Rechnungen mit Magic Heidi personalisieren

Warum solltest du deine Rechnungen personalisieren?

Eine gepflegte, personalisierte und gut strukturierte Rechnung stärkt dein Markenimage und erleichtert deinen Kunden das Verständnis. Magic Heidi bietet zahlreiche Optionen -- vom einfachen Logo-Upload bis hin zur Erstellung komplexer Rechnungen mit Abschnitten, Stundenartikeln und Anzahlungen.

• Visuelle Identität -- Logo, Nachrichten und professionelles Layout
• Klare Struktur -- Abschnitte, Überschriften und automatische Formatierung
• Zeitersparnis -- Standardnachrichten und automatische Anhänge

Was du in diesem Leitfaden lernen wirst

Logo und Anhänge

Füge dein Logo und Begleitdokumente automatisch allen Rechnungen hinzu.

• Dein Logo im PNG- oder SVG-Format hinzufügen
• Deine AGB als PDF anhängen
• Sofortige Vorschau des Ergebnisses
• Horizontales Format empfohlen

Standardnachrichten

Konfiguriere wiederkehrende Nachrichten für deine Rechnungen und Offerten mühelos.

• Standardnachricht für Rechnungen
• Standardnachricht für Offerten
• Einmalige Änderung möglich
• Unterschriftsfeld für Offerten

Struktur und Artikel

Organisiere deine Rechnungszeilen mit Abschnitten, Titeln und Beschreibungen.

• Standard- und Stundenartikel
• Automatische Titel-/Beschreibungsformatierung
• Abschnitte und visuelle Trennungen
• Benutzerdefinierte Einheiten

Dokumente und Anzahlungen

Erstelle verschiedene Dokumenttypen und Anzahlungen mit einem Klick.

• Rechnungen mit integriertem QR-Code
• Offerten mit Unterschriftsfeld
• Auftragsbestätigungen
• Anzahlungen in Prozent

Schritt 1: Die allgemeinen Einstellungen konfigurieren

Der erste Schritt der Personalisierung erfolgt in den Einstellungen von Magic Heidi. Hier legst du die Elemente fest, die standardmässig auf allen deinen Rechnungen erscheinen.

Dein Logo hinzufügen

Navigiere zu Einstellungen > Rechnung personalisieren, wähle dein Logo-Bild aus und nutze die Vorschau, um das Ergebnis zu überprüfen. Verwende eine PNG- oder SVG-Datei mit transparentem Hintergrund für ein optimales Ergebnis. Bereite dein Logo im horizontalen Format (Querformat) vor, damit es sich harmonisch in die Kopfzeile einfügt.

• Einstellungen > Rechnung personalisieren
• Button zum Bild-Upload
• Vorschau mit zufälliger Testrechnung
• Empfohlenes Format: PNG oder SVG transparent

Standarddokument anhängen

Wenn du möchtest, dass deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen, ein Standardvertrag oder ein anderes Dokument systematisch deinen Rechnungen beigefügt wird, ermöglicht dir Magic Heidi das Hinzufügen eines Standard-PDF-Anhangs. Dieses Dokument wird automatisch am Ende jeder versendeten Rechnung angehängt.

• Bereich Anhänge unter Rechnung personalisieren
• PDF-Datei hochladen
• Automatischer Anhang bei jeder Rechnung
• Ideal für Zahlungsbedingungen und AGB

Standardnachrichten festlegen

Standardnachrichten ersparen dir die manuelle Eingabe einer wiederkehrenden Notiz auf jedem Dokument. Konfiguriere eine Nachricht für Rechnungen (z.B.: Vielen Dank für Ihr Vertrauen) und eine für Offerten (z.B.: Offerte gültig für 30 Tage). Du kannst diese jederzeit einzeln anpassen.

