Scrivere una fattura riepilogativa in Svizzera

L'essenziale in breve

• Una fattura riepilogativa riunisce in una nuova fattura più prestazioni non ancora fatturate verso lo stesso cliente. Le singole fatture già emesse non puoi semplicemente «incollarle insieme» — per questo servono una nota di credito e una nuova fattura.
• Ogni posizione richiede la propria data di prestazione, se le prestazioni sono state rese in giorni diversi. Lo esige l'art. 26 OIVA — e il tuo cliente ne ha bisogno per la sua contabilità.
• Oltre CHF 100'000 di fatturato annuo imponi l'IVA dell'8.1% (2.6% sulle prestazioni a aliquota ridotta come i libri). Sotto questa soglia scrivi sulla fattura: «IVA non applicata in quanto non soggetto a IVA.»
• Anche una fattura riepilogativa richiede un numero di fattura progressivo, tutte le indicazioni obbligatorie e una sezione di pagamento della QR-fattura con QR-IBAN e numero di riferimento. Altrimenti il pagamento rallenta.
• Un termine di pagamento di 30 giorni è lo standard svizzero. Scadenza e interesse di mora derivano dal Codice delle obbligazioni — condizioni chiare sulla fattura risparmiano il lavoro dei solleciti.

Hai un cliente abituale per cui svolgi qualcosa ogni settimana — e a fine mese sul tuo tavolo si accumulano cinque minifatture da CHF 30 o CHF 80? Ti costano porto, tempo e lavoro di sollecito. La soluzione: scrivere una fattura riepilogativa e mettere in conto tutte le prestazioni aperte del cliente in un'unica fattura.

In questa guida scopri come deve presentarsi una fattura riepilogativa in Svizzera conforme alla legge: quali indicazioni obbligatorie esige l'art. 26 OIVA, come tratti l'IVA dell'8.1% e le diverse date di prestazione, in cosa si distingue una fattura riepilogativa da fattura parziale, acconto e fattura finale — e come con il flusso di fatturazione di Magic Heidi invii in meno di un minuto una fattura riepilogativa pronta con QR-fattura.

Che cos'è una fattura riepilogativa?

Una fattura riepilogativa è una fattura che riunisce più prestazioni non ancora fatturate verso lo stesso cliente in un'unica, nuova fattura. Invece di redigere un documento per ogni singola prestazione, metti in conto tutto in una volta alla fine di una settimana, di un mese o di un progetto.

Esempio: dai ripetizioni. Quattro volte al mese, CHF 80 all'ora. Invece di quattro fatture da CHF 80, a fine mese scrivi una fattura riepilogativa di CHF 320 (più IVA, se sei soggetto a imposta) — con quattro posizioni e quattro date di prestazione.

Decisiva è la distinzione, perché qui molti commettono l'errore cruciale:

• Fattura riepilogativa = più prestazioni mai fatturate in precedenza finiscono in una nuova fattura. Questo è permesso e consueto.
• NON permesso: riunire retroattivamente in una fattura riepilogativa singole fatture già emesse. Una fattura emessa è un documento concluso con proprio numero di fattura e propria scadenza. Non puoi «risucchiarla» in un nuovo documento. Se un cliente vuole un unico pagamento per più fatture vecchie, emetti invece una nota di credito sulle fatture vecchie e poi fatturi le prestazioni con una fattura riepilogativa pulita.

La differenza rispetto alla fattura singola non sta dunque nel contenuto, ma nel momento e nella struttura: la fattura singola documenta subito una prestazione, la fattura riepilogativa raccoglie più prestazioni e le fattura in forma raccolta. Entrambe devono soddisfare le stesse indicazioni obbligatorie — la fattura riepilogativa riporta inoltre per ogni posizione la rispettiva data di prestazione.

E un'ulteriore distinzione: una fattura riepilogativa non è un raggruppamento di documenti per più clienti. Tutto appartiene allo stesso destinatario della prestazione, altrimenti l'attribuzione per IVA e contabilità diventa incomprensibile.

Quando conviene una fattura riepilogativa

Calcoliamo la cosa a freddo. Dai ripetizioni a CHF 80 all'ora, quattro volte al mese, allo stesso allievo:

Quattro documenti da CHF 80 sono un rapporto tra lavoro e rendita che non torna. Ogni fattura ti costa redazione, invio, controllo del pagamento e — nel caso peggiore — solleciti. Con una fattura riepilogativa questo lavoro scende a un quarto. In più: il lavoro per pagamento resta identico, che vengano trasferiti CHF 80 o CHF 320. Il cliente paga una volta invece di quattro — e questo migliora anche la sua puntualità nei pagamenti.

