Sammelrechnung schreiben in der Schweiz

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Sammelrechnung fasst mehrere noch nicht abgerechnete Leistungen an denselben Kunden in einer neuen Rechnung zusammen. Bereits gestellte Einzelrechnungen darfst du nicht einfach «zusammenkleben» — dafür brauchst es Gutschrift und Neurechnung.
• Jede Position braucht ihr eigenes Leistungsdatum, wenn die Leistungen an verschiedenen Tagen erbracht wurden. Das verlangt Art. 26 MWSTV — und dein Kunde braucht es für seine Buchhaltung.
• Über CHF 100'000 Jahresumsatz weist du 8.1% MWST aus (2.6% auf reduzierte Leistungen wie Bücher). Darunter schreibst du auf die Rechnung: «Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig.»
• Auch eine Sammelrechnung braucht eine fortlaufende Rechnungsnummer, alle Pflichtangaben und einen QR-Rechnung-Zahlteil mit QR-IBAN und Referenznummer. Sonst verlangsamt sich die Zahlung.
• Zahlungsziel 30 Tage ist der Schweizer Standard. Fälligkeit und Verzugszins ergeben sich aus dem Obligationenrecht — klare Bedingungen auf der Rechnung sparen Mahnaufwand.

Du hast einen Stammkunden, für den du jede Woche etwas erledigst — und am Monatsende stapeln sich fünf Mini-Rechnungen zu CHF 30 oder CHF 80 auf deinem Schreibtisch? Das kostet dich Porto, Zeit und Mahnaufwand. Die Lösung: eine Sammelrechnung schreiben und alle offenen Leistungen des Kunden in einer Rechnung abrechnen.

In diesem Guide erfährst du, wie eine Sammelrechnung in der Schweiz rechtlich korrekt aussieht: welche Pflichtangaben Art. 26 MWSTV verlangt, wie du 8.1% MWST und verschiedene Leistungsdaten behandelst, worin sich eine Sammelrechnung von Teilrechnung, Akonto und Schlussrechnung unterscheidet — und wie du mit Magic Heidis Rechnungs-Workflow in unter einer Minute eine fertige Sammelrechnung mit QR-Rechnung verschickst.

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung ist eine Rechnung, die mehrere noch nicht abgerechnete Leistungen an denselben Kunden in einer einzigen, neuen Rechnung zusammenfasst. Statt für jede Einzelleistung einen eigenen Beleg zu schreiben, rechnest du am Ende einer Woche, eines Monats oder eines Projekts alles auf einmal ab.

Beispiel: Du gibst Nachhilfe. Viermal im Monat, CHF 80 pro Stunde. Statt vier Rechnungen zu CHF 80 schreibst du am Monatsende eine Sammelrechnung über CHF 320 (zzgl. MWST, falls du steuerpflichtig bist) — mit vier Positionen und vier Leistungsdaten.

Wichtig ist die Abgrenzung, denn hier machen viele den entscheidenden Fehler:

• Sammelrechnung = mehrere Leistungen, die noch nie in Rechnung gestellt wurden, kommen in eine neue Rechnung. Das ist erlaubt und üblich.
• NICHT erlaubt: bereits gestellte Einzelrechnungen nachträglich zu einer Sammelrechnung zusammenfassen. Eine einmal ausgestellte Rechnung ist ein fertiger Beleg mit eigener Rechnungsnummer und eigener Fälligkeit. Du kannst sie nicht in ein neues Dokument «aufsaugen». Wenn ein Kunde eine einzige Zahlung über mehrere alte Rechnungen möchte, stellst du stattdessen eine Gutschrift über die alten Rechnungen aus und rechnest danach mit einer sauberen Sammelrechnung neu ab.

Der Unterschied zur Einzelrechnung liegt also nicht im Inhalt, sondern im Zeitpunkt und in der Struktur: Die Einzelrechnung dokumentiert eine Leistung sofort, die Sammelrechnung sammelt mehrere Leistungen und stellt sie gesammelt in Rechnung. Beide müssen dieselben Pflichtangaben erfüllen — die Sammelrechnung trägt zusätzlich pro Position das jeweilige Leistungsdatum.

