Rückstellungen in der Einzelfirma bilden: AHV, Garantie, Buchung

Ja, du darfst in der Einzelfirma Rückstellungen bilden: für Verpflichtungen aus diesem Jahr, deren Höhe noch offen ist (Art. 29 DBG). Die wichtigste ist die AHV/IV/EO, die du auf dem Gewinn dieses Jahres noch schuldest. Sie gehört als Rückstellung in den Abschluss per 31.12. Eine Rückstellung für die Einkommenssteuer ist in der Einzelfirma dagegen nie zulässig.

Nehmen wir das Beispiel von Marco, einem fiktiven Webentwickler mit Einzelfirma in Zürich. Seine Ausgleichskasse hat die Akontobeiträge 2026 auf einen geschätzten Gewinn von CHF 60'000 festgesetzt. Im Dezember sieht er: Es sind CHF 84'000 geworden.

Die Rechnung für die fehlenden AHV-Beiträge kommt erst, wenn die Steuerveranlagung 2026 vorliegt, also oft Ende 2027 oder 2028. Sie gehört aber in den Abschluss 2026. Bucht Marco jetzt keine Rückstellung, riskiert er, dass der Abzug im richtigen Jahr verloren geht.

Du kennst das Gefühl: Der Jahresabschluss steht an, und du bist unsicher, was du zurückstellen darfst und was das Steueramt streicht. In diesem Ratgeber gehst du in vier Schritten vom Jahresgewinn zur gebuchten AHV-Rückstellung, mit echten Sätzen 2026, zwei durchgerechneten AHV-Beispielen und Buchungssätzen zum Abschreiben. Dazu kommen Garantie, Delkredere und die Frage, was ohne doppelte Buchhaltung gilt. Die Rückstellungen sind ein Teil deines Jahresabschlusses als Einzelfirma.

Wir haben Magic Heidi als Schweizer Freelancer für Schweizer Freelancer gebaut. Die wichtigste Zahl für die AHV-Rückstellung ist dein Jahresgewinn. Den hast du schneller, wenn deine Rechnungen schon im Rechnungsprogramm liegen statt in Word-Dateien.

Was ist eine Rückstellung (und was nicht)?

Eine Rückstellung ist eine Schuld, deren Ursache im alten Jahr liegt, deren Höhe oder Zeitpunkt aber noch nicht feststeht. Das Obligationenrecht sagt es so: Lassen vergangene Ereignisse einen Mittelabfluss in künftigen Geschäftsjahren erwarten, so müssen die voraussichtlich erforderlichen Rückstellungen zulasten der Erfolgsrechnung gebildet werden (Art. 960e Abs. 2 OR).

Im Alltag verwechselt man sie leicht mit zwei Nachbarn. Die Faustregel hilft:

Mehr zur ersten Zeile liest du im Ratgeber zu Verbindlichkeiten in der Schweiz, zur Abgrenzung im Beitrag über transitorische Posten.

Und die Rücklage? Sie klingt ähnlich, ist aber Eigenkapital: zurückbehaltener Gewinn einer AG oder GmbH.

In der Einzelfirma gibt es keine gesetzlichen Reserven. Dein Eigenkapital ist schlicht dein Kapitalkonto. Wenn du also "Rücklage für Steuern" liest, ist meist Geld auf dem Sparkonto gemeint, keine Buchung.

Welche Rückstellungen darf eine Einzelfirma bilden?

Die Grundlage steht im Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer. Bei selbständiger Erwerbstätigkeit sind die geschäftsmässig begründeten Kosten abziehbar, "insbesondere a. die Abschreibungen und Rückstellungen nach den Artikeln 28 und 29" (Art. 27 Abs. 2 DBG). Art. 29 DBG lässt Rückstellungen zu für:

• im Geschäftsjahr bestehende Verpflichtungen, deren Höhe noch unbestimmt ist,
• Verlustrisiken auf dem Umlaufvermögen, vor allem auf Waren und Debitoren,
• andere unmittelbar drohende Verlustrisiken aus dem Geschäftsjahr,
• künftige Forschungs- und Entwicklungsaufträge an Dritte, bis 10 % des steuerbaren Geschäftsertrags und höchstens CHF 1 Mio.

