UID- und MWST-Nummer prüfen: So validierst du Schweizer Firmen

Eine Schweizer UID-Nummer prüfst du gratis im offiziellen UID-Register auf uid.admin.ch: Nummer oder Firmenname eingeben, Eintrag öffnen, Status kontrollieren. Steht dort «aktiv» und stimmt der Firmenname mit der Nummer überein, ist die UID gültig.

Das ist die Kurzversion. In der Praxis stellen sich aber schnell Folgefragen: Woran erkenne ich, ob eine Firma auch MWST-pflichtig ist? Warum finde ich Schweizer Nummern nicht in der europäischen VIES-Datenbank? Und wie prüfe ich umgekehrt die VAT-Nummer eines EU-Kunden, bevor ich ihm eine Rechnung stelle?

Genau das klären wir hier, Schritt für Schritt. Falls du zuerst die Grundlagen brauchst (Format CHE-123.456.789, Unterschied zur MWST-Nummer), findest du sie in unserem Guide zur UID-Nummer Schweiz.

Das Wichtigste in Kürze

• Schweizer UID-Nummern prüfst du gratis auf uid.admin.ch, per Firmenname oder Nummer.
• Das Register zeigt dir, ob die Firma aktiv ist und ob sie im MWST-Register eingetragen ist.
• Für den Vorsteuerabzug brauchst du Lieferantenrechnungen mit einer gültigen, aktiven MWST-Nummer.
• Schweizer UIDs stehen nicht in VIES: Die EU-Datenbank validiert nur EU-VAT-Nummern, die Schweiz gehört nicht zum EU-Mehrwertsteuerraum.
• Umgekehrt gilt: Die VAT-Nummer deines EU-Kunden prüfst du sehr wohl in VIES, bevor du eine Rechnung ohne Schweizer MWST stellst.

Warum du UID- und MWST-Nummern überhaupt prüfen solltest

Die kurze Antwort: Geld und Sicherheit.

Erstens der Vorsteuerabzug. Wenn du selbst mehrwertsteuerpflichtig bist, holst du dir die MWST aus deinen Lieferantenrechnungen als Vorsteuer zurück. Dafür sollte die Rechnung eine korrekte, aktive MWST-Nummer des Lieferanten tragen. Weist ein Lieferant Mehrwertsteuer aus, obwohl er gar nicht im MWST-Register steht, hast du ein Problem: Du zahlst einen Steuerbetrag, den du im Zweifel nicht als Vorsteuer geltend machen kannst. Eine 30-Sekunden-Prüfung schützt dich davor.

Zweitens der Seriositätscheck. Gefälschte Rechnungen mit erfundenen Firmennamen und frei erfundenen UID-Nummern sind ein bekanntes Betrugsmuster, gerade bei kleinen Beträgen, die in der Buchhaltung durchrutschen. Auch bei neuen Geschäftsbeziehungen lohnt sich der Blick ins Register: Existiert die Firma wirklich? Ist sie noch aktiv, oder wurde sie längst gelöscht?

Drittens die eigene Rechnung. Bevor du deine MWST-Nummer zum ersten Mal auf eine Rechnung schreibst, prüfst du am besten kurz, ob dein eigener Eintrag korrekt im Register steht. Tippfehler in der eigenen Nummer sind peinlich und sorgen bei Kunden für Rückfragen.

UID-Nummer prüfen auf uid.admin.ch: Schritt für Schritt

Das UID-Register wird vom Bundesamt für Statistik geführt und ist die offizielle Quelle für alle Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummern. So gehst du vor:

1. Öffne uid.admin.ch und wechsle bei Bedarf oben auf Deutsch.
2. Gib die UID oder den Firmennamen ein. Die Nummer funktioniert mit und ohne Punkte, also CHE-123.456.789 genauso wie CHE123456789.
3. Wähle den richtigen Treffer. Bei häufigen Namen («Müller GmbH») hilft dir die angezeigte Adresse beim Unterscheiden.
4. Kontrolliere den Status. «Aktiv» heisst: Das Unternehmen besteht. «Gelöscht» heisst: Es wurde aufgelöst oder aus dem Register entfernt.
5. Gleiche Name und Adresse ab. Die Nummer allein reicht nicht: Sie muss zur Firma auf der Rechnung passen. Eine echte UID auf einer Rechnung mit fremdem Firmennamen ist ein klares Warnsignal.

