Fatura na Suíça: dados obrigatórios e modelo

Sim, você pode emitir uma fatura como particular na Suíça. Não precisa de empresa, número de IVA nem registo comercial — apenas 7 dados obrigatórios e (de preferência) um código QR para o pagamento. Aqui está como escrever uma fatura suíça correta em 5 minutos, com modelo, exemplos e todas as regras importantes num único guia.

Faça já: escrever uma fatura em 5 minutos

Se você não está com paciência para teoria, aqui estão os dois caminhos mais rápidos para uma fatura suíça pronta:

1. Criar diretamente online, sem login: com o nosso gerador de QR-faturas, você preenche o formulário, descarrega o PDF e envia-o ao seu cliente. Duração: cerca de 3 minutos.
2. Descarregar o modelo e preencher no Word: se preferir desenhar você mesmo, obtenha um modelo de fatura suíça grátis em Word ou Excel e adapte-o ao seu layout.

Ambos os caminhos são 100 % gratuitos e adequados para particulares, freelancers e pequenas empresas em nome individual. Se você emite faturas regularmente (mais de uma por mês), vale a pena, mais tarde, um verdadeiro software de faturação para trabalhadores independentes que gere clientes, números de fatura e pagamentos de forma automática.

Continue a ler se quiser perceber exatamente o que deve constar numa fatura suíça, quando pode incluir o IVA, quando, como particular, você se torna "demasiado freelancer" e como evitar os erros mais comuns.

Os 7 dados obrigatórios numa fatura suíça

O Código das Obrigações suíço (OR art. 957a) exige que uma fatura sirva de documento contabilístico. Ou seja: deve ser claramente identificável, completa e rastreável. Em concreto, estes 7 dados pertencem a qualquer fatura suíça, quer você seja particular quer empresa em nome individual.

1. Nome completo e morada do emissor

O seu nome completo (ou a denominação da sua empresa, se tiver uma) e a sua morada completa com rua, código postal e localidade. Pseudónimos ou nomes artísticos não chegam. Se você tiver um número UID (CHE-123.456.789), inclua-o também.

Exemplo:

Maria Silva, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zurique

2. Nome completo e morada do destinatário

Quem recebe a fatura? Para clientes empresariais, a empresa com a forma jurídica (AG, GmbH) e morada exata. Para particulares, basta o nome completo e a morada. Se a fatura ultrapassar CHF 400 e disser respeito a despesas dedutíveis em sede fiscal, a ESTV (Administração Federal Suíça de Impostos) exige, de qualquer forma, o nome completo do destinatário.

Exemplo:

Padaria Bühlmann GmbH, Dorfstrasse 8, 3014 Berna

3. Data da fatura e data do serviço

A data da fatura é o dia em que você emite a fatura. A data do serviço é o dia (ou o período) em que você executou o trabalho. No caso de um único serviço, ambas as datas podem ser idênticas. Em vários trabalhos, escreve-se "Período do serviço: 1. de março a 31. de março de 2026".

Estas duas datas são importantes porque, numa inspeção fiscal, a ESTV quer saber em que ano de exercício você deve contabilizar o rendimento.

4. Uma descrição do serviço clara e inequívoca

Escreva com tanta precisão que alguém que não conheça nem você nem o seu cliente perceba, daqui a dois anos, o que foi feito. "Consultoria" não chega. "Workshop estratégico a 12 de março de 2026, 4 horas a CHF 150/h" chega.

Com posições detalhadas, a sua fatura parece também mais profissional e você previne disputas.

5. Valor em francos suíços (CHF)

CHF é a moeda padrão. Se o seu cliente estiver no estrangeiro, você pode faturar em EUR ou USD, mas tem de registar a taxa de câmbio na data da fatura e indicar a conta bancária suíça para receber o pagamento. Fiscalmente, você converte sempre o valor para CHF.

Escreva sempre o valor por extenso: "CHF 1'250.00" ou "CHF 1'250.–". Nunca apenas "1250" sem moeda.

