Fatura na Suíça: dados obrigatórios e modelo

Sim, podes emitir uma fatura como particular na Suíça. Não precisas de empresa, número de IVA (MWST) nem registo comercial, apenas de 7 dados e (de preferência) de um código QR para o pagamento. Aqui vês como escrever uma fatura suíça correta em 5 minutos: com fatura de exemplo, modelos e todas as regras importantes num só guia.

Faz já: uma fatura em 5 minutos

1. Criar online, sem login: no gerador de faturas QR preenches o formulário, descarregas o PDF e envias ao teu cliente. Tempo: cerca de 3 minutos.
2. Descarregar um modelo e preencher: se preferires fazer o teu próprio layout, usa o modelo de fatura suíça em Word, Excel ou PDF.

Fatura de exemplo: assim fica uma fatura suíça completa

Uma fatura completa de uma particular sem IVA, com tudo o que o cliente precisa:

Anna Müller
Bahnhofstrasse 12
8001 Zürich
anna.mueller@example.ch

                                        Bäckerei Bühlmann GmbH
                                        Dorfstrasse 8
                                        3014 Bern

Fatura n.º 2026-014                     Zurique, 15 de abril de 2026
Período do serviço: 1–31 de março de 2026

Pos.  Descrição                          Qtd.   Preço    Total
1     Design de logótipo, 2 revisões       1   800.00   800.00

Total                                                 CHF 800.00

Não sujeito a IVA (art. 10, n.º 2, LIVA).

Pagável até 15 de maio de 2026
IBAN CH93 0076 2011 6238 5295 7 · Anna Müller

[Parte de pagamento QR com IBAN, valor e moradas estruturadas]

Se estiveres registado/a no IVA, só muda a parte de baixo: o teu número UID com o sufixo MWST (p. ex. CHE-123.456.789 MWST) vai junto à tua morada e, em vez da nota, indicas o valor líquido, a taxa de IVA, o valor do IVA e o total. Exemplo: CHF 800.00 líquido + 8,1 % IVA CHF 64.80 = CHF 864.80.

Para descarregar (ambos em alemão): o modelo de fatura em branco em PDF e um exemplo preenchido com IVA (fatura de cabeleireiro, PDF).

Os 7 dados de uma fatura suíça

Para particulares e independentes não sujeitos a IVA, a lei não fixa nenhuma lista. Os dados obrigatórios para empresas sujeitas a IVA estão no art. 26 da lei do IVA (LIVA/MWSTG) (em inglês). Com estes 7 dados, qualquer fatura é inequívoca, fácil de contabilizar e paga depressa, sejas particular ou empresário em nome individual.

1. Nome e morada completos do remetente

O teu nome completo (ou o nome comercial, se tiveres um) e a tua morada completa com rua, código postal e localidade. Pseudónimos ou nomes artísticos não chegam. Se tiveres número UID (CHE-123.456.789), acrescenta-o.

Exemplo:

Anna Müller, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zürich

2. Nome e morada completos do destinatário

Quem recebe a fatura? Para clientes empresariais, a empresa com forma jurídica (AG, GmbH) e morada exata. Para particulares, basta o nome completo com morada. O nome e a morada exatos de uma empresa encontras grátis no registo UID da Confederação.

Exemplo:

Bäckerei Bühlmann GmbH, Dorfstrasse 8, 3014 Bern

A tão citada exceção dos CHF 400 não se aplica a ti como particular: só os talões de caixas registadoras automáticas de empresas sujeitas a IVA podem omitir o destinatário, até CHF 400 (art. 26, n.º 3, LIVA, art. 57 da ordenança do IVA). Numa fatura normal, o destinatário aparece sempre.

3. Data da fatura e data do serviço

A data da fatura é o dia em que a emites. A data do serviço é o dia (ou período) em que fizeste o trabalho. Num trabalho único, podem coincidir. Em vários trabalhos, escreve "Período do serviço: 1 a 31 de março de 2026".

As duas datas mostram a que ano fiscal pertence o rendimento.

4. Uma descrição clara e inequívoca do serviço

Escreve com tanta precisão que alguém que não conhece nem a ti nem ao teu cliente perceba, daqui a dois anos, o que fizeste. "Consultoria" não chega. "Workshop de estratégia a 12 de março de 2026, 4 horas a CHF 150/h" sim.

Linhas detalhadas tornam a tua fatura mais profissional e evitam discussões.

5. Valor com moeda

O CHF é a moeda padrão. Se o teu cliente estiver no estrangeiro, podes faturar em EUR ou USD. Para a declaração de impostos, converte o valor em CHF (anota a taxa de câmbio da data da fatura). Serviços a clientes empresariais no estrangeiro em geral não estão sujeitos ao IVA suíço; para clientes empresariais na UE podes acrescentar "Imposto devido pelo destinatário (reverse charge)".

