Magic Heidi Rechnung als Trainer oder Nachhilfelehrer: Stunden, Pakete und Abos richtig abrechnen
Du unterrichtest Mathematik, Klavier oder Yoga – aber beim Thema Rechnungen zögerst du. Wie rechne ich ein 10er-Abo ab? Was passiert bei einem Ausfall? Magic Heidi macht die Abrechnung so einfach wie das Unterrichten selbst.
Als Nachhilfelehrer, Musiklehrer oder Kursleiter in der Schweiz kennst du das Problem: Du unterrichtest hervorragend – aber die Rechnungsstellung kostet dich unverhältnismässig viel Zeit und Nerven.
Drei Preismodelle, drei verschiedene Rechnungsstrukturen. Der Schüler fragt nach einem Beleg für den Weiterbildungsabzug. Ein anderer hat letzte Woche kurzfristig abgesagt. Und am Monatsende stapeln sich die Pendenzen.
Magic Heidi löst das. Egal ob Einzelstunde, 10er-Paket oder monatliche Kursreihe – du erstellst in wenigen Minuten eine professionelle, Schweiz-konforme Rechnung mit QR-Code.
Vier Probleme, die jeder Trainer kennt
Die meisten Rechnungsprogramme sind für Handwerker oder Agenturen gebaut – nicht für Lehrpersonen. Das macht die Abrechnung unnötig kompliziert.
Stundensatz: Wann und wie berechnen?
Anfang, Ende, Vorbereitung? Unklare Beschreibungen führen zu Rückfragen10er-Abo: Guthaben verfolgen
Wer hat noch wie viele Stunden offen? Excel-Listen und Zettel verliert man schnellKursreihe: Jeden Monat von vorne
Monatlich dieselbe Rechnung neu tippen kostet Zeit und birgt FehlerrisikenAusfall und No-Show dokumentieren
Stornierungsregelungen gehören auf die Rechnung – aber wie formulieren?Stundensatz, 10er-Abo oder Kursreihe: So strukturierst du die Rechnungspositionen
Jedes Modell hat seine eigene Logik – und seine eigene Rechnungsstruktur. Hier siehst du, wie du sie korrekt abbildest.
Modell 1: Stundensatz (Einzelstunden)
Das einfachste Modell. Du unterrichtest – du stellst eine Rechnung.
Rechnungsposition:
- Beschreibung: Nachhilfestunde Mathematik, 25.03.2025, 60 Min.
- Menge: 1
- Einheit: Std.
- Preis: CHF 80.00
Bei mehreren Stunden im Monat erstellst du eine Sammelrechnung am Monatsende und listest jede Stunde als separate Position auf. So sieht dein Kunde genau, was er bezahlt.
Zahlungsziel: Empfehlung 10 Tage – bei Privatpersonen kurz genug, um die Zahlung nicht zu vergessen.
Modell 2: 10er-Abo (Prepaid-Paket)
Der Schüler kauft 10 Unterrichtseinheiten im Voraus. Du stellst die Rechnung vor Beginn aus.
Rechnungsposition:
- Beschreibung: 10er-Abo Klavierstunden – 10 Unterrichtseinheiten à 45 Min., gültig ab 01.04.2025
- Menge: 10
- Einheit: Lektion
- Preis: CHF 75.00
Wichtig: Halte separat fest, welche Stunden bereits abgehalten wurden – Magic Heidi hilft dir dabei, den Überblick zu behalten.
Modell 3: Kursreihe / Monatsabo
Feste Anzahl Stunden pro Monat zu einem Pauschalpreis. Ideal für Sprachkurse, Yoga oder regelmässigen Gruppenunterricht.
Rechnungsposition:
- Beschreibung: April 2025 – 4 × 45 Min. Deutschkurs (jeden Dienstag)
- Menge: 1
- Einheit: Monat
- Preis: CHF 280.00
Richte diese Rechnung einmalig ein – Magic Heidi versendet sie automatisch jeden Monat.