Was das konkret heisst, zeigt diese Übersicht. Die Quelle steht jeweils dabei, weil die Kantone in den Details abweichen.

Handelsrecht und Steuerrecht sind nicht dasselbe

Das OR erlaubt mehr als das Steuerrecht. Es lässt Rückstellungen zum Beispiel auch für "die Sicherung des dauernden Gedeihens des Unternehmens" zu (Art. 960e Abs. 3 OR). Schwyz schreibt dazu klar: "Der steuerrechtliche Rückstellungsbegriff ist enger gefasst als der handelsrechtliche." Steuerlich zählt nur ein unmittelbar drohender Verlust, nicht ein bloss möglicher.

Auch beim Auflösen gehen die Regeln auseinander. Nach OR müssen nicht mehr begründete Rückstellungen nicht aufgelöst werden (Art. 960e Abs. 4 OR). Das Steuerrecht rechnet sie dagegen dem steuerbaren Ertrag wieder zu (Art. 29 Abs. 2 DBG). Für deine Steuererklärung gilt also immer die engere Regel.

Die wichtigste Rückstellung in der Einzelfirma: AHV-Beiträge

Warum Selbständige eine AHV-Rückstellung bilden sollten

Wenn du selbständig bist, gehören deine AHV/IV/EO-Beiträge in das Jahr, in dem du den Gewinn erzielt hast. Bezahlt wird aber oft viel später: Die Ausgleichskasse setzt die definitiven Beiträge erst auf Basis der Steuerveranlagung fest (Merkblatt 2.02, Ziff. 9).

Die Steuerrekurskommission I des Kantons Zürich (heute Steuerrekursgericht) hat 2010 entschieden: "Der im betreffenden Geschäftsjahr mutmasslich geschuldete AHV-Beitrag ist daher im Sinn einer Rückstellung zu passivieren" (Entscheid 1 ST.2010.74). War die Veranlagung jenes Jahres schon rechtskräftig und fehlte die Rückstellung, konnte der Abzug nicht einfach später nachgeholt werden. Es blieb nur der Weg über eine Revision.

Andere Kantone sehen es gleich. Luzern: "Per Bilanzstichtag können mutmassliche Beitragsschulden, welche sich zufolge höherer Einkommen und/oder zu tiefer Akontozahlungen ergeben, zurückgestellt werden" (Steuerbuch LU, § 25 Nr. 6). Zug anerkennt Rückstellungen für die persönlichen AHV-Beiträge des Inhabers, "soweit ihre Höhe nachweisbar begründet ist" (Steuerbuch ZG, Ziff. 17.4).

Es gibt einen zweiten Grund, jetzt zu rechnen. Decken deine Akontobeiträge weniger als 75 % der definitiven Beiträge, kann ein Verzugszins von 5 % pro Jahr anfallen, für das Beitragsjahr 2026 ab dem 1. Januar 2028 (Merkblatt 2.02, Ziff. 11). Stellst du beim Abschluss fest, dass die Akontobeiträge zu tief waren, musst du das "unverzüglich der Ausgleichskasse melden" (Merkblatt 2.02, Ziff. 8). Wie Akonto, Nachzahlung und Zins im Detail funktionieren, erklären wir im Ratgeber zu den AHV-Beiträgen für Selbständigerwerbende.

Schritt 1: Jahresgewinn als Basis

Die Basis für die AHV-Rückstellung ist dein Gewinn des Jahres. Den hast du in Magic Heidi bereits: die Einnahmen aus deinen Rechnungen minus die Ausgaben aus deinen gescannten Belegen, laufend aktuell und ohne MWST. Am Jahresende musst du die Zahl also nicht aus Kontoauszügen zusammensetzen.

