Una fattura aperta, nessun pagamento dal cliente – una situazione che la maggior parte dei freelance in Svizzera conosce. Ma quali costi di sollecito puoi effettivamente richiedere? La risposta breve: in Svizzera non esiste una legge che fissa un importo. Di norma si richiedono CHF 10.00 a CHF 40.00 per ogni grado di sollecito, dove il primo promemoria di pagamento è solitamente gratuito. La base giuridica è fornita dal CO art. 105, che disciplina il risarcimento dei danni per mora. I costi di sollecito sono quindi un danno da mora – non un importo forfettario, ma una richiesta di rimborso spese che deve essere ragionevole.

In questa guida esaminiamo quanto puoi richiedere per ogni grado di sollecito, come funziona il processo a 3 gradi e cosa succede quando il cliente rifiuta i costi. Con modelli, esempi in CHF e consigli pratici per lavoratori autonomi, ditte individuali e piccole imprese.

L'essenziale in breve

• Promemoria di pagamento: di solito gratuito – il primo promemoria dopo la scadenza è una cortesia, non un obbligo a pagamento.
• 1. sollecito: CHF 10.00 a CHF 20.00 – il primo sollecito formale può prevedere un costo ragionevole.
• 2. sollecito: CHF 20.00 a CHF 40.00 – il secondo sollecito è più costoso e spesso collegato alla minaccia di esecuzione.
• I costi di sollecito sono soggetti a IVA – se sei soggetto a IVA, devi aggiungere l'8,1 % di IVA al costo.
• Base giuridica: CO art. 105 – i costi di sollecito sono un danno da mora, non un importo forfettario previsto dalla legge.

Cosa sono i costi di sollecito in Svizzera?

I costi di sollecito sono spese che un creditore può addebitare a un debitore quando una pretesa scaduta non viene pagata e deve essere sollecitata. In Svizzera – a differenza della Germania con la sua ordinanza sui costi di sollecito previsti dalla legge – non esiste un catalogo fisso. Questo significa: puoi richiedere costi di sollecito, ma l'importo deve essere «ragionevole» e coprire i costi effettivamente sostenuti.

La base giuridica si trova nel Codice delle obbligazioni (CO) su admin.ch. Due articoli sono rilevanti:

• CO art. 102 disciplina la mora. Non appena il debitore non paga dopo la scadenza, si trova in mora – e il creditore può richiedere il risarcimento dei danni.
• CO art. 105 definisce che il debitore in mora risponde dell'intero danno derivante dal ritardo. Ciò include le spese postali, l'onere amministrativo e i costi di sollecito.

Importante: i costi di sollecito non sono una «penale». Sono una richiesta di rimborso spese. L'importo deve quindi essere comprensibile. Chi richiede CHF 150.00 per un semplice sollecito deve poterlo giustificare in tribunale – e questo sarà difficile.

Differenza dal promemoria di pagamento

Il promemoria di pagamento è la fase amichevole preliminare: «Forse ha dimenticato di pagare, ecco di nuovo la fattura.» Non è un sollecito in senso giuridico e non dovrebbe prevedere un costo. Il primo sollecito invece è una richiesta formale con fissazione di un termine e può includere costi di sollecito.

Questa distinzione è importante. Chi inizia subito con un sollecito a pagamento sembra scortese e indebolisce la propria posizione se il cliente aveva una domanda legittima sulla fattura. Il promemoria di pagamento offre al cliente una possibilità equa di correggere l'errore.

Quanto puoi richiedere come costi di sollecito in Svizzera?

Poiché non esiste una legge con importi fissi, i freelance si orientano alla prassi. I seguenti importi si sono affermati come ragionevoli e vengono generalmente accettati dai tribunali svizzeri:

Questi importi sono valori di riferimento, non prescrizioni di legge. Ciò che è «ragionevole» dipende dall'onere. Chi invia una semplice e-mail farà fatica a giustificare CHF 40.00. Chi invia una raccomandata con ricerca dell'indirizzo attuale e sollecito telefonico ha argomentazioni migliori per importi più elevati.

IVA sui costi di sollecito

Sì, i costi di sollecito sono soggetti a IVA – a condizione che tu stesso sia soggetto a IVA. L'IVA in Svizzera è attualmente dell'8,1 %. Significa: CHF 20.00 di costi di sollecito più 8,1 % di IVA = CHF 21.62 totali. L'AFC conferma che i costi di sollecito sono trattati come prestazione accessoria legata alla prestazione principale – sono quindi soggetti alla stessa aliquota IVA della fattura originaria.