Mini-Vorlage: Nachhilfe-Sammelrechnung
So könnte eine typische Monatsrechnung für Nachhilfestunden aussehen:
| Pos. | Beschreibung | Menge | Einheit | Preis | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nachhilfestunde Mathematik, 08.04.2025, 60 Min. | 1 | Std. | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 2 | Nachhilfestunde Mathematik, 15.04.2025, 60 Min. | 1 | Std. | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 3 | Nachhilfestunde Mathematik, 22.04.2025, 60 Min. | 1 | Std. | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 4 | Ausfall 29.04.2025 (Absage < 24h, 50% Ausfallgebühr) | 1 | Pauschale | CHF 40.00 | CHF 40.00 |
| Gesamt | CHF 280.00 |
Rechnungshinweis: Zahlungsziel: 10 Tage. Bei Absagen weniger als 24 Stunden vor dem Unterricht wird 50% der Stundengebühr in Rechnung gestellt.
Diese Notiz schützt dich rechtlich und macht deine Stornierungsregelung transparent.
Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Kurse
Wer 10 Schüler unterrichtet, will nicht jeden Monat 10 Rechnungen manuell erstellen. Richte deine Serienrechnungen einmal ein – Magic Heidi versendet sie automatisch. Mit Zahlungserinnerung, damit dein Cashflow nicht von vergesslichen Eltern abhängt.
Manuell vs. Magic Heidi
Was die meisten Trainer täglich erleben – und wie es besser geht
| Aufgabe | Manuell | Magic Heidi |
|---|---|---|
| 10er-Abo erstellen | Excel-Tabelle + Word-Rechnung, 20 Min. | Vorlage ausfüllen, 2 Min. |
| Guthaben verfolgen | Handschriftliche Liste, fehleranfällig | Automatisch im Kundenprofil |
| Monatliche Kursrechnung | Jeden Monat neu tippen | Einmal einrichten, läuft automatisch |
| Zahlungserinnerung | Vergessen oder unangenehmes Nachfragen | Automatischer Reminder nach Fälligkeit |
| Spesenerfassung | Kassenbons sammeln und manuell eintippen | Foto machen, KI erledigt den Rest |
Lehrmaterial, Raummiete und Anfahrt als Spesen erfassen
Als selbstständiger Trainer hast du abzugsfähige Ausgaben: Bücher und Lehrmittel, Miete für den Unterrichtsraum, Kilometerpauschale für Hausbesuche. Mach ein Foto vom Beleg – die KI liest Datum, Betrag und Kategorie automatisch aus. Kein Eintippen, keine verlorenen Kassenbons.
Alles, was Trainer und Nachhilfelehrer brauchen
Keine überladene Buchhaltungssoftware. Nur die Funktionen, die du wirklich nutzt.
Rechnungsvorlagen für jedes Modell
Erstelle Vorlagen für Stundensatz, 10er-Paket und Kursreihe. Einmal eingerichtet, in Sekunden ausgefüllt. Mit anpassbaren Leistungsbeschreibungen und Feld für Stornierungshinweise.
- Vorlagen für Stundensatz, Abo und Kursreihe
- Leistungsbeschreibung mit Datum und Dauer
- Stornierungsregelung als Rechnungshinweis
- Schweizer QR-Code automatisch generiert
Wiederkehrende Rechnungen & Reminder
Richte Serienrechnungen für monatliche Kurse ein. Magic Heidi versendet automatisch und schickt eine Zahlungserinnerung, wenn die Fälligkeit überschritten wird – ohne dass du eingreifen musst.
- Serienrechnungen einmal einrichten
- Automatischer monatlicher Versand
- Zahlungserinnerung bei Verzug
- Übersicht offener und bezahlter Rechnungen
Spesen & einfache Buchhaltung
Foto vom Kassenbon, fertig. Die KI extrahiert Datum, Betrag und Kategorie. Am Jahresende exportierst du alles steuerfertig – für deinen Treuhänder oder direkt für die Steuererklärung.
- KI-gestützte Belegerfassung per Foto
- Kategorien: Material, Raum, Fahrtkosten
- Einfache Einnahmen-Ausgaben-Übersicht
- Steuerfertiger Export für den Treuhänder
In wenigen Minuten zur professionellen Rechnung
Magic Heidi ist nicht für Buchhalter gebaut – sondern für Menschen, die lieber unterrichten als Formulare ausfüllen.
