Contabilità Amazon in 2 minuti con Magic Heidi

Vendi tramite Amazon Seller Central o FBA dalla Svizzera e ti serve una contabilità che regga la tua realtà: versamenti ogni 14 giorni in EUR o USD, referral e commissioni FBA, il piano Pro sulla carta di credito, soglia IVA da CHF 100'000, ricevute organizzate, export fiscale a fine anno. Sei nel posto giusto.

Ecco come funziona in pratica. Amazon raccoglie i tuoi ordini, trattiene direttamente le commissioni di vendita, le commissioni FBA e i rimborsi, poi ti versa ogni 14 giorni un importo netto sul tuo conto bancario. Questo importo netto del disbursement è quello che effettivamente ti arriva.

Per la contabilità semplificata non devi ricostruire manualmente ogni singolo ordine Amazon. Puoi registrare ogni versamento Amazon come entrata o incasso e allegare come ricevuta il report "Date Range Summary" da Seller Central. L'importante è che il report mostri in modo verificabile cosa c'è dentro il payout, quindi vendite, referral fees, FBA fees, rimborsi e versamento netto. Così la tua contabilità resta semplice, ma comunque verificabile.

Registrare un versamento in Magic Heidi è semplicissimo. Trascini il report PDF "Date Range Summary" da Seller Central direttamente in Magic Heidi con il drag-and-drop, poi noi leggiamo importo e data dal PDF.

Pensa a Elena, una fittizia venditrice di pelletteria artigianale di Basilea. Vende come Private-Label seller principalmente su amazon.de, circa CHF 95'000 di fatturato annuo, ditta individuale e per il momento non ancora soggetta a IVA in Svizzera. La sua contabilità in Magic Heidi: per ogni versamento di 14 giorni trascina dentro il report di Seller Central, Magic Heidi crea la registrazione, la ricevuta resta allegata, fatto. Distribuito sull'anno fanno circa 26 voci di disbursement più le fatture del piano Pro e della pubblicità addebitate separatamente, in totale circa 45 minuti di pura contabilità per il business Amazon. A fine anno esporta entrate, uscite e ricevute per il fiduciario e nel frattempo si è risparmiata da CHF 500 a 1'200 di costi di tool di sync.

L'essenziale in breve

• La contabilità semplificata secondo il CO art. 957 vale per le ditte individuali svizzere e le società di persone con meno di CHF 500'000 di ricavi nell'ultimo esercizio.
• Non ti serve la contabilità in partita doppia e non devi registrare singolarmente ogni ordine Amazon.
• In pratica puoi registrare per ogni disbursement Amazon (di regola ogni 14 giorni) l'importo netto come incasso, a patto che il report "Date Range Summary" da Seller Central resti come ricevuta e riconciliazione.
• Referral fees, commissioni FBA e rimborsi non possono semplicemente sparire: devono restare tracciabili tramite il report di disbursement, soprattutto se sei soggetto a IVA o se ti avvicini alla soglia di CHF 100'000.
• Il piano Amazon Professional Selling (circa CHF 39 al mese) e Amazon Advertising li registri separatamente come spesa aziendale, perché di solito vengono addebitati direttamente sulla carta di credito.
• Da assoggettamento IVA, magazzino in un FBA warehouse UE, struttura GmbH/AG, metodo IVA effettivo o fatturato verso i CHF 500'000 conviene una contabilizzazione più dettagliata con check del fiduciario.

Cosa significa contabilità semplificata per i seller Amazon

La legge svizzera consente alle ditte individuali e alle società di persone con meno di CHF 500'000 di ricavi nell'ultimo esercizio la cosiddetta contabilità semplificata. Non tieni una classica contabilità in partita doppia come una GmbH o una AG. Registri invece entrate, uscite e la tua situazione patrimoniale.

Semplice però non vuol dire arbitrario. Ti servono comunque registrazioni tracciabili, ricevute e a fine anno una panoramica di attivi e passivi, entrate e uscite, nonché prelievi e versamenti privati. In parole semplici: non devi lavorare con conti di mastro, ma i tuoi numeri devono essere spiegabili e documentabili.