Consiglio pratico: Indica l'IVA sul sollecito separatamente, proprio come sulla fattura originaria. È pulito, trasparente ed evita discussioni.

Mini-storia: Sarah, grafica da Zurigo

Sarah, grafica da Zurigo, ha emesso una fattura di CHF 3'200.00 per un web design. Il termine di pagamento era di 30 giorni. Dopo la scadenza ha aspettato una settimana, poi ha inviato un cortese promemoria di pagamento senza costo. Dopo altri 14 giorni senza pagamento è seguito il primo sollecito con CHF 15.00 di costi più 8,1 % di IVA. Il cliente ha infine pagato l'importo della fattura più il costo – in totale CHF 3'236.23. Sarah ha giustificato il costo con un breve riferimento all'onere amministrativo. Nessuno scambio di parole, nessuna discussione.

Il processo a 3 gradi: promemoria di pagamento, 1. sollecito, 2. sollecito

Una gestione dei solleciti pulita segue una struttura chiara. Tre gradi si sono affermati nella prassi svizzera. Ecco come procedere:

Grado 1: promemoria di pagamento (giorno 30–35 dalla data fattura)

Il promemoria di pagamento è cortese, gratuito e senza fissazione di termine. Si parte dal presupposto che il cliente abbia dimenticato – non che non voglia pagare.

Contenuto:

• Riferimento alla fattura aperta con numero e importo
• Fattura originaria in allegato
• Richiesta di pagamento entro 7 giorni
• Nessun costo, nessuna minaccia

Testo di esempio: «Gentile cliente, la nostra fattura n. 2026-0142 del 01.07.2026 per CHF 3'200.00 è purtroppo ancora aperta. Probabilmente il pagamento è andato perso. La preghiamo di versare l'importo entro 7 giorni. La fattura è nuovamente allegata. Molte grazie per la Sua collaborazione.»

Grado 2: 1. sollecito (giorno 40–45 dalla data fattura)

Se il promemoria di pagamento non sortisce effetto, segue il primo sollecito. Ora diventa formale. Il primo sollecito per la Svizzera può prevedere costi da CHF 10.00 a CHF 20.00.

Contenuto:

• Chiara indicazione come «1. sollecito»
• Numero di fattura, importo originario e costi di sollecito
• Termine di pagamento: 10 giorni
• Riferimento a ulteriori passaggi (2. sollecito, esecuzione)

Testo di esempio: «1. sollecito. Nonostante il nostro promemoria di pagamento del data, la fattura n. 2026-0142 per CHF 3'200.00 rimane insoluta. La invitiamo a versare l'importo incl. costi di sollecito di CHF 15.00 più 8,1 % IVA (CHF 1.22) – totale CHF 3'216.22 – entro data + 10 giorni. Qualora non avesse pagato entro tale termine, ci riserviamo ulteriori passaggi.»

Grado 3: 2. sollecito (giorno 50–55 dalla data fattura)

Il secondo sollecito è l'ultimo prima dell'esecuzione. Il costo può ammontare qui a CHF 20.00 fino a CHF 40.00. Ora minacci l'esecuzione.

Contenuto:

• Indicazione come «2. sollecito» o «Ultimo sollecito»
• Importo originario più primo e secondo costo di sollecito
• Termine breve: 5–7 giorni
• Chiara minaccia di esecuzione

Testo di esempio: «2. sollecito – Ultimo avvertimento. La fattura n. 2026-0142 per CHF 3'200.00 è ancora insoluta dopo due solleciti. Pretesa totale incl. costi di sollecito: CHF 3'248.44 (CHF 3'200.00 + CHF 15.00 + CHF 25.00 + IVA). Le fissiamo un ultimo termine fino al data + 5 giorni. Dopo la scadenza avviamo l'esecuzione, senza ulteriore preavviso.»

Mini-storia: Marco, falegname da Lucerna

Marco, falegname da Lucerna, ha consegnato a un cliente un tavolo in legno massiccio. La fattura finale ammontava a CHF 6'800.00. Il cliente non si fece sentire dopo 30 giorni. Marco inviò un promemoria di pagamento – nessuna risposta. Dopo 14 giorni il primo sollecito con CHF 20.00 di costo – nessuna risposta. Dopo ulteriori 10 giorni il secondo sollecito con CHF 30.00 di costo e minaccia di esecuzione. A quel punto il cliente chiamò: «Scusa, la fattura era nello spam.» Versò l'importo totale di CHF 6'859.45 incl. costi di sollecito e IVA. Marco non ha ridotto i costi – il cliente li ha accettati senza discussioni.

