Der Moment, in dem deine erste Mitarbeiterin unterschreibt, ist ein guter Moment. Und ein Moment, in dem sich dein Adminaufwand verdoppelt. Denn ab jetzt gehört die Lohnbuchhaltung in der Schweiz zu deinem Job: Du rechnest monatlich Löhne ab, behältst AHV, ALV, UVG, KTG und BVG im Griff, überweist das Nettogehalt und meldest alles der Ausgleichskasse. Ein Fehler kostet Geld - und manchmal Nachzahlungen mit Zins.

Die gute Nachricht: Lohnbuchhaltung in der Schweiz ist kein Hexenwerk, wenn du einmal verstanden hast, welche Beiträge anfallen und welche Fristen gelten. Genau das macht dieser Guide. Und für die nackte Lohnabrechnung selbst brauchst du kein teures Komplettpaket - ein zertifiziertes Lohnprogramm oder dein Treuhänder erledigt das, während du alles Drumherum schlank hältst.

Das Wichtigste in Kürze

• AHV/IV/EO: 5.3% Arbeitgeberanteil + 5.3% Arbeitnehmeranteil = 10.6% vom Bruttolohn
• ALV: 1.1% je Seite (2.2% total), BVG ab einem Jahreslohn von CHF 22'680.00 (Stand 2026)
• Lohnnebenkosten liegen je nach Branche bei rund 12-20% auf den Bruttolohn
• Lohnausweis bis 31. Januar ans Steueramt, Lohnabrechnungen 10 Jahre aufbewahren
• Zu spät bezahlte AHV-Beiträge kosten Verzugszins und Mahngebühren
• Magic Heidi macht bewusst keine Lohnbuchhaltung - dafür alles Drumherum: Rechnungen, Ausgaben, MWST, Kundendaten

Was ist Lohnbuchhaltung?

Lohnbuchhaltung heisst: alle finanziellen Prozesse rund auf die Löhne deiner Mitarbeitenden sauber abwickeln. Das beginnt bei der Anmeldung als Arbeitgeber bei der Ausgleichskasse und endet (erst) mit der Aufbewahrungspflicht der Lohnabrechnungen. Dazwischen liegen die monatliche Lohnberechnung, die Abzüge für die Sozialversicherungen, die Überweisung des Nettolohns, die Einzahlung der Beiträge bei den richtigen Stellen und die jährliche Berichterstattung.

Klingt nach viel? Ist es am Anfang auch. Aber es wiederholt sich jeden Monat gleich. Nach zwei, drei Lohnläufen ist der Prozess Routine - vorausgesetzt, du hast die Grundlagen einmal richtig aufgesetzt.

Die rechtliche Basis steht im AHVG (SR 831.10): Wer Angestellte beschäftigt, muss die Beiträge an die AHV, IV und EO mit der Lohnabrechnung abziehen und zusammen mit dem Arbeitgeberanteil an die Ausgleichskasse überweisen. Das gilt vom ersten Franken Lohn an - auch bei einem 10-Stunden-Job. Den Gesetzestext findest du auf admin.ch.

Ein wichtiger Punkt vorab, weil er oft für Verwirrung sorgt: Lohnbuchhaltung ist nicht dasselbe wie Buchhaltung. Deine normale Buchhaltung erfasst Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Die Lohnbuchhaltung ist ein eigener Prozess mit eigenen Vorschriften, eigenen Fristen und eigenen Abgabepflichten. Manche Tools können beides, viele nur eines - davon später mehr.

Lohnbuchhaltung Schweiz: diese Beiträge musst du kennen

In der Schweiz tragen Arbeitgeber und Angestellte die Sozialversicherungsbeiträge gemeinsam. Der Arbeitgeber zieht den Arbeitnehmeranteil direkt vom Bruttolohn ab und bezahlt beide Anteile an die jeweiligen Stellen. Diese fünf Bausteine bilden das Kernstück jeder Lohnabrechnung.

