Magic Heidi Todas as funcionalidades da Magic Heidi
Cada funcionalidade numa página, organizada por área. Tudo está em todos os planos, também no gratuito. Preferes primeiro uma visão geral? Aqui estão as principais funcionalidades.
Faturas, orçamentos e pagamentos
Tudo, desde o primeiro orçamento até ao dinheiro na tua conta. Em detalhe nas páginas do programa de faturação e dos orçamentos.
Faturas
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Fatura QR suíça | Secção de pagamento QR segundo a norma SIX em todas as faturas, com moradas estruturadas. Basta o teu IBAN normal, não precisas de um QR-IBAN. |
| Logótipo e textos predefinidos | Carrega o teu logótipo, define um texto predefinido para as faturas e acrescenta uma nota de cabeçalho a cada fatura. |
| Idioma e moeda | Alemão, francês, italiano, inglês ou romanche, em CHF, EUR, USD, GBP e outras moedas. Ambos ficam guardados na ficha do cliente. |
| Numeração sequencial | A Magic Heidi numera as tuas faturas automaticamente e por ordem. |
| Faturar à hora | Indica o preço por hora, a data e a hora de início e de fim: das 10:00 às 14:30 a CHF 100 dá automaticamente CHF 450. A fatura fica em rascunho até a enviares, por isso juntas horas durante o mês todo. Ver o tutorial |
| Secções e títulos | A primeira linha de uma posição passa a título a negrito, com a descrição por baixo. Títulos e linhas separadoras organizam as faturas longas. |
| Descontos | Como linha com valor negativo, por exemplo «Desconto −100», ou diretamente no preço unitário. |
| Prazo de pagamento | Um prazo predefinido, por exemplo 30 dias, que podes alterar em cada fatura. |
| Envio a partir da app | PDF com secção de pagamento QR por e-mail para o teu cliente, com o teu próprio endereço de resposta. Ou partilha o PDF, por exemplo por WhatsApp, ou imprime-o em A4. |
| Condições gerais em anexo | Um PDF, por exemplo as tuas condições gerais, segue automaticamente com cada fatura. |
| Faturas recorrentes | Mensais, trimestrais ou anuais, com data de fim opcional. A Heidi cria-as automaticamente e, se quiseres, também as envia. Ver o tutorial |
Pagamentos e cobranças
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Faturas pendentes | Rascunhos, faturas pendentes e pagas separados, com o total de cada grupo. As vencidas ficam assinaladas. |
| Lembretes de pagamento | Quando uma fatura vence, a Heidi envia automaticamente um lembrete simpático por e-mail. Saber mais |
| Carta de cobrança | Cria e envia uma carta de cobrança com os dados da fatura e o valor em dívida. |
| Marcar como paga | Com um clique ou automaticamente através da conciliação bancária. Num pagamento parcial, registas o valor recebido e a Heidi calcula o resto. |
| Segundo IBAN | Guarda duas contas e escolhe em cada fatura para qual queres receber. |
| Dados bancários para o estrangeiro | Dados bancários próprios por moeda, por exemplo da Wise ou da Revolut. Nas faturas nessa moeda substituem a secção de pagamento QR. |
| Titular da conta diferente | O nome da tua empresa no cabeçalho e o teu nome pessoal como titular da conta na secção de pagamento QR. |
| Revolut Business | Faturas que o teu cliente paga diretamente na tua conta Revolut Business. Ver o guia |
| Anular | Marca uma fatura errada como anulada e emite uma nova, corrigida. |
Orçamentos e outros documentos
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Orçamentos | Com logótipo, validade e texto predefinido, enviados em PDF por e-mail. |
| Posições opcionais | Propõe as variantes A e B sem que as duas contem para o total. |
| Campo de assinatura | Data e assinatura para o teu cliente no PDF. |
| O orçamento passa a fatura | Com um clique. As posições, o IVA e o cliente passam para a fatura e o código QR é acrescentado. |
| Confirmação de encomenda | A partir dos mesmos dados, sem secção de pagamento QR. |
| Faturas de adiantamento e parciais | Indica uma percentagem, por exemplo 20 %, e a Heidi cria a fatura de adiantamento com secção de pagamento QR. Mais sobre orçamentos |
| Notas de crédito | Como linha negativa na fatura ou como fatura de reembolso separada. Ver o tutorial |
| Guias de remessa | Para entregas parciais de uma encomenda já paga. Ver o tutorial |
Clientes e artigos
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Clientes ilimitados | Empresa e pessoa de contacto, morada e e-mail para o envio direto. Com um código postal suíço, a Heidi preenche a localidade. |
| Clientes no estrangeiro | Regista o país e o número de IVA do cliente. |
| Notas e ficheiros | Notas privadas que só tu vês e ficheiros como contratos, guardados por cliente. |
| Faturação por cliente | A faturação total e o histórico de faturas de cada cliente num relance. Mais sobre a gestão de clientes |
| Lista de artigos | Guarda uma vez serviços e produtos com preço e taxa de IVA, também como artigos à hora. Linhas pontuais funcionam sem as guardar. |
Recibos, banco, IVA e fecho do ano
O que sai, o que chega à tua conta e o que deves à ESTV. Em detalhe nas páginas da leitura de recibos com IA e da declaração de IVA.