Die letzte Ziffer jeder UID ist übrigens eine Prüfziffer. Simple Tippfehler fallen deshalb schon bei der Eingabe auf, weil das Register die Nummer gar nicht erst findet. Mehr zum Aufbau des Registers liest du in unserem Artikel zum UID-Register.

Was der MWST-Status im UID-Register bedeutet

Neben dem allgemeinen Status zeigt dir der Registereintrag, welche Funktionen für die UID hinterlegt sind, darunter den MWST-Status. Das ist der entscheidende Punkt, wenn du eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer prüfst.

So liest du den Eintrag:

• MWST-Status aktiv: Die Firma ist im Register der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) eingetragen und darf Mehrwertsteuer ausweisen. Ihre MWST-Nummer ist die UID mit dem Zusatz «MWST», also zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST.
• Kein MWST-Eintrag: Die Firma existiert zwar, ist aber nicht mehrwertsteuerpflichtig, was für viele kleine Firmen unter 100'000 CHF Jahresumsatz völlig normal ist. Nur: Dann darf sie auch keine MWST auf ihren Rechnungen ausweisen.
• MWST-Status beendet: Die Firma war früher im MWST-Register, ist es aber nicht mehr. Weist sie trotzdem noch Mehrwertsteuer aus, stimmt etwas nicht.

Warum die MWST-Nummer keine eigene Nummer ist, sondern schlicht die UID in einer anderen Rolle, erklären wir ausführlich im Artikel zur MWST-Nummer Schweiz.

Ein Beispiel aus der Praxis: Stell dir vor, du erhältst eine Handwerkerrechnung über 2'400 CHF inklusive 8,1 % MWST. Bevor du zahlst und die Vorsteuer verbuchst, tippst du die UID auf der Rechnung ins Register. Zeigt der Eintrag «aktiv» und einen aktiven MWST-Status, und stimmt der Firmenname, ist alles gut. Fehlt der MWST-Eintrag, fragst du besser nach, bevor Geld fliesst.

Schweizer UID in VIES prüfen? Das funktioniert nicht

Viele suchen nach «VIES VAT number check» und wundern sich, warum ihre Schweizer UID dort nicht auftaucht. Die Erklärung ist einfach: VIES ist das Mehrwertsteuer-Informationssystem der EU und validiert ausschliesslich VAT-Nummern von EU-Mitgliedstaaten. Die Schweiz gehört nicht zum EU-Mehrwertsteuerraum, also stehen Schweizer UIDs dort schlicht nicht drin.

Das ist kein Fehler und kein Grund zur Sorge. Es bedeutet nur:

• Du prüfst Schweizer Nummern auf uid.admin.ch, nicht in VIES.
• Deine EU-Kunden können deine UID ebenfalls nicht in VIES finden. Wollen sie deine Firma verifizieren, verweist du sie auf uid.admin.ch oder auf zefix.ch, den zentralen Firmenindex des Schweizer Handelsregisters. Beide sind öffentlich und gratis.

Wenn dir ein EU-Kunde also schreibt, deine «VAT number» sei ungültig, weil VIES sie nicht kennt, ist die Antwort: Schweizer Nummern sind dort systembedingt nicht gelistet, der offizielle Nachweis läuft über das Schweizer UID-Register.

EU-VAT-Nummern deiner Kunden prüfen (Reverse Charge)

Umgekehrt wird ein Schuh draus: Wenn du als Schweizer Freelancer Dienstleistungen an Geschäftskunden in der EU verkaufst, stellst du die Rechnung in der Regel ohne Schweizer MWST, und dein Kunde versteuert die Leistung in seinem Land selbst (Stichwort Reverse Charge). Damit das sauber ist, willst du sicherstellen, dass dein Kunde tatsächlich ein Unternehmen mit gültiger VAT-Nummer ist und keine Privatperson.

Genau dafür ist VIES da:

1. Öffne ec.europa.eu/taxation_customs/vies.
2. Wähle das Land deines Kunden (z. B. Deutschland) und gib seine VAT-Nummer ein (z. B. DE123456789).
3. VIES meldet dir, ob die Nummer gültig ist, und zeigt je nach Land auch Name und Adresse des Unternehmens.

Bewahre das Prüfergebnis auf, etwa als Screenshot oder PDF mit Datum. So kannst du später belegen, dass die Nummer zum Rechnungszeitpunkt gültig war. Was sonst noch auf Rechnungen an EU-Geschäftskunden gehört, zeigen wir im Detail im Artikel zur MWST-Nummer für EU-Kunden.