- 🎟10er-Karten & Abos
Prepaid-Pakete erstellen und Guthaben verwalten
- 🔁Serienrechnungen
Monatskurse einmal einrichten, automatisch versenden
- 🤖KI-Belegerfassung
Foto machen, KI liest Datum und Betrag aus
- 📲QR-Code-Zahlung
Eltern und Schüler zahlen per Scan – sofort
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Selbstständig als Lehrperson
in der Schweiz
Nachhilfe nebenberuflich oder hauptberuflicher Kursanbieter – die rechtlichen Grundlagen unterscheiden sich. Hier die wichtigsten Punkte, die Trainer in der Schweiz kennen sollten.
Unter CHF 100k Umsatz: Einnahmen und Ausgaben genügen
Ab regelmässigem Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit
Bildungsleistungen sind nach Art. 21 MWSTG von der MWST ausgenommen
Schüler können bei der direkten Bundessteuer bis CHF 13'000 als Weiterbildungskosten abziehen – dafür brauchen sie deine Rechnung
Checkliste: Das muss auf deine Rechnung
Kopiere diese Checkliste und hak ab, bevor du deine nächste Rechnung versendest.
Pflichtangaben auf jeder Schweizer Rechnung:
- ✅ Dein vollständiger Name und Adresse (als Leistungserbringer)
- ✅ Name und Adresse des Schülers / Kunden
- ✅ Eindeutige Rechnungsnummer
- ✅ Rechnungsdatum
- ✅ Leistungsbeschreibung: Fach, Datum(en), Dauer jeder Einheit
- ✅ Preis pro Einheit und Gesamtbetrag
- ✅ Zahlungsziel (Empfehlung: 10 Tage)
- ✅ Deine IBAN / Kontoverbindung
- ✅ Schweizer QR-Code (Zahlungsstandard seit 2022)
Empfohlen für Trainer und Nachhilfelehrer:
- ☑ Stornierungsregelung als Hinweis («Absagen < 24h werden zu 50% verrechnet»)
- ☑ Gültigkeitsdauer bei 10er-Abos («gültig 6 Monate ab Ausstellungsdatum»)
- ☑ Hinweis auf MWST-Befreiung, falls zutreffend («Bildungsleistung nach Art. 21 MWSTG, von der MWST ausgenommen»)
- ☑ Deine UID-Nummer, falls du eine hast
Magic Heidi erledigt alles davon automatisch – QR-Code, Rechnungsnummer, Formatierung inklusive.
Häufig gestellte Fragen von Trainern und Nachhilfelehrern
Muss ich als Nachhilfelehrer überhaupt Rechnungen stellen?
Ja – aus zwei Gründen. Erstens ist eine Rechnung der Nachweis für deine Leistung und schützt dich bei Zahlungsstreitigkeiten. Zweitens brauchen viele Schüler und Eltern eine formelle Rechnung, um die Kosten als Weiterbildungsaufwendungen in der Steuererklärung geltend zu machen (bei der direkten Bundessteuer bis CHF 13'000 pro Jahr). Ohne deine Rechnung können sie diesen Abzug nicht beanspruchen.
Wie rechne ich ein 10er-Abo korrekt ab?
Stell die Rechnung über das gesamte Paket im Voraus aus, bevor die erste Stunde stattfindet. Beschreibung: «10er-Abo Klavierstunden – 10 Unterrichtseinheiten à 45 Min., gültig ab [Datum]». Halte separat fest, welche Stunden bereits abgehalten wurden. Magic Heidi hilft dir, den Überblick zu behalten, ohne Excel-Tabellen.
Kann ich Ausfallstunden und No-Shows in Rechnung stellen?
Ja, wenn du eine Stornierungsregelung in deinen Geschäftsbedingungen oder direkt auf der Rechnung vermerkt hast. Üblich sind 50–100% der Stundengebühr bei Absagen unter 24 oder 48 Stunden. Füge die Ausfallgebühr als separate Rechnungsposition hinzu, z.B. «Ausfall 22.03.2025 (Absage < 24h, 50% Ausfallgebühr) – CHF 40.00».
Muss ich auf Nachhilfe und Unterricht MWST erheben?
In den meisten Fällen nein. Bildungs- und Unterrichtsleistungen sind nach Art. 21 Abs. 2 Ziff. 11 MWSTG von der Schweizer Mehrwertsteuer ausgenommen – unabhängig davon, wie hoch dein Umsatz ist. Das gilt für Nachhilfe, Musikunterricht, Sprachkurse und ähnliche Bildungsangebote. Du musst dich also für diese Leistungen nicht für die MWST registrieren, auch wenn du über CHF 100'000 Umsatz erzielst.