AHV/IV/EO - die grösste Position

Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung kosten zusammen 10.6% vom Bruttolohn: 5.3% zahlt der Arbeitgeber, 5.3% wird vom Lohn der Angestellten abgezogen. Massgebend ist der Bruttolohn - inklusive Naturallohn, Bonus, Zulagen und der (klassisch unterschätzten) Ferienentschädigung. Es gibt keine Untergrenze: Der Franken zu tief bezahlte Lohn ist beitragspflichtig. Zuständig ist die Ausgleichskasse, bei der du dich als Arbeitgeber angemeldet hast.

ALV - Arbeitslosenversicherung

Auf dem Lohnabrechnungsformular folgt direkt nach der AHV die ALV: 1.1% Arbeitgeberanteil, 1.1% Arbeitnehmeranteil, also 2.2% total. Die Beiträge werden bis zur oberen Beitragsbemessungsgrenze erhoben - oberhalb davon fällt der ALV-Anteil auf einen reduzierten Satz. Auch die ALV läuft über die Ausgleichskasse, du bekommst also eine gemeinsame Rechnung.

UVG und NBU - Unfallversicherung

Die berufliche Unfallversicherung ist Obligatorium: Jeder Arbeitgeber muss seine Angestellten über die Suva oder einen privaten Versicherer gegen Berufsunfälle versichern. Wer mehr als 8 Stunden pro Woche arbeitet, muss zusätzlich die Nichtberufsunfälle (NBU) versichern. Die Prämien liegen je nach Risikoklasse der Branche grob zwischen 0.1% und 3% des Lohns - ein Bürojob ist billig, ein Dachdecker ist teuer. Die NBU-Prämie wird hälftig zwischen Arbeitgeber und Angestelltem geteilt, die Prämie für Berufsunfälle zahlt der Arbeitgeber allein.

KTG - Krankentaggeldversicherung

Bei Krankheit musst du den Lohn fortzahlen (dazu gleich mehr unter den Fristen). Damit dieses Risiko nicht auf dir hängen bleibt, schliessen viele Arbeitgeber eine Kollektiv-Krankentaggeldversicherung ab. Gesetzlich zwingend ist sie nur, wenn ein allgemeinverbindlicher Gesamtarbeitsvertrag (GAV) deiner Branche sie vorschreibt. Was eine KTG kostet, wann sie Pflicht ist und wie das Taggeld funktioniert, erklären wir ausführlich im Guide zur Krankentaggeldversicherung Schweiz.

BVG - berufliche Vorsorge

Ab einem AHV-pflichtigen Jahreslohn von CHF 22'680.00 (Stand 2026) müssen deine Angestellten in die zweite Säule einbezahlt werden. Der Eintritt in die Vorsorgeeinrichtung passiert automatisch mit dem ersten Lohnlauf - du musst nur prüfen, ob die Lohnhöhe über der Eintrittsschwelle liegt, und die Angestellten bei deiner Pensionskasse (oder einer Auffangeinrichtung) anmelden. Die Beiträge sind altersabhängig und werden hälftig oder im Verhältnis der Sparpläne geteilt - der Arbeitgeber muss mindestens gleich viel einzahlen wie die Angestellten.

Quellensteuer - der Sonderfall

Angestellte mit Ausweis B oder L sowie Grenzgängerinnen und Grenzgänger zahlst du die Steuer direkt an der Quelle - du ziehst also zusätzlich zu den Sozialabzügen die monatliche Quellensteuer ab und überweistst sie der kantonalen Steuerbehörde. Dafür musst du dich beim Steueramt deines Kantons als Quellensteuerpflichtiger Arbeitgeber anmelden. Wie das Lohnausweis-Verfahren funktioniert, erklärt die ESTV auf ihrer Website im Detail.