Indicare correttamente i costi di sollecito nella fattura

La questione dell'IVA è la più comune fonte di errori nei costi di sollecito. Ecco i punti più importanti:

I costi di sollecito sono una prestazione accessoria alla prestazione principale. Significa: se la fattura originaria era soggetta a IVA, anche il costo di sollecito è soggetto a IVA. L'aliquota è la stessa – attualmente 8,1 % per le prestazioni standard, 3,8 % per le prestazioni alberghiere, 2,5 % per le aliquote ridotte.

Come indicare l'IVA:

1. sollecito
Fattura n. 2026-0142 del 01.07.2026

Importo fattura aperto:       CHF 3'000.00
1. costi di sollecito:         CHF    15.00
8,1 % IVA su costi di sollecito: CHF     1.22
─────────────────────────────────────────
Totale dovuto:                CHF 3'016.22

Importante: l'IVA sul costo di sollecito viene indicata separatamente. L'importo originario della fattura incl. IVA rimane invariato – si richiede quindi solo l'importo netto della fattura (se la fattura era comunque indicata incl. IVA, l'IVA rimane invariata) più il nuovo costo di sollecito incl. IVA.

Tenere sotto controllo il conteggio IVA

Se sei soggetto a IVA, devi conteggiare e versare l'IVA – anche sui costi di sollecito. L'IVA sul costo di sollecito deve essere registrata nel prossimo conteggio IVA. Utilizza un software di fatturazione che lo gestisce automaticamente, così puoi presentare l'IVA online senza dimenticare i costi di sollecito.

Mini-storia: Lisa, web designer da Basilea

Lisa, web designer da Basilea, ha fatturato costi di sollecito per oltre un anno senza indicare l'IVA. «Pensavo fosse come le spese postali – una pa forfettaria di rimborso senza IVA.» Quando la sua fiduciaria controllò il conteggio IVA, emerse che l'IVA su circa CHF 400.00 di costi di sollecito all'anno mancava. Lisa dovette rifatturare e versare l'IVA mancante di circa CHF 32.40. Nessun dramma, ma un errore fastidioso. Da allora indica correttamente l'IVA su ogni sollecito.

Cosa fare se il cliente non paga i costi di sollecito?

A volte il cliente paga la fattura principale, ma cancella i costi di sollecito. Oppure non paga nulla. Cosa fare?

Caso 1: il cliente paga la fattura principale, cancella i costi di sollecito

È il caso più frequente. Il cliente versa CHF 3'000.00, ma omette i CHF 15.00 di costi di sollecito. Cosa fare?

Approccio pragmatico: Accetta e annota l'episodio. Per CHF 15.00 non vale la pena avviare un'esecuzione. Ma: se il cliente torna a essere in ritardo, puoi richiedere un costo più elevato al prossimo sollecito o applicare una strategia di sollecito più severa.

In linea di principio: i costi di sollecito sono giuridicamente esigibili. Ma l'onere è spesso sproporzionato. Avviare un'esecuzione per CHF 15.00 – raramente ha senso. L'esecuzione ti costa come creditore un anticipo da CHF 30.00 a CHF 100.00, che recuperi, ma l'onere amministrativo per piccoli importi di solito non vale la pena.

Caso 2: il cliente non paga nulla

Se il cliente dopo il secondo sollecito continua a non pagare – fattura principale e costi di sollecito – è tempo di passare all'esecuzione. L'importo totale (somma fattura + costi di sollecito + IVA) può essere inserito nella richiesta di esecuzione.

Allo stesso tempo puoi calcolare l'interesse di mora e farlo valere. L'interesse di mora in Svizzera è attualmente del 5 % all'anno (tasso di riferimento della SNB più 5 %, vedi CO art. 73). L'interesse di mora è un tipo di costo diverso dal costo di sollecito – decorre dal giorno della scadenza, non dal sollecito.

Caso 3: il cliente contesta la pretesa

Se il cliente contesta la pretesa – «Non sono d'accordo con la prestazione» – devi prima chiarire se la fattura era corretta. Una fattura errata dà al cliente un diritto di ritenzione. In questo caso dovresti verificare la fattura ed eventualmente emettere una fattura corretta, prima di richiedere costi di sollecito.

