Rechnungs­programm für Videografen und Filmemacher

So sieht die Rechnung einer Videoproduktion aus

Ein Rechnungsprogramm für Videografen und Filmemacher muss ein Projekt in Phasen abbilden: Vorproduktion, Drehtage, Postproduktion, dazu weiterverrechnete Kosten für Crew, Equipment und Musik. Das Beispiel zeigt die Schlussrechnung für einen Imagefilm (90 Sekunden) für ein KMU, gestellt von einem MWST-pflichtigen Videografen. Die Preise sind frei gewählte Beispielwerte, keine Tarifempfehlung.

Diese Angaben gehören auf die Rechnung

• Dein Name und Ort, bei MWST-Pflicht mit MWST-Nummer, dazu Name und Ort des Kunden (Art. 26 Abs. 2 MWSTG).
• Leistungszeitraum: Drehdaten und Abgabedatum, wenn sie vom Rechnungsdatum abweichen.
• Phasen als Positionen: Vorproduktion, Drehtage und Postproduktion mit Menge und Tagesansatz, so wie in der Offerte.
• Weiterverrechnete Kosten für Crew, Rental, Musik und Reise als eigene Positionen. Sie gehören zum Entgelt und tragen ebenfalls MWST (Art. 24 Abs. 1 MWSTG).
• Nutzungsrechte: Medien, Gebiet und Dauer. Für TV- oder Kinowerbung vereinbarst du ein separates Buyout.
• MWST-Satz und Steuerbetrag, bereits bezahlte Akontorechnungen und der Restbetrag mit QR-Zahlteil.

Akonto, Zwischenrechnung, Schlussrechnung

Die Prozentsätze sind Beispiele, du legst sie in der Offerte fest. Mehr dazu in den Guides zur Akontorechnung und zur Schlussrechnung.

Was für Videografen und Filmemacher in der Schweiz gilt

Videoproduktion: Kosten kalkulieren und offerieren

Die Kosten einer Videoproduktion, ob Imagefilm, Werbefilm oder Hochzeitsvideo, setzen sich aus drei Blöcken zusammen: Vorproduktion (Konzept, Drehplan, Locations), Dreh (Tagesansätze für Kamera, Regie und Crew, Equipment, Reise) und Postproduktion (Schnitt, Grading, Ton, Musik, Korrekturrunden). Dazu kommen die Nutzungsrechte. Ein Auftragsfilm ist in der Regel ein Werkvertrag (Art. 363 OR): Offerierst du einen festen Preis, bist du daran gebunden, auch wenn der Aufwand höher ausfällt (Art. 373 OR). Ohne festen Preis richtet sich die Vergütung nach dem Wert der Arbeit und deinen Aufwendungen (Art. 374 OR). Schreib deshalb die Anzahl Drehtage und Korrekturrunden in die Offerte.

SSFV-Richtlöhne für Kamera, Ton und Schnitt

Das Schweizer Syndikat Film und Video (SSFV) veröffentlicht Richtlöhne für Tages- und Wochenengagements. Sie gehen von einem Neun-Stunden-Tag aus und unterscheiden drei Erfahrungsstufen. Für Werbe- und Auftragsfilme empfiehlt das SSFV weiterhin seine Tagesansätze von 2009. Die aktuellen Beträge stehen auf ssfv.ch. Es sind Löhne für Angestellte: Als Selbständiger rechnest du AHV, Vorsorge, Versicherungen, Equipment und unbezahlte Tage zusätzlich in deinen Tagessatz ein.

MWST: Werbefilm steuerbar, Kinofilm ausgenommen

Ab CHF 100'000 Jahresumsatz bist du MWST-pflichtig (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Honorare von Filmschaffenden wie Regie, Kamera und Schnitt für Spielfilme, Dokumentarfilme und Reportagen sind laut ESTV von der Steuer ausgenommen (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 16 MWSTG). Dieselbe Arbeit für Werbung ist zum Normalsatz von 8.1 % steuerbar. Der Saldosteuersatz für «Film-/Videoproduktion» beträgt 4.5 % (Verordnung der ESTV über die Höhe der Saldosteuersätze, Stand 1.1.2025). Mehr im MWST-Leitfaden.

Drohnenaufnahmen: Registrierung und Zertifikat

Seit dem 1. Januar 2023 gelten in der Schweiz die EU-Drohnenregeln. Wer eine Drohne mit Kamera betreibt, registriert sich beim BAZL als Betreiber und bringt die Betreibernummer an der Drohne an. Für Flüge in der offenen Kategorie nach den Regeln A1 oder A3 brauchst du das Fernpilotenzertifikat A1/A3, für A2 das Zertifikat A2. Nur wer in A1 eine Drohne unter 250 g fliegt, braucht kein Zertifikat. Die Zertifikate gelten fünf Jahre. In der offenen Kategorie fliegst du höchstens 120 m über Grund, immer auf Sicht und nie über Menschenansammlungen. Was darüber hinausgeht, klärst du vorab mit dem BAZL.

Musik im Kundenvideo

Laut SUISA müssen Musiknutzungen in Videos in der Regel bei der SUISA angemeldet werden. Die Synchronisationsrechte, also das Recht, ein Stück mit Bildern zu verbinden, liegen meist beim Verlag und können nicht von der SUISA lizenziert werden. Verrechne die Musiklizenz als eigene Position und halte fest, für welche Kanäle sie gilt.

Nutzungsrechte und Buyouts

Filme und andere audiovisuelle Werke mit individuellem Charakter sind urheberrechtlich geschützt (Art. 2 Abs. 2 Bst. g URG). Der Kunde darf den Film so nutzen, wie ihr es vereinbart habt. Führe Medien, Gebiet und Dauer auf Offerte und Rechnung auf und verrechne ein Buyout für zusätzliche Kanäle separat.

Wofür Magic Heidi passt und wofür nicht

Magic Heidi passt für selbständige Videografen, Filmemacher, Kameraleute, Editoren und kleine Produktionsfirmen, die Offerten, Akonto- und Schlussrechnungen schreiben und die Belege einer Produktion sauber ablegen wollen. Freelancer aus deiner Crew stellen dir Rechnung, du scannst sie als Beleg und verrechnest die Leistung weiter. Dein ganzes Team kann ohne Aufpreis mitarbeiten.

Nicht dabei ist eine Lohnbuchhaltung: Stellst du Crew im Tagesengagement an, brauchst du dafür eine Lohnsoftware oder einen Treuhänder. Es gibt auch keine Filmkalkulation mit Budget und Kostenstand, keine Drehplanung und keine Stoppuhr. Arbeitsstunden trägst du als Rechnungsposition ein oder importierst sie aus Excel. Für geförderte Kino- und Dokumentarfilme mit Abrechnung gegenüber Förderstellen ist eine Produktionssoftware die bessere Wahl. Die App braucht eine Internetverbindung, einen Offline-Modus gibt es nicht.