Despesas e recibos
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Leitura de recibos com IA | A IA lê o comerciante, a data, o valor e a taxa de IVA e sugere uma categoria que podes mudar quando quiseres. Ilimitada no Pro (utilização razoável). |
| Foto com o telemóvel | Fotografa o talão na caixa e fica logo registado na app. |
| Carregar por arrastar e largar | Arrasta um PDF ou uma imagem para a app e a despesa é criada. |
| Reencaminhar por e-mail | Reencaminha faturas e recebes uma confirmação assim que o recibo é registado. Endereço: import@scan.magicheidi.ch |
| Moedas estrangeiras | A IA converte para CHF os recibos em EUR, USD e outras moedas. |
| Pendente ou paga | Guarda uma despesa como pendente ou logo como paga, com o método de pagamento. |
| Despesas recorrentes | Renda, coworking ou subscrições criados automaticamente todos os meses ou todos os anos. |
| Importar despesas | Arrasta um CSV do teu banco ou cartão. A IA regista a data, o valor e a categoria de cada linha e mostra-te o que foi importado e o que foi ignorado. |
Banco
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Ligação bancária direta | Através do SIX bLink e só de leitura, para uma ou várias contas empresariais. Inicias sessão no teu banco e podes revogar a ligação a qualquer momento. |
| Importação de extratos | CSV ou Excel do UBS, PostFinance, Raiffeisen, ZKB e outros bancos, por arrastar e largar. |
| Conciliação automática | Os pagamentos são associados às faturas pendentes pelo valor e pela referência e marcados como pagos. Mais sobre a conciliação bancária |
| Importar duas vezes sem risco | Volta a importar períodos que se sobrepõem: nada é marcado duas vezes como pago. |
IVA
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Todas as taxas suíças | 8.1 %, 2.6 %, 3.8 % e 0 %, também misturadas na mesma fatura. |
| IVA à parte ou incluído | Soma o IVA ao preço ou retira-o do preço, à escolha em cada fatura. |
| Taxa líquida | Método efetivo ou taxa líquida, os dois funcionam. Para duas taxas líquidas há um tutorial. |
| IVA dedutível nas despesas | O IVA dos teus recibos é registado e descontado do IVA que deves. |
| Declaração de IVA | Trimestral (método efetivo) ou semestral (taxa líquida), pelo faturado ou pelo recebido. Mostra os valores que introduzes no ePortal da ESTV. |
| Relatório de IVA em Excel | O detalhe completo para o teu arquivo ou para o teu contabilista. |
| Começar sem IVA | Abaixo de CHF 100'000 de faturação, emites faturas sem IVA. Mais tarde ativas o IVA com o teu número de IVA. |
Relatórios e fecho do ano
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Painel | Receitas e despesas por mês, despesas por categoria e faturação por cliente. Filtrável por ano, trimestre ou um período à tua escolha. |
| Lucro e estimativa de impostos | O teu lucro sempre atualizado, mais uma estimativa do imposto sobre o rendimento e das contribuições AHV. |
| Exportação para Excel | Uma folha-resumo com receitas e despesas por categoria, IVA e lucro, mais cada fatura com ligação ao original. Mais sobre o fecho do ano |
| Acesso para o contabilista | Um segundo acesso para o teu contabilista ou parceiro, sem custo adicional. Mais sobre contabilidade digital |
Apps, integrações e os teus dados
Onde a Magic Heidi funciona, com que se liga e como os teus dados são protegidos. Detalhes na página de segurança.
