Il momento in cui la tua prima collaboratrice firma è un buon momento. E un momento in cui il tuo carico amministrativo raddoppia. Da ora infatti la gestione dei salari in Svizzera fa parte del tuo mestiere: ogni mese calcoli i salari, tieni sotto controllo AVS, AD, LAA, IPG e LPP, versi il salario netto e notifichi tutto alla cassa di compensazione. Un errore costa denaro — e a volte versamenti successivi con interessi.

La buona notizia: la gestione dei salari in Svizzera non è scienza occulta, una volta capito quali contributi scattano e quali scadenze valgono. È esattamente ciò che fa questa guida. E per il conteggio del salario vero e proprio non ti serve un pacchetto completo costoso — un programma salariale certificato o il tuo fiduciario se ne occupa, mentre tu tieni snello tutto il resto.

L'essenziale in breve

• AVS/AI/IPG: 5.3% quota datore di lavoro + 5.3% quota dipendente = 10.6% del salario lordo
• AD: 1.1% per parte (2.2% in totale), LPP a partire da un salario annuo di CHF 22'680.00 (stato 2026)
• I costi accessori del salario si situano a seconda del settore tra circa il 12 e il 20% del salario lordo
• Certificato di salario entro il 31 gennaio all'autorità fiscale, conteggi salariali da conservare 10 anni
• I contributi AVS pagati in ritardo costano interessi di mora e spese di richiamo
• Magic Heidi volutamente non fa gestione dei salari — ma tutto il resto: fatture, spese, IVA, dati clienti

Cos'è la gestione dei salari?

Gestione dei salari significa: gestire correttamente tutti i processi finanziari legati ai salari dei tuoi collaboratori. Inizia con l'iscrizione come datore di lavoro presso la cassa di compensazione e finisce (solo) con l'obbligo di conservazione dei conteggi salariali. Nel mezzo si collocano il calcolo mensile del salario, le trattenute per le assicurazioni sociali, il versamento del salario netto, il pagamento dei contributi agli uffici competenti e la notifica annuale.

Sembra tanto? All'inizio lo è. Ma ogni mese si ripete uguale. Dopo due, tre paghe il processo è routine — a condizione che tu abbia impostato correttamente le basi una volta per tutte.

La base legale sta nella LAVS (RS 831.10): chi impiega dipendenti deve trattenere i contributi AVS, AI e IPG con il conteggio del salario e versarli insieme alla quota del datore di lavoro alla cassa di compensazione. Vale dal primo franco di salario — anche per un impiego di 10 ore. Il testo di legge lo trovi su admin.ch.

Un punto importante in anticipo, perché crea spesso confusione: la gestione dei salari non è la stessa cosa della contabilità. La tua contabilità normale registra entrate e uscite della tua impresa. La gestione dei salari è un processo a sé, con prescrizioni proprie, scadenze proprie e obblighi di notifica propri. Alcuni strumenti sanno fare entrambe le cose, molti solo una — più avanti su questo.

Gestione salari Svizzera: questi contributi devi conoscerli

In Svizzera datore di lavoro e dipendenti sopportano insieme i contributi previdenziali. Il datore di lavoro trattiene la quota del dipendente direttamente dal salario lordo e paga entrambe le quote agli uffici competenti. Questi cinque elementi formano il cuore di ogni conteggio salariale.

AVS/AI/IPG — la posizione più grande

Le assicurazioni per vecchiaia, invalidità e perdita di guadagno costano insieme il 10.6% del salario lordo: il 5.3% lo paga il datore di lavoro, il 5.3% viene trattenuto dal salario dei dipendenti. Determinante è il salario lordo — inclusi salari in natura, bonus, indennità e la (classicamente sottovalutata) indennità di vacanza. Non esiste un limite minimo: anche il franco di salario pagato è soggetto a contributi. Competente è la cassa di compensazione presso cui ti sei iscritto come datore di lavoro.

AD — assicurazione contro la disoccupazione

Sul modulo del conteggio salariale segue direttamente l'AVS l'assicurazione contro la disoccupazione: 1.1% quota datore di lavoro, 1.1% quota dipendente, quindi 2.2% in totale. I contributi vengono riscossi fino al limite superiore di calcolo — al di sopra, la quota AD scende a un'aliquota ridotta. Anche l'AD passa dalla cassa di compensazione, ricevi quindi una fattura unica.

LAA e infortuni non professionali — assicurazione contro gli infortuni

L'assicurazione contro gli infortuni professionali è obbligatoria: ogni datore di lavoro deve assicurare i propri dipendenti contro gli infortuni professionali presso la Suva o un assicuratore privato. Chi lavora più di 8 ore alla settimana deve essere assicurato anche contro gli infortuni non professionali (LAA non professionali). I premi si collocano a seconda della classe di rischio del settore indicativamente tra lo 0.1% e il 3% del salario — un impiego d'ufficio costa poco, un posatore di coperture costa caro. Il premio LAA non professionali viene diviso a metà tra datore di lavoro e dipendente, il premio per gli infortuni professionali lo paga da solo il datore di lavoro.