Zwei Punkte prüfst du, bevor du die Zahl übernimmst:

1. Das ganze Jahr zählt. Massgebend ist der Gewinn 2026, auch aus Rechnungen, die deine Kunden erst im Januar bezahlen. Erfasse deshalb alle Rechnungen und Belege 2026, und achte darauf, dass auch die am 31.12. noch offenen Rechnungen im Gewinn mitgezählt sind. Dasselbe gilt für Ausgaben 2026, die du erst 2027 bezahlst.
2. AHV als Ausgabe wieder dazuzählen. Erfasst du deine Akontobeiträge in Magic Heidi als Ausgabe, ist der Gewinn bereits um diese Beiträge tiefer. Die Ausgleichskasse rechnet die persönlichen AHV-, IV- und EO-Beiträge aber wieder hinzu (Merkblatt 2.02, Ziff. 9). Die AHV-Basis ist also der Gewinn vor AHV.

Abschreibungen oder Privatanteile, die du erst im Abschluss buchst, verändern den steuerlichen Gewinn noch. Rechne sie dazu oder ab, wenn sie ins Gewicht fallen.

Schritt 2: Den richtigen Satz 2026 bestimmen

Ab CHF 60'500 Einkommen zahlst du 10,0 % (AHV 8,1 % + IV 1,4 % + EO 0,5 %). Darunter gilt die sinkende Beitragsskala von 5,371 % bis 9,321 %. Wichtig: Der Satz deiner Stufe gilt für das ganze Einkommen, nicht nur für den Teil in der Stufe.

Unter CHF 10'100 zahlst du den Mindestbeitrag von CHF 530. Die ganze Tabelle findest du in unserem AHV-Ratgeber (Link oben) und im Merkblatt 2.02.

Zwei Korrekturen kommen dazu:

• Eigenkapitalzins: Die Kasse zieht einen Zins auf dem im Betrieb investierten Eigenkapital per 31.12. ab. Für 2024 waren es 1,5 %. Für einen Freelancer mit Laptop und wenig Betriebskapital ist das meist ein kleiner Betrag.
• Verwaltungskosten: Die Ausgleichskassen erheben zusätzlich bis 5 % der Beiträge (Merkblatt 2.02, Ziff. 6). Der Satz hängt von deiner Kasse und oft von der Höhe deiner Beiträge ab. Die SVA Zürich staffelt ihn 2026 für Selbständige nach der Höhe der Beiträge: 5 % ab dem ersten Franken, 4,25 % ab CHF 7'500, 2,25 % ab CHF 12'500, 1,5 % ab CHF 22'500, 1 % ab CHF 50'000 und 0,5 % ab CHF 200'000. Die WAS Ausgleichskasse Luzern verlangt 2026 von Selbständigen einheitlich 2 %. Mit diesen beiden Sätzen rechnen die Beispiele unten. Prüf den Satz deiner Ausgleichskasse, zum Beispiel auf deiner letzten Akontorechnung.

Schritt 3: Bezahlte Akontobeiträge abziehen

Zieh von den definitiven Beiträgen ab, was du für 2026 schon bezahlt hast, inklusive der Rate für das 4. Quartal. Ist diese Rate am 31.12. noch offen, buchst du sie als Verbindlichkeit, denn ihr Betrag steht fest. Der Rest ist deine Rückstellung. Waren die Akontobeiträge zu tief, meldest du den höheren Gewinn jetzt der Ausgleichskasse. Liegt das Bezahlte unter 75 %, droht sonst zusätzlich ein Verzugszins von 5 % pro Jahr.

Ist das Ergebnis negativ, hast du zu viel bezahlt. Dann bildest du keine Rückstellung, sondern zeigst ein Guthaben bei der Ausgleichskasse auf der Aktivseite (im KMU-Kontenrahmen 1180 Forderungen gegenüber Sozialversicherungen). Luzern schreibt das ausdrücklich so vor.

