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Magic Heidi
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Schnellstart-Anleitung

Ihre erste Schweizer Rechnung Schritt für Schritt

Geschäftsdaten einrichten, Kunde und Positionen wählen, Rechnung prüfen und PDF erstellen. Planen Sie für die erste Einrichtung und die Kontrolle ausreichend Zeit ein.

Magic Heidi Mobile Rechnungsstellung

Als Schweizer Freiberufler oder Selbstständiger wissen Sie: Rechnungsstellung ist alles andere als einfach. QR-Codes, MWST-Sätze, strukturierte Adressen, laufende Nummerierung – und das bevor Sie Ihre erste Rechnung überhaupt verschickt haben.

Die gute Nachricht: Magic Heidi führt Rechnung, Kundendaten und Positionen in einem Arbeitsablauf zusammen. Prüfen Sie trotzdem jede Rechnung vor dem Versand.

Dieser Leitfaden beschreibt den Weg bis zum PDF. Die Funktionen wurden am lokalen App-Quellstand geprüft, nicht in einem eingeloggten Produktivkonto. Menüpositionen können nach Plattform und Version abweichen. Eine steuerliche Prüfung oder schnellere Zahlung wird nicht zugesichert.

Was Sie vorab benötigen

Halten Sie diese wichtigen Angaben bereit, bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen. Die meisten Informationen müssen Sie nur einmal eingeben.

🏢

Ihre Geschäftsdaten

Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, MWST-Nummer (falls registriert) und IBAN
👤

Kundendaten

Kundenname, vollständige Adresse im strukturierten Format und E-Mail für Versand
📝

Leistungsangaben

Beschreibung, Leistungsdatum, Preis pro Position oder Stundensatz und Mengen

MWST-Schnellcheck: Konfigurieren Sie die MWST gemäss Ihrer tatsächlichen Registrierung und Leistung. Eine freiwillige Registrierung ist auch unter der allgemeinen Umsatzgrenze möglich; die App entscheidet nicht über Ihre Steuerpflicht. Prüfen Sie Ihre Situation bei der ESTV.

Schritt-für-Schritt-Prozess

Rechnung erstellen: 7 einfache Schritte

Erfassen Sie Geschäftsdaten, Kunden und Positionen in diesem Ablauf. Prüfen Sie Adressen, Steuerbehandlung, Bankdaten und das fertige PDF vor dem Versand.

Schritt 1

Rechnungserstellung öffnen

Melden Sie sich bei Magic Heidi an, öffnen Sie den Bereich Rechnungen und starten Sie mit dem Plus eine neue Rechnung. Desktop und Mobil verwenden unterschiedliche Anordnungen; orientieren Sie sich an der Funktion statt an einer festen Ecke des Bildschirms.

  • Übersichtliches Formular mit nur den wichtigsten Feldern
  • Funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone
  • Keine komplizierten Menüs
Magic Heidi Rechnungs-Dashboard
Schritt 2

Kundendaten eingeben

Wählen Sie einen gespeicherten Kunden oder legen Sie Name und vollständige Adresse neu an. Prüfen Sie Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land; automatische Verarbeitung ersetzt keine Adresskontrolle.

  • Ein-Klick-Kundenauswahl für Stammkunden
  • Adressdaten vor dem Erstellen kontrollieren
  • PDF und Zahlungsangaben vor dem Versand prüfen
  • Kundendatenbank für zukünftige Rechnungen gespeichert
Kundenauswahl-Oberfläche
Schritt 3

Rechnungspositionen hinzufügen

Erfassen Sie Beschreibung, Menge und Einzelpreis Ihrer Leistung. Wiederverwendbare Artikel können die erneute Eingabe erleichtern.