Wie richte ich wiederkehrende Rechnungen ein?
In Magic Heidi erstellst du eine Rechnung für deinen Kurs, aktivierst die Serienrechnung-Funktion und legst Rhythmus (monatlich, wöchentlich) und Versanddatum fest. Magic Heidi versendet die Rechnung automatisch und erinnert den Schüler bei Fälligkeit. Du musst nicht mehr manuell eingreifen.
Welche Spesen kann ich als Trainer abziehen?
Als selbstständiger Trainer kannst du berufsbedingte Ausgaben als Geschäftsspesen geltend machen: Lehrmittel und Bücher, Raummiete für den Unterrichtsraum, Fahrtkostenpauschale für Hausbesuche, Weiterbildungskosten für deine eigene fachliche Entwicklung sowie anteiliger Anteil Home-Office (falls du von zu Hause unterrichtest). Magic Heidi erfasst diese Belege per Foto und kategorisiert sie automatisch.
Ab wann bin ich als Privatlehrer selbstständigerwerbend?
Sobald du regelmässig und gegen Entgelt unterrichtest, giltst du steuerrechtlich als selbstständigerwerbend – unabhängig davon, ob du eine Einzelfirma gegründet hast oder nicht. Die AHV-Beitragspflicht beginnt ebenfalls bei regelmässigem Einkommen. Empfehlung: Melde dich bei deiner AHV-Ausgleichskasse an und führe von Anfang an eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung.
Wie stelle ich einen Beleg für den Weiterbildungsabzug aus?
Deine reguläre Rechnung reicht als Nachweis. Wichtig ist, dass Leistungsbeschreibung (Fach, Datum, Dauer), dein Name als Leistungserbringer und der bezahlte Betrag klar erkennbar sind. Magic Heidi generiert professionelle Rechnungen mit allen nötigen Angaben – dein Schüler kann diese direkt bei der Steuererklärung einreichen.
Was Selbständige über Magic Heidi sagen
Echte Bewertungen von Selbständigen, die Kurse, Stunden und Behandlungen verrechnen
“Als selbständige Hebamme und Mutter habe ich wenig Zeit und wenig Wissen, um eine strukturierte Buchhaltung zu führen und meine Geschäftsausgaben aktuell zu halten. Anders als andere Software ist Magic Heidi einfach zu bedienen und lässt sich schnell an die eigene Situation anpassen.”
“Ich suchte schon lange ein einfaches und intuitives Buchhaltungssystem, das auch für Leute geeignet ist, die keine Computerexperten sind. Mit Excel verlor ich viel Zeit. Ich habe Magic Heidi ausprobiert und sofort abonniert: Endlich ist die Buchhaltung keine Last mehr, sondern ein klares und motivierendes Werkzeug.”
“Magic Heidi ist logisch und einfach aufgebaut. Meine erste Rechnung hatte ich sehr schnell geschrieben.”
Einfache Preise. Keine Überraschungen.
Ein Abo. Alle Funktionen. Jederzeit kündbar.
Kostenlose Testversion
- 3 Rechnungen inklusive
- 3 Ausgaben inklusive
- Alle Funktionen freigeschaltet
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Jederzeit kündbar
Jahresabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Unbegrenzte Ausgaben
- KI-Belegerfassung
- Serienrechnungen & Reminder
- Schweizer QR-Rechnungen
- Kontoauszug-Import
- Mobile + Desktop-Zugang
- Support per Telefon und E-Mail
Monatsabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Unbegrenzte Ausgaben
- KI-Belegerfassung
- Serienrechnungen & Reminder
- Schweizer QR-Rechnungen
- Kontoauszug-Import
- Mobile + Desktop-Zugang
- Standard-Support
30 Tage Geld-zurück-Garantie. Risikofrei testen.
Du unterrichtest. Magic Heidi erledigt die Rechnungen.
Du bist Nachhilfelehrer, Musiklehrer oder Kursanbieter geworden, weil du dein Wissen weitergeben möchtest – nicht wegen der Buchhaltung. Magic Heidi übernimmt die administrative Seite, damit du dich aufs Unterrichten konzentrieren kannst.
