Un cliente non riesce a pagare la tua fattura? Invece di avviare subito l'esecuzione, puoi concordare un pagamento rateale – e tutelarti comunque con l'accordo giusto. Qui trovi tutto: un modello pronto da copiare, la clausola di decadenza, gli interessi, l'IVA e una QR-fattura per ogni rata.
Pagamento rateale: modello con clausola di decadenza, 5 % di mora e timing IVA. Così gli indipendenti incassano i loro soldi – copia il modello!
Fondatore di Magic Heidi
Ogni indipendente conosce quella telefonata: «Purtroppo non riesco a pagare la fattura tutta in una volta. Possiamo trovare un accordo?» Ora hai due possibilità. Prima possibilità: rifiuti, solleciti e magari avvii l'esecuzione. Seconda possibilità: proponi un pagamento rateale. Ma chi vuole concordare un pagamento rateale non dovrebbe farlo di passata al telefono – bensì per iscritto, in modo pulito e con sicurezza. Così il pagamento rateale non è generosità, ma calcolo: incassi il tuo denaro a piccoli passi, il cliente conserva la sua dignità e, rispetto al caso «tutto in una volta», non perdi nemmeno una tutela giuridica.
Senza un accordo scritto, invece, il pagamento rateale è una tigre di carta senza denti. Perdi tempo, la prescrizione continua a correre e, nel caso peggiore, ti ritrovi messo peggio di prima. Con la clausola di decadenza, scadenze chiare e un sollecito documentato, il pagamento rateale è uno degli strumenti più efficaci nella gestione dei crediti – e per importi per cui un'esecuzione vale solo in parte, spesso è l'unica soluzione realistica.
In questa guida ti mostro quando ha senso un pagamento rateale, come deve essere strutturato l'accordo (modello pronto da copiare incluso), cosa devi sapere su clausola di decadenza, interessi di mora e IVA – e cosa fare se il cliente salta comunque una rata. Con importi in CHF concreti e tre storie dalla pratica.
L'essenziale in breve
- Sempre per iscritto – un accordo verbale, in caso di disputa, vale quasi nulla. Usa il modello qui sotto, compilalo e fallo firmare.
- Inserisci la clausola di decadenza – in caso di ritardo su una rata, l'intero importo residuo diventa immediatamente esigibile. Altrimenti ti ritrovi a inseguire rate da CHF 900.00 invece di esigere CHF 5'340.00 in una volta.
- Interessi di mora del 5 % dal sollecito – si applica automaticamente secondo l'art. 104 CO, anche senza accordo. Nel contratto puoi però concordare anche un tasso tuo.
- Fatturare l'IVA per ogni rata – ogni rata incassata contiene la sua quota di IVA dell'8.1 %; si dichiara in base all'incasso, non alla data della fattura.
- Preparare l'escalation – se salta una rata: breve sollecito, attivare la clausola di decadenza, poi sollecito con termine e, se necessario, esecuzione (anticipo circa CHF 20.00–40.00).
Prima la distinzione più importante: un cliente che chiama di sua iniziativa e chiede di pagare a rate è una categoria completamente diversa da uno che tace. Nel primo caso hai davanti qualcuno che vuole pagare e solo momentaneamente non può. Nel secondo caso hai un problema di comunicazione – e un piano di pagamento non risolve un problema di comunicazione.
Un pagamento rateale conviene se:
Lascia perdere se:
Come regola pratica approssimativa: un pagamento rateale conviene a partire da un importo totale di circa CHF 500.00 e con un cliente di cui credi alla storia. Al di sotto, o con una comunicazione dubbia: procedura di sollecito standardizzata.
Miriam, fisioterapista di Berna, dopo una cura conclusa aveva una fattura aperta di CHF 2'400.00. Il paziente si fece sentire di sua iniziativa – all'improvviso finanziariamente non ce la faceva più. Miriam propose sei rate mensili da CHF 400.00, la prima subito. Si fece confermare il tutto per iscritto con un breve accordo contenente la clausola di decadenza. Tutte e sei le rate arrivarono puntuali, e il paziente rimase fedele al suo studio. La sua conclusione: «Non ho rinunciato a niente – ho solo incassato a piccoli passi.»