6. Dados de pagamento (IBAN ou código QR)

Sem dados de pagamento, a fatura não será paga. Você precisa de uma das seguintes opções:

• QR-fatura (padrão desde outubro de 2022): um código QR com todos os dados de pagamento que o seu cliente digitaliza no e-banking.
• IBAN por extenso: número de conta CH, nome do banco e o seu nome como titular da conta.

O prazo de pagamento é, por norma, 30 dias (ou seja, "pagamento em 30 dias líquidos"). Se exigir um prazo mais curto, indique-o concretamente: "pagamento até 15 de abril de 2026".

7. Número UID e taxa de IVA (só se sujeito a IVA)

Se você for sujeito a IVA (acima de CHF 100'000 de volume de negócios anual ou registo voluntário), precisa de:

• O seu número UID com extensão de IVA: CHE-123.456.789 MWST
• A taxa de IVA (8,1 % normal, 2,6 % reduzida, 3,8 % alojamento, em vigor em 2024/2026)
• O valor do IVA discriminado em separado
• Valor líquido e valor bruto em separado

Se você não for sujeito a IVA, não escreva nada sobre IVA. Uma UID fictícia ou uma menção a IVA sem registo é punível (mais sobre isto abaixo).

Recomendação: número de fatura

Não há obrigação legal para particulares, mas é prática habitual e muito recomendável. Ajuda você e o seu cliente a identificar inequivocamente o pagamento mais tarde. Formato: numerar sequencialmente (2026-001, 2026-002 …) ou com base na data (20260512-01).

Modelo de fatura na Suíça: Word, Excel, PDF ou software?

Você tem quatro opções práticas para criar uma fatura suíça. A escolha depende da frequência com que fatura.

Para a variante Word ou Excel, obtenha um modelo de fatura suíça pronto (há variantes com e sem IVA, com campo de código QR e sem). Vantagem: controlo total sobre layout e cores. Desvantagem: você tem de gerar o código QR à parte, porque o Word/Excel não o faz.

Para o caso rápido e pontual, o gerador online de QR-faturas é a escolha mais simples. Você preenche um formulário, o gerador cria automaticamente o código QR conforme a norma suíça e entrega-lhe um PDF pronto, sem login.

Assim que você escrever mais do que algumas faturas por mês, as vantagens de um verdadeiro software de faturação fazem a diferença: clientes guardados, numeração automática, cálculo de IVA, gestão de avisos e acompanhamento de pagamentos. Saiba mais na página do nosso software de faturação para freelancers suíços.

Criar uma QR-fatura: padrão suíço desde outubro de 2022

Desde 1 de outubro de 2022, os boletins de pagamento laranja (ESR) e vermelho foram completamente abolidos. Os bancos suíços já não os aceitam. O que você precisa hoje numa fatura suíça é ou um código QR conforme o Swiss QR-Code-Standard ou uma indicação de IBAN claramente formatada no texto.

Fonte: SIX Group, Swiss QR-Bill.

O que é a QR-fatura?

A QR-fatura é um método de pagamento suíço moderno. Na metade inferior do documento da fatura (ou numa página separada) está impressa uma parte de pagamento com um Swiss QR-Code. O código QR contém:

• IBAN do beneficiário (o seu número de conta)
• Nome e morada do beneficiário (o seu nome)
• Nome e morada do pagador (o seu cliente)
• Valor e moeda
• Opcional: número de referência e descritivo do pagamento

O seu cliente digitaliza o código com a app de e-banking, todos os campos são preenchidos automaticamente e ele confirma com um clique. Sem teclar IBAN, sem erros de digitação, sem pagamentos mal encaminhados.

Preciso de um QR-IBAN ou basta o IBAN normal?

Ambos funcionam. Os particulares usam, regra geral, o seu IBAN normal (CH...). Um QR-IBAN é um IBAN especial que o seu banco emite para faturas com número de referência QR (QRR). Só é necessário se você quiser usar referências estruturadas para a contabilização automática no destinatário (típico em empresas com muitas faturas).