In pratica per Amazon questo significa: se il 14 aprile Amazon ti versa EUR 4'250 sul conto bancario, puoi registrare questo importo (convertito in CHF al cambio del giorno di accredito) come incasso. Non devi ricostruire 180 ordini singolarmente in Magic Heidi. Il report "Date Range Summary" da Seller Central però fa parte della registrazione, perché mostra come si è formato l'importo: vendite, rimborsi, referral fees, commissioni FBA, costi di magazzino e versamento netto.

Per le ditte individuali non soggette a IVA sotto le soglie rilevanti questa è di solito la via più pragmatica: una voce per disbursement, report pulito come ricevuta, riconciliazione bancaria fatta. Le referral e le commissioni FBA contenute nel payout non le registri ulteriormente come spesa separata, perché sono già considerate nel disbursement netto. La commissione mensile del piano Pro, Amazon Advertising e altri tool, app o materiali di spedizione addebitati separatamente vanno invece nella tua contabilità come spese aziendali a sé.

Importante è la distinzione per l'IVA. Per l'IVA non conta semplicemente quanto atterra netto in CHF sul tuo conto bancario. Rilevanti sono i fatturati determinanti dalle tue vendite, a seconda del mercato e del Paese di consegna. Se ti avvicini alla soglia di CHF 100'000, sei già soggetto a IVA o muovi merce tramite FBA in magazzini UE, dovresti poter ricostruire in modo pulito i fatturati lordi, i rimborsi, le commissioni ed eventuali importi IVA da Seller Central. Il disbursement netto resta poi il tuo accredito bancario, ma non l'unica base IVA.

Per le autorità fiscali svizzere conta alla fine che i tuoi flussi di cassa, le ricevute e la situazione patrimoniale siano completamente tracciabili. Se in un anno hai ricevuto 26 disbursement Amazon, ne possono derivare 26 voci di entrata. Decisivo è che queste voci coincidano con il tuo conto bancario e che i relativi report Seller Central siano conservati.

Se sei nuovo al tema, la nostra guida al software di contabilità Svizzera ti aiuta a capire le basi per gli indipendenti, prima di perderti nei dettagli dei marketplace. La base legale ufficiale per la contabilità semplificata la trovi nel Codice delle obbligazioni svizzero art. 957.

Commissioni Amazon, rimborsi, piano Pro e Advertising: cosa devi registrare in più

Qui ci si confonde più spesso, quindi andiamo punto per punto. Le cinque categorie le trovi come panoramica direttamente sotto questa sezione.

Pensa a Cédric, un fittizio Private-Label seller a Ginevra con circa CHF 220'000 di fatturato annuo, in maggior parte via amazon.de e amazon.fr, con FBA. Il suo anno contabile si presenta così: 26 entrate da disbursement Amazon, 12 uscite del piano Pro, 12 fatture di Amazon Advertising, circa 20 acquisti di merce e ricevute di spedizioni FBA-Inbound, più circa 25 altre spese aziendali come fotoshooting, materiale di imballaggio e abbonamenti a tool. In totale circa 95-110 voci all'anno. È fattibile in circa 30-40 minuti al mese, incluso il caricamento delle ricevute.

IVA: cosa devono sapere i seller Amazon in Svizzera

Sotto CHF 100'000 di fatturato annuo mondiale non devi registrarti per l'IVA in Svizzera. Se sei in questa fascia e spedisci esclusivamente dalla Svizzera, puoi scorrere velocemente questa sezione. Registri semplicemente il disbursement netto, fatto.

Sopra CHF 100'000 diventa un po' più complesso, ma resta comunque gestibile. Per i fatturati CH hai due metodi a disposizione. Con il metodo dell'aliquota saldo mantieni la tua logica semplificata, quindi disbursement netto come entrata. A questo importo lordo applichi l'aliquota saldo stabilita per il tuo commercio. Questo metodo è ideale per la contabilità semplificata. Approfondisci nella nostra guida all'IVA per freelancer.

Con il metodo effettivo registri entrate lorde per ordine, IVA separata, e detrai l'imposta precedente sulle tue uscite. È nettamente più impegnativo e nel contesto Amazon è piuttosto il terreno di seller sopra CHF 500'000 o di seller con una quota elevata di clienti business che fanno valere l'imposta precedente.