Perché proprio per iscritto? Tre motivi. Primo: il valore probatorio. Un accordo di pagamento rateale firmato è al tempo stesso un riconoscimento di debito per iscritto – vale oro, qualora si arrivasse davvero all'esecuzione, perché con un credito riconosciuto ottenere la formula esecutiva risulta notevolmente più semplice. Secondo: costringe entrambe le parti a parlare con precisione di scadenze e importi invece di vaghe rassicurazioni («Ci mandi pure qualcosa, quando le è comodo»). Terzo: disciplina il cliente – un piano di pagamento firmato viene preso più sul serio di una telefonata.
Questi punti vanno in ogni accordo di pagamento rateale:
Modello pronto da copiare:
Accordo di pagamento rateale
tra
[Il tuo nome / la tua azienda, indirizzo, eventualmente n. UID] («Creditore»)
e
[Nome, indirizzo del cliente] («Debitore»)
Oggetto: fattura n. [2026-0142] del [01.09.2026]
per CHF [4'800.00] IVA inclusa
1. Il debitore conferma la ricezione della fattura e
riconosce l'importo aperto di CHF [4'800.00].
2. L'importo verrà pagato nelle seguenti rate:
– CHF [1'200.00] pagabile entro il [31.10.2026]
– CHF [900.00] pagabile entro il [30.11.2026]
– CHF [900.00] pagabile entro il [31.12.2026]
– CHF [900.00] pagabile entro il [31.01.2027]
– CHF [900.00] pagabile entro il [28.02.2027]
3. Il pagamento avviene tramite QR-fattura (attenzione al
numero di riferimento) o Twint.
4. Clausola di decadenza: se il debitore è in ritardo con una
rata per più di [10] giorni, l'intero importo residuo
ancora aperto diventa immediatamente esigibile.
5. Sull'importo aperto il debitore deve, dal sollecito,
interessi di mora del [5] % all'anno.
6. Le spese di sollecito e di recupero sono a carico del
debitore, nei limiti consentiti dalla legge.
Luogo, data: _________________
Firma creditore: _________________
Firma debitore: _________________
Adatta le rate in modo realistico. Quattro rate che il cliente riesce a sopportare valgono più di dodici su cui fallisce. E: la fattura originale deve essere conforme all'IVA – tutte le indicazioni obbligatorie, aliquota corretta, numero UID. Se non sai cosa deve comparire su una fattura svizzera: nel nostro modello di fattura trovi la struttura completa, campi obbligatori inclusi.
La clausola di decadenza è il cuore di ogni accordo di pagamento rateale. Senza di essa vale: ogni singola rata è un piccolo credito a sé. Se una salta, devi sollecitare, fissare termini, avviare l'esecuzione – mentre le rate successive continuano a correre e tra poco ti tocca rifare tutto daccapo. Con la clausola di decadenza la logica si rovescia: un solo mancato pagamento rende immediatamente esigibile l'intero importo residuo. Questa è la differenza decisiva tra «inseguire CHF 900.00» ed «esigere CHF 5'340.00».
Ecco come suona una clausola di decadenza pulita:
«Se il debitore è in ritardo con una rata per più di 10 giorni, l'importo totale delle rate ancora aperte diventa esigibile senza ulteriore sollecito.»
Tre indicazioni pratiche:
Rafael, pittore di Basilea, dopo la tinteggiatura di un appartamento aveva una fattura aperta di CHF 8'900.00. Il cliente chiese il pagamento rateale. Rafael acconsentì: cinque rate da CHF 1'780.00, la prima subito – con clausola di decadenza e interessi di mora del 5 %. Le prime due rate arrivarono puntuali, la terza saltò. Al telefono la risposta era: «La settimana prossima, sicuramente.» Rafael lasciò trascorrere i 10 giorni della clausola, poi la attivò e scrisse un unico sollecito con 10 giorni di termine sull'intero residuo aperto di CHF 5'340.00. Il pagamento arrivò entro otto giorni, completo. Il suo commento: «Senza la clausola avrei fatto telefonate dietro a mini-rate per mesi.»