Der erste Angestellte: Schritt für Schritt durch die Lohnbuchhaltung - und was der Lohn wirklich kostet

Nina ist Grafikerin aus Bern und hat gerade ihr Studio von Solo auf zwei Personen erweitert. Ihre erste Mitarbeiterin, eine Junior-Designerin, verdient CHF 4'350.00 brutto im Monat. Bis zum ersten Lohnzahlungstag muss Nina diese sieben Schritte erledigt haben:

1. Bei der Ausgleichskasse als Arbeitgeber anmelden. Das geht online bei der zuständigen Ausgleichskasse - bei wem du zuständig bist, findest du auf ahv.ch. Die Kasse meldet deine Angestellten und stellt danach quartalsweise die Rechnungen.
2. UVG-Versicherung abschliessen. Berufsunfall sofort, Nichtberufsunfall ab 8 Wochenstunden. Nina holt zwei Offerten ein - Suva und ein privater Versicherer - und wählt das günstigere Angebot für ihren Bürojob.
3. BVG prüfen und Anmeldung vorbereiten. Mit CHF 52'200.00 Jahreslohn liegt die Junior-Designerin klar über der Eintrittsschwelle - Nina meldet sie bei ihrer Vorsorgeeinrichtung an. Bei deutlichem Teilzeitpensum unter der Schwelle entfällt dieser Schritt.
4. KTG entscheiden. Kein GAV in der Designbranche - Nina schliesst trotzdem eine Kollektiv-KTG ab, damit die Lohnfortzahlung bei Krankheit nicht aus eigener Tasche kommt. Für CHF 45.00 im Monat ist sie das Risiko los.
5. Quellensteuer klären. Ihre Mitarbeiterin hat den Schweizerpass, also keine Quellensteuer. Hätte sie einen B-Ausweis, müsste Nina sich beim Berner Steueramt anmelden.
6. Lohnabrechnung einrichten. Nina erledigt den Lohnlauf selbst nicht von Hand, sondern mit einem Lohnprogramm - die Abzüge, Arbeitgeberanteile und Meldungen werden automatisch berechnet. Mehr zu den Optionen weiter unten.
7. Nettolohn überweisen und Beiträge einzahlen. Überweisung bis zum Monatsende, Beiträge auf Rechnung der Ausgleichskasse.

Nach einem halben Jahr sagt Nina: «Der Setup-Aufwand war ein Nachmittag Arbeit. Danach läuft es monatlich in 15 Minuten durch.»

Und was kommt dabei heraus? Ninas komplette Lohnabrechnung:

«Ich kann mir eine Mitarbeiterin zum halben Tag leisten» - oft stimmt das erst, wenn du die Lohnnebenkosten mitrechnest. Hier die komplette Rechnung für Ninas Junior-Designerin mit CHF 4'350.00 Brutto pro Monat.

Abzüge vom Bruttolohn (zahlt die Angestellte):

Zusätzlich zahlt der Arbeitgeber:

Das heisst konkret: Ninas Mitarbeiterin kostet das Studio nicht CHF 4'350.00, sondern CHF 4'903.95 pro Monat - gut 12% mehr als der Bruttolohn. Die BVG-Sätze variieren je nach Alter der Angestellten und Reglement der Vorsorgeeinrichtung, die UVG-Sätze je nach Risikoklasse. Als grobe Faustregel für Bürojobs kannst du mit 12-15% Lohnnebenkosten rechnen, in risikoreichen Branchen wie Bau oder Gastgewerbe eher mit 18-20%.

Für die Planung heisst das: Rechne den Budgetposten für den ersten Angestellten immer mit Brutto plus rund 15%. Dann erlebst du keine Überraschung bei der ersten AHV-Rechnung.

Wenn du selbst noch in den AHV-Beiträgen als Selbständigerwerbende steckst, lohnt sich der Blick auf unsere Anleitung zu den AHV-Beiträgen für Selbständigerwerbende - denn ab dem ersten Angestellten führst du beide Rollen parallel: als Arbeitgeberin und als beitragzahlende Unternehmerin.

Fristen und Pflichten: Lohnausweis, Aufbewahrung und die AHV-Zahlungstermine

Der monotone Teil der Lohnbuchhaltung ist der monatliche Lohnlauf. Der kritische Teil sind die Fristen - weil niemand dich daran erinnert, wenn du sie verpasst.

