Die MWST-Abrechnung easy war das kostenlose Onlinetool der ESTV. Gedacht war sie für Kleinunternehmen: Einzelfirmen, Selbständige nebenberuflich Tätige und Vereine mit einfacher Buchhaltung. Statt ein Formular auszufüllen oder ein Treuhandbüro zu bezahlen, loggte man sich auf der ESTV-Website ein, übertrug die Umsatz- und Vorsteuerbeträge aus der eigenen Buchhaltung in wenige Eingabefelder – und reichte die Abrechnung direkt elektronisch ein.
Der Reiz von easy lag in der Schlichtheit. Keine Softwareinstallation, keine Kosten, keine Abo-Falle. Wer monatlich drei Rechnungen stellte, war mit easy schnell bedient. Die Abrechnung war in einer halben Stunde erledigt, und die Bestätigung der ESTV kam per E-Mail.
Aber genau diese Einfachheit hatte einen Haken, den viele easy-Nutzer irgendwann spürten: easy rechnete ab, mehr nicht. Das Tool wusste nichts von deinen Rechnungen, deinen Kunden, deinen Zahlungseingängen oder deinen Mahnungen. Die eigentliche Arbeit – Belege sortieren, Umsätze zusammenzählen, Vorsteuer prüfen – blieb vollständig bei dir. easy war das letzte Fünf-Prozent-Stückchen eines Prozesses, dessen erste 95 Prozent den ganzen Aufwand ausmachen.
Der offizielle Grund: erhöhte Sicherheitsanforderungen. Die ESTV hat die MWST-Abrechnung easy per Mai 2026 aus dem Netz genommen, weil das Tool den aktuellen Sicherheitsstandards nicht mehr entspricht. Das ist kein Schweizer Einzelfall – Behördenportale überall in Europa rüsten ihre Login- und Datenübertragungssysteme auf, und ältere Dienste, die das nicht wirtschaftlich nachrüsten lassen, fliegen raus. Die Details zum Vorgehen und zur Fristenlage findest du direkt bei der ESTV.
Was heisst das konkret für dich? Erstens: easy ist nicht «vorübergehend offline», sondern endgültig eingestellt. Wer im Herbst 2026 versucht, sich wie gewohnt einzuloggen, landet auf einer Abschiedsseite mit Verweis auf den Nachfolger. Zweitens: An der MWST-Pflicht selbst ändert die Abschaltung nichts. Wenn du über der Umsatzgrenze liegst, musst du nach wie vor abrechnen – nur eben mit einem anderen Werkzeug.
Drittens, und das ist die gute Nachricht: Es gibt einen direkten Nachfolger. Die «MWST-Abrechnung pro» übernimmt die Funktion von easy, läuft aber über das Bürger- und Verwaltungsportal myESTV. Der Umstieg ist kostenlos. Die ESTV hat easy-Nutzer per Brief und E-Mail informiert – wer die Post ignoriert hat, sollte das jetzt nachholen, bevor die nächste Abrechnungsfrist läuft.
So gelingt der Wechsel in vier Schritten:
1. myESTV-Konto erstellen. Falls du noch keines hast: Auf myESTV registrierst du dich mit deinen persönlichen Daten und wählst eine der verfügbaren Identifizierungsmethoden. Wer bereits ein myESTV-Konto besitzt – etwa für Steuererklärung oder Qr-Steuererklärung – kann es direkt weiterverwenden.
2. Firmenprofil verknüpfen. In myESTV fügst du deine UID bzw. MWST-Nummer hinzu. Das System prüft die Zuordnung, danach erscheint deine steuerpflichtige Firma in deinem Profil.
3. MWST-Abrechnung pro öffnen. Im Portal findest du das Tool unter den MWST-Diensten. Die Eingabemaske ähnelt dem, was du von easy kennst: Umsätze nach Steuersätzen, abziehbare Vorsteuer, Guthaben oder Zahlpflicht am Schluss.
4. Erste Abrechnung einreichen. Nach dem elektronischen Einreichen erhältst du die Eingabebestätigung wie gewohnt per E-Mail – das Prozedere hat sich gegenüber easy nicht grundlegend geändert.