Escreve sempre o valor com a moeda: "CHF 1'250.00" ou "CHF 1'250.–". Nunca só "1250".

6. Dados de pagamento (IBAN ou código QR)

Sem dados de pagamento, a fatura não é paga. Precisas de uma destas opções:

• Fatura QR (padrão desde outubro de 2022): um código QR com todos os dados de pagamento que o teu cliente lê no e-banking. A parte de pagamento QR só existe em CHF e EUR. Como a criar grátis explicamos no guia Criar fatura QR.
• IBAN por extenso: número de conta suíço, nome do banco e o teu nome como titular.

Acrescenta um prazo claro: "pagável em 30 dias" ou concretamente "pagável até 15 de maio de 2026".

7. Número UID e taxa de IVA (só se estiveres registado/a)

Se estiveres sujeito/a a IVA (mais de CHF 100'000 de volume de negócios anual ou registo voluntário), precisas de:

• O teu número UID com o sufixo MWST: CHE-123.456.789 MWST
• A taxa de IVA (8,1 % normal, 2,6 % reduzida, 3,8 % alojamento, em 2026)
• O valor do IVA separado
• Valor líquido e bruto em separado

Se não estiveres registado/a, não indicas IVA. Se puseres IVA ou um UID inventado na fatura, deves à Administração Federal das Contribuições (AFC/ESTV) o valor indicado (art. 27, n.º 2, LIVA). Que taxa se aplica a que serviço está no resumo Taxas de IVA atuais na Suíça. Para calcular líquido, bruto e IVA, usa a calculadora de IVA grátis.

Recomendado: número da fatura

Não é obrigatório para particulares, mas é o padrão na prática. Ajuda-te a ti e ao teu cliente a associar o pagamento mais tarde. Formato: sequencial (2026-001, 2026-002 ...) ou por data (20260512-01).

Criar a fatura: que caminho te serve?

Tens quatro opções práticas. A certa depende de quantas vezes faturas.

Para o caminho Word ou Excel, usa o modelo de fatura suíça (Word, Excel e PDF, com e sem IVA). Vantagem: controlo total do layout e das cores. Desvantagem: tens de criar o código QR à parte, porque o Word e o Excel não o fazem.

Para um caso rápido e pontual, o gerador de faturas online é o mais simples. Preenches um formulário, o gerador cria o código QR segundo o padrão suíço e dá-te um PDF pronto. Grátis, sem login.

Quando escreves mais do que umas poucas faturas por mês, conta o que um programa te poupa: clientes guardados, numeração automática, cálculo do IVA, lembretes de pagamento e conciliação de pagamentos. O Magic Heidi faz isso para independentes na Suíça: grátis nas tuas primeiras 3 faturas, depois a partir de CHF 24.90/mês (plano anual, IVA incl.). Todos os detalhes na página software de faturação para independentes.

Criar uma fatura QR: o padrão suíço desde outubro de 2022

Desde 1 de outubro de 2022, os boletins de pagamento laranja (BVR) e vermelhos foram abolidos. Hoje precisas de uma parte de pagamento QR segundo o padrão suíço ou de um IBAN bem legível no texto. A parte de pagamento QR crias grátis no gerador de faturas QR.

Novidade desde 22 de novembro de 2025: no código QR só são permitidas moradas estruturadas. Rua, número, código postal e localidade vão em campos separados, para ti e para o teu cliente. Modelos antigos com uma única linha de morada já não são suportados; verifica se o teu gerador ou modelo está atualizado. Fonte: SIX, fatura QR (em inglês).

O que é a fatura QR?

Na metade inferior da fatura (ou numa página à parte) há uma parte de pagamento com um código QR suíço. O código QR contém:

• O IBAN do beneficiário (o teu número de conta)
• Nome e morada do beneficiário (o teu nome)
• Nome e morada do pagador (o teu cliente)
• Valor e moeda (CHF ou EUR)
• Opcional: número de referência e finalidade do pagamento

O teu cliente lê o código com a app de e-banking, todos os campos ficam preenchidos e confirma com um clique. Sem escrever IBANs, sem erros.

Preciso de um QR-IBAN ou basta um IBAN normal?

Ambos funcionam. Particulares usam normalmente o IBAN normal (CH...). Um QR-IBAN é um IBAN especial que o banco emite para faturas com número de referência QR (QRR). Só precisas dele se quiseres referências estruturadas para contabilização automática (típico em empresas com muitas faturas).

Para poucas faturas por ano, o IBAN normal basta.

Como crio um código QR?