Monatlich: Netto-Lohnzahlung pünktlich, am besten per Überweisung mit Zahlungszweck «Lohn November 2026» oder als QR-Rechnung - so haben beide Seiten einen sauberen Beleg.

Quartalsweise: Die Ausgleichskasse stellt dir nach jedem Quartal die AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge in Rechnung. Diese Rechnung hat eine Zahlungsfrist - in der Regel 30 Tage ab Rechnungsstellung. Verpasst du sie, wird es teuer, siehe Marcos Geschichte unten.

Jährlich, bis 31. Januar: Du musst allen Angestellten einen Lohnausweis (früher «Lohnbescheinigung») für das Vorjahr aushändigen und die Lohnsumme der Steuerbehörde melden. Für quellensteuerpflichtige Mitarbeitende läuft die Meldung gleich mit. Die offiziellen Formulare und Details findest du bei der ESTV.

10 Jahre lang: Lohnabrechnungen, Lohnausweise und die dazugehörigen Belege musst du zehn Jahre aufbewahren. Das gilt für die Belege auf deiner Seite wie für die Kopien der Abrechnungen deiner Angestellten. Digital reicht - ein sauber benannter Ordner pro Jahr genügt dem Gesetz.

Lohnfortzahlung bei Krankheit: Nach OR Art. 324a musst du bei Krankheit den Lohn weiterzahlen - im ersten Dienstjahr mindestens drei Wochen, danach je nach kantonaler Skala (Berner, Zürcher oder Basler Skala) länger, mit steigender Dienstzeit bis zu mehreren Monaten. Genau deshalb lohnt sich die KTG aus dem Beispiel oben: Sie erstattet dir diese Lohnfortzahlung, statt dass du sie selbst trägst.

Die Geschichte von Marco

Marco ist Schreinermeister in St. Gallen und beschäftigt zwei Angestellte. Im Herbst 2025 verpasst er die Zahlungsfrist der AHV-Rechnung fürs dritte Quartal - CHF 3'560.00, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile beider Löhne zusammen. Er hat die Rechnung schlicht übersehen, sie war zwischen Materialbestellungen und Kundenaufträgen untergegangen. Erst die zweite Mahnung der Ausgleichskasse holt ihn aus dem Sommerloch. Am Ende zahlt er die Beiträge plus Verzugszins und Mahngebühren - zusammen rund CHF 90.00 mehr als nötig. Kein Drama, aber ärgerlich, weil komplett vermeidbar.

Seitdem hat Marco zwei Erinnerungen im Kalender: eine am Quartalsende («AHV-Rechnung kommt bald»), eine am 15. des Folgemonats («AHV-Rechnung bezahlt?»). Die Kosten dafür: null Franken.

Lohnbuchhaltung selbst machen oder auslagern?

Du hast drei realistische Wege. Keiner davon ist generell «der richtige» - es hängt davon ab, wie viele Köpfe du abrechnest und wie viel Zeit du investieren willst.

Option 1: Lohnprogramm (Swissdec-zertifiziert)

Lohnsoftware wie die Lohn-Module von bexio, KLARA oder die Lösungen von Proffix und Abacus rechnen Löhne, Abzüge und Arbeitgeberanteile automatisch ab, generieren Lohnabrechnungen und übermitteln die Meldungen elektronisch an die Ausgleichskassen (der Standard dafür heisst Swissdec). Die Zubringer zu den Programmen sind verschieden: Manche sind Teil einer grösseren Business-Suite, wo du Buchhaltung und Lohn zusammen kaufst.

Option 2: Treuhänder

Der klassische Weg: Deine Treuhand erledigt den kompletten Lohnlauf gegen Rechnung. Realistisch sind dabei CHF 25.00 bis CHF 50.00 pro Angestelltem und Monat - Details haben wir im Guide zu den Kosten eines Treuhänders aufgeschlüsselt. Für einen Kopf mit einfachen Verhältnissen ist das gut investiertes Geld: Du bekommst pünktliche Abrechnungen, korrekte Abzüge und einen Ansprechpartner, wenn mal eine Frage auftaucht.

