Magic Heidi Rechnungen für Reinigung & Facility Services: wiederkehrend, transparent und pünktlich bezahlt
Ob monatlicher Unterhaltsvertrag oder einmalige Endreinigung – Magic Heidi erstellt QR-konforme Rechnungen in Minuten, versendet Zahlungserinnerungen automatisch und zeigt Ihnen jederzeit, wer noch schuldet.
Zwei Situationen, die jede Reinigungsfirma kennt:
Szenario 1 – Der Dauerauftrag: Sie putzen jeden Montag das Bürogebäude von Müller & Partner AG. Ende des Monats erstellen Sie dieselbe Rechnung wie letzten Monat – manuell, von vorne. Vier Stunden Reinigung, Materialkosten, Anfahrt. Das gleiche Dokument, jeden Monat neu. Das kostet Sie wertvolle Zeit, die Sie besser in Ihren nächsten Auftrag investieren könnten.
Szenario 2 – Der Einzelauftrag: Sie haben gerade eine Wohnung nach dem Auszug blitzsauber hinterlassen. Der Mieter steht noch vor Ort und fragt: «Kann ich jetzt gleich bezahlen?» Aber Ihre Rechnungsvorlage liegt zuhause auf dem Computer. Die Zahlung verzögert sich um Tage.
Magic Heidi löst beide Probleme. Richten Sie Daueraufträge einmal ein – die Rechnung erstellt und versendet sich jeden Monat automatisch. Für Einzelaufträge erstellen Sie direkt vom Handy eine vollständige QR-Rechnung mit allen Pflichtangaben.
Was Reinigungsunternehmen täglich aufhält
Herkömmliche Buchhaltungsprogramme sind nicht für Ihren Alltag gemacht. Sie arbeiten an verschiedenen Objekten, jonglieren zwischen Privat- und Gewerbekunden und haben keine Zeit für stundenlange Büroarbeit.
Monatliche Rechnungen manuell neu erstellen
Dieselbe Rechnung für denselben Kunden, Monat für Monat, von HandZeiterfassung mühsam nachhalten
Stunden per Objekt, Mitarbeiter und Auftrag im Blick behaltenStunden, Material & Anfahrt zusammenführen
Alles auf einer übersichtlichen Rechnung – ohne FehlerOffene Rechnungen aus dem Auge verloren
Cashflow leidet, wenn vergessene Rechnungen ungemahnt bleibenKein Büro bei Einzelaufträgen
Nach einer Endreinigung vor Ort keine Möglichkeit, sofort zu fakturierenZahlungserinnerungen einzeln schreiben
Jede Mahnung kostet Zeit – und manchmal auch NervenDrei Funktionen, die Ihren Rechnungsalltag verändern
Entwickelt für Reinigungsunternehmen, die schnell fakturieren, zuverlässig mahnen und den Überblick behalten wollen.
Wiederkehrende Rechnungen
Richten Sie Daueraufträge einmal ein – Magic Heidi generiert und versendet die QR-Rechnung automatisch zum vereinbarten Datum. Kein manuelles Kopieren mehr.
- Wöchentlich, monatlich oder individuell taktbar
- Automatische QR-Code-Generierung pro Rechnung
- Vorlagen für Einzelaufträge in Sekunden kopieren
- Kunden erhalten die Rechnung direkt per E-Mail
Flexible Abrechnung: Stunden, Pauschale, m²
Erfassen Sie geleistete Stunden, Material und Anfahrt als separate Positionen – auf einer einzigen, übersichtlichen Rechnung. Genau so, wie Ihre Kunden es erwarten.
- Stundenbasierte Positionen mit automatischer Multiplikation
- Materialkosten und Anfahrtspauschale separat ausweisen
- MWST wird automatisch pro Position berechnet
- Professionelles Layout für Privat- und Gewerbekunden
Offene Posten & automatisches Mahnwesen
Sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen offen, überfällig oder bezahlt sind. Zahlungserinnerungen verschickt Magic Heidi auf Wunsch automatisch.
- Übersicht aller offenen Posten in Echtzeit
- Automatische Zahlungserinnerungen nach Fälligkeit
- Mahngebühren optional hinzufügen
- Verlässlicher Cashflow durch weniger vergessene Rechnungen
So sieht eine professionelle Reinigungsrechnung aus
Alle Pflichtangaben auf einen Blick: Stundennachweis, Materialkosten, Anfahrt – plus Schweizer QR-Code und MWST-Ausweis.