Léa, insegnante di ripetizioni a Losanna, ha risolto così. Insegna a cinque allievi, due lezioni a settimana ciascuno. Prima scriveva una piccola fattura dopo ogni lezione — CHF 80 qui, CHF 80 là. I pagamenti gocciolavano per tutto il mese, e i genitori che avevano trascurato una fattura li sollecitava uno per uno. Oggi, l'ultimo venerdì del mese emette per famiglia una fattura riepilogativa di CHF 640.00 (otto lezioni, con le date di prestazione per ogni posizione). I genitori conoscono il ritmo, i pagamenti arrivano in modo prevedibile a fine mese — e Léa non passa più le domeniche sera con le fatture, ma con il suo studio.

Una fattura riepilogativa conviene quindi sempre quando:

• fornisci regolarmente piccole prestazioni ricorrenti allo stesso cliente (ripezioni, grafica, programmazione, pulizie, cura del giardino, consulenza),
• gestisci progetti con molti piccoli incarichi singoli e il cliente si aspetta una fatturazione complessiva,
• vuoi ridurre i costi di porto e di amministrazione e
• i tuoi clienti preferiscono una panoramica complessiva chiara, invece di contabilizzare ogni settimana un nuovo documento.

Non conviene per grandi incarichi una tantum (per quelli la fattura singola è più chiara), per clienti con rigidi processi interni di approvazione per ogni singola prestazione o quando il contratto prevede un altro ritmo di fatturazione. Un buon modello di fattura ti aiuta a creare entrambe le varianti con lo stesso stile.

Fattura riepilogativa e IVA: 8.1%, 2.6% e il limite di CHF 100'000

L'imposta sul valore aggiunto è il punto in cui le fatture riepilogative falliscono più spesso. Regola di base:

• Aliquota ordinaria: 8.1% — vale per quasi tutte le prestazioni e le forniture (dal 1° gennaio 2024).
• Aliquota ridotta: 2.6% — solo per le prestazioni elencate dalla legge, ad esempio libri, giornali, generi alimentari e medicinali (non esenti dal divieto).
• Se non sei soggetto a imposta, non imponi alcuna IVA.

Ogni posizione con la propria data di prestazione

L'art. 26 OIVA esige sulla fattura la data o il periodo di erogazione della prestazione, se non coincide con la data della fattura. In una fattura riepilogativa quasi mai coincide — in fondo metti insieme su un documento prestazioni di giorni o settimane diverse.

La soluzione pulita: ogni posizione riceve la propria data di prestazione. Esempio:

• 05.09.2026 — Ripetizioni di matematica, 90 min. — CHF 120.00
• 12.09.2026 — Ripetizioni di matematica, 90 min. — CHF 120.00
• 19.09.2026 — Ripetizioni di matematica, 90 min. — CHF 120.00

Per prestazioni in un arco di tempo (p.es. un'assistenza retainer a settembre) basta l'indicazione del periodo «Periodo di prestazione: 01.09.–30.09.2026». Per l'IVA è determinante: l'aliquota si orienta sul momento della prestazione, non sulla data della fattura. L'aliquota ordinaria è salita al 1° gennaio 2024 dal 7.7% all'8.1% — se quindi avessi raccolto solo a gennaio 2024 prestazioni rese a fine 2023, queste posizioni le fatturi ancora al 7.7%, quelle di gennaio all'8.1%. Da allora l'aliquota è stabile — ma se l'AFC adeguerà l'aliquota in futuro, nella tua fattura riepilogativa decide la data di prestazione, non il giorno dell'invio. La panoramica attuale delle aliquote dell'AFC la trovi su estv.admin.ch.

Sotto CHF 100'000: la dicitura di non soggettività a imposta

Non sei registrato a fini IVA (fatturato annuo sotto CHF 100'000 e nessuna registrazione volontaria), non puoi imponere alcuna IVA. Scrivi invece su ogni fattura riepilogativa:

«IVA non applicata in quanto non soggetto a IVA.»

Vale per le fatture riepilogative esattamente come per le fatture singole. La dicitura ti protegge: un cliente che si aspetta erroneamente l'IVA vede subito che il tuo importo netto è l'importo finale.