Apps e acesso
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Telemóvel e tablet | Apps nativas para iPhone, iPad e Android. |
| Computador | Apps nativas para Mac e Windows, mais a app web sem instalação. |
| Sincronização imediata | Começa uma fatura no telemóvel no comboio e termina-a no portátil. Um só login para todos os dispositivos. |
| Sete idiomas na app | Alemão, francês, italiano, inglês, espanhol, português e romanche. |
Integrações e importação
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Zapier | Liga a Magic Heidi à tua loja online, ao teu CRM e a outras ferramentas, por exemplo para registar vendas automaticamente. Mais sobre o Zapier |
| API e webhooks | Uma API pública e documentada, por exemplo para criar faturas em lote. Ver a API |
| Shopify, Stripe, Etsy e companhia | Regista os pagamentos recebidos através da conciliação bancária ou do relatório em PDF. Tutoriais para cada plataforma em integrações. |
| Importar dados | Arrasta clientes, faturas, despesas e horas em Excel, CSV ou PDF, e a IA organiza tudo. Ver o tutorial |
| Ajuda na mudança | Envia-nos a tua lista de clientes ou artigos para hello@magicheidi.ch e importamo-la grátis por ti. |
| Mudar do bexio | O que muda e como fazer a transição. Magic Heidi vs. bexio |
Segurança e dados
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| Dados em Zurique | Faturas, recibos e dados de clientes ficam em servidores em Zurique. A leitura de recibos com IA usa serviços que processam parte dos dados fora da Suíça. |
| Encriptação | TLS em cada ligação, AES-256 para os dados guardados. |
| Autenticação de dois fatores | Protege ainda mais a tua conta com 2FA. |
| Cópias de segurança semanais | Os teus dados são guardados de forma encriptada todas as semanas. |
| Exportação a qualquer momento | Faturas e relatórios em PDF, números em Excel ou CSV. Todos os PDF, fotos e recibos para descarregar, com a ligação enviada por e-mail. |
| Apagar a conta | Os teus dados são apagados no prazo de 30 dias. Como fazer |
| nLPD e RGPD | Proteção de dados suíça, também para clientes na UE. Nunca vendemos os teus dados. |
Suporte
| Funcionalidade | Como funciona |
|---|---|
| E-mail e telefone | Em alemão, francês, italiano e inglês. Muitas vezes é o próprio fundador, Nathan, quem responde. |
| Onboarding | Uma chamada gratuita de 30 minutos para configurarmos tudo juntos. Marcar horário |
| Tutoriais e vídeos | Guias para cada funcionalidade, da primeira fatura ao fecho do ano. Ver os tutoriais |
Funcionalidades testadas no dia a dia
4.8 em 5 em mais de 200 avaliações públicas.
“Uso a Magic Heidi para gerir os meus clientes, moradas, faturação e orçamentos, mas também para todas as minhas despesas.”
“A interface é clara, intuitiva e perfeitamente adaptada às exigências suíças (IVA, moedas, moradas, etc.). As funcionalidades para personalizar faturas, acompanhar pagamentos e enviar lembretes automáticos poupam-nos várias horas por semana.”
“Uma ferramenta excelente que me facilitou muito a vida. Sobretudo o reconhecimento de recibos em diferentes moedas e idiomas e a conversão cambial automática são extremamente úteis e funcionam sem falhas.”
“Procurava uma solução simples que também registasse automaticamente as compras da minha loja online. Graças à ligação ao Zapier, funciona sem problemas.”
“Também uso a API para criar faturas em lote. Documentação limpa e um processo simples, recomendo.”
“Serviço excelente! Os meus pedidos foram implementados logo. Tudo é simples e bem organizado – dá mesmo gosto trabalhar com a Magic Heidi.”
O que a Magic Heidi não faz
A Magic Heidi foi feita para independentes, não para PME com funcionários e armazém. Estas quatro coisas não vais encontrar aqui. E é de propósito.
Sem processamento salarial
Para os recibos de vencimento dos teus funcionários, usa uma ferramenta especializada.
Sem gestão de stock
Não há controlo de inventário. Para entregas parciais existem as guias de remessa.
Sem balanço
A contabilidade organizada de uma GmbH ou AG fica a cargo do teu contabilista. Tu entregas a exportação.