Muster: Monatsrechnung Unterhaltsreinigung
| Position | Menge | Einheitspreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Unterhaltsreinigung Bürogebäude | 8 h | CHF 45.00 | CHF 360.00 |
| Reinigungsmittel & Material | pauschal | — | CHF 28.00 |
| Anfahrtspauschale | 1× | CHF 15.00 | CHF 15.00 |
| Zwischentotal | CHF 403.00 | ||
| MWST 8.1% | CHF 32.64 | ||
| Total CHF | CHF 435.64 |
Pflichtangaben auf jeder Schweizer Rechnung:
- ✅ Name und Adresse Rechnungssteller & Empfänger
- ✅ Rechnungsdatum & Rechnungsnummer
- ✅ Detaillierte Leistungsbeschreibung mit Datum der Erbringung
- ✅ MWST-Ausweis (Satz + Betrag) – ab CHF 100'000 Jahresumsatz Pflicht
- ✅ Zahlungsfrist (Standard: 30 Tage)
- ✅ Schweizer QR-Code – gesetzlich vorgeschrieben seit Oktober 2022
Magic Heidi befüllt all diese Felder automatisch. Sie fügen nur die Leistungspositionen ein.
Ohne Magic Heidi vs. Mit Magic Heidi
Was sich für eine Reinigungsfirma mit 15 Stammkunden im Alltag verändert
| Aufgabe | Ohne Magic Heidi | Mit Magic Heidi |
|---|---|---|
| Wiederkehrende Rechnungen | Manuell kopieren & anpassen (15–20 Min./Kunde) | Automatisch generiert & versendet |
| Zeiterfassung verrechnen | Notizen übertragen, manuell rechnen | Stunden direkt als Rechnungsposition |
| Zahlungserinnerungen | Einzeln nachverfolgen, manuell schreiben | Automatisch nach Fälligkeit |
| Offene Posten überblicken | Excel-Liste oder aus dem Kopf | Live-Dashboard in der App |
| Zeitaufwand / Monat | 4–6 Stunden Admin | Unter 30 Minuten |
Alles, was Ihre Reinigungsfirma braucht
Von der Rechnung bis zur Mahnung, vom Handy bis zum Computer – Magic Heidi deckt Ihren gesamten Verwaltungsalltag ab.
- 🔄Wiederkehrende Rechnungen
Einmal einrichten, automatisch versenden
- ⏱️Stunden & Positionen
Flexibel nach Stunden, Pauschale oder m² abrechnen
- 📬Automatische Mahnungen
Offene Posten nie mehr vergessen
- 🤖KI-Spesenerfassung
Beleg fotografieren, Rest erledigt die KI
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Reinigungsmittel, Geräte, Benzin – alles als Spesen erfasst
Kaufen Sie Reinigungsmittel, tanken Sie das Fahrzeug oder ersetzen Sie ein Gerät? Machen Sie einfach ein Foto des Belegs. Magic Heidis KI liest Datum, Betrag, Kategorie und MWST automatisch aus – kein manuelles Eintippen.
Schweizer Compliance –
automatisch erfüllt
Als Reinigungsunternehmen in der Schweiz gibt es klare Vorschriften: QR-Rechnung seit Oktober 2022 gesetzlich vorgeschrieben, MWST-Pflicht ab CHF 100'000 Jahresumsatz, Saldosteuersatz als vereinfachte Option. Magic Heidi kennt all diese Regeln und wendet sie automatisch an.
Jede Rechnung enthält den gesetzlich vorgeschriebenen Swiss QR-Code
8.1% Normalsatz automatisch berechnet und ausgewiesen
Vereinfachte MWST-Abrechnung für Reinigungsunternehmen (6.1%)
Alle Unterlagen für Ihre Steuererklärung auf Knopfdruck
Speziell für Reinigungsunternehmen entwickelt
Magic Heidi versucht nicht, alle Branchen mit überladenen Funktionen zu bedienen. Stattdessen: genau das, was ein Reinigungsunternehmen in der Schweiz wirklich braucht.
Wiederkehrende Rechnungen
Automatische Generierung und Versand für Daueraufträge
Zeiterfassung
Stunden pro Auftrag erfassen und direkt verrechnen
Schweizer QR-Rechnungen
Gesetzeskonform, automatisch generiert
Automatisches Mahnwesen
Zahlungserinnerungen nach Fälligkeit ohne manuellen Aufwand
KI-Belegerfassung
Belege fotografieren, KI extrahiert alle Details
Offene-Posten-Übersicht
Wer schuldet was – jederzeit auf einen Blick
Kundenverwaltung
Alle Objekte und Kontakte pro Kunde gespeichert
Bank-Import
Zahlungseingänge automatisch abgleichen
Häufig gestellte Fragen von Reinigungsunternehmen
Wie richte ich wiederkehrende Rechnungen für monatliche Reinigungsverträge ein?
In Magic Heidi legen Sie einen Dauerauftrag einmalig an: Kunde, Leistungspositionen, Betrag und Rhythmus (wöchentlich, monatlich, etc.). Ab dann erstellt und versendet die App die Rechnung automatisch zum vereinbarten Datum – inklusive gültigem Schweizer QR-Code. Sie müssen nichts mehr manuell anstoßen.