Tens três caminhos:

• Gerador online (p. ex. o gerador QR): introduzes os teus dados e recebes um PDF pronto com o código QR suíço.
• Software de faturação: cria o código QR automaticamente em cada fatura.
• E-banking do teu banco: alguns bancos oferecem uma função para criar faturas QR. Pergunta ao teu banco.

O que já não podes usar: boletins antigos, códigos QR com moradas não estruturadas ou geradores que não seguem o padrão suíço.

Fatura sem IVA: quando, porquê, como

A maioria dos particulares e pequenas empresas em nome individual não está sujeita a IVA. Quem fica abaixo de CHF 100'000 de volume de negócios anual mundial está isento de IVA (art. 10 LIVA, fonte: estv.admin.ch, em inglês). Como funciona o IVA suíço em geral explicamos em IVA para freelancers.

Quando não podes indicar IVA?

Se não estiveres registado/a no IVA na AFC, a tua fatura não pode:

• Acrescentar IVA (nada de "+ 8,1 % IVA")
• Mostrar um número UID com o sufixo MWST (CHE-123.456.789 MWST)
• Indicar valores de IVA em separado

Se o fizeres mesmo assim, deves à AFC o IVA indicado, embora nunca o devesses ter cobrado (art. 27, n.º 2, LIVA). Um erro de principiante clássico e caro.

A frase certa para "sem IVA"

Se não estiveres sujeito/a a IVA, não tens de escrever nada. Se quiseres deixá-lo claro (sobretudo para clientes empresariais), usa uma destas frases por baixo do total:

"Sem IVA nos termos do art. 10, n.º 2, LIVA (volume de negócios inferior a CHF 100'000)."

"Não sujeito a IVA."

"O emitente não está inscrito no registo suíço do IVA."

Quando compensa o registo voluntário no IVA?

Se tiveres sobretudo clientes empresariais (B2B) e pagares muito imposto a montante nas compras (material, software, equipamento), podes registar-te voluntariamente, mesmo abaixo de CHF 100'000. Assim recuperas o imposto a montante das tuas compras. O registo vincula-te durante pelo menos um período fiscal (art. 11, n.º 2, LIVA). Para freelancers com pouco material raramente compensa. Ajuda para decidir: IVA para freelancers.

Faturar como particular: o que funciona e o que não

Na Suíça é legal escrever faturas como particular. Não precisas de empresa, registo comercial nem licença, desde que não exerças uma profissão regulamentada (advogado, médico, fiduciário ...).

Quem pode faturar como particular?

Praticamente qualquer pessoa que viva na Suíça. Situações típicas:

• Vendes um móvel usado no Tutti ou no Ricardo.
• Ajudas um vizinho numa mudança e recebes por isso.
• Dás explicações, fazes babysitting ou fotografas um casamento de vez em quando.
• Tens um trabalho extra para uma empresa que te quer pagar contra fatura.

Em todos os quatro casos podes escrever uma fatura. Há dois limites que deves conhecer.

Os dois limites importantes

CHF 100'000 de volume de negócios anual (IVA): se o teu volume total como independente (todos os clientes juntos, no mundo inteiro) ultrapassar este limite, ficas sujeito/a a IVA. Abaixo dele, faturas sem IVA.

CHF 2'500 por ano (AVS): se ganhares como independente, em atividade acessória, no máximo CHF 2'500 por ano, as contribuições AVS só são cobradas se as pedires. O mesmo limite vale para salários pequenos por empregador, exceto em casas particulares: aí as contribuições são devidas desde o primeiro franco. Se és independente ou assalariado/a não é decidido pelo valor, mas pela caixa de compensação, com base em critérios como apresentares-te com o teu próprio nome, assumires o teu próprio risco, organizares livremente o teu trabalho e teres vários clientes (fontes: folheto 2.02, folheto 2.01, em inglês). A verificação oficial e o formulário de pedido estão em selbststaendig-erwerbend.ch, o site do Centro de Informação AVS/AI.

Se trabalhares regularmente para vários clientes e ganhares alguns milhares de francos por ano, vale a pena ver como abrir uma empresa em nome individual na Suíça. Não é complicado: sem obrigação de registo comercial abaixo de CHF 100'000 de volume de negócios e sem capital mínimo.

Quatro exemplos reais

Venda de móveis (venda privada): vendes o teu antigo conjunto de jantar por CHF 450 no Tutti. O comprador quer uma fatura. Escreves os teus dados, os dados dele, "Venda de mesa de jantar usada e 4 cadeiras" e CHF 450. Sem IVA. Fiscalmente: património privado, não é rendimento tributável. Não precisas de UID nem de registo.