Para um particular que emite algumas faturas por ano: o IBAN normal chega.

Como crio um código QR?

Você tem três caminhos:

• Gerador online (p. ex., o nosso gerador de QR-faturas): você introduz os seus dados e recebe um PDF pronto, incluindo o Swiss QR-Code.
• Software de faturação: um software como o Magic Heidi gera o código QR automaticamente sempre que cria uma fatura.
• E-banking do seu banco: muitos bancos (UBS, Raiffeisen, ZKB, PostFinance …) oferecem na sua app uma função "Criar QR-fatura" com a qual você descarrega um PDF.

O que você já não pode utilizar: boletins de pagamento antigos, códigos QR desenhados à mão ou geradores que não cumpram o padrão suíço.

Fatura sem IVA: quando, porquê, como

A maior parte dos particulares e das pequenas empresas em nome individual não são sujeitos a IVA. Quem se mantém abaixo de CHF 100'000 de volume de negócios anual mundial está isento de IVA (MWSTG art. 10, fonte: estv.admin.ch).

Quando você não pode incluir IVA?

Se você não estiver registado para IVA junto da Confederação (ESTV), na sua fatura você:

• Não pode acrescentar IVA (nada de "+ 8,1 % IVA")
• Não pode indicar número UID com extensão de IVA (CHE-123.456.789 MWST)
• Não pode discriminar valores de IVA em separado

Se o fizer mesmo assim, você fica a dever à ESTV o IVA indicado, mesmo que nunca tivesse legalmente o direito de o cobrar. Chama-se a isso "IVA facturado" e é um erro clássico e caro de iniciante.

A formulação correta "sem IVA"

Você não tem de escrever nada se não for sujeito a IVA. Quem quiser, ainda assim, esclarecer o ponto (sobretudo para clientes empresariais que possam perguntar) usa uma destas frases padrão por baixo do total da fatura:

"Sem IVA conforme o art. 10 n.º 2 MWSTG (volume de negócios inferior a CHF 100'000)."

"Não sujeito a IVA."

"O emissor da fatura não está inscrito no registo suíço de IVA."

Com isto, fica tudo claro para o seu cliente e o respetivo escritório de contabilidade.

Quando vale a pena registar-se voluntariamente para IVA?

Quem trabalha principalmente com clientes empresariais (B2B) e paga muito IVA dedutível em compras (material, software, equipamentos) pode registar-se voluntariamente para IVA, mesmo abaixo de CHF 100'000. Nesse caso, você pode recuperar o IVA dedutível das suas compras. Para particulares e freelancers com pouco material, raramente compensa. Ajuda detalhada à decisão no nosso guia sobre o IVA para freelancers suíços.

Emitir uma fatura como particular: o que pode e o que não pode

Na Suíça, é perfeitamente legal escrever faturas como particular. Você não precisa de empresa, registo comercial ou licença, desde que não exerça em setores regulados (advogado, médico, fiduciário, arquiteto com carimbo …).

Quem pode emitir uma fatura como particular?

Praticamente qualquer pessoa residente na Suíça. Situações típicas:

• Você vende um móvel usado no Tutti ou no Anibis.
• Você ajuda, mediante pagamento, na mudança de um vizinho.
• Você dá aulas particulares ocasionais, faz babysitting ou fotografa um casamento.
• Você tem um trabalho secundário para uma empresa que não o quer contratar e prefere pagar contra fatura.

Nos quatro casos, você pode emitir uma fatura. Mas tem de conhecer os dois limites a partir dos quais a sua situação muda no plano administrativo.

Os dois limites importantes

CHF 100'000 de volume de negócios anual: se o seu volume total de negócios da atividade independente (todos os clientes juntos, em todo o mundo) ultrapassar este limite, você passa a ser sujeito a IVA. Até esse valor, você pode faturar totalmente sem IVA.