Ein Wort zur Frist: Sie bleibt unverändert. Die MWST-Abrechnung ist periodisch einzureichen – monatlich, quartalsweise oder jährlich, je nach Regelung in deinem Entscheid der ESTV. Eingabefrist ist in der Regel 60 Tage nach Ablauf der Steuerperiode. Bei verspäteter Einreichung droht eine Säumnisgebühr, die mit der Dauer des Verzugs steigt. Wer die Abschaltung von easy als Ausrede benutzt, zahlt drauf.
Für wem lohnt sich pro? Für alle, die easy genutzt haben und nur abgeben wollen: kleine Einzelfirmen mit wenigen Buchungen, Vereine, nebenberuflich Selbständige. Für alle anderen – und das ist der eigentliche Punkt dieses Artikels – lohnt sich ein Blick darüber hinaus.
Noch ein Hinweis für den Übergang: Wer kurz vor der Abschaltung eine offene Abrechnung hatte, sollte prüfen, ob sie tatsächlich übermittelt wurde. Die ESTV hat zwar darauf geachtet, dass laufende Verfahren nicht ins Leere laufen, aber Eigenverantwortung ist bei Steuerbehörden immer die sicherste Strategie. Ein Anruf bei der MWST-Hotline der ESTV kostet nichts und schafft in fünf Minuten Klarheit. Und wenn du wissen willst, wie lange deine Kunden überhaupt Zeit haben zu zahlen – und ab wann mahnen sinnvoll ist – lohnt sich der Blick in unseren Artikel zu Zahlungsfristen in der Schweiz.
Hier wird es ehrlich. Die MWST-Abrechnung pro ist ein Abgabetool. Sie füllt Zahlen in ein Formular, das die ESTV versteht. Sie ist kein Rechnungsprogramm, keine Buchhaltung und kein Kundenmanagement. Die Grenzen zeigen sich im Alltag:
- Keine QR-Rechnungen. Pro erstellt keine Rechnungen. Wenn du heute noch Word-Vorlagen und Einzahlungsscheine manuell zusammenkopierst, zahlst du drauf – im schlimmsten Fall an Porto, Mahnaufwand und verlorene Zeit. Der Schweizer Zahlungsstandard läuft seit 2022 ausschliesslich über den QR-Zahlteil; die technischen Details des Standards findest du bei PaymentStandards.ch. Wie du eine korrekte QR-Rechnung in wenigen Minuten erstellst, zeigt die Anleitung zum QR-Rechnung erstellen.
- Keine Automatisierung. Jede Zahl musst du selbst aus deiner Buchhaltung ablesen und eintippen. Tippfehler in der Vorsteuer landen dann ungeprüft bei der ESTV.
- Keine Belegverwaltung. Bei einer MWST-Kontrolle musst du jeden Beleg einzeln vorweisen können. Pro hilft dir dabei kein Stück.
- Keine Mahnungen. Unbezahlte Rechnungen bleiben dein Problem. Pro kennt deine Debitoren nicht.
Ein Beispiel aus der Praxis: Marco, Schreiner aus dem Thurgau, hat jahrelang mit easy abgerechnet. Sein Umsatz: rund CHF 85'000.00 im Jahr. Seine Buchhaltung: ein Excel-Sheet, das er jeden Sonntagabend pflegte – drei Stunden pro Woche, jede Woche, 52 Wochen lang. Als easy abgeschaltet wurde, nutzte er den Moment, um grundsätzlich umzudenken. Heute macht er seine Abrechnung in Magic Heidi in einer halben Stunde pro Quartal – und hat nebenbei QR-Rechnungen, automatische Erinnerungen bei überfälligen Rechnungen und ein sauberes Belegarchiv, das bei einer Kontrolle jedes Amt überzeugt.
Und noch ein Fall, der die Grenze der ESTV-Tools zeigt: Daniel, IT-Consultant aus Zürich, CHF 130'000.00 Umsatz, mwst-pflichtig seit drei Jahren. Er hat easy nie genutzt – er hat alles an sein Treuhandbüro delegiert und dafür CHF 2'400.00 pro Jahr bezahlt, ausschliesslich für die MWST-Abrechnung. Die Rechnungen schrieb er trotzdem selbst, in Word, mit falsch formatierten Zahlfristen und ohne automatische Mahnungen. Nach dem Umstieg auf Magic Heidi (CHF 39.00 pro Monat im grössten Plan) übernimmt er die Abrechnung wieder selbst, das Treuhandbüro prüft nur noch stichprobenartig. Sein Fazit nach einem Jahr: keine verlorenen Rechnungen mehr, durchschnittlich elf Tage schnellere Zahlungseingänge, und die Jahreskosten für Verwaltung sind um rund CHF 1'900.00 gesunken. Wer sich unsicher ist, was ein Treuhänder überhaupt kostet und wann er sich lohnt, findet im Artikel zu den Treuhandkosten in der Schweiz eine ehrliche Aufstellung.