Und noch eine Abgrenzung: Eine Sammelrechnung ist keine Zusammenfassung von Belegen an mehrere Kunden. Alles gehört zum selben Leistungsempfänger, sonst wird die Zuordnung für MWST und Buchhaltung undurchsichtig.

Wann sich eine Sammelrechnung lohnt

Rechnen wir es kalt durch. Du gibst Nachhilfe zu CHF 80 pro Stunde, viermal pro Monat, an denselben Schüler:

Vier Belege zu CHF 80 sind ein Verhältnis von Aufwand zu Ertrag, das nicht stimmt. Jede Rechnung kostet dich Erstellung, Versand, Zahlungskontrolle und — im schlimmsten Fall — Mahnwesen. Bei einer Sammelrechnung sinkt dieser Aufwand auf ein Viertel. Dazu kommt: Der Aufwand pro Zahlung bleibt gleich, egal ob CHF 80 oder CHF 320 überwiesen werden. Der Kunde bezahlt einmal statt viermal — das verbessert auch seine Zahlungsmoral.

Léa, Nachhilfelehrerin in Lausanne, hat es so gelöst. Sie unterrichtet fünf Schülerinnen und Schüler, je zwei Lektionen pro Woche. Früher schrieb sie nach jeder Lektion eine kleine Rechnung — CHF 80 hier, CHF 80 dort. Die Zahlungen tröpfelten über den ganzen Monat, und Eltern, die eine Rechnung übersehen hatten, mahnte sie einzeln nach. Heute stellt sie am letzten Freitag des Monats pro Familie eine Sammelrechnung über CHF 640.00 aus (acht Lektionen, mit Leistungsdaten pro Position). Die Eltern kennen den Rhythmus, die Zahlungen kommen planbar zum Monatsende — und Léa verbringt ihre Sonntagabende nicht mehr mit Rechnungen, sondern mit ihrem Studium.

Sammelrechnungen lohnen sich also immer dann, wenn:

• du regelmässig wiederkehrende kleine Leistungen für denselben Kunden erbringst (Nachhilfe, Grafik, Programmierung, Reinigung, Gartenpflege, Beratung),
• du Projekte mit vielen kleinen Einzelaufträgen abwickelst und der Kunde eine Gesamtabrechnung erwartet,
• du Porto- und Verwaltungskosten senken willst und
• deine Kunden eine übersichtliche Gesamtübersicht bevorzugen, statt jede Woche einen neuen Beleg zu buchen.

Nicht lohnen tut sie sich bei einmaligen Grossaufträgen (dafür ist die Einzelrechnung klarer), bei Kunden mit strengen internen Freigabeprozessen pro Einzelleistung oder wenn vertraglich ein anderer Abrechnungsrhythmus gilt. Eine gute Rechnungsvorlage hilft dir, beide Varianten aus einem Guss zu erstellen.

Sammelrechnung und MWST: 8.1%, 2.6% und die CHF 100'000-Grenze

Die Mehrwertsteuer ist der Punkt, an dem Sammelrechnungen am häufigsten schiefgehen. Grundregel:

• Normalsteuersatz: 8.1% — gilt für fast alle Dienstleistungen und Lieferungen (seit 1. Januar 2024).
• Reduzierter Satz: 2.6% — nur für die im Gesetz aufgeführten Leistungen, etwa Bücher, Zeitungen, Lebensmittel und Medikamente (nicht-verbotsfreie).
• Bist du nicht steuerpflichtig, weist du gar keine MWST aus.

Jede Position mit eigenem Leistungsdatum

Art. 26 MWSTV verlangt auf der Rechnung das Datum oder den Zeitraum der Leistungserbringung, soweit es nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei einer Sammelrechnung stimmt es fast nie überein — schliesslich stellst du ja Leistungen verschiedener Tage oder Wochen auf einem Beleg zusammen.