Sem funções de equipa
Existe um acesso para o teu contabilista ou parceiro, mas não uma gestão de permissões.
O resto serve-te? Experimenta.
Todas as funcionalidades grátis com 3 faturas e 3 recibos, sem cartão de crédito e sem limite de tempo.
Perguntas sobre as funcionalidades
Que funcionalidades tem a Magic Heidi?
Tudo o que uma empresa em nome individual precisa no dia a dia: faturas QR, orçamentos, lembretes de pagamento automáticos, leitura de recibos com IA, conciliação bancária, declaração de IVA e a exportação para o fecho do ano. Juntam-se a gestão de clientes, o registo de horas na fatura, as faturas recorrentes, o acesso para o contabilista, o Zapier e uma API. Tudo funciona em iPhone, iPad, Android, Mac, Windows e na web.
O plano gratuito inclui todas as funcionalidades?
Sim. Experimentas todas as funcionalidades desta lista com 3 faturas e 3 recibos, no total e sem limite de tempo. Não precisas de cartão de crédito. Depois, o Pro custa CHF 24.99 por mês no plano anual (CHF 299) ou CHF 39 por mês, com IVA incluído. O Pro tem garantia de reembolso de 30 dias e podes cancelá-lo a qualquer momento na app. Detalhes em preços.
Preciso de saber contabilidade?
Não. Tu fazes as faturas e fotografas os recibos, a Heidi atribui-lhes categorias e calcula o IVA. Sem plano de contas nem lançamentos. No fim do ano passas a exportação em Excel ao teu contabilista.
Posso registar horas com a Magic Heidi?
Sim, diretamente na fatura. Escolhes uma posição à hora, indicas o preço por hora, a data e a hora de início e de fim, e a Heidi calcula o valor. A fatura fica em rascunho até a enviares, por isso podes ir juntando horas durante o mês todo. As horas de outra ferramenta de registo de tempo importas em Excel ou CSV.
A Magic Heidi envia lembretes de pagamento automaticamente?
Sim. Quando uma fatura vence, o teu cliente recebe por e-mail um lembrete de pagamento simpático. Também podes criar tu mesmo uma carta de cobrança com o valor em dívida. Registas os pagamentos parciais e a Heidi calcula o que falta. Mais sobre os lembretes de pagamento automáticos.
Posso faturar a clientes no estrangeiro?
Sim. Escolhes o idioma (DE, FR, IT, EN ou RM) e a moeda, por exemplo EUR, USD ou GBP. Para os clientes no estrangeiro guardas dados bancários adequados, por exemplo da Wise ou da Revolut, que substituem a secção de pagamento QR. A nota sobre o IVA, por exemplo «local da prestação no estrangeiro», acrescentas no rodapé. Ver o tutorial
A Magic Heidi também faz processamento salarial ou um balanço?
Não. A Magic Heidi cobre a contabilidade simplificada, que chega para empresas em nome individual até CHF 500'000 de faturação. Mais em software de contabilidade.
Posso trazer os meus dados do Excel ou do bexio?
Sim. Arrastas clientes, faturas ou despesas para a app em Excel, CSV ou PDF, e a IA associa as colunas sozinha. Ou envias-nos as tuas listas para hello@magicheidi.ch e importamo-las grátis. Se vens do bexio, espreita Magic Heidi vs. bexio.
Onde ficam guardados os meus dados?
As tuas faturas, recibos e dados de clientes ficam encriptados em servidores em Zurique. Algumas funcionalidades, como a leitura de recibos com IA, usam serviços que processam parte dos dados fora da Suíça. Há uma cópia de segurança todas as semanas e podes exportar todos os teus dados a qualquer momento. Detalhes em segurança.
Falta-me uma funcionalidade. E agora?
Escreve para hello@magicheidi.ch ou liga-nos. O suporte funciona em alemão, francês, italiano e inglês, e muitas vezes é o próprio fundador, Nathan, quem responde. Vários utilizadores contam nas suas avaliações que os seus pedidos foram implementados depressa. No onboarding gratuito de 30 minutos vemos logo contigo como a Magic Heidi encaixa na tua forma de trabalhar.
Experimenta todas as funcionalidades grátis
3 faturas e 3 recibos incluídos, sem cartão de crédito. Mais de 5'000 independentes na Suíça já trabalham com a Heidi.
