Software de Faturamento Suíça: crie faturas com facilidade

A Magic Heidi é um software de faturamento suíço para freelancers, empresas individuais e pequenas empresas. Você cria faturas QR em cerca de 60 segundos, o IVA é calculado automaticamente pelo software, os recibos são registrados por foto, e os lembretes de pagamento ficam sempre visíveis. Tudo funciona no iPhone, Android, Mac, Windows e na web, a partir de CHF 0 por mês.

Nesta página, você vai descobrir o que um bom software de faturamento precisa oferecer, como a Magic Heidi se compara com bexio, smallinvoice, KLARA e outras soluções suíças, e qual solução de faturamento combina com o seu perfil.

O essencial em resumo

• A Magic Heidi é ideal para freelancers solo e empresas individuais que querem faturamento rápido e uso simples, sem a complexidade de um ERP.
• bexio (a partir de CHF 35 por mês) e KLARA (a partir de CHF 55 por mês) são fortes para equipes com cinco ou mais pessoas, mas costumam ser grandes demais para autônomos.
• smallinvoice é a escolha certa quando, além das faturas, CRM, projetos e controle de horas também são importantes.
• Indispensável na Suíça: fatura QR, IVA automático (8,1%, 2,6%, 3,8%), obrigatoriedade de IVA a partir de CHF 100.000 de faturamento, dez anos de prazo de guarda de documentos.
• A Magic Heidi é grátis e pode ser testada sem cartão de crédito: 3 faturas e 3 recibos, todas as funções, sem limite de tempo.

O que é um software de faturamento?

Um software de faturamento é um programa com o qual empresas criam, enviam e acompanham faturas. Ele cuida de todo o processo, do orçamento ao lembrete de pagamento: valores, IVA e prazos de pagamento são calculados automaticamente, e as faturas em aberto continuam visíveis. Na Suíça, isso inclui obrigatoriamente a fatura QR como parte de pagamento.

O termo faturamento vem do latim "factura" e significa simplesmente a emissão de faturas. Não importa se um fornecedor chama o produto de software de faturas ou programa de faturamento: o significado é o mesmo. O que conta não é o nome, mas se o software se encaixa na rotina da sua empresa e realmente tira de você o trabalho de gerenciar as faturas.

A especificação por trás da parte de pagamento QR suíça está na especificação Swiss QR Bill da SIX; como fazer isso em dois minutos, você vê em criar fatura QR. Os detalhes do IVA são explicados no guia IVA para freelancers, e a conciliação de pagamentos em importação bancária camt.053. Como orçamentos e dados cadastrais se conectam, mostram as páginas criar orçamentos e propostas e gestão de clientes.

Se um software cobre mal dois ou três desses pontos, você não percebe na demonstração. Você percebe em maio, quando vence a declaração trimestral de IVA.

Do momento em que você abre o app até o PDF enviado, são cerca de 60 segundos. Nas soluções maiores para PMEs, costuma levar de três a cinco minutos, porque há mais campos, contas e dados obrigatórios para preencher. Essa eficiência se soma: quem emite 10 faturas por mês economiza horas por ano.

Ainda assim, dá para personalizar: logo próprio, cores próprias, prazos de pagamento próprios. Quem prefere começar manualmente encontra em modelo de fatura um modelo gratuito, e no guia como escrever uma fatura na Suíça todos os dados obrigatórios.

O melhor software de faturas é aquele que combina com o seu volume e com a sua empresa; a tabela ajuda você a tomar decisões mais embasadas. Na prática, não conta a lista de funções mais longa, e sim quão rápido uma fatura chega ao cliente e quão pouco você pode errar no processo. A KLARA aposta em módulos que você contrata separadamente, o bexio em planos escalonados. A Magic Heidi optou, de propósito, por um único conjunto de funções para todos.

Billify (plano grátis, níveis pagos) e swiss21 (modelo grátis com ecossistema próprio) são outras opções suíças para quem quer economizar no início. Uma comparação completa com avaliações está no artigo sobre software de contabilidade Suíça.

Qual software de faturamento combina com a sua empresa?

A maioria das tabelas comparativas organiza por funcionalidades. É mais útil organizar pelo seu próprio perfil.

Software de faturamento, programa de faturas ou emissão de faturas: qual é a diferença

Resumindo: não há diferença. Software de faturamento, sistema de faturas, emissor de faturas e programa de faturamento descrevem a mesma ferramenta. Contadores e anúncios de emprego costumam falar em "emissão de faturas" ou "solução de faturamento", mas o significado é sempre o mesmo.

Mais importante que o termo é a diferença em relação a um software de contabilidade. Uma ferramenta de faturamento pura cria e gerencia faturas e orçamentos. Um software de contabilidade também controla contas, balanço e demonstração de resultados. Para empresas individuais e sociedades de pessoas com faturamento anual abaixo de CHF 500.000, a contabilidade simplificada já é suficiente, e para isso basta, na maioria dos casos, um software enxuto como a Magic Heidi, com exportação limpa para o contador.

Emissão de faturas na Suíça: estas são as obrigações

Antes de escolher um software, vale a pena olhar o que a prática suíça exige das empresas. Três pontos costumam passar despercebidos:

1. A fatura QR é o padrão. Desde outubro de 2022, os boletos de pagamento vermelhos e laranjas foram extintos. Para pagamentos domésticos em CHF, bancos e clientes esperam a parte de pagamento QR. Faturas emitidas sem a parte QR ainda funcionam, mas são incômodas para quem recebe e costumam ser pagas mais devagar.

2. Obrigatoriedade de IVA a partir de CHF 100.000 de faturamento anual. Enquanto a sua empresa ficar abaixo desse limite, você pode faturar sem IVA. Assim que ultrapassar esse valor, ou já for previsível que vai ultrapassar, você precisa se registrar na ESTV e destacar o IVA nas faturas. Um bom software aplica as alíquotas corretas automaticamente.

3. Prazo de guarda: dez anos. Faturas, recibos e documentos comerciais precisam ser guardados por dez anos, conforme o Código das Obrigações, Art. 958f, em um formato que continue legível a qualquer momento. Um software em nuvem com exportação cumpre isso com muito mais facilidade do que uma pilha de papéis no porão.

Esses três pontos deveriam estar bem cobertos em qualquer software de faturamento suíço. Se um fornecedor não os menciona claramente, isso costuma ser sinal de que o software foi criado para o mercado alemão ou austríaco.

Um preço baixo, porém, não é um fim em si mesmo. Se um software barato faz você controlar cobranças manualmente ou calcular o IVA por fora, essa economia acaba custando mais caro do que um software que deixa o processo redondo. A maior simplificação é aquela que você nem percebe mais, porque o faturamento simplesmente funciona e a gestão das faturas em aberto acontece em segundo plano. Para a maioria dos autônomos solo e pequenas empresas, essa é a ordem certa de prioridades; todos os detalhes estão na visão geral de preços.