibung. Es gibt keine Pflicht zu drei Mahnungen und keinen Anspruch auf Zahlung allein wegen einer lückenlosen Mahnkette.

Die Abstände richten sich nach Vereinbarung, Situation und Fristen. Dokumentieren Sie Inhalt und Zugang; ein Eintrag «E-Mail gesendet» beweist nicht automatisch, dass die Nachricht zugegangen ist.

MWST auf Mahnspesen richtig abgrenzen

Verzugszinsen gelten als Schadenersatz und nicht als Entgelt (Art. 18 Abs. 2 Bst. i MWSTG). Mahnspesen zur erbrachten Leistung gehören dagegen nach der ESTV-Praxis zum Entgelt und folgen deren steuerlicher Behandlung. Nicht jede Mahngebühr trägt pauschal 8.1 %: Steuerpflicht, Hauptleistung, Satz und gegebenenfalls gemischte Leistungen sind zu beachten.

Frei erfundenes Rechenbeispiel: Unterstellt sind eine wirksam vereinbarte Mahngebühr von CHF 15.00 netto, MWST-Pflicht und eine zum Normalsatz steuerbare Hauptleistung. Dann ergibt CHF 15.00 × 8.1 % = CHF 1.215, auf Rappen gerundet CHF 1.22 MWST; die Bruttogebühr beträgt CHF 16.22. Bei einer offenen Rechnung von CHF 3'200.00 sind somit CHF 3'216.22 offen. Das Rechenbeispiel beweist nicht die Zulässigkeit der Gebühr.

Wären CHF 15.00 bereits inklusive 8.1 % MWST vereinbart, wären es CHF 13.88 netto und CHF 1.12 MWST – nicht zusätzlich CHF 1.22. Lassen Sie die Darstellung zur Vereinbarung und Abrechnung passen.

Kopierbare Mahnung ohne ungeprüfte Zusatzgebühren

Betreff: Mahnung zur Rechnung [Nummer]

Guten Tag [Name]
Unsere Rechnung [Nummer] vom [Datum] über CHF [Betrag]
ist fällig und nach Abgleich unserer Zahlungseingänge noch offen.
Bitte überweisen Sie CHF [offener Betrag] bis [Datum].
Die Rechnung und Zahlungsangaben sind erneut beigefügt.
Falls Sie bereits bezahlt haben oder die Rechnung beanstanden,
melden Sie sich bitte mit den entsprechenden Angaben.

Freundliche Grüsse
[Name / Firma]

Wenn Sie begründete Gebühren oder Zinsen ergänzen, führen Sie diese getrennt mit Basis, Steuersatz beziehungsweise Zinsperiode auf. Ändern Sie nicht stillschweigend die ursprüngliche Leistungsrechnung und berechnen Sie keine MWST nochmals auf deren bereits versteuerten Gesamtbetrag.

Wenn der Kunde Gebühren streicht oder die Rechnung bestreitet

Prüfen Sie zuerst, was bezahlt und wogegen Einwand erhoben wurde. Eine Zahlung der Hauptforderung bestätigt nicht automatisch jede Nebengebühr. Stellen Sie Vertragsgrundlage und Berechnung bereit und wägen Sie den Aufwand einer Durchsetzung ab. Frühere Säumigkeit allein rechtfertigt keinen einseitig erhöhten Tarif.

Bei einer Reklamation sind vertragliche Ansprüche, Gegenrechte und Fälligkeit konkret zu prüfen. Nicht jeder Rechnungsfehler schafft automatisch ein Zurückbehaltungsrecht; nicht jede formell korrekte Rechnung beseitigt einen berechtigten Mängeleinwand.

Ein Inkassobüro oder eine Software macht einen unbegründeten Gebührenanspruch nicht berechtigt. Prüfen Sie automatisierte Texte, Beträge, Versand und die Behandlung von Streitfällen selbst. Dieser Leitfaden verspricht keine native automatische Gebührenberechnung oder MWST-Einreichung durch Magic Heidi.

Häufige Fragen

Ist die erste Mahnung zwingend kostenlos?

Es gibt keine allgemeine gesetzliche Stufenregel. Eine gebührenfreie Erinnerung ist oft eine sinnvolle eigene Entscheidung; ein Gebührenanspruch braucht eine tragfähige Grundlage.

Kann ich Gebühren und Zins gleichzeitig verlangen?

Möglicherweise, aber keine doppelte Entschädigung desselben Schadens. Prüfen Sie vertragliche Pauschale, gesetzlichen Zins und zusätzlichen Schaden getrennt.

Muss ich vor der Betreibung dreimal mahnen?

Nein. Prüfen Sie Fälligkeit, Verzug, vertragliche Bedingungen und Kosten. Ein Zahlungsbefehl bestätigt noch nicht den Bestand der Forderung.

Quellen

• OR Art. 102–106 auf Fedlex.
• MWSTG Art. 18 und 24 auf Fedlex.
• ESTV MWST-Praxispublikationen – MWST-Info 04 «Steuerobjekt», Abgrenzung Verzugszinsen und Mahnspesen.

Allgemeine Information, keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.