Die saubere Lösung: Jede Position bekommt ihr eigenes Leistungsdatum. Beispiel:

• 05.09.2026 — Nachhilfe Mathematik, 90 Min. — CHF 120.00
• 12.09.2026 — Nachhilfe Mathematik, 90 Min. — CHF 120.00
• 19.09.2026 — Nachhilfe Mathematik, 90 Min. — CHF 120.00

Bei Leistungen über einen Zeitraum (z.B. eine Retainer-Betreuung im September) genügt die Zeitraum-Angabe «Leistungszeitraum: 01.09.–30.09.2026». Wichtig für die MWST: Der Steuersatz richtet sich nach dem Zeitpunkt der Leistung, nicht nach dem Rechnungsdatum. Der Normaltarif stieg per 1. Januar 2024 von 7.7% auf 8.1% — hättest du also Ende 2023 erbrachte Leistungen erst im Januar 2024 gesammelt, rechnest du diese Positionen noch mit 7.7% ab, die Januar-Positionen mit 8.1%. Der Satz ist seitdem stabil — aber wenn die ESTV den Satz künftig anpasst, entscheidet bei deiner Sammelrechnung das Leistungsdatum, nicht der Tag des Versands. Die aktuelle Sätze-Übersicht der ESTV findest du auf estv.admin.ch.

Unter CHF 100'000: der Nicht-Steuerpflichtig-Vermerk

Bist du nicht MWST-registriert (Jahresumsatz unter CHF 100'000 und keine freiwillige Anmeldung), darfst du keine MWST ausweisen. Schreibe stattdessen auf jede Sammelrechnung:

«Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig.»

Das gilt für Sammelrechnungen genauso wie für Einzelrechnungen. Der Vermerk schützt dich: Ein Kunde, der fälschlich MWST erwartet, sieht sofort, dass dein Nettobetrag der Endbetrag ist.

Auswirkung auf deine MWST-Abrechnung

Für die MWST-Abrechnung bei der ESTV gilt die Sammelrechnung wie jede andere Rechnung auch: Steuerbar ist die Leistung, wenn du sie erbracht hast — nicht erst, wenn du die Rechnung stellst (bei Abrechnung nach vereinbartem Entgelt). Wer monatlich abrechnet und am Monatsende sammelt, hat einen natürlichen Rhythmus: Alle Leistungen eines Monats laufen über die Sammelrechnung des Monatsendes und in derselbe Abrechnungsperiode. Das ist einer der grössten Vorteile der Sammelrechnung: Deine MWST-Abrechnung und dein Rechnungsjournal bleiben synchron, weil du nicht Leistungen aus zwei verschiedenen Quartalen auf einem Beleg mischst. (Bei Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt zählt der Zahlungseingang — auch dann bleibt die Sammelrechnung ein sauberer, zusammengehöriger Beleg.)

Kurz zusammengefasst:

Pflichtangaben laut Art. 26 MWSTV — die 7 Elemente

Bist du MWST-registriert, muss auch deine Sammelrechnung die sieben Pflichtelemente nach Art. 26 der Mehrwertsteuerverordnung erfüllen. Ausserhalb der MWST-Pflicht gilt: Nichts davon schadet — und fast alles gehört trotzdem auf eine professionelle Rechnung, weil OR und Buchhaltung des Kunden es erwarten.

1. Dein Name und deine Adresse, wie du im Geschäftsverkehr auftrittst — plus den Hinweis, dass du im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen bist, und deine MWST-Nummer (UID).
2. Name und Adresse des Leistungsempfängers — der Kunde, an den du die Sammelrechnung stellst.
3. Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit nicht mit dem Rechnungsdatum identisch — bei der Sammelrechnung der Kernpunkt: pro Position das Leistungsdatum.
4. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung — jede Position der Sammelrechnung braucht eine klare Beschreibung (Was? Wie viel? Zu welchem Preis?).
5. Das Entgelt — Zwischensumme netto, jede Position mit Einzelpreis und Betrag.
6. Der MWST-Satz und der MWST-Betrag — 8.1% bzw. 2.6%, separat ausgewiesen.
7. Eine fortlaufende Rechnungsnummer — jede Sammelrechnung bekommt die nächste freie Nummer deiner Sequenz (z.B. 2026-0147). Keine Nummer doppelt, keine Lücken.