Schritt 4: Die AHV-Rückstellung buchen

Gebucht wird per 31.12. auf ein Konto für kurzfristige Rückstellungen. Die Kontonummern folgen hier dem KMU-Kontenrahmen. In deinem Kontenplan können sie abweichen, die Logik bleibt gleich.

In der Praxis buchen Einzelfirmen die eigenen Beiträge als Aufwand. Basel-Landschaft behandelt sie wie Arbeitgeberbeiträge als geschäftsmässig begründeten Aufwand. Zürich stuft sie rechtlich als allgemeinen Abzug ein (Art. 33 Abs. 1 lit. d DBG), behandelt sie beim Zeitpunkt aber wie Geschäftsaufwand. Buchst du die AHV über dein Privatkonto, deklarierst du sie in der Steuererklärung als Abzug. Luzern verlangt, dass die persönlichen Beiträge in der Jahresrechnung offen ersichtlich sind.

Rechenbeispiel A: Sara, Grafikerin in Luzern (sinkende Skala)

Stell dir Sara vor, eine fiktive Grafikerin mit Einzelfirma in Luzern. Ihr Gewinn 2026 in Magic Heidi beträgt CHF 42'000. Die Akontobeiträge hat sie nicht als Ausgabe erfasst, den Eigenkapitalzins lassen wir weg. Ihre Kasse ist die WAS Ausgleichskasse Luzern, die 2026 von Selbständigen 2 % Verwaltungskosten erhebt.

Saras Akonto deckt 80,3 % (2'400 ÷ 2'988.52). Das liegt über 75 %, also kein Zinsrisiko aus der 75-%-Regel. Den höheren Gewinn meldet sie trotzdem der Kasse.

Hätte sie pauschal mit 10 % gerechnet, wären es CHF 4'284 gewesen (42'000 × 10 % = 4'200, plus 2 % = 84). Das ist 43 % zu viel, und eine Rückstellung von CHF 1'884 statt CHF 588.52 wäre überhöht. Das Steueramt kann sie kürzen. Unter CHF 60'500 lohnt sich der Blick in die Skala.

Rechenbeispiel B: Marco, Webentwickler in Zürich (10 %)

Zurück zu Marco aus der Einleitung. Sein Gewinn 2026 aus seinen Zahlen in Magic Heidi, über das ganze Jahr gerechnet und inklusive der Rechnungen, die am 31.12. noch offen sind: CHF 84'000. Seine Kasse ist die SVA Zürich. Die Verwaltungskosten rechnen wir nach der Staffel der SVA Zürich 2026 (der Satz hängt von der Beitragshöhe ab): Die definitiven Beiträge von CHF 8'400 liegen in der Stufe ab CHF 7'500 (4,25 %), die Akontobeiträge von CHF 5'592.60 in der ersten Stufe (5 %). Ob die SVA den Satz der Stufe auf den ganzen Beitrag oder nur auf den Teil in der Stufe anwendet, sagt ihr Merkblatt nicht; wir rechnen mit dem ganzen Beitrag. Die reduzierten Sätze gelten nur bei fristgerechter Zahlung. Prüf deine Akontorechnung.

Das Akonto deckt nur 67,1 % (5'872.23 ÷ 8'757). Das liegt unter 75 %. Marco meldet den höheren Gewinn deshalb gleich der Ausgleichskasse. Seine Buchungen sehen so aus:

Die Rückstellung senkt Marcos steuerbaren Gewinn 2026 um CHF 2'884.77. Seine AHV-Basis soll sie nicht senken: Die Kasse rechnet die persönlichen Beiträge zum Einkommen gemäss Steuerveranlagung wieder hinzu (Merkblatt 2.02, Ziff. 9). Weise die AHV deshalb in Abschluss und Steuererklärung offen aus.