Molti indipendenti credono che con un pagamento rateale debbano rinunciare a tutto. È il contrario: interessi e spese puoi esigerli anche con un piano di pagamento – l'unico metro è che resti corretto.
Interessi di mora. Dal momento in cui il cliente è in mora – negli accordi di pagamento rateale di norma con il sollecito dopo la scadenza di una rata – deve interessi di mora. Senza accordo particolare sono il 5 % all'anno secondo l'art. 104 CO. Nell'accordo puoi però fissare anche un altro tasso, più alto o più basso. Importante: gli interessi decorrono solo dalla mora, non dal giorno della firma. Chi esige interessi dal giorno 1 su tutte le rate fa l'effetto dell'avido e rischia che il cliente non entri affatto nel piano. Restare dentro misura: un tasso ben oltre il 5 % può essere classificato come illecito. Rimani vicino allo standard legale.
Cosa significa 5 % in concreto? Su un residuo aperto di CHF 5'340.00 sono CHF 267.00 all'anno – quindi circa CHF 22.25 al mese. Con importi residui piccoli gli interessi non sono un modello di business, ma mostrano al cliente che non pagare ha un prezzo.
Spese di sollecito. Consuete e di regola non contestate in tribunale sono CHF 10.00 fino a CHF 20.00 per sollecito – a condizione di sollecitare solo dopo la scadenza e di documentare la spesa. Non è invece lecito trasformare le spese di sollecito in un centro di profitto.
Tieni tutto snello. Ogni spesa che addebiti aumenta il rischio che il cliente abbandoni il piano. Un buon compromesso dalla pratica: scrivere spese e interessi nell'accordo (producono effetto anche senza applicarli), ma non farli valere se tutto va liscio. Il cliente percepisce: pagare puntuale conviene.
La domanda più frequente nel contesto del pagamento rateale: devo emettere una fattura IVA separata per ogni rata? Risposta breve: no. La fattura originale rimane l'unica fattura – sull'importo completo IVA inclusa. Le rate sono pagamenti su quella fattura.
Il timing. Si dichiara secondo il principio dell'incassato: ogni rata incassata è un corrispettivo parziale, e la quota IVA in essa contenuta la dichiari nel periodo di liquidazione in cui la rata è effettivamente arrivata a te – non già all'emissione della fattura. Lo disciplina la legge sull'imposta sul valore aggiunto (LIVA); il testo vigente e i dettagli sul periodo fiscale li trovi su fedlex.admin.ch rispettivamente nelle direttive dell'AFC.
Un esempio con l'8.1 % di IVA: arriva una rata di CHF 1'000.00, questa contiene CHF 74.93 di IVA (CHF 925.07 netto + CHF 74.93 IVA). Esattamente questa quota la dichiari nel periodo dell'incasso. Sommando su tutte le rate si ottiene, sotto il profilo del calcolo, esattamente l'IVA della fattura complessiva.
L'emissione della fattura. La fattura originale deve contenere le indicazioni obbligatorie – il tuo numero UID, l'aliquota IVA e l'importo dell'IVA, la data della fattura e così via. Quali indicazioni siano necessarie lo disciplina l'Art. 26 OIVA. È inoltre lecito e consigliabile menzionare direttamente in fattura il piano delle rate («pagabile in 5 rate mensili secondo l'accordo del 22.09.2026»). Questo crea chiarezza per entrambe le parti e per l'autorità fiscale.
Acconto e pagamento rateale non sono la stessa cosa. Un acconto è un pagamento prima o durante la prestazione – un anticipo che metti in conto come pagamento parziale su una prestazione ancora in corso. Un pagamento rateale ai sensi di questo articolo è il pagamento posticipato di una prestazione già resa e interamente fatturata. Per acconti su vere prestazioni parziali le fatture parziali possono avere senso; per un piano di pagamento su una fattura conclusa no.