Neben der MWSTV regelt das Obligationenrecht die zivilrechtliche Seite einer Rechnung: Was du forderst, ist eine Forderung aus dem zugrunde liegenden Vertrag, und für Fälligkeit, Verzug und Verjährung gelten die allgemeinen Regeln des OR. Praktisch heisst das für deine Sammelrechnung:

• Ohne abweichende Vereinbarung wird eine Forderung fällig, wenn du sie fällig stellst — deshalb gehört ein klares Zahlungsziel auf die Rechnung.
• Kommst du in Verzug, läuft der gesetzliche Verzugszins von 5% (Art. 104 OR) — davon kannst du in deinen Bedingungen Gebrauch machen.
• Forderungen verjähren in der Regel in 10 Jahren (Art. 127 OR), bei periodischen Leistungen und Handwerksarbeit in 5 Jahren (Art. 128 OR). Eine Sammelrechnung verjährt nicht anders als andere Forderungen — massgebend ist die zugrunde liegende Leistung.

Die fortlaufende Rechnungsnummer verdient bei Sammelrechnungen einen zusätzlichen Hinweis: Sammelrechnungen sind keine Ausnahme. Sie zählen in deiner Nummersequenz genau wie Einzelrechnungen. Wer am Monatsende automatisch per Knopfdruck sammelt, sollte deshalb prüfen, dass sein Tool die Sammelrechnung als normale Rechnung mit der nächsten freien Nummer anlegt — und nicht als separate Serie. In Magic Heidi passiert das automatisch, weil jede Sammelrechnung den normalen Rechnungsworkflow durchläuft (Invoicing).

Zusätzlich zu den Pflichtangaben gehört auf jede Sammelrechnung ein QR-Rechnung-Zahlteil — dazu gleich mehr.

Sammelrechnung vs Teilrechnung, Akonto und Schlussrechnung

Diese vier Begriffe werden oft vermischt — dabei regeln sie vier verschiedene Abrechnungssituationen:

Der Unterschied in einem Satz: Die Sammelrechnung bündelt mehrere unabhängige Leistungen. Die Schlussrechnung schliesst ein einzelnes Projekt ab und verrechnet Vorauszahlungen. Die Teilrechnung ist Zwischenrechnung eines Projekts, das Akonto eine Vorauszahlung.

Marco, Maler in Winterthur, nutzt beide Muster kombiniert. Für eine Treppenhaussanierung verlangt er ein Akonto von CHF 1'000 und stellt nach zwei Bauabschnitten je eine Teilrechnung — das ist Projektlogik. Parallel dazu betreut er vier Stammkunden mit wiederkehrenden Kleinreparaturen: ein Türenanstrich hier, ein Fensterrahmen dort. Früher schrieb er für jeden kleinen Auftrag eine Einzelrechnung von CHF 200 oder CHF 400. Seit er die kleinen Aufträge einer Sammelrechnung pro Kunde pro Quartal sammelt, schreibt er für denselben Kunden am Quartalsende einen Beleg über CHF 3'450.00 — vier Teilaufträge, vier Leistungsdaten, eine Nummer, eine Zahlung. Er spart sich drei Rechnungen pro Kunde und Quartal, und seine Kunden haben eine saubere Übersicht aller Reparaturen.

Wenn du Ratenzahlungen vereinbarst, statt zu sammeln, hilft unser Artikel zum Thema Ratenzahlung vereinbaren in der Schweiz.

QR-Rechnung und Zahlungspraxis

Auch die Sammelrechnung wird in der Schweiz als QR-Rechnung verschickt — die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 das Standard-Zahlungsmittel im Schweizer Rechnungsverkehr, die alten ESR-Scheine sind verschwunden.

