Una quietanza in Svizzera deve contenere almeno sei indicazioni: data, importo, descrizione della prestazione, nome del pagante, nome del beneficiario e una firma. A partire da CHF 400 è obbligatorio indicare anche l'indirizzo dell'acquirente. Più in basso trovi modelli gratuiti da scaricare e un generatore con cui creare la tua ricevuta direttamente come PDF.

Hai ricevuto un pagamento in contanti e non sai come deve essere fatta la ricevuta? Oppure hai venduto una bicicletta usata e l'acquirente vuole un documento? Allora sei nel posto giusto. Noi stessi, come freelance svizzeri, abbiamo emesso quietanze regolarmente prima di passare a tutto digitale con Magic Heidi. In questa guida trovi tutto quello di cui hai bisogno: modelli gratuiti, le indicazioni obbligatorie per legge e istruzioni chiare.

L'essenziale in breve

• Ogni ricevuta deve contenere data, importo, descrizione della prestazione, pagante, beneficiario e firma
• A partire da CHF 400 l'indirizzo completo dell'acquirente è obbligatorio (art. 26 cpv. 3 LIVA)
• Le aziende soggette all'IVA devono indicare separatamente l'importo IVA e il numero UID
• Una fattura quietanzata sostituisce nella maggior parte dei casi una ricevuta separata
• Le ricevute devono essere conservate in Svizzera per 10 anni

Crea la ricevuta online: generatore PDF gratuito

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Per ricevute ricorrenti, calcolo automatico dell'IVA e fatture professionali ti consigliamo di provare Magic Heidi gratuitamente. Così non devi ricominciare da zero ogni volta.

Modello di ricevuta gratuito per la Svizzera: Word, Excel e PDF

Se preferisci scaricare un modello e compilarlo a mano, abbiamo preparato quattro varianti.

Cosa deve contenere una ricevuta in Svizzera?

In Svizzera non esiste un'unica "legge sulle ricevute". Le regole derivano dal Codice delle obbligazioni (art. 88 CO) e dalla Legge sull'imposta sul valore aggiunto (art. 26 LIVA).

Indicazioni obbligatorie per ogni ricevuta

Ogni quietanza in Svizzera dovrebbe contenere queste indicazioni:

1. Numero di ricevuta o numero progressivo
2. Data del pagamento
3. Nome e indirizzo dell'emittente (chi ha ricevuto il denaro)
4. Nome del pagante (chi ha pagato)
5. Descrizione della merce o del servizio
6. Importo in CHF (o altra valuta)
7. Firma dell'emittente

Sembra tanto, ma la maggior parte di queste indicazioni si compila in meno di un minuto.

Indicazioni aggiuntive a partire da CHF 400

Non appena l'importo è pari o superiore a CHF 400, il diritto svizzero richiede inoltre:

• Indirizzo completo dell'acquirente (via, CAP, località)
• Per transazioni commerciali: ragione sociale e forma giuridica

Questa regola deriva dall'art. 26 cpv. 3 LIVA. Il principio è che al di sopra di una certa cifra occorre poter verificare chi ha pagato, in modo che le autorità fiscali possano controllare la transazione.

Indicazioni IVA per le aziende soggette all'imposta

Se la tua azienda è soggetta all'IVA (fatturato superiore a CHF 100'000 all'anno), le tue ricevute devono contenere anche:

• Numero UID con la menzione "IVA" (es. CHE-123.456.789 IVA)
• Aliquota IVA (8,1 % aliquota normale o 2,6 % aliquota ridotta)
• Importo IVA indicato separatamente
• Importo netto e lordo

Senza queste indicazioni la controparte non può far valere la deduzione dell'imposta precedente. È rilevante soprattutto nelle transazioni commerciali.

Consiglio: Se crei regolarmente ricevute o fatture conformi all'IVA, vale la pena usare un software di fatturazione come Magic Heidi. L'IVA viene calcolata automaticamente: scegli semplicemente l'aliquota.

Compilare una ricevuta passo dopo passo

Esempio compilato di una ricevuta

Ecco un esempio concreto. Immagina di essere una grafica freelance e un cliente ti paga in contanti dopo un workshop:

RICEVUTA N. 2026-003

Data: 4 maggio 2026

Emittente:
Anna Bernasconi
Via Nassa 12
6900 Lugano
CHE-111.222.333 IVA

Pagante:
PMI Esempio Sagl
Via Pessina 5
6900 Lugano

Descrizione                              Importo
--------------------------------------------------
Workshop grafica (4 ore)             CHF 480.00

Importo netto:                       CHF 443.94
IVA 8,1 %:                          CHF  36.06
Importo totale:                      CHF 480.00

Modalità di pagamento: Contanti

Importo ricevuto con ringraziamento.

_________________________
Firma Anna Bernasconi

Errori frequenti nella compilazione di una ricevuta

Questi sono gli errori che vediamo più spesso:

• Nessuna firma. Senza firma la ricevuta non ha valore probatorio. Un timbro da solo non basta.
• IVA dimenticata. Chi è soggetto all'IVA e non la indica separatamente fornisce al cliente un documento inutilizzabile.
• Indirizzo dell'acquirente mancante per importi a partire da CHF 400. In quel caso la ricevuta è priva di valore per la deduzione dell'imposta precedente.
• Descrizione troppo vaga. "Servizio" non è sufficiente. Scrivi in modo preciso: "Workshop grafica, 4 ore" oppure "Bicicletta da corsa usata, Scott Scale 970".