E un consiglio pratico nella direzione opposta: se capitasse a te di andare in ritardo con la tua IVA, anche l'AFC accetta piani di pagamento – una proposta di piano di pagamento puoi presentarla lì online.
Il fastidio pratico più grande con i pagamenti rateali sono gli incassi parziali che non sai attribuire a nessun credito. La soluzione è semplice: invia per ogni rata una QR-fattura propria con il suo numero di riferimento. Così la tua contabilità abbina automaticamente il pagamento alla rata giusta, e non devi mai più chiederti cosa intendeva il cliente con «ho trasferito 500 una volta».
Ecco come metterlo in pratica:
Sembra un lavoro? Non deve esserlo. Chi crea le fatture con Magic Heidi può impostare le rate una sola volta come fatture ricorrenti: QR-fattura per ogni rata con numero di riferimento corretto, promemoria automatico, registrazione pulita all'incasso. Come è strutturata una tale QR-fattura e quali campi sono obbligatori lo mostriamo nella guida creare una QR-fattura.
Anche il piano di pagamento più bello può fallire. La differenza rispetto all'accordo verbale: ora hai un piano anche per questo caso. L'escalation procede in quattro tappe:
Tappa 1: il colloquio (giorno 3–5 dopo la scadenza). La prima rata saltata è quasi sempre una svista – un giorno di bonifico mancato, un appuntamento eBanking dimenticato. Breve mail o telefonata: «Non abbiamo ricevuto la rata del 31.10. – la prego di pagare entro il data.» Restare cordiali, ma concreti.
Tappa 2: attivare la clausola di decadenza (giorno 10–14). Se la rata manca e la situazione non si sblocca nemmeno dopo il colloquio, tiri la corda: attivi la clausola di decadenza e rendi esigibile l'intero residuo aperto. Con i consumatori rispetta la proroga della LCC (sollecito per iscritto, di regola almeno 14 giorni). Da qui in poi per iscritto, con data.
Tappa 3: l'ultimo sollecito con termine e minaccia di esecuzione. In concreto: intero residuo inclusi gli interessi di mora (5 % dal sollecito) più una spesa di sollecito da CHF 10.00 a CHF 20.00, termine 10 giorni, con l'indicazione esplicita «in caso contrario avviamo l'esecuzione». La frase funziona solo se poi la metti in pratica.
Tappa 4: l'esecuzione. Ora non serve più discutere. Come avviare un'esecuzione passo per passo – dalla domanda all'ufficio di esecuzione fino al comando di pagamento, con anticipo delle spese da circa CHF 20.00 – lo leggi nella guida avviare l'esecuzione in Svizzera. Il tuo vantaggio rispetto a un creditore senza accordo: l'accordo di pagamento rateale firmato è un riconoscimento di debito per iscritto. Se il debitore fa opposizione, ottenere la formula esecutiva risulta così notevolmente più semplice.
Un pensiero sulla pazienza: un'esecuzione conviene solo quando è chiaro che il piano di pagamento è fallito – non alla prima scadenza mancata. Vale al contrario: chi alla terza rata saltata concede «un'ultima possibilità», raccoglierà la quarta. E se alla fine non c'è davvero niente da recuperare, la prescrizione continua a correre – quando e come controbattere lo leggi nell'articolo quando le fatture si prescrivono in Svizzera.
Stefan, fotografo di matrimoni di San Gallo, aveva una fattura aperta di CHF 3'600.00 e aveva concordato con la coppia di sposi quattro rate da CHF 900.00. La prima rata non arrivò. Stefan sollecitò cordialmente, ricevette un «scusate, la settimana prossima» – e niente. Dopo 10 giorni attivò la clausola di decadenza, rese esigibile l'intero CHF 3'600.00 e fissò 10 giorni di termine con minaccia di esecuzione. Di nuovo niente. Avviò dunque l'esecuzione, anticipo CHF 30.00. Otto giorni dopo la notifica del comando di pagamento arrivò il bonifico: CHF 3'600.00 più interessi di mora. Il commento di Stefan: «Il piano di pagamento non era un punto debole. Era la prova che la coppia non ha mai contestato il debito – e questo mi ha semplificato enormemente l'esecuzione.»