CHF 2'300 por cliente por ano: se você trabalhar regularmente para uma empresa e receber mais de CHF 2'300 por ano, essa empresa terá de o contratar como trabalhador ou você será classificado como trabalhador independente pela caixa de compensação (fonte: ahv-iv.ch, ficha 2.02). Em trabalhos meramente ocasionais (p. ex., um único trabalho), o limite não se aplica.

Quem trabalha regularmente para 2 a 3 clientes diferentes e ganha vários milhares de francos por ano deve avaliar criar uma empresa em nome individual na Suíça. Não é um bicho de sete cabeças: sem obrigação de registo comercial até CHF 100'000 de volume de negócios, sem exigência de capital mínimo, e você mantém o seu regime fiscal habitual.

Quatro exemplos reais

Vender móveis (venda privada): você vende o seu conjunto de mesa de jantar antigo por CHF 450 no Tutti. O comprador quer uma fatura para a sua contabilidade. Você escreve uma fatura com os seus dados, os dele, a descrição "Venda de mesa de jantar usada e 4 cadeiras" e CHF 450. Sem IVA. Fiscalmente: património privado, não é rendimento tributável. Você não precisa de UID nem de registo.

Trabalho ocasional (auxílio num evento): num fim de semana, você ajudou na montagem de uma banca de mercado. Honorário: CHF 350. A organizadora não paga via salário, paga contra fatura. Você escreve uma fatura de particular: "Colaboração na montagem de banca de mercado, 12.–13. de abril de 2026, 8 horas", CHF 350, IBAN. Os CHF 350 são rendimento tributável e entram na sua declaração de impostos em "Outros rendimentos" ou "Atividade independente".

Aulas particulares, fotografia, consultoria: você ajuda, duas vezes por semana, um aluno do ensino secundário em matemática (CHF 60/h, 3 horas/semana, 25 semanas por ano = CHF 4'500/ano). De três em três meses, você envia uma fatura aos pais. Se fizer isto só para uma família, verifique se a caixa de compensação o classifica como trabalhador por conta de outrem. Se tiver 3 ou 4 famílias diferentes, é claramente trabalhador independente. CHF 4'500 estão bem abaixo de CHF 100'000, portanto sem IVA. Mas: obrigação de contribuições para a AVS acima de CHF 2'300/ano/cliente.

Fatura a uma empresa: como particular, você faz o design de um logótipo para uma GmbH. Honorário: CHF 800. A empresa paga contra fatura e precisa da fatura para a sua contabilidade (despesa). Você escreve uma fatura de particular sem IVA e refere-o, por segurança, numa nota: "O emissor da fatura não é sujeito a IVA (art. 10 n.º 2 MWSTG)". A empresa pode contabilizar a despesa por inteiro, mas não pode deduzir IVA (porque você não acrescentou IVA).

Quando você se torna independente? Os critérios da caixa de compensação

A partir de que volume de negócios ou nível de atividade a caixa de compensação o considera trabalhador independente? Não existe um limite fixo de volume de negócios. Em vez disso, a caixa de compensação competente avalia cinco critérios (fonte: ficha 2.02 Caixas de Compensação):

Quem trabalha regularmente contra fatura, preenche três critérios e ganha mais de CHF 2'300/ano deve dirigir-se à caixa de compensação cantonal e pedir a classificação como "trabalhador independente". Caso contrário, você corre o risco de os seus clientes terem de pagar retroativamente contribuições para a AVS — algo que não lhe perdoam de bom grado.

Saiba mais no guia detalhado criar uma empresa em nome individual na Suíça.

Impostos, contabilidade e conservação

Mesmo como particular, você tem de tributar o rendimento das faturas e conservar certos documentos. Isso é, infelizmente, esquecido pela maioria dos "faturadores de fim de semana".

Declarar o rendimento na declaração de impostos

Cada franco que você recebe com faturas é tributável. Ponto. O mito "abaixo de CHF 1'000 não é preciso declarar" não é verdade. Onde o inscreve depende da natureza:

• Rendimentos ocasionais e pontuais (p. ex., um trabalho de auxílio único): rubrica "Outros rendimentos".
• Atividade independente regular: rubrica "Rendimentos de atividade independente". Nesse caso, você tem de apresentar um balanço com receitas e despesas.