Effetto sul tuo conteggio IVA

Per il conteggio IVA presso l'AFC vale la fattura riepilogativa come qualunque altra fattura: imponibile è la prestazione quando l'hai resa — non solo quando emetti la fattura (con la contabilità per corrispettivo convenuto). Chi fattura mensilmente e raccoglie a fine mese ha un ritmo naturale: tutte le prestazioni di un mese passano per la fattura riepilogativa di fine mese e nello stesso periodo di conteggio. Questo è uno dei maggiori vantaggi della fattura riepilogativa: il tuo conteggio IVA e il tuo giornale delle fatture restano sincronizzati, perché non mescoli su un documento prestazioni di due trimestri diversi. (Con la contabilità per corrispettivi incassati conta l'incasso del pagamento — anche in quel caso la fattura riepilogativa resta un documento pulito e coerente.)

In breve:

Indicazioni obbligatorie secondo l'art. 26 OIVA — i 7 elementi

Sei registrato a fini IVA, anche la tua fattura riepologativa deve soddisfare i sette elementi obbligatori secondo l'art. 26 dell'ordinanza sull'imposta sul valore aggiunto. Fuori dall'obbligo IVA vale: niente di tutto ciò nuoce — e quasi tutto appartiene comunque a una fattura professionale, perché il CO e la contabilità del cliente lo aspettano.

1. Il tuo nome e il tuo indirizzo, come ti presenti nel traffico commerciale — più l'indicazione che sei iscritto nel registro delle persone soggette a imposta, e il tuo numero IVA (UID).
2. Nome e indirizzo del destinatario della prestazione — il cliente a cui emetti la fattura riepilogativa.
3. Data o periodo di erogazione della prestazione, se non identico alla data della fattura — nella fattura riepilogativa il punto centrale: per ogni posizione la data di prestazione.
4. Tipo, oggetto ed entità della prestazione — ogni posizione della fattura riepilogativa richiede una descrizione chiara (Cosa? Quanto? A quale prezzo?).
5. Il corrispettivo — subtotale netto, ogni posizione con prezzo unitario e importo.
6. L'aliquota IVA e l'importo IVA — 8.1% risp. 2.6%, indicati separatamente.
7. Un numero di fattura progressivo — ogni fattura riepologativa riceve il prossimo numero libero della tua sequenza (p.es. 2026-0147). Nessun numero doppio, nessuna lacuna.

Accanto all'OIVA il Codice delle obbligazioni regola il lato civile di una fattura: ciò che esigi è un credito derivante dal contratto alla base, e per scadenza, mora e prescrizione valgono le regole generali del CO. In pratica, per la tua fattura riepologativa questo significa:

• Senza accordo divergente un credito diventa esigibile quando lo rendi esigibile — per questo sulla fattura appartiene un termine di pagamento chiaro.
• Se sei in mora, decorre l'interesse di mora legale del 5% (art. 104 CO) — di cui puoi avvalerti nelle tue condizioni.
• I crediti si prescrivono di regola in 10 anni (art. 127 CO), per prestazioni periodiche e lavori artigianali in 5 anni (art. 128 CO). Una fattura riepologativa non si prescrive diversamente da altri crediti — determinante è la prestazione alla base.

Il numero progressivo di fattura merita nelle fatture riepilogative un'indicazione aggiuntiva: le fatture riepologative non fanno eccezione. Contano nella tua sequenza numerica esattamente come le fatture singole. Chi raccoglie a fine mese automaticamente al tocco di un pulsante deve quindi verificare che il suo strumento crei la fattura riepologativa come fattura normale con il prossimo numero libero — e non come serie separata. In Magic Heidi questo avviene automaticamente, perché ogni fattura riepologativa passa dal normale flusso di fatturazione (Invoicing).

In aggiunta alle indicazioni obbligatorie, su ogni fattura riepilogativa appartiene una sezione di pagamento della QR-fattura — a questo arriviamo tra poco.

Fattura riepologativa vs fattura parziale, acconto e fattura finale

Questi quattro concetti vengono spesso mescolati — eppure regolano quattro situazioni di fatturazione diverse:

La differenza in una frase: la fattura riepilogativa raggruppa più prestazioni indipendenti. La fattura finale conclude un singolo progetto e storna i pagamenti anticipati. La fattura parziale è una fattura intermedia di un progetto, l'acconto un pagamento anticipato.