Dafür brauchst du:

• Einen QR-IBAN deiner Bank — eine IBAN, die für QR-Rechnungen reserviert ist (erkennbar an der QR-IID, dem Banken-Identifikationsblock im QR-Format). Nur mit einem QR-IBAN kannst du das Referenznummern-Verfahren (QR-Referenz) nutzen.
• Eine QR-Referenznummer — auf der QR-Rechnung unten rechts. Sie verknüpft die Zahlung eindeutig mit deiner Sammelrechnung, sodass der Zahlungseingang automatisch zugeordnet wird.
• Den Zahlteil mit Schweizer QR-Code — der Kunde scannt ihn mit der Banking-App oder zahlt in der Filiale.

Praktisch heisst das: Der QR-Code codiert deine QR-IBAN, den Gesamtbetrag der Sammelrechnung und die Referenznummer. Der Kunde scannt, bestätigt, fertig — kein Überweisungsformular, keine Tippfehler bei Betrag oder Nummer.

Zahlungsziel: 30 Tage sind der Schweizer Standard. Ohne anderslautende Vereinbarung wird eine Rechnung mit einem angemessenen Zahlungsziel fällig; 30 Tage ab Rechnungsdatum ist die gängige Praxis. Bei wiederkehrenden Sammelrechnungen lohnt sich ein fester Rhythmus: z.B. «jeweils am letzten Freitag des Monats, zahlbar innert 10 Tagen» oder «Monatsrechnung, zahlbar innert 30 Tagen». Kunden gewöhnen sich an den Rhythmus — und du an die planbaren Zahlungseingänge. Details zu Fristen und Mahnwesen findest du in unserem Guide zu Zahlungsfristen in der Schweiz.

Priska, Grafikerin mit Kunden in Zürich und Basel, hat ihre Zahlungspraxis mit monatlichen Sammelrechnungen umgestellt. Sie betreut drei Kunden im Retainer — immer wieder kleine Grafik-Aufträge, ein Logo-Tweak hier, ein Social-Media-Template dort. Früher stellte sie jede Kleinigkeit einzeln in Rechnung: Beträge von CHF 90 bis CHF 250, teilweise zwanzig Belege pro Monat. Die Buchhaltung auf beiden Seiten war entsprechend unübersichtlich. Heute sammelt sie alle Aufträge eines Kunden pro Monat und verschickt am Monatsende eine Sammelrechnung über rund CHF 1'800.00 — mit jeder Position, ihrem Leistungsdatum und ihrem Stundensatz. Der QR-Zahlteil trägt die Referenznummer, das Zahlungsziel steht auf 10 Tage. Ihre Zahlungseingänge sind seither planbar, und die Frage «Hast du meine Rechnung vom 3. bekommen?» kommt nicht mehr vor.

Ein praktischer Hinweis zum Versand: Auch die Sammelrechnung verschickst du als PDF — per E-Mail oder mit physischem QR-Rechnung-Zahlteil per Post. Der QR-Code funktioniert in beiden Fällen. Wie du den Zahlteil korrekt erstellst, zeigen wir in unserer Anleitung zum QR-Rechnung erstellen.

Sammelrechnung erstellen: Schritt für Schritt

So geht's konkret — vom Sammeln bis zum Versand:

1. Leistungen erfassen, direkt wenn sie entstehen. Tippe jede Einzelleistung sofort nach der Erbringung ein — mit Datum, Beschreibung und Betrag. Wer am Monatsende «aus dem Gedächtnis» sammelt, riskiert vergessene Positionen oder verlorene Beträge. In Magic Heidi kannst du Leistungen direkt als offene Posten beim Kunden erfassen.
2. Sammelzeitpunkt bestimmen. Monatlich ist der üblichste Rhythmus, quartalsweise oder projektbezogen funktioniert auch. Leg den Termin fest und kommuniziere ihn dem Kunden: «Sie erhalten jeweils am Monatsende eine Sammelrechnung.»
3. Kunde und Rechnungsdaten prüfen. Name und Adresse des Leistungsempfängers, deine MWST-Nummer (falls registriert), Zahlungsbedingungen — alles, was in den Rechnungskopf gehört.
4. Positionen mit Leistungsdatum auflisten. Jede Position: Leistungsdatum, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag. Bei mehreren Daten nie weglassen — das Leistungsdatum ist Pflichtangabe und wichtig für die Buchhaltung deines Kunden.
5. Zwischensumme, MWST, Total ausweisen. Nettobetrag, dann 8.1% MWST separat (oder der Nicht-Steuerpflichtig-Vermerk), dann der Gesamtbetrag. Bei gemischten Sätzen getrennt ausweisen.
6. Fortlaufende Nummer vergeben und QR-Zahlteil anhängen. Die nächste freie Rechnungsnummer aus deiner Sequenz, QR-IBAN und QR-Referenznummer im Zahlteil, Zahlungsziel im Fuss — dann versenden.