Se você não tiver a certeza, pergunte à administração fiscal do seu município. As repartições de finanças suíças são surpreendentemente prestáveis e respondem à maioria das perguntas diretamente ao telefone, sem custos.

10 anos de obrigação de conservação (OR art. 958f)

Mesmo que, como particular, você não esteja obrigado a manter contabilidade, em caso de litígio aplica-se: conserve recibos e faturas durante 10 anos. Isto vale para:

• Faturas emitidas (a sua cópia)
• Recibos recebidos relativos a despesas profissionais (material, software …)
• Comprovativos de pagamento
• Extratos bancários relacionados com o trabalho

A conservação digital é permitida, desde que os documentos permaneçam legíveis e inalterados. Um registo de recibos assistido por IA converte recibos fotografados automaticamente em PDFs pesquisáveis e ordena-os por data. Isto chega para a ESTV.

Quando o seu banco deve associar pagamentos automaticamente

Assim que você envia mais de 5 faturas por mês, vale a pena uma conciliação bancária automática: você importa o CSV ou o camt.053 do seu e-banking, o software associa os pagamentos às faturas em aberto e marca-as como pagas. Poupa facilmente uma hora de tempo administrativo por mês.

Erros frequentes ao escrever uma fatura na Suíça

Na minha experiência, os erros repetem-se uma e outra vez. Seis clássicos que você evita facilmente.

1. Acrescentar IVA sem registo de IVA: parece mais receita, mas é punível e leva a cobranças adicionais da ESTV. Quem não está registado não pode escrever nada sobre IVA. Muito menos "+ 8,1 % IVA" sobre o valor.

2. Número UID falso ou inventado: uma UID de fantasia na fatura é considerada falsificação de documentos. Se você não tiver uma, deixe o campo em branco.

3. Descrição de serviço vaga: "Consultoria" ou "Diversos" não chega — nem a você nem ao seu cliente — sobretudo daqui a 5 anos numa inspeção fiscal. Escreva com precisão.

4. Usar boletins de pagamento antigos vermelhos/laranja: já não são válidos desde outubro de 2022. Os bancos suíços recusam o pagamento. Use QR-fatura ou, pelo menos, IBAN claramente formatado.

5. Não declarar o rendimento na declaração de impostos: por mais pequeno que seja, mesmo que sejam "só 200 francos de favor". No pior dos cenários: evasão fiscal com coima e regularização mais juros de mora. Evitável com 5 minutos de esforço de declaração.

6. Deitar fora os recibos ou não os ordenar: em caso de litígio com clientes ou com a repartição de finanças, o recibo é a sua única arma. Guarde tudo digitalmente. Não custa nada e protege você.

Conclusão: escrever uma fatura na Suíça é mais simples do que a maioria pensa

Escrever uma fatura na Suíça não exige fiduciário, software de contabilidade nem empresa. Exige 7 dados claros, um código QR ou um IBAN evidente e a confiança para faturar o seu trabalho com seriedade. Quem se mantém abaixo de CHF 100'000 de volume de negócios anual e abaixo dos limites da AVS pode faturar como particular de forma totalmente legal.

Para as primeiras faturas, um modelo suíço grátis ou o nosso gerador de QR-faturas sem login chegam. Assim que você fatura regularmente e quer ter os clientes, pagamentos e recibos sob controlo, o melhor é olhar para um verdadeiro software de faturação para freelancers suíços. Magic Heidi é construído por freelancers suíços para freelancers suíços, com todos os dados obrigatórios incluídos por defeito, geração automática de código QR e um modelo de preço justo que você encontra na página de preços.

Tem uma dúvida concreta sobre a sua primeira fatura? Escreva-nos. Quem construiu Magic Heidi ainda responde aos e-mails. — Nathan Ganser, fundador de Magic Heidi.