Marco, pittore a Winterthur, usa entrambi gli schemi in combinazione. Per la ristrutturazione di una scala chiede un acconto di CHF 1'000 ed emette dopo due sezioni di cantiere una fattura parziale ciascuna — questa è logica di progetto. In parallelo si occupa di quattro clienti abituali con piccole riparazioni ricorrenti: una porta da verniciare qui, un telaio di finestra là. Prima scriveva per ogni piccolo incarico una fattura singola di CHF 200 o CHF 400. Da quando raccoglie i piccoli incarichi in una fattura riepilogativa per cliente e per trimestre, a fine trimestre emette per lo stesso cliente un documento di CHF 3'450.00 — quattro incarichi parziali, quattro date di prestazione, un numero, un pagamento. Risparmia tre fatture per cliente e trimestre, e i suoi clienti hanno una panoramica pulita di tutte le riparazioni.

Se invece di raccogliere concordi pagamenti rateali, ti aiuta il nostro articolo su come concordare pagamenti rateali in Svizzera.

QR-fattura e prassi di pagamento

Anche la fattura riepilogativa in Svizzera viene inviata come QR-fattura — la QR-fattura è da ottobre 2022 il mezzo di pagamento standard nel traffico fatture svizzero, i vecchi bollettini ESR sono scomparsi.

Per questo ti serve:

• Un QR-IBAN della tua banca — un IBAN riservato alle QR-fatture (riconoscibile dall'IID QR, il blocco d'identificazione bancario nel formato QR). Solo con un QR-IBAN puoi usare la procedura del numero di riferimento (riferimento QR).
• Un numero di riferimento QR — sulla QR-fattura in basso a destra. Collega inequivocabilmente il pagamento con la tua fattura riepilogativa, così che l'incasso venga attribuito automaticamente.
• La sezione di pagamento con codice QR svizzero — il cliente la scansiona con l'app bancaria oppure paga in filiale.

In pratica significa: il codice QR codifica il tuo QR-IBAN, l'importo totale della fattura riepilogativa e il numero di riferimento. Il cliente scansiona, conferma, fatto — nessun modulo di bonifico, nessun errore di battitura su importo o numero.

Termine di pagamento: 30 giorni sono lo standard svizzero. Senza accordo divergente una fattura con un termine di pagamento adeguato diventa esigibile; 30 giorni dalla data della fattura è la prassi consueta. Con fatture riepologive ricorrenti conviene un ritmo fisso: p.es. «ogni ultimo venerdì del mese, pagabile entro 10 giorni» oppure «fattura mensile, pagabile entro 30 giorni». I clienti si abituano al ritmo — e tu agli incassi prevedibili. Dettagli su termini e solleciti li trovi nella nostra guida ai termini di pagamento in Svizzera.

Priska, grafica con clienti a Zurigo e Basilea, ha convertito la sua prassi di pagamento con fatture riepologive mensili. Segue tre clienti in retainer — sempre piccoli incarichi di grafica, un ritocco di logo qui, un template per social media là. Prima fatturava ogni piccolezza singolarmente: importi da CHF 90 a CHF 250, in parte venti documenti al mese. La contabilità da entrambe le parti era di conseguenza confusionaria. Oggi raccoglie tutti gli incarichi di un cliente al mese e invia a fine mese una fattura riepilogativa di circa CHF 1'800.00 — con ogni posizione, la sua data di prestazione e la sua tariffa oraria. La sezione di pagamento QR porta il numero di riferimento, il termine di pagamento è impostato a 10 giorni. I suoi incassi da allora sono prevedibili, e la domanda «Hai ricevuto la mia fattura del 3?» non si pone più.

Un consiglio pratico per l'invio: anche la fattura riepilogativa la invii come PDF — per e-mail oppure con la sezione di pagamento fisica della QR-fattura per posta. Il codice QR funziona in entrambi i casi. Come crei correttamente la sezione di pagamento lo mostriamo nella nostra istruzione per creare la QR-fattura.

