Rechnungs­programm für Fotografen

So sieht die Rechnung eines Fotografen aus

Ein Rechnungsprogramm für Fotografen muss drei Dinge sauber trennen: die Arbeit vor Ort, die Bildbearbeitung und die Nutzungsrechte. Das Beispiel zeigt Businessporträts für ein KMU, gestellt von einem MWST-pflichtigen Fotografen. Die Preise sind frei gewählte Beispielwerte, keine Honorarempfehlung.

Bist du nicht MWST-pflichtig (Umsatz unter CHF 100'000), fällt die MWST-Zeile weg und das Total beträgt CHF 2'390.00.

Diese Angaben gehören auf die Rechnung

• Dein Name und Ort, so wie du im Geschäftsverkehr auftrittst. Bist du MWST-pflichtig, auch deine MWST-Nummer (Art. 26 Abs. 2 MWSTG).
• Name und Ort des Kunden.
• Datum des Shootings, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht.
• Art und Umfang der Leistung: Stunden oder Halbtag vor Ort, Anzahl bearbeiteter Bilder, Spesen.
• Nutzungsrechte als eigene Position: Medien, Gebiet, Dauer, exklusiv oder nicht. Ohne diese Zeile ist später unklar, was der Kunde mit den Bildern darf.
• MWST-Satz und Steuerbetrag, dazu Zahlungsfrist und QR-Zahlteil.

Pro Bild, Stunden oder Tagessatz: was auf die Rechnung kommt

Anzahlung für eine Hochzeit

Bei Hochzeiten liegen zwischen Buchung und Fest oft Monate. Üblich ist eine Akontorechnung bei der Buchung und die Schlussrechnung nach der Lieferung der Bilder. Beispiel für eine Fotografin ohne MWST-Pflicht:

Wie eine Akontorechnung aufgebaut ist, steht im Guide zur Akontorechnung. Mehr Beispiele für Kreative findest du im Leitfaden Buchhaltung für Kreative, eine leere Vorlage unter Rechnungsvorlage.

Was für Fotografen in der Schweiz gilt

Stundensatz und Tagessatz für Fotografen in der Schweiz

Einen verbindlichen Stundenansatz gibt es nicht, du legst dein Honorar selbst fest. Der Berufsverband SIYU veröffentlicht mit dem «SIYU Tarif» Honorarempfehlungen für Auftragsfotografie. Für deine eigene Rechnung zählst du zusammen: Zeit vor Ort, Vorbereitung und Bildbearbeitung, Equipment und dessen Abschreibung, Versicherungen, AHV und Vorsorge, Ferien und unbezahlte Tage. Daraus ergibt sich dein Stundensatz oder Tagessatz. Wie du rechnest, zeigt der Guide Stundenlohn berechnen.

Nutzungsrechte und Bildrechte: Wem gehören die Fotos?

Dir. Als Urheber bestimmst du, ob, wann und wie deine Bilder verwendet werden (Art. 10 URG). Der Kunde bekommt nur die Rechte, die ihr vereinbart habt: Wer eine Bilddatei oder einen Abzug erhält, hat damit noch kein Nutzungsrecht (Art. 16 URG). Seit dem 1. April 2020 sind Fotografien auch ohne individuellen Charakter geschützt (Art. 2 Abs. 3bis URG), und zwar 50 Jahre ab der Herstellung. Fotografien mit individuellem Charakter sind bis 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers geschützt (Art. 29 URG). Schreib die Nutzungsrechte deshalb auf Offerte und Rechnung.

Recht am eigenen Bild

Wer auf einem Foto erkennbar ist, kann sich gegen eine widerrechtliche Verwendung wehren. Rechtmässig ist sie mit Einwilligung, bei überwiegendem privatem oder öffentlichem Interesse oder wenn ein Gesetz sie erlaubt (Art. 28 ZGB). Für Werbung und Social Media holst du die Einwilligung am besten schriftlich ein, zum Beispiel mit einem Model Release.

MWST für Fotografen

Ab CHF 100'000 Jahresumsatz bist du MWST-pflichtig (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Werbe-, Presse-, Hochzeits- und Porträtfotografie gelten laut ESTV nicht als kulturelle Leistung und sind zum Normalsatz von 8.1 % steuerbar. Ausgenommen sind nur selbst aufgenommene Fotografien, die du in limitierter Auflage druckst und signierst oder zertifizierst (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 16 MWSTG). Der Saldosteuersatz für «Fotografinnen/Fotografen» und «Fotostudio» beträgt 5.3 % (Verordnung der ESTV über die Höhe der Saldosteuersätze, Stand 1.1.2025). Mehr im MWST-Leitfaden.

Anzahlung und MWST

Bist du MWST-pflichtig, gehört die MWST schon auf die Akontorechnung: Bei Vorauszahlungen entsteht die Steuerschuld mit dem Zahlungseingang, bei Teilrechnungen mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 MWSTG).

Wofür Magic Heidi passt und wofür nicht

Magic Heidi passt für selbständige Fotografinnen und Fotografen und kleine Studios, die Offerten, Akonto- und QR-Rechnungen schreiben, Belege scannen und die MWST abrechnen wollen: Hochzeit, Newborn, Porträt, Corporate, Wildlife mit Printverkauf.

Nicht dabei sind Online-Galerien mit Bildauswahl, Terminbuchung, Verträge mit digitaler Unterschrift und Model Releases. Dafür ist eine Studio-Software für Fotografen oder ein Galerie-Dienst die bessere Wahl, Magic Heidi übernimmt daneben die Rechnungen und Belege. Eine Ladenkasse für Passfotos am Tresen und eine Lohnbuchhaltung für angestellte Assistenten gibt es ebenfalls nicht. Die App braucht eine Internetverbindung, einen Offline-Modus gibt es nicht.