• Standardnachricht für Rechnungen
• Standardnachricht für Offerten
• Automatische Anzeige am Seitenende
• Änderung pro Dokument möglich

Schritt 2: Eine Rechnung erstellen und personalisieren

Sobald die allgemeinen Einstellungen konfiguriert sind, gehen wir zur konkreten Erstellung über. Füge Kopfnotizen hinzu, um jede Rechnung mit dem Projektnamen oder dem Abrechnungszeitraum zu kontextualisieren. Ändere die Nachricht am Seitenende für eine bestimmte Rechnung, ohne deine Standardeinstellungen zu beeinflussen. Ändere Sprache und Währung für deine internationalen Kunden.

Verschiedene Dokumenttypen erstellen

Magic Heidi beschränkt sich nicht auf klassische Rechnungen. Dank der Dokumentvorlagen kannst du aus denselben Daten verschiedene Dokumenttypen generieren. Wechsle jederzeit zwischen den Vorlagen.

• Rechnung -- Standarddokument mit integriertem QR-Einzahlungsschein
• Offerte -- Ohne QR-Code, mit Unterschrifts-/Datumsfeld zur Bestätigung
• Auftragsbestätigung -- Ohne QR-Code, zur Bestätigung der Auftragsannahme
• Anzahlung -- Spezielles Dokument zur Abrechnung eines Prozentsatzes des Gesamtbetrags

Deine Artikel professionell strukturieren

Einer der leistungsstärksten Aspekte von Magic Heidi liegt in der Art und Weise, wie du deine Rechnungszeilen organisieren kannst, um sie klar und visuell ansprechend zu gestalten.

Standardartikel vs. Stundenartikel

Wenn du einen Artikel zu deiner Rechnung hinzufügst, hast du die Wahl zwischen zwei Typen:

• Normaler Artikel: ein Produkt oder eine Dienstleistung mit Stückpreis und Menge.
• Stundenartikel: eine stundenweise abgerechnete Arbeit mit Stundensatz, Zeitspanne (von/bis) und Datum.

Der Stundenartikel eignet sich besonders für Freelancer, die nach Stunden abrechnen. Die Zeitinformationen werden automatisch erfasst und elegant auf der Rechnung dargestellt.

Automatische Titel-/Beschreibungsformatierung

Magic Heidi wendet eine intelligente automatische Formatierung auf deine Artikel an:

• Eine einzelne Textzeile: Der Titel wird normal angezeigt.
• Zwei oder mehr Zeilen: Die erste Zeile wird automatisch zu einem fettgedruckten Titel, und die folgenden Zeilen erscheinen als Beschreibung darunter.

Zum Beispiel: Schreib «Beispielprodukt» in die erste Zeile und «Detaillierte Produktbeschreibung, Spezifikationen usw.» in die zweite. Beispielprodukt erscheint fettgedruckt, gefolgt von der Beschreibung im normalen Text.

Abschnitte und Trennungen erstellen

Für Rechnungen mit vielen Artikeln organisierst du diese in thematische Abschnitte:

Abschnittsüberschrift: Füge einen Artikel mit dem Namen des Abschnitts hinzu (z.B.: Produkte), Preis auf 0 und Menge auf 0.

Trennzeile: Füge einen Artikel mit leerer Beschreibung, Preis und Menge auf 0 hinzu.

Benutzerdefinierte Einheiten

Für nicht-stundenbasierte Artikel integrierst du die Einheit direkt in die Beschreibung:

• «4.5 Kilo -- Produkt A»
• «250 Gramm -- Produkt B»

Eine Anzahlung mit einem Klick erstellen

Die Anzahlungsfunktion ist unverzichtbar für Freelancer, die einen Teil der Zahlung vor Beginn eines Auftrags absichern möchten. Öffne die Rechnung, klicke auf Anzahlung, gib den gewünschten Prozentsatz ein (z.B.: 20%) und bestätige. Magic Heidi generiert automatisch eine Anzahlungsrechnung mit dem Gesamtpreis, dem berechneten Betrag und dem entsprechenden QR-Einzahlungsschein.

Personalisierungsoptionen im Überblick