Die Rechnung ist einfach: Drei Stunden pro Woche sind rund 150 Stunden im Jahr. Selbst zu bescheidenen CHF 60.00 Stundensatz kostet das Excel-Sheet ihn CHF 9'000.00 pro Jahr. Eine Software, die CHF 25.00 pro Monat kostet, schlägt mit CHF 300.00 zu Buche. Der Unterschied ist kein Detail, es ist eine Grössenordnung.
Nicht jeder braucht Software. Aber die Faustregel ist simpel: Sobald du mehr als eine Handvoll Rechnungen pro Monat stellst oder Kundenmanagement und MWST-Abrechnung auseinanderfallen, zahlt sich eine schlank Lösung schnell aus.
Die Preisfrage beantwortet sich in drei Kategorien:
- Kostenlos (ESTV-Tools): MWST-Abrechnung pro über myESTV kostet nichts. Aber Rechnungen, Belege und Mahnungen bleiben manuelle Arbeit.
- Schlanke Software (CHF 25.00–39.00/Monat): Magic Heidi deckt QR-Rechnungen, Kundenverwaltung, Mahnwesen, Belegablage und MWST-Auswertungen ab – und ist damit die günstigere Option für Freiberufler und Kleinunternehmen. Die genaue Aufteilung der Pakete steht auf der Preisübersicht.
- Business-Software (CHF 52.00+/Monat): bexio startet im Monatsabo bei CHF 52.00. Stark bei Lagerverwaltung, Gehaltsabrechnung und grösseren Teams – für eine Einzelfirma ohne Personal oft Overkill. Ein direkter Vergleich der beiden Ansätze findet sich in der Übersicht zur bexio-Alternative für Freiberufler.
Ein weiteres Beispiel: Lena, Grafikerin aus Bern, Umsatz CHF 48'000.00. Sie hat nach der easy-Abschaltung zuerst mit MWST-Abrechnung pro weitergemacht – und nach zwei Quartalen gemerkt, dass sie weiterhin drei Abende pro Quartal mit dem Zusammenkopieren von Zahlen verbringt. Der Umstieg auf Magic Heidi hat ihr diese Abende komplett abgenommen: Rechnungen werden direkt mit korrektem MWST-Satz von 8.1% erstellt, die Zahlen für die Abrechnung stehen am Quartalsende als Zusammenfassung bereit, und sie muss sie nur noch in pro übertragen – oder via Treuhänder einreichen lassen.
Was du in jedem Fall vermeiden solltest: die Rechnungsstellung und die MWST-Abrechnung in zwei getrennten Welten zu betreiben. Wer Rechnungen in einem Tool schreibt, Belege in einem Ordner sammelt und die Abrechnung in einem dritten System zusammenklickt, hat drei Orte, an denen Fehler entstehen können. Ein System, das alles kennt, reduziert genau diese Fehlerquelle.
Unabhängig vom Tool gelten die Regeln weiter, die auch für easy galten:
Wer muss abrechnen? Wer im Inland Umsätze von mehr als CHF 100'000.00 erzielt, wird von Amtes wegen mwst-pflichtig (Art. 26 MWSTV regelt unter anderem die Rechnungsanforderungen; die Umsatzschwelle und Befreiungen findest du im MWSTG bzw. in den Weisungen der ESTV). Unterhalb der Grenze kannst du dich freiwillig veranlagen lassen – das lohnt sich, wenn deine Kunden mehrheitlich Unternehmen sind und du Vorsteuer auf Investitionen geltend machen willst.
Was gehört in eine Rechnung? Die Pflichtangaben bleiben dieselben – im Detail behandelt der Artikel zur MWST für Freelancer alle Punkte. Für die Abrechnung selbst zählt: Umsätze nach Steuersatz getrennt (8.1% Normalsatz, 3.8% Beherbergung, 2.6% reduziert), abziehbare Vorsteuer, und am Ende der Saldo.