Wie erfasse ich Arbeitszeit und stelle nach Stunden ab?
Erstellen Sie eine Rechnungsposition vom Typ «Stunden» und geben Sie die geleisteten Stunden sowie den Stundensatz ein. Magic Heidi berechnet den Betrag automatisch. Kombinieren Sie Stunden-, Material- und Anfahrtspositionen auf derselben Rechnung – mit korrekter MWST-Berechnung pro Position.
Was gehört auf eine Rechnung für Reinigungsleistungen in der Schweiz?
Pflichtangaben sind: Name und Adresse beider Parteien, Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsbeschreibung mit Erbringungsdatum, MWST-Satz und -Betrag (ab CHF 100'000 Jahresumsatz), Zahlungsfrist sowie der Schweizer QR-Code (seit Oktober 2022 gesetzlich vorgeschrieben). Magic Heidi befüllt alle diese Felder automatisch.
Wie verschicke ich Zahlungserinnerungen automatisch?
Magic Heidi erkennt automatisch, wenn eine Rechnung überfällig ist, und kann auf Wunsch eine Zahlungserinnerung per E-Mail versenden. Sie sehen in der Offene-Posten-Übersicht auf einen Blick, welche Rechnungen gemahnt werden müssen – und können mit einem Klick handeln.
Muss ich als Reinigungsfirma MWST zahlen?
Die MWST-Pflicht beginnt in der Schweiz ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Darunter sind Sie von der MWST befreit – können sich aber freiwillig registrieren. Für Reinigungsunternehmen gilt der Normalsatz von 8.1%. Als vereinfachte Option steht der Saldosteuersatz zur Verfügung (für Reinigung: 6.1%), der die Abrechnung deutlich vereinfacht.
Kann ich Stunden, Material und Anfahrt auf einer einzigen Rechnung abrechnen?
Ja, genau das ist der Alltag einer Reinigungsfirma. In Magic Heidi fügen Sie beliebig viele Positionen hinzu: Stundenlohnarbeiten, Materialpauschalen, Anfahrtskosten oder einmalige Zuschläge. Jede Position kann einen eigenen Steuersatz haben. Das Ergebnis ist eine übersichtliche, professionelle Rechnung – ohne Fehler.
Ist Magic Heidi günstiger als bexio für Reinigungsunternehmen?
Ja. Magic Heidi kostet ab CHF 24.99/Monat (Jahresabo) – das ist bis zu 40% günstiger als der vergleichbare bexio-Plan. Für Reinigungsunternehmen, die keine Lohnbuchhaltung oder Lagerverwaltung benötigen, bezahlen Sie bei bexio für viele Funktionen, die Sie nie nutzen. Magic Heidi enthält alles, was Sie wirklich brauchen – ohne Ballast.
Warum Dienstleister Magic Heidi wählen
Echte Bewertungen von Schweizer Dienstleistungsunternehmen
“Sehr, sehr praktisch und einfach zu bedienen!”
“Seit wir Magic Heidi für unser Unternehmen in Genf nutzen, ist die Rechnungsstellung ein Kinderspiel. Die Funktionen zur Anpassung der Rechnungen, zur Zahlungsverfolgung und für automatische Mahnungen sparen uns mehrere Stunden pro Woche.”
“Magic Heidi hat die Organisation und Verwaltung der täglichen Rechnungen deutlich verbessert. Es ist ein zuverlässiges, gut gestaltetes Werkzeug, das die Rechnungsstellung und Buchhaltung erleichtert.”
Einfache Preise. Keine Überraschungen.
Ein Abo. Alle Funktionen. Jederzeit kündbar.
Kostenlose Testversion
- 3 Rechnungen inklusive
- 3 Ausgaben inklusive
- Alle Funktionen freigeschaltet
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Jederzeit kündbar
Jahresabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Wiederkehrende Rechnungen
- Automatisches Mahnwesen
- KI-Belegerfassung
- Schweizer QR-Rechnungen
- Offene-Posten-Übersicht
- Mobile + Desktop-Zugang
- Prioritäts-Support auf Deutsch
Monatsabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Wiederkehrende Rechnungen
- Automatisches Mahnwesen
- KI-Belegerfassung
- Schweizer QR-Rechnungen
- Offene-Posten-Übersicht
- Mobile + Desktop-Zugang
- Standard-Support
30 Tage Geld-zurück-Garantie. Risikofrei testen.
In wenigen Minuten startklar
Sie haben Ihr Unternehmen aufgebaut, um zu reinigen – nicht um Rechnungen zu tippen. Magic Heidi übernimmt die Büroarbeit: wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen und Spesenerfassung, damit Sie sich auf Ihre Kunden konzentrieren können.