Se invece la fattura è corretta e il cliente contesta ingiustamente la pretesa, puoi avviare l'esecuzione. Il cliente solleverà allora opposizione legale e dovrai scegliere la via giudiziaria.

Mini-storia: Thomas, consulente IT da Berna

Thomas, consulente IT da Berna, aveva un cliente con CHF 4'500.00 di fattura aperta. Dopo il secondo sollecito il cliente pagò CHF 4'500.00 – ma senza i CHF 40.00 di costi di sollecito. Thomas accettò il pagamento, ma non cancellò i costi dal suo sistema. Tre mesi dopo lo stesso cliente aveva di nuovo una fattura aperta. Thomas richiese questa volta CHF 30.00 di costi già al primo sollecito – con riferimento al precedente ritardo. Il cliente pagò senza discussioni. La lezione: chi richiede i costi di sollecito con costanza, viene meno spesso in ritardo.

Automatizzare i costi di sollecito con software

Chi sollecita con carta, Excel e Word spende tempo prezioso in compiti amministrativi. Un software di fatturazione può automatizzare l'intero processo di sollecito – costi di sollecito inclusi.

Cosa dovrebbe fare un buon software

• Promemoria automatici dopo la scadenza
• Sistema a gradi con termini e costi personalizzati
• Indicazione IVA automaticamente corretta
• QR-fattura con QR-IBAN corretto su ogni sollecito
• Protocollo di ogni passo di sollecito per la prova documentale
• Modelli di documento per promemoria, 1. e 2. sollecito

Magic Heidi vs. sollecito manuale

Con Magic Heidi non emetti solo fatture, ma anche solleciti con pochi clic. Il software:

• Invia automaticamente promemoria e solleciti secondo le tue regole
• Indica correttamente costi di sollecito e IVA
• Crea una QR-fattura corretta come sollecito – con numero di riferimento e QR-IBAN corretto
• Documenta ogni passo di sollecito per la successiva prova documentale
• Offre modelli di fattura per tutti i gradi

L'alternativa: Word, Excel, calcolo IVA manuale, polizza di versamento stampata, busta affrancata. Per un singolo sollecito sono 20–30 minuti di lavoro. Con diverse fatture aperte al mese, le ore si sommano.

Confronto dei costi

Magic Heidi costa da CHF 25.00 al mese. Con questo puoi creare fatture, solleciti e promemori senza limiti. Vedi i prezzi. Chi confronta vede subito: più economico di bexio a CHF 52.00/mese, e il sistema di solleciti è incluso.

Mini-storia: Anna, fotografa da Ginevra

Anna, fotografa freelance da Ginevra, prima scriveva ogni sollecito con Word e calcolava l'IVA manualmente. Per sollecito dedicava 30 minuti. Con 5–8 fatture aperte al mese erano 3–4 ore di puro lavoro di sollecito. Da quando usa Magic Heidi, il sistema di solleciti è automatico: il software riconosce le fatture aperte, invia il promemoria dopo 7 giorni e il primo sollecito dopo 14 giorni – incl. costi di sollecito e IVA corretti. Anna ha persino aumentato i costi a CHF 20.00 per il primo e CHF 35.00 per il secondo sollecito, perché il software lo fa automaticamente. Da allora dedica zero tempo al lavoro di sollecito e incassa in media CHF 80.00 di costi al mese che prima non richiedeva.

Conclusione: costi di sollecito in Svizzera – giuridicamente sicuro e pragmatico

I costi di sollecito in Svizzera non sono un campo giuridico complesso, ma ci sono alcune regole da conoscere. Poiché non esiste una legge con importi fissi, vale: ragionevoli, comprensibili, soggetti a IVA. CHF 10.00 a CHF 40.00 per grado di sollecito sono usuali e accettati. Il primo promemoria di pagamento è gratuito.

La chiave sta nel sistema: chi ha un sistema di sollecito pulito – con termini chiari, passi documentati e indicazione IVA corretta – dovrà meno spesso aspettare fatture non pagate. I clienti pagano più velocemente quando sanno che i solleciti seguono con costanza.

Con Magic Heidi automatizzi l'intero processo. Emettere fatture, inviare solleciti, preparare l'esecuzione – tutto da un unico software. Provalo: Prova Magic Heidi, da CHF 25.00 al mese. E se un cliente proprio non paga, ora sai come avviare l'esecuzione.