Quando hai bisogno di una ricevuta?

Non ogni pagamento richiede una ricevuta. Ecco i casi più importanti.

Pagamento in contanti e vendita diretta

Il caso classico. Quando qualcuno paga in contanti non esiste un estratto conto bancario come prova. La ricevuta è allora l'unica conferma che il denaro è stato trasferito.

Secondo l'art. 88 CO il debitore può richiedere una quietanza ad ogni pagamento. Ciò significa che se il tuo cliente te lo chiede, sei obbligato a emetterla.

Acconto e pagamento parziale

Per i progetti più grandi i freelance concordano spesso un acconto. Ad esempio: Marco è sviluppatore web e richiede il 50 % di acconto per un progetto di sito web da CHF 6'000. Il cliente consegna CHF 3'000 in contanti. Marco emette una ricevuta di CHF 3'000 con la nota "Acconto per redesign sito web, progetto n. 2026-W12". In questo modo entrambe le parti sono tutelate.

Vendita tra privati (usato, mobili, biciclette)

Vendi la tua vecchia bici da corsa per CHF 800 su Ricardo o al mercato delle pulci? Una ricevuta tutela entrambe le parti. L'acquirente ha un documento per l'assicurazione (in caso di furto della bicicletta) e tu hai la prova di aver ricevuto il denaro.

Per le vendite tra privati non si applica l'IVA. La ricevuta è quindi più semplice: data, oggetto, importo, entrambi i nomi, firma.

Quietanza per affitto

Se un inquilino paga l'affitto in contanti, il locatore dovrebbe emettere una ricevuta. Questo avviene soprattutto nei contratti di subaffitto o in accordi informali. La ricevuta serve come prova che l'affitto è stato pagato.

TWINT e pagamenti digitali

Con TWINT, carta di credito o bonifico bancario esiste già una prova digitale del pagamento (estratto conto, ricevuta TWINT). In questi casi una ricevuta separata non è strettamente necessaria. L'estratto conto vale come documento.

Se il cliente vuole comunque una ricevuta, puoi naturalmente emetterla. Indica allora la modalità di pagamento: "Pagamento tramite TWINT il 04.05.2026".

Ricevuta vs. fattura: qual è la differenza?

Questa domanda si sente spesso, e la risposta è più semplice di quanto si pensi.

La differenza fondamentale: una fattura dice "ti prego di pagare", una ricevuta dice "grazie, denaro ricevuto".

Quando basta una fattura quietanzata?

In pratica la maggior parte dei freelance non emette una ricevuta separata. Invece annotano sulla fattura:

"Importo di CHF 480.00 ricevuto in contanti il 04.05.2026." Firma: ___________

Questo è sufficiente nella quasi totalità dei casi. Una fattura quietanzata è giuridicamente equivalente a una ricevuta separata, purché siano presenti tutte le indicazioni obbligatorie.

Se crei le tue fatture con Magic Heidi, puoi annotare il pagamento direttamente nell'app. Questo ti risparmia completamente la ricevuta manuale.

Ricevuta come freelance o lavoratore autonomo in Svizzera

Come freelance o ditta individuale in Svizzera di norma emetti fatture, non ricevute. La fattura è il documento commerciale standard. Una ricevuta separata ti serve solo in pochi casi:

• Prestazioni pagate in contanti senza fattura precedente
• Quietanza immediata al banco del mercato, dal artigiano in loco o durante i workshop
• Su richiesta del cliente dopo un pagamento in contanti

Lisa è insegnante di yoga a Bellinzona e dà lezioni private. Alcuni clienti pagano in contanti dopo ogni lezione. Invece di creare ogni volta una fattura completa, Lisa emette una breve ricevuta: "Lezione privata di yoga, 60 min., CHF 120, ricevuto in contanti." A fine mese raccoglie tutto in una contabilità ordinata. Da quando usa Magic Heidi, scansiona le spese direttamente con il telefono e ha tutto in digitale.

Autoricevuta in caso di scontrino perso

Hai perso la ricevuta? Capita. Per i piccoli importi (parcheggi, mance, vitto) puoi creare un cosiddetto documento sostitutivo. È un'autoricevuta con:

• Data e importo
• Descrizione della spesa
• Motivo per cui manca il documento originale
• La tua firma

Importante: sui documenti sostitutivi non puoi far valere la deduzione dell'imposta precedente. Servono solo a rendere la spesa tracciabile in contabilità. Usa i documenti sostitutivi con parsimonia, non è una soluzione abituale.

Obbligo di conservazione delle ricevute in Svizzera

Le ricevute commerciali devono essere conservate secondo l'art. 958f CO per almeno 10 anni. Questo vale per:

• Tutte le ricevute emesse
• Tutte le ricevute e i documenti ricevuti
• Copie digitali (scansioni, foto), purché riproducano il contenuto originale

In pratica ciò significa: scansiona o fotografa le tue ricevute cartacee in tempi brevi. La carta sbiadisce, si perde o diventa illeggibile. Una copia digitale in uno strumento di contabilità è più sicura e viene accettata dalle autorità fiscali.