  • Mehrere Positionen pro Rechnung
  • Automatische Berechnung der Summen
  • Steuersatz je Position bei aktivierter MWST prüfen
  • Flexible Mengen- und Preisoptionen
Rechnungspositionen
Schritt 4

Zahlungsdetails konfigurieren

Wählen Sie das zur Rechnungswährung passende Bankkonto. Ein Schweizer QR-Zahlteil setzt geeignete CH-/LI-Kontodaten und CHF oder EUR voraus; prüfen Sie den erzeugten Zahlteil im PDF.

  • Automatische QR-Code-Generierung
  • Zahlungshinweise als Rechnungstext ergänzen
  • Kontodaten und Zahlungsreferenz kontrollieren
  • QR-Daten gegen die aktuellen SIX-Vorgaben prüfen
QR-Rechnung Zahlung
Schritt 5

MWST korrekt handhaben

Magic Heidi unterstützt Sie mit automatischen MWST-Berechnungen auf Basis Ihrer Eingaben. Prüfen Sie Registrierung, MWST-Einstellungen und den für die Leistung passenden Steuersatz selbst.

  • Automatische MWST-Berechnung (8,1%, 2,6%, 3,8%)
  • MWST-Einstellungen selbst anhand der Registrierung setzen
  • Keine automatische Ermittlung der Steuerpflicht voraussetzen
  • Ihre MWST-Nummer wird bei Bedarf aufgeführt
MWST-Verwaltung
Schritt 6

Rechnung personalisieren

Fügen Sie Ihr Logo hinzu und kontrollieren Sie das Rechnungsdokument. Verfügbar auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

  • Logo hochladen und im PDF kontrollieren
  • Automatische fortlaufende Rechnungsnummerierung
  • Individuelle Notizen und Zahlungshinweise
Rechnungs-Personalisierung
Schritt 7

Prüfen, versenden und nachverfolgen

Vorschau vor dem Versand. Per E-Mail direkt versenden, als PDF herunterladen oder drucken. Zahlungsstatus pflegen und offene Rechnungen vor dem Nachfassen kontrollieren.

  • Ein-Klick E-Mail-Versand
  • PDF-Download für manuellen Versand
  • Zahlungsnachverfolgungs-Dashboard
  • Zahlungsstatus nach tatsächlichem Geldeingang aktualisieren
Rechnungsnachverfolgungs-Dashboard

Was Sie vor dem Versand selbst prüfen

Die App erstellt das Dokument aus Ihren Angaben. Richtige Adressen, Steuerbehandlung und Bankdaten bleiben Ihre Verantwortung; ein erzeugtes PDF ist keine rechtliche Konformitätsbescheinigung.

🔒 QR-Daten prüfen
🏦 Banking-ready
📊 Angaben selbst prüfen
🌐 Mehrsprachig
📋
QR-Rechnungsstandards

Geeignete Kontodaten, Währung und Adressen verwenden

✅
Pflichtangaben

Leistungsdatum, Beschreibung und Steuerangaben kontrollieren

🇨🇭
Eigene Archivierung

PDFs und Belege zusätzlich in Ihrem eigenen Archiv sichern

💰
Korrekte MWST-Sätze

Passenden Satz und MWST-Modus selbst auswählen

Häufige Fragen

Alles, was Sie wissen müssen

Muss ich wirklich MWST verrechnen?

Die Steuerpflicht hängt nicht allein vom Schweizer Dienstleistungsumsatz ab. Prüfen Sie Registrierung, Leistungsort und Ausnahmen bei der ESTV. Richten Sie danach MWST-Nummer und Sätze ein; die App prüft Ihren Registrierungsstatus nicht selbstständig.

Was passiert, wenn ich einen Fehler auf einer Rechnung mache?

Berichtigen Sie den Fehler nachvollziehbar und bewahren Sie Original sowie Korrektur auf. Klären Sie bei bereits versendeten oder bezahlten Rechnungen mit Ihrer Treuhand, welches Korrekturdokument nötig ist. Hier wird kein bestimmter Gutschrift-Workflow zugesichert.

Wie bezahlen Kunden QR-Rechnungen?