Creare una fattura riepilogativa: passo per passo

Ecco come si fa concretamente — dalla raccolta all'invio:

1. Registrare le prestazioni, subito quando nascono. Digita ogni singola prestazione subito dopo l'erogazione — con data, descrizione e importo. Chi a fine mese raccoglie «a memoria» rischia posizioni dimenticate o importi persi. In Magic Heidi puoi registrare le prestazioni direttamente come voci aperte presso il cliente.
2. Determinare il momento della raccolta. Mensile è il ritmo più consueto, trimestrale o per progetto funziona pure. Fissa la data e comunicala al cliente: «Ogni fine mese riceverà una fattura riepilogativa.»
3. Controllare cliente e dati della fattura. Nome e indirizzo del destinatario della prestazione, il tuo numero IVA (se registrato), condizioni di pagamento — tutto ciò che appartiene all'intestazione della fattura.
4. Elencare le posizioni con la data di prestazione. Ogni posizione: data di prestazione, descrizione, quantità, prezzo unitario, importo. Con più date non ometterla mai — la data di prestazione è un'indicazione obbligatoria e importante per la contabilità del tuo cliente.
5. Indicare subtotale, IVA, totale. Importo netto, poi l'IVA dell'8.1% separatamente (oppure la dicitura di non soggettività a imposta), poi l'importo totale. Con aliquote miste indicare separatamente.
6. Assegnare un numero progressivo e allegare la sezione di pagamento QR. Il prossimo numero libero dalla tua sequenza, QR-IBAN e numero di riferimento nella sezione di pagamento, termine di pagamento nel piè di pagina — poi inviare.

E qui il modello pronto per il copia-incolla:

Fattura riepilogativa

Léa Dupont — Ripetizioni
Rue de la Bourdonnette 12
1007 Lausanne
N. IVA: CHE-XXX.XXX.XXX (se registrata)

Fattura a:
Famiglia Meier
Seestrasse 8
6004 Luzern

N. fattura: 2026-0147
Data fattura: 30.09.2026
Periodo di prestazione: 01.09.–30.09.2026

Posizioni:
05.09.2026  Ripetizioni di matematica, 90 min.   CHF 120.00
12.09.2026  Ripetizioni di matematica, 90 min.   CHF 120.00
19.09.2026  Ripetizioni di matematica, 90 min.   CHF 120.00
26.09.2026  Ripetizioni di matematica, 90 min.   CHF 120.00

Subtotale netto:                      CHF 480.00
IVA (8.1%):                            CHF 38.88
Totale:                                CHF 518.88
— in alternativa, se non soggetto a IVA: —
Subtotale:                             CHF 480.00
IVA non applicata in quanto non soggetto a IVA.
Totale:                                CHF 480.00

Pagabile entro 30 giorni tramite QR-fattura.
[Sezione di pagamento QR-fattura con QR-IBAN e numero di riferimento]

Per le fatture soggette a IVA vale: aliquota e importo IVA non devono mai mancare. Per chi non è soggetto a imposta vale la dicitura. Tutto il resto — date di prestazione per ogni posizione, numero progressivo, termine di pagamento — vale per entrambi.

Con Magic Heidi l'assemblaggio manuale sparisce: registri le prestazioni di continuo come voci aperte, scegli a fine mese il cliente, fai clic su «Crea fattura riepilogativa» — posizioni, date di prestazione, calcolo dell'IVA, numero progressivo e sezione di pagamento QR sono automaticamente corretti. Altro sul flusso di lavoro sulla pagina del programma di fatturazione.

Conclusione

Scrivere una fattura riepilogativa in Svizzera non è stregoneria — ma segue le stesse regole di ogni altra fattura: sette indicazioni obbligatorie secondo l'art. 26 OIVA, la data di prestazione su ogni posizione, un numero di fattura progressivo, IVA dell'8.1% (se soggetto a imposta) e una sezione di pagamento della QR-fattura con QR-IBAN e numero di riferimento.

Il vantaggio vero sta nel ritmo: registrare le prestazioni di continuo, fatturare una volta a fine mese, ricevere un unico pagamento. Meno documenti, meno solleciti, incassi più prevedibili — per questo non ti serve un costrutto in Excel, ma solo un flusso di lavoro che raccoglie per te.

Magic Heidi fa esattamente questo: registrare le prestazioni come voci aperte, raggrupparle con un clic nella fattura riepilogativa — con date di prestazione corrette, calcolo IVA automatico, numero progressivo e QR-fattura. A partire da CHF 25/mese, mobile-first, provabile senza carta di credito. La tua prima fattura riepilogativa parte in meno di cinque minuti.

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Fonti: KMU Admin per fatturazione e lavoro autonomo · Paymentstandards.ch per lo standard QR-fattura · AFC per regole IVA e indicazioni obbligatorie (vedi testo).