Rückstellung auflösen: wenn die Rechnung der Ausgleichskasse anders ausfällt

Die definitive Rechnung stützt sich auf die Steuerveranlagung, nicht auf deine Schätzung. Kleine Differenzen sind normal. Du gleichst die Rückstellung aus und buchst nur den Unterschied. Ein allfälliger Verzugszins kommt separat dazu und gehört nicht in diese Rechnung.

Angenommen, die Kasse ermittelt aus Marcos Veranlagung (plus die wieder hinzugerechnete AHV) ein Einkommen von CHF 85'000. Dann schuldet er 8'500 + 4,25 % = CHF 8'861.25, die Rechnung lautet auf 8'861.25 − 5'872.23 = CHF 2'989.02. Sind es CHF 81'000, sind es 8'100 + 4,25 % = CHF 8'444.25, und die Rechnung lautet auf CHF 2'572.02.

Den aufgelösten Rest von CHF 312.75 (2'884.77 − 2'572.02) versteuerst du im Jahr der Auflösung (Art. 29 Abs. 2 DBG). Statt auf 5700 kannst du ihn auch auf ein Ertragskonto "Auflösung Rückstellungen" buchen.

Steuern: Reserve ja, Rückstellung nein

Hier liegt der häufigste Fehler, weil viele Artikel über die GmbH schreiben. Eine GmbH oder AG darf ihre eigenen Gewinnsteuern zurückstellen. Die Einzelfirma nicht. Einkommens- und Vermögenssteuern von Bund, Kantonen und Gemeinden sind nicht abziehbar (Art. 34 lit. e DBG), also gibt es dafür auch keine steuerlich anerkannte Steuerrückstellung.

Zug formuliert es unmissverständlich: "Einkommens- und Vermögenssteuern sind bei Selbständigerwerbenden steuerlich nicht abzugsfähig. Demzufolge können diesbezüglich auch keine Steuerrückstellungen anerkannt werden." Appenzell Ausserrhoden schreibt kurz: "Bei natürlichen Personen sind die Steuern nicht abzugsfähig." Und Schwyz rechnet Einkommens- und Vermögenssteuern, die du dem Geschäft belastet hast, im Formular wieder auf.

Was tust du stattdessen? Du legst das Geld zur Seite, ohne es zu buchen: auf ein separates Sparkonto, monatlich oder bei jedem Zahlungseingang. Wie viel Prozent vom Gewinn sinnvoll sind, steht in unserer Faustregel für Steuern.

Ein Sonderfall ist die MWST. Die Abrechnung für das 4. Quartal, die du per 31.12. schuldest, ist keine Rückstellung, sondern eine Verbindlichkeit. Der Betrag steht ja fest.

Gut zu wissen: Marco aus Beispiel B bucht die CHF 2'884.77 AHV als Rückstellung. Für seine Einkommenssteuer 2026 legt er Geld auf sein Steuersparkonto. Das sind zwei verschiedene Töpfe, und nur der erste gehört in die Buchhaltung.

Garantie und Delkredere: die zwei weiteren Klassiker

Garantierückstellung: für wen und wie viel

Eine Garantierückstellung lohnt sich, wenn du nach Abschluss eines Auftrags regelmässig nachbessern musst: Handwerk, Bau, Produktion, auch Software mit Gewährleistung. Reine Beraterinnen und Berater brauchen sie selten. Ohne echte Garantiepflicht gibt es auch keine Garantierückstellung.

Mehrere Kantone akzeptieren einen Pauschalsatz, ohne dass du jeden Fall einzeln belegst. Die Sätze unterscheiden sich:

Arbeitest du in einem anderen Kanton, schau im Steuerbuch deines Kantons nach. Die Sätze oben gelten nur dort, wo sie stehen.

Nehmen wir Nina, eine fiktive Malerin (Baunebengewerbe) mit Einzelfirma in Zug. 2025 hatte sie CHF 160'000 Umsatz und eine Garantierückstellung von 5 %, also CHF 8'000.