Sie öffnen ihre Banking-App, wählen 'Zahlung' und scannen den QR-Code auf Ihrer Rechnung. Zahlungsbetrag, Ihre IBAN und Referenznummer werden automatisch übertragen. Sie müssen nur noch bestätigen und senden. Kontrollieren Sie die übernommenen Angaben vor der Zahlungsfreigabe.

Kann ich Rechnungen in verschiedenen Sprachen erstellen?

Ja. Erstellen Sie Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Ihre Zürcher Kunden erhalten deutsche Rechnungen, während Genfer Kunden französische Versionen bekommen – alles aus derselben Software.

Wie verfolge ich, wer noch nicht bezahlt hat?

Prüfen Sie offene Rechnungen und gleichen Sie sie mit dem tatsächlichen Bankeingang ab. Markieren Sie Zahlungen erst nach der Kontrolle. Automatische Mahnintervalle werden in dieser Anleitung nicht zugesichert.

Was ist mit Tarif 590 für Komplementärtherapeuten?

Dieser allgemeine Rechnungsablauf ist kein Nachweis für versichererkonforme Tarif-590-Abrechnung. Lassen Sie erforderliches Formular, Tarifpositionen und zulässige Patientendaten vor der Nutzung fachlich prüfen.

Profi-Tipps

Schneller und smarter abrechnen

Nutzen Sie diese Funktionen, um Ihren Rechnungsworkflow noch weiter zu optimieren.

Kundenvorlagen speichern

Wählen Sie gespeicherte Kunden und wiederverwendbare Positionen. Prüfen Sie Leistungsdatum, Mengen und Preise für jeden neuen Auftrag.

Wiederkehrende Rechnungen

Richten Sie automatische Rechnungen für laufende Dienstleistungen ein. Magic Heidi generiert und versendet sie nach Zeitplan.

Mobile Rechnungsstellung

Erstellen Sie Rechnungen sofort nach Arbeitsabschluss, auch vom Smartphone. Kein Warten bis Sie zurück am Schreibtisch sind.

Spesenverwaltung

Fotografieren Sie Belege, prüfen Sie die KI-Vorschläge und ergänzen Sie fehlende Angaben vor der Übergabe an Ihre Treuhand.

Buchhaltungs-Export

Prüfen Sie mit Ihrer Treuhand den verfügbaren Export und die benötigten Belegdateien. Ein Export ist keine zugesicherte direkte Integration in jedes Buchhaltungssystem.

Mehrere Währungen

Wählen Sie die Rechnungswährung und ein dafür geeignetes Bankkonto. Ein Schweizer QR-Zahlteil ist auf CHF/EUR begrenzt; Steuerbehandlung gesondert prüfen.

Starten Sie noch heute mit professioneller Rechnungsstellung

Richten Sie Geschäftsdaten und Bankkonto ein, erfassen Sie eine Musterrechnung und kontrollieren Sie das PDF. Prüfen Sie Angaben und Steuerbehandlung, bevor Sie an Kunden versenden.

Erste Rechnung kostenlos erstellen Alle Funktionen ansehen
App Store Google Play Microsoft Store Web-App

Zusätzliche Einrichtung aus den ergänzenden Schnellstart-Anleitungen: Öffnen Sie die Rechnungsbearbeitung, um Sprache, Währung sowie Kopf- und Fussnotizen zu wählen. Der Dokumenttyp kann zwischen Offerte und Rechnung gewechselt werden; dabei Datum und Rechnungsnummer erneut prüfen. Die App übernimmt Positionen, aber eine genehmigte Offerte ist noch kein bestätigter Zahlungseingang.

Den geführten Einstieg mit Video finden Sie unter Tutorials. Für aktuelle Testbedingungen, Kontingente und Abrechnung siehe Preise; diese Anleitung verspricht weder unbegrenzte Gratisnutzung noch eine feste Erstellungszeit.

Brauchen Sie Hilfe beim Einstieg? Magic Heidis Support-Team spricht Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Wir sind bereit, Sie zum Erfolg zu führen.