Ora la parte spinosa: i marketplace Amazon fuori dalla Svizzera. Se vendi tramite amazon.de, amazon.fr, amazon.it o amazon.com, a seconda della configurazione valgono regole UE di importazione, OSS, IOSS o registrazioni VAT locali. In alcune costellazioni UE Amazon trattiene già la VAT come Marketplace-Facilitator dal cliente finale e ti versa solo l'importo netto. Questo non cambia nulla rispetto ai tuoi obblighi svizzeri, ma può significare che dal lato UE ti serve una registrazione VAT, soprattutto se tieni merce in un FBA warehouse UE. È l'inciampo più frequente. Prima di scalare nell'UE: una breve chiacchierata con un fiduciario svizzero o un consulente specializzato in VAT transfrontaliera.

Una piccola nota su commissioni Amazon e imposta sull'acquisto: Amazon di regola fattura il tuo account seller tramite Amazon Services Europe S.à r.l. (Lussemburgo), quindi dallo spazio UE. Se sei soggetto a IVA con il metodo effettivo, entra in gioco la questione dell'imposta sull'acquisto, perché ricevi prestazioni dall'estero. Con il metodo dell'aliquota saldo di regola non è un tema. In caso di dubbio chiarisci con il tuo fiduciario, perché la risposta dipende dal tuo setup concreto. Per dettagli svizzeri l'AFC e l'ufficio cantonale delle imposte sono sorprendentemente collaborativi.

Quando il metodo semplice arriva al limite

Siamo qui per farti risparmiare tempo e soldi, ma anche per essere onesti: il metodo dei 2 minuti non va bene per tutti i seller Amazon. Le quattro situazioni in cui una contabilità più dettagliata diventa sensata le trovi nella panoramica più sotto. In ciascuno di questi casi ti consiglieremmo di parlare con un fiduciario svizzero ed eventualmente di valutare una soluzione più specializzata. Magic Heidi è costruito di proposito per indipendenti solo sotto CHF 500'000, non per operazioni Amazon in scala con stock in più Paesi UE. Il numero di ordini per versamento non è un limite, tra l'altro: che tu gestisca 30 o 800 ordini per disbursement, in Magic Heidi resta un'entrata per versamento, perché Seller Central gestisce tutti i dettagli di ordini, rimborsi e commissioni nel proprio reporting.

Se stai appena iniziando e ti chiedi se la ditta individuale in Svizzera abbia senso per te, parti da lì. La scelta della forma giuridica influenza infatti direttamente quale contabilità ti serve.

Per chiudere, pensa a Jonas, un fittizio seller a Winterthur. Ha iniziato nel 2023 con CHF 70'000 di fatturato su amazon.de e con il metodo dei 2 minuti, in due anni è cresciuto fino a CHF 290'000, ora è soggetto a IVA con aliquota saldo, e da poco ha anche magazzino FBA in Germania (e quindi una USt-IdNr. tedesca). Nonostante ciò fa ancora la sua contabilità svizzera in Magic Heidi in circa 35 minuti al mese. Se un giorno arriverà a CHF 500'000 o consegnerà contemporaneamente in più magazzini UE, passerà a una soluzione più specializzata. Fino ad allora si è risparmiato circa CHF 1'000 all'anno di costi di tool di sync, più ore di tempo del fiduciario, perché i suoi libri sono puliti e semplici.

Riassunto: come dovrebbe presentarsi la tua contabilità Amazon in Svizzera

Tre cose da ricordarti. Sotto CHF 500'000 di fatturato annuo basta registrare una volta per disbursement l'importo netto da Amazon come entrata, più il piano Pro e Amazon Advertising separatamente come spese. Ti risparmi da CHF 500 a 1'200 all'anno di software di sync o di contabilità, che come seller solo semplicemente non ti servono, più ore di setup e di correzioni. Appena muovi merce in magazzini FBA UE, diventi soggetto a IVA nell'UE o fondi una GmbH, passi a una contabilità più dettagliata e parli con un fiduciario. Fino ad allora: keep it simple.

Magic Heidi è costruito da due freelancer svizzeri che hanno avuto loro stessi questi problemi. Usiamo il nostro software per la nostra contabilità, ed è stato progettato proprio per casi così: per ditte individuali che fatturano con Amazon, Shopify, Stripe, App Store o Play Store e vogliono tenere i libri puliti, veloci e conformi alla legge. Se emetti fatture al di fuori di Amazon, ad esempio direttamente a clienti business o rivenditori, il nostro software di fatturazione ti aiuta con le fatture QR in meno di un minuto.