Trabalho ocasional (ajuda num evento): passaste um fim de semana a ajudar a montar uma banca de mercado. Honorário: CHF 350. O organizador paga contra fatura. Escreves "Ajuda na montagem da banca, 12–13 de abril de 2026, 8 horas", CHF 350, IBAN. Os CHF 350 são rendimento tributável e entram na tua declaração de impostos. Para a AVS, um trabalho destes é normalmente salário; até CHF 2'500 por ano e empregador, as contribuições só são cobradas a pedido.

Explicações, fotografia, consultoria: ajudas um aluno do secundário a matemática (CHF 60/h, 3 horas/semana, 25 semanas = CHF 4'500/ano) e envias uma fatura aos pais a cada trimestre. CHF 4'500 está muito abaixo de CHF 100'000, portanto sem IVA. AVS: se os pais te pagam como casa particular (ou seja, como empregadores), as contribuições são devidas desde o primeiro franco; se tiveres 25 anos ou menos, até CHF 750 por ano e casa ficam isentos de contribuições (folheto 2.01, ponto 19). Se trabalhares para várias famílias e te apresentares com uma oferta própria, a caixa de compensação pode reconhecer-te como independente.

Faturar a uma empresa: como particular, crias um logótipo para uma GmbH, honorário CHF 800 (ver a fatura de exemplo acima). Escreves a fatura sem IVA e anotas: "O emitente não está sujeito a IVA (art. 10, n.º 2, LIVA)". A empresa contabiliza a despesa total, mas não pode deduzir imposto a montante.

Quando passas a ser independente? Os critérios da caixa de compensação

Não existe um limite fixo de volume de negócios. A caixa de compensação competente avalia o quadro geral da tua atividade, entre outros com estes critérios (fonte: folheto 2.02):

Se trabalhares regularmente contra fatura, pede à tua caixa de compensação o reconhecimento como independente: online com o formulário oficial 318.146, explicado em selbststaendig-erwerbend.ch. A caixa do teu cantão encontras no diretório das caixas de compensação. Sem reconhecimento, arriscas que os teus clientes tenham de pagar retroativamente contribuições AVS sobre os teus honorários.

Explicado passo a passo: inscrição na AVS para independentes e abrir uma empresa em nome individual na Suíça.

Impostos e conservação de documentos

Mesmo como particular, tens de declarar os rendimentos das faturas e guardar os documentos.

Declarar o rendimento nos impostos

Cada franco que ganhas com faturas é tributável. O mito "abaixo de CHF 1'000 não tens de declarar nada" é falso. Onde o indicas depende do tipo:

• Rendimento ocasional e pontual (p. ex. um trabalho ocasional único): "Outros rendimentos" ou rendimento acessório.
• Atividade independente regular: secção "Rendimento de atividade independente", com um mapa de receitas e despesas.

Se tiveres dúvidas, pergunta ao serviço de impostos do teu município. Respondem à maioria das perguntas por telefone, sem custos.

Guardar 10 anos (art. 958f CO)

Como independente, tens de manter contabilidade (abaixo de CHF 500'000 de volume de negócios basta um mapa simples de receitas e despesas) e guardar faturas e recibos durante 10 anos. Como particular com rendimentos ocasionais esta obrigação não se aplica, mas guarda os documentos na mesma: as finanças podem pedi-los. Deves guardar:

• As faturas que emitiste (a tua cópia)
• Recibos de despesas profissionais (material, software ...)
• Comprovativos de pagamento e extratos bancários ligados ao trabalho

Guardar em formato digital é permitido, desde que os documentos fiquem completos e legíveis.

Erros comuns ao escrever faturas na Suíça

Seis clássicos que podes evitar facilmente. Cada um pode sair caro.

O cliente não paga? Faz assim

Quando o prazo passar, envia primeiro um lembrete de pagamento simpático e depois uma interpelação formal (Mahnung) com um novo prazo. Com a interpelação, o teu cliente entra em mora (sem ela só se tiverem acordado uma data de pagamento fixa) e passa a dever 5 % de juros de mora por ano (art. 102 e art. 104 CO, em inglês). Modelos de lembrete e interpelação (em alemão) encontras em Mahnung Vorlage Schweiz.

Conclusão: escrever uma fatura na Suíça é mais simples do que parece

Uma fatura não precisa de fiduciário, software caro nem empresa: 7 dados bem preenchidos, um código QR ou um IBAN claro, pronto. Para as tuas primeiras faturas basta o modelo grátis ou o gerador sem login; se antes da fatura vier um orçamento, o modelo de orçamento suíço também é grátis.

Tens uma pergunta concreta sobre a tua primeira fatura? Escreve-nos para hello@magicheidi.ch. Ainda respondo eu próprio aos e-mails. — Nathan Ganser, fundador do Magic Heidi.