Conclusione: Concordare un pagamento rateale non è una rinuncia, ma uno strumento di gestione dei crediti con rete di sicurezza. La formula del successo è breve: accordo scritto, rate realistiche, clausola di decadenza, interessi di mora del 5 % dal sollecito, una QR-fattura per ogni rata – e una scala di escalation chiara, se il cliente dovesse saltare comunque una rata. Se non vuoi gestire a mano rate, promemoria e solleciti, Magic Heidi lo fa per te: QR-fatture ricorrenti, promemoria automatici, documentazione completa. I prezzi partono da CHF 25.00 al mese – nettamente sotto ciò che costano strumenti paragonabili.
Meglio evitare. Una promessa verbale è difficile da provare in caso di disputa – è la tua parola contro quella del cliente. Il minimo assoluto è una conferma esplicita del cliente via e-mail con importo delle rate e scadenze («Accetto 4 rate da CHF 900.00 a fine mese»). Meglio ancora un accordo firmato, perché è al tempo stesso un riconoscimento di debito per iscritto e semplifica notevolmente un'eventuale formula esecutiva futura.
La clausola di decadenza è l'accordo secondo cui, in caso di ritardo di pagamento su una rata, non solo quella rata, ma l'intero importo residuo ancora aperto diventa immediatamente esigibile. Esempio: di cinque rate da CHF 1'780.00 due sono pagate, la terza salta – allora i restanti CHF 5'340.00 diventano esigibili in un colpo solo. Così cade l'inseguimento faticoso di singole piccole rate. La clausola deve essere formulata per iscritto, in modo chiaro e non nascosto. Per i consumatori può applicarsi la legge sul credito al consumo (LCC): sollecito e di regola almeno 14 giorni di proroga prima che la clausola venga attivata.
Sì. Dalla mora – di norma con il sollecito dopo la scadenza di una rata – il cliente deve interessi di mora. Senza accordo sono il 5 % all'anno secondo l'art. 104 CO. Nell'accordo di pagamento rateale puoi concordare anche un altro tasso. Resta però dentro limiti ragionevoli: tassi drasticamente esorbitanti rischiano la nullità della clausola e scoraggiano il cliente dall'entrare nel piano di pagamento. Su CHF 5'340.00 di credito aperto il 5 % frutta comunque circa CHF 22.25 al mese.
Prima di tutto resta calmo: la prima rata saltata è spesso una svista. Contatta il cliente dopo 3–5 giorni, in modo cordiale e concreto, con una nuova scadenza. Se il pagamento manca, attivi la clausola di decadenza (con i consumatori rispetta la proroga della LCC, di regola 14 giorni), rendi esigibile l'intero residuo e fissi con un ultimo sollecito 10 giorni di termine inclusa la minaccia di esecuzione. Poi: avviare l'esecuzione. Documentare tutto – ogni mail, ogni telefonata con la data.
Con una proroga di pagamento sposti la scadenza dell'intero credito a un termine successivo – il cliente allora paga tutto in una volta, solo più tardi. Con un pagamento rateale suddividi l'importo in più pagamenti parziali. La proroga si addice a un momento di strettezza breve e prevedibile (p. es. il bonus il mese prossimo), il pagamento rateale a un momento di strettezza più lungo. Le due si possono combinare: per esempio un anticipo, poi la proroga del resto con rate a partire da una data precisa.
La fattura originale rimane l'unica fattura – sull'importo completo IVA inclusa e con tutte le indicazioni obbligatorie secondo l'Art. 26 OIVA. Per ogni rata non emetti una nuova fattura IVA, ma invii una sezione di pagamento (p. es. una QR-fattura con numero di riferimento). Si dichiara secondo il principio dell'incassato: la quota IVA di ogni rata incassata viene dichiarata nel periodo di liquidazione dell'incasso. Esempio con l'8.1 %: su una rata di CHF 1'000.00, CHF 74.93 vanno all'IVA.