Wie oft wird abgerechnet? Monatlich, quartalsweise oder jährlich, je nach Entscheid der ESTV. Kleinunternehmen mit überschaubarem Umsatz rechnen meist jährlich oder quartalsweise ab. Die Frist bleibt 60 Tage nach Ende der Periode.
Was hat sich mit 2024 geändert? Der Normalsatz liegt seit 2024 bei 8.1%. Wer in seiner Buchhaltung noch mit 7.7% rechnet, produziert systematisch falsche Abrechnungen. Prüfe das, bevor du die nächste Periode einreichst.
Übrigens: Wenn du gerade erst nebenberuflich selbständig geworden bist und noch unter der Grenze liegst, lohnt sich der Blick in den Guide zum nebenberuflich selbständig machen in der Schweiz. Dort erkläre ich die Umsatzschwelle im Detail und wann sich die freiwillige Veranlagung rechnet.
Die Abschaltung der MWST-Abrechnung easy ist lästig, aber kein Drama. Der Nachfolger pro über myESTV ist kostenlos, der Umstieg in einer Stunde erledigt, und die Abrechnungsmodalitäten haben sich nicht verändert. Wenn du nur abgeben willst, bist du damit gut bedient.
Der eigentliche Anlass zur Reflexion ist ein anderer: Easy war nie mehr als ein Abgabetool. Wer die Abschaltung als Anlass nimmt, Rechnungsstellung, Belege und MWST aus einer Hand zu verwalten, spart jedes Monat Zeit und Nerven. Magic Heidi kostet zwischen CHF 25.00 und CHF 39.00 pro Monat, erstellt Schweizer QR-Rechnungen mit korrektem MWST-Satz, erinnert dich an überfällige Zahlungen und liefert dir die Zahlen für die Abrechnung am Periodenende auf einem Tablett. Du kannst es direkt auf der Rechnungssoftware-Seite ausprobieren.
Drei Schritte empfehle ich dir jetzt: Erstelle dein myESTV-Konto und teste MWST-Abrechnung pro mit der nächsten Periode. Prüfe parallel, wie viel Zeit du monatlich mit manueller Rechnungsverwaltung verlierst. Und rechne aus, ob sich das Tool, das dir diese Arbeit abnimmt, nicht schon nach wenigen Rechnungen bezahlt macht.
FAQ
Häufige Fragen zur MWST-Abrechnung easy und pro
Kann ich MWST-Abrechnung easy 2026 noch nutzen?
Nein. Die ESTV hat MWST-Abrechnung easy per Mai 2026 wegen erhöhter Sicherheitsanforderungen eingestellt. Bisherige Nutzer müssen auf MWST-Abrechnung pro über myESTV umsteigen. Die Abrechnung selbst bleibt kostenlos.
Ist MWST-Abrechnung pro kostenlos?
Ja. Wie easy ist auch pro ein kostenloses Tool der ESTV. Du brauchst lediglich ein myESTV-Benutzerkonto. Kosten entstehen nur, wenn du die Abrechnung über einen Treuhänder oder eine Softwarelösung erledigen lässt.
Was kostet eine MWST-Software?
Schlanke Lösungen wie Magic Heidi kosten CHF 25.00 bis CHF 39.00 pro Monat. bexio startet im Monatsabo bei CHF 52.00. Die ESTV-Tools sind gratis, übernehmen aber keine Rechnungsstellung, kein Mahnwesen und keine Belegverwaltung.
Muss ich die MWST-Abrechnung elektronisch einreichen?
Ja. Die ESTV erwartet die Abrechnung elektronisch über myESTV, seit easy eingestellt wurde ist der Online-Weg der Standard. Alternativ kann ein Treuhänder die Abrechnung für dich einreichen. Die Frist bleibt 60 Tage nach Ende der Steuerperiode.
Wer muss MWST abrechnen? Was bedeutet die Grenze von CHF 100'000?
Wer im Inland mehr als CHF 100'000.00 Umsatz pro Jahr erzielt, wird von Amtes wegen mwst-pflichtig. Unterhalb der Grenze ist eine freiwillige Veranlagung möglich – sinnvoll, wenn deine Kunden überwiegend Unternehmen sind. Details zum Verfahren regeln die einschlägigen Bestimmungen (u. a. Art. 26 MWSTV zu den Rechnungsanforderungen, AHVG Art. 2–3 zur Abgrenzung bei selbständiger Erwerbstätigkeit, OR Art. 469 zur Kaufmannseigenschaft).