Die Geschichte von Stefan

Stefan führt eine kleine Werbeagentur in Basel mit drei Angestellten. Nach einem Jahr Excel-Lohnabrechnung und zwei schlaflosen Nächten vor jedem Quartalswechsel übergibt er den Lohn an seinen Treuhänder - für CHF 35.00 pro Kopf und Monat, also CHF 105.00 total. Sein Fazit: «Das sind CHF 1'260.00 im Jahr. Dafür habe ich null Fristen-Stress und niemand, der mich wegen einer falschen AHV-Meldung anruft.»

Option 3: Lohnbüro separat, Rest selbst

Die Anti-Overkill-Variante: Du gibst nur die Lohnbuchhaltung ab - an ein Lohnprogramm oder eine Treuhand - und machst alles andere selbst, mit schlanker Software. Das ist oft günstiger als eine Komplett-Suite mit Lohn-Modul, wenn du die übrigen Prozesse ohnehin unkompliziert lösen kannst.

Wo Magic Heidi steht - ehrlich gesagt

Magic Heidi macht keine Lohnbuchhaltung. Bewusst nicht. Lohnabrechnungen für Angestellte machst du mit einem spezialisierten, Swissdec-zertifizierten Tool oder deinem Treuhänder - das ist der richtige Job für die richtigen Spezialisten, und wir spielen da nicht mit halbgaren Features mit.

Was Magic Heidi stattdessen abdeckt, ist alles rund um die Lohnbuchhaltung: Rechnungen schreiben, Ausgaben scannen und der MWST zuordnen, die MWST-Abrechnung vorbereiten und deine Kundendaten pflegen. Das läuft ab CHF 24.99 im Monat inklusive MWST - statt dass du für ein Komplettpaket CHF 50.00 und mehr zahlst, wenn du eigentlich nur Rechnungen und Ausgaben sauber brauchst. Alle Pakete findest du auf der Preisseite. Und wenn du mit einer Komplettlösung liebäugelst, zeigt der Vergleich zwischen Magic Heidi und bexio, wo die Preisunterschiede wirklich entstehen.

Die fünf häufigsten Fehler in der Lohnbuchhaltung

Egal wer abrechnet - die meisten Kosten entstehen nicht durch böse Absicht, sondern durch kleine Ausrutscher. Diese fünf kommen immer wieder vor:

• AHV-Rechnung zu spät bezahlt. Verzugszins und Mahngebühren sind vermeidbar - Kalendererinnerung setzen, am besten zwei.
• Ferienentschädigung vergessen. Der Ferienlohn ist beitragspflichtig. Bei Monatslohn ist er meist im Lohn enthalten (13 Monatslöhne) - bei Stundenlöhnen oder Bonuszahlungen musst du die 8.33% Ferienentschädigung separat verbuchen. Worauf du achten musst, erklärt unser Guide zur Ferienentschädigung in der Schweiz.
• BVG-Anmeldung verpasst. Sobald der Jahreslohn über der Eintrittsschwelle liegt, läuft die Pflicht - auch rückwirkend. Melde neue Angestellte gleich bei der Vorsorgeeinrichtung an, nicht erst nach dem Probezeit-Ende.
• Quellensteuer ignoriert. Bei Angestellten mit B- oder L-Ausweis musst du die Quellensteuer abziehen und abführen. Diese Pflicht beginnt mit dem ersten Lohn, nicht ab dem zweiten Monat.
• NBU-Schwelle übersehen. Ab 8 Wochenstunden muss die Nichtberufsunfall-Versicherung stehen. Bei einer 50%-Stelle mit 20 Stunden ist das klar der Fall - bei einem Mini-Job mit 6 Stunden nicht.

FAQ: Häufige Fragen zur Lohnbuchhaltung Schweiz