Handelsregister Schweiz: suchen, eintragen, Kosten

Was willst du erledigen?

• Eine Firma suchen: gratis auf Zefix, nach Name oder UID. Vom Treffer kommst du direkt zum kantonalen Online-Auszug, gratis, aber ohne Beweiskraft.
• Prüfen, ob ein Firmenname frei ist: zuerst auf Zefix suchen (gratis). Eine amtliche Liste ähnlicher, bereits eingetragener Firmen bekommst du über Regix, den Dienst des Eidgenössischen Amts für das Handelsregister.
• Deine Einzelfirma eintragen: online mit EasyGov (der Dienst ist gratis, du zahlst nur die Registergebühren) oder direkt beim Handelsregisteramt deines Kantons.
• Einen beglaubigten Auszug bestellen: beim Handelsregisteramt des Sitzkantons, am Schalter, per Post oder E-Mail. Er kostet je nach Tarif des Amts CHF 10 bis 120.
• Das Amt deines Kantons finden: alle Adressen stehen auf Zefix → Handelsregisterämter.

Wer muss sich eintragen?

• Einzelfirma: Eintragung obligatorisch, wenn du im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von mindestens CHF 100'000 erzielt hast (Art. 931 Abs. 1 OR). Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn. Ausgenommen sind freie Berufe und Landwirte, solange sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Unter der Schwelle ist die Eintragung freiwillig.
• GmbH, AG und Genossenschaft: immer. Sie entstehen rechtlich erst mit dem Eintrag.
• Kollektiv- und Kommanditgesellschaft: die Gesellschafter müssen die Gesellschaft eintragen lassen.
• Zweigniederlassungen von Schweizer oder ausländischen Unternehmen: Eintragung im Kanton der Zweigniederlassung.

Wenn du dich nicht einträgst: Das Amt fordert dich auf und setzt eine Frist. Reagierst du nicht, trägt es dich von Amtes wegen ein (Art. 938 OR). Wer eine Aufforderung mit Hinweis auf die Strafdrohung ignoriert, kann mit einer Ordnungsbusse bis CHF 5'000 bestraft werden (Art. 940 OR).

Lohnt sich die Eintragung schon unter CHF 100'000?

Oft ja, wenn du für Firmen oder die öffentliche Hand arbeitest:

• Geschützter Name: keine andere Einzelfirma darf am selben Ort denselben Namen verwenden (Art. 946 OR). Gesellschaften sind schweizweit geschützt (Art. 951 OR).
• Handelsregisterauszug: manche Banken, Vermieter von Geschäftsräumen und grössere Kunden verlangen ihn.
• Glaubwürdigkeit: deine Firma ist auf Zefix sichtbar und überprüfbar.

Der Name einer Einzelfirma muss deinen Familiennamen enthalten (Art. 945 OR), zum Beispiel «Meier Grafik» oder «M. Meier Beratung».

Was die Eintragung kostet

Die Handelsregistergebühren legt der Bund in der Gebührenverordnung für das Handelsregister (GebV-HReg) fest. Sie sind in allen Kantonen gleich. Unterschiede gibt es bei Nebenkosten (Beglaubigungen, Auszüge) und beim Notar.

Bei GmbH und AG kommt das Notarhonorar dazu. Es hängt vom Kanton und vom Notar ab: hol eine Offerte ein, bevor du den Termin abmachst. Jahresgebühren verlangt das Handelsregister keine, du zahlst nur, wenn du eine Änderung eintragen lässt.

Vorsicht vor falschen Rechnungen: Nach der Publikation im SHAB erhalten viele Firmen amtlich wirkende Rechnungen von privaten «Registern». Echte Gebühren stellt nur das Handelsregisteramt deines Kantons in Rechnung (oder du zahlst sie auf EasyGov).

So trägst du dich ein, Schritt für Schritt

Einzelfirma

1. Namen wählen mit deinem Familiennamen und auf Zefix prüfen, dass es am selben Ort keine gleiche Firma gibt.
2. Domizil klären: du brauchst eine Adresse in der Schweiz, an der du Post erhältst (kein Postfach). Nutzt du die Adresse einer anderen Person (c/o), legst du ihre schriftliche Domizilerklärung bei.
3. Anmeldung ausfüllen, online auf EasyGov oder mit dem Formular des kantonalen Amts. Beilage: Kopie von Ausweis oder Aufenthaltsbewilligung von dir und jeder zeichnungsberechtigten Person.
4. Unterschreiben: am Schalter des Amts oder mit beglaubigter Unterschrift (Notar oder Handelsregisteramt, CHF 10–30).
5. Publikation: Das kantonale Amt prüft die Anmeldung, das Eidgenössische Amt für das Handelsregister genehmigt sie, dann erscheint der Eintrag im SHAB und auf Zefix. Freiburg nennt zum Beispiel rund 5 Arbeitstage.

GmbH oder AG

1. Namen prüfen (er muss die Rechtsform enthalten, z. B. «GmbH» oder «AG») und Statuten vorbereiten.
2. Kapitaleinzahlungskonto bei einer Schweizer Bank eröffnen und das Kapital einzahlen: bei der GmbH die vollen CHF 20'000, bei der AG mindestens 20 % jeder Aktie und total mindestens CHF 50'000. Die Bank stellt die Bestätigung aus.
3. Öffentliche Urkunde beim Notar: du unterzeichnest den Errichtungsakt und die Statuten und wählst die Organe.
4. Anmeldung beim Handelsregister: meist reicht sie der Notar ein. Nach dem Eintrag gibt die Bank das Kapital frei.
5. Person mit Wohnsitz in der Schweiz: eine GmbH oder AG muss durch mindestens eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz vertreten werden können (Art. 814 Abs. 3 und Art. 718 Abs. 4 OR).

Details: Einzelfirma gründen, GmbH gründen und Einzelfirma oder GmbH?.

Daten in grossen Mengen: Für Software oder Analysen gibt es opendata.swiss und die Zefix REST API.