Die richtige Datenbank für jeden Fall

Damit du nie wieder in der falschen Datenbank suchst, hier die Kurzübersicht:

• Schweizer Firma prüfen (UID / MWST-Status): uid.admin.ch, offiziell, gratis, ohne Anmeldung.
• Schweizer Firma im Handelsregister nachschlagen (Rechtsform, Sitz, Zeichnungsberechtigte): zefix.ch.
• EU-Firma prüfen (VAT-Nummer für Reverse Charge): VIES.
• Schweizer Nummer in VIES suchen: funktioniert nicht, siehe oben.

Mehr Hintergrund dazu, welche Nummern es in der Schweiz überhaupt gibt und wie sie zusammenhängen, findest du in unserem grossen UID-Überblick, den wir eingangs verlinkt haben.

Häufige Fragen

Wie kann ich eine UID-Nummer kostenlos prüfen?

Auf uid.admin.ch, dem offiziellen UID-Register des Bundes. Du gibst die Nummer oder den Firmennamen ein und siehst sofort Status, Adresse und eingetragene Funktionen. Die Abfrage ist gratis und ohne Registrierung möglich.

Woran erkenne ich, ob eine Firma MWST-pflichtig ist?

Am MWST-Status im UID-Register. Ist die Firma im MWST-Register der ESTV eingetragen, zeigt der Eintrag einen aktiven MWST-Status, und die Firma darf ihre UID mit dem Zusatz «MWST» auf Rechnungen verwenden. Fehlt der Eintrag, darf sie keine Mehrwertsteuer ausweisen.

Warum finde ich eine Schweizer UID nicht in VIES?

Weil VIES nur VAT-Nummern von EU-Mitgliedstaaten enthält. Die Schweiz ist nicht Teil des EU-Mehrwertsteuerraums, deshalb sind Schweizer UIDs dort nicht gelistet. Schweizer Nummern prüfst du stattdessen auf uid.admin.ch.

Was mache ich, wenn eine UID auf einer Rechnung ungültig ist?

Zuerst auf Tippfehler prüfen, die Prüfziffer lässt viele Zahlendreher auffliegen. Findest du die Nummer trotzdem nicht oder passt der Firmenname nicht zum Registereintrag, kontaktiere den Rechnungssteller und bitte um Klärung, bevor du zahlst. Bei Verdacht auf eine gefälschte Rechnung zahlst du besser gar nicht.

Muss ich die MWST-Nummer jedes Lieferanten prüfen?

Eine Pflicht zur Prüfung jeder einzelnen Rechnung gibt es für kleine Firmen nicht. Sinnvoll ist die Prüfung aber immer bei neuen Lieferanten, bei ungewöhnlichen Rechnungen und bei grösseren Beträgen, gerade wenn du Vorsteuer geltend machen willst.

Kann ich meine eigene UID-Nummer prüfen?

Ja, genauso wie jede andere: Gib deinen Firmennamen auf uid.admin.ch ein. So siehst du, ob dein Eintrag aktiv ist, ob dein MWST-Status stimmt und ob Adresse und Schreibweise korrekt hinterlegt sind.

Fazit: 30 Sekunden Prüfung, viel weniger Risiko

UID- und MWST-Nummern zu prüfen ist keine Wissenschaft: Schweizer Nummern gehören auf uid.admin.ch, EU-Nummern in VIES, und in beiden Fällen dauert die Abfrage weniger als eine Minute. Diese Minute schützt deinen Vorsteuerabzug, entlarvt gefälschte Rechnungen und erspart dir unangenehme Diskussionen mit der Steuerverwaltung.

Und für die andere Richtung, deine eigenen Rechnungen: Hinterlege deine MWST-Nummer einmal in einem Rechnungsprogramm, dann erscheint sie auf jeder Rechnung korrekt formatiert, und deine Kunden finden dich bei ihrer eigenen Prüfung sofort im Register. Mit Magic Heidi kannst du das gratis ausprobieren: Der kostenlose Plan umfasst 3 Rechnungen und 3 Ausgaben, ohne Kreditkarte und ohne Zeitlimit.

Dieser Artikel bietet allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deine konkrete Situation lohnt sich im Zweifel eine kurze Rückfrage bei deinem Treuhänder oder direkt bei der ESTV.