2026 macht sie CHF 180'000 Umsatz, die Rückstellung darf auf 5 % davon steigen, also CHF 9'000. Nina bucht per 31.12.2026 nur die Erhöhung von CHF 1'000 (Garantieaufwand an Rückstellungen). Sinkt der Umsatz 2027 auf CHF 150'000, löst sie CHF 1'500 auf, und dieser Betrag wird steuerbar.

Delkredere auf offenen Rechnungen

Das Delkredere deckt das Risiko, dass Kunden offene Rechnungen nicht bezahlen. Streng genommen ist es eine Wertberichtigung auf den Debitoren (Art. 29 Abs. 1 lit. b DBG). Du zeigst es als Minuskonto, im KMU-Kontenrahmen 1109 Delkredere.

Die Basis sind deine am 31.12. offenen Rechnungen. In Magic Heidi siehst du, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind. Luzern akzeptiert pauschal höchstens 10 % des gesamten Debitorenbestands, grundsätzlich nach Abzug der MWST (Steuerbuch LU). Appenzell Ausserrhoden lässt ohne Nachweis ebenfalls 10 % zu, Zug 10 % auf Inland- und 15 % auf Auslandguthaben. In Luzern gilt zudem: Auf eine Rechnung, die du schon einzeln wertberichtigt hast, kommt nicht noch die Pauschale. Kombinierst du beides, sind es auf den übrigen Rechnungen in der Regel nur noch 5 %. Wie du Einzel- und Pauschalwertberichtigung unterscheidest, liest du im Ratgeber zur Wertberichtigung von Forderungen.

Ist eine Forderung sicher verloren, etwa nach einem Verlustschein aus der Betreibung, ist das kein Delkredere mehr. Dann schreibst du sie ab. Wann dieser Punkt erreicht ist, liest du im Ratgeber zum Debitorenverlust.

Rückstellungen ohne doppelte Buchhaltung (Milchbüechli)

Lag dein Umsatz im letzten Geschäftsjahr unter CHF 500'000, musst du nach Art. 957 Abs. 2 OR nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten dann "sinngemäss". Ein Konto 2330 brauchst du dafür nicht. Was erlaubt ist, erklären wir im Ratgeber zur Buchhaltung der Einzelfirma.

Was trotzdem funktioniert:

• AHV: Die kantonalen Formulare für Selbständige haben eine Zeile für Abzüge wie die AHV-Beiträge. Schwyz schreibt dazu: "Die AHV-Beiträge für die selbstständige Erwerbstätigkeit sind hier in Abzug zu bringen." Nach der Zürcher Rechtsprechung richtet sich der Zeitpunkt des Abzugs nach der Methode, mit der du deinen Gewinn ermittelst. Ob dein Kanton ohne Buchhaltung die geschuldeten oder nur die bezahlten Beiträge zulässt, fragst du im Zweifel beim Steueramt nach.
• Offene Rechnungen und Garantierisiken: Halte sie in deiner Vermögensaufstellung per 31.12. fest, mit einer kurzen Begründung.
• Belege: Leg deine Berechnung (wie die Tabellen oben) zu den Unterlagen. Das ist dein Nachweis, dass die Höhe begründet ist.

Eine einfache Vorlage für Einnahmen, Ausgaben und Vermögen findest du in unserer Milchbüechli-Vorlage.

Fazit: Rückstellungen in der Einzelfirma sind vor allem AHV

Für die meisten Freelancer ist die Frage einfacher, als sie klingt. Die AHV auf dem Gewinn dieses Jahres buchst du als Rückstellung. Für Garantie und Delkredere hängt die Antwort vom Kanton ab. Für die Einkommenssteuer gibt es keine Rückstellung, dafür ein Sparkonto.

Was du dafür brauchst, ist eine verlässliche Gewinnzahl am 31.12. Sara und Marco haben sie, weil ihre Rechnungen und Belege das ganze Jahr in Magic Heidi liegen. Der Rest ist eine Multiplikation, eine Subtraktion und eine Buchung.