Und hier die copy-paste-fertige Vorlage:

Sammelrechnung

Léa Dupont — Nachhilfe
Rue de la Bourdonnette 12
1007 Lausanne
MWST-Nr.: CHE-XXX.XXX.XXX (falls registriert)

Rechnung an:
Familie Meier
Seestrasse 8
6004 Luzern

Rechnungs-Nr.: 2026-0147
Rechnungsdatum: 30.09.2026
Leistungszeitraum: 01.09.–30.09.2026

Positionen:
05.09.2026  Nachhilfe Mathematik, 90 Min.   CHF 120.00
12.09.2026  Nachhilfe Mathematik, 90 Min.   CHF 120.00
19.09.2026  Nachhilfe Mathematik, 90 Min.   CHF 120.00
26.09.2026  Nachhilfe Mathematik, 90 Min.   CHF 120.00

Zwischensumme netto:                   CHF 480.00
MWST (8.1%):                            CHF 38.88
Total:                                 CHF 518.88
— alternativ, falls nicht steuerpflichtig: —
Zwischensumme:                          CHF 480.00
Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig.
Total:                                 CHF 480.00

Zahlbar innert 30 Tagen per QR-Rechnung.
[QR-Rechnung-Zahlteil mit QR-IBAN und Referenznummer]

Für MWST-pflichtige Rechnungen gilt: MWST-Satz und -Betrag dürfen nie fehlen. Für nicht steuerpflichtige gilt der Vermerk. Alles andere — Leistungsdaten pro Position, fortlaufende Nummer, Zahlungsziel — gilt für beide.

Mit Magic Heidi entfällt das manuelle Zusammenstellen: Du erfasst Leistungen laufend als offene Posten, wählst am Monatsende den Kunden, klickst auf «Sammelrechnung erstellen» — Positionen, Leistungsdaten, MWST-Berechnung, fortlaufende Nummer und QR-Zahlteil sind automatisch korrekt. Mehr zum Workflow auf der Seite zum Rechnungsprogramm.

Fazit

Eine Sammelrechnung schreiben ist in der Schweiz kein Hexenwerk — aber sie folgt denselben Regeln wie jede andere Rechnung: sieben Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTV, das Leistungsdatum auf jeder Position, eine fortlaufende Rechnungsnummer, 8.1% MWST (falls steuerpflichtig) und ein QR-Rechnung-Zahlteil mit QR-IBAN und Referenznummer.

Der eigentliche Vorteil liegt im Rhythmus: Leistungen laufend erfassen, am Monatsende einmal abrechnen, eine Zahlung erhalten. Weniger Belege, weniger Mahnwesen, planbarere Zahlungseingänge — dafür brauchst du keine Excel-Konstruktion, sondern nur einen Workflow, der das Sammeln für dich erledigt.

Magic Heidi macht genau das: Leistungen als offene Posten erfassen, mit einem Klick zur Sammelrechnung bündeln — mit korrekten Leistungsdaten, automatischer MWST-Berechnung, fortlaufender Nummer und QR-Rechnung. Ab CHF 25/Monat, mobile-first, ohne Kreditkarte testbar. Deine erste Sammelrechnung geht in unter fünf Minuten raus.

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Quellen: KMU Admin für Rechnungsstellung und Selbständigkeit · Paymentstandards.ch für den QR-Rechnung-Standard · ESTV für MWST-Regeln und Pflichtangaben (siehe Text).