IPG — assicurazione perdita di guadagno (malattia)

In caso di malattia devi continuare a pagare il salario (più avanti sotto le scadenze). Perché questo rischio non resti sulle tue spalle, molti datori di lavoro stipulano un'assicurazione collettiva perdita di guadagno (IPG/malattia). Per legge è obbligatoria solo se un contratto collettivo di lavoro (CCT) generalmente vincolante del tuo settore la prescrive. Quanto costa un'assicurazione IPG, quando è obbligatoria e come funziona l'indennità giornaliera lo spieghiamo dettagliatamente nella guida all'assicurazione perdita di guadagno (malattia) in Svizzera.

LPP — previdenza professionale

A partire da un salario annuo soggetto ad AVS di CHF 22'680.00 (stato 2026) i tuoi dipendenti devono essere versati nel secondo pilastro. L'ingresso nell'istituto di previdenza avviene automaticamente con la prima paga — devi solo verificare che il salario superi la soglia d'entrata e iscrivere i dipendenti presso la tua cassa pensione (o un istituto collettore). I contributi dipendono dall'età e vengono divisi a metà o in proporzione ai piani di risparmio — il datore di lavoro deve versare almeno quanto i dipendenti.

Imposta alla fonte — il caso particolare

Per i dipendenti con permesso B o L e per i frontalieri trattiene l'imposta direttamente alla fonte — tratti quindi in aggiunta alle trattenute sociali l'imposta alla fonte mensile e la versi all'autorità fiscale cantonale. Per questo devi iscriverti come datore di lavoro soggetto all'imposta alla fonte presso l'autorità fiscale del tuo cantone. Come funziona la procedura del certificato di salario, l'AFC lo spiega in dettaglio sul suo sito web.

Il primo dipendente: passo per passo attraverso la gestione dei salari — e quanto costa davvero il salario

Nina è grafica a Berna e ha appena fatto passare il suo studio da solo a due persone. La sua prima collaboratrice, una designer junior, guadagna CHF 4'350.00 lordi al mese. Entro il primo giorno di paga Nina deve aver completato questi sette passi:

1. Iscriversi come datore di lavoro presso la cassa di compensazione. Si fa online presso la cassa competente — chi è competente per te lo trovi su ahv.ch. La cassa iscrive i tuoi dipendenti e invia poi le fatture trimestrali.
2. Stipulare l'assicurazione LAA. Infortuni professionali subito, infortuni non professionali dalle 8 ore settimanali. Nina chiede due offerte — Suva e un assicuratore privato — e sceglie la più conveniente per il suo impiego d'ufficio.
3. Verificare la LPP e preparare l'iscrizione. Con CHF 52'200.00 di salario annuo la designer junior è chiaramente sopra la soglia d'entrata — Nina la iscrive presso il suo istituto di previdenza. Con un pensum part-time nettamente sotto la soglia questo passo cade.
4. Decidere l'IPG. Nessun CCT nel settore design — Nina stipula comunque un'assicurazione IPG collettiva, così la continuazione del salario in caso di malattia non esce dal suo portafoglio. Per CHF 45.00 al mese si libera del rischio.
5. Chiarire l'imposta alla fonte. La sua collaboratrice ha il passaporto svizzero, quindi niente imposta alla fonte. Se avesse un permesso B, Nina dovrebbe iscriversi presso l'autorità fiscale bernese.
6. Impostare il conteggio del salario. Nina non fa la paga a mano, ma con un programma salariale — trattenute, quote datore di lavoro e notifiche vengono calcolate automaticamente. Sulle opzioni più avanti.
7. Versare il salario netto e pagare i contributi. Versamento entro fine mese, contributi su fattura della cassa di compensazione.

Dopo mezzo anno Nina dice: «Il lavoro di impostazione è stato un pomeriggio. Dopo, ogni mese si sbriga in 15 minuti.»

E cosa ne esce? Il conteggio salariale completo di Nina:

«Posso permettermi una collaboratrice a metà tempo» — spesso è vero solo se calcoli anche i costi accessori del salario. Ecco il calcolo completo per la designer junior di Nina con CHF 4'350.00 lordi al mese.

Trattenute dal salario lordo (le paga la dipendente):

In più paga il datore di lavoro:

Concretamente: la collaboratrice di Nina costa allo studio non CHF 4'350.00, ma CHF 4'903.95 al mese — oltre il 12% in più del salario lordo. Le aliquote LPP variano a seconda dell'età dei dipendenti e del regolamento dell'istituto di previdenza, le aliquote LAA a seconda della classe di rischio. Come regola pratica per gli impieghi d'ufficio puoi calcolare 12-15% di costi accessori del salario, nei settori rischiosi come edilizia o ristorazione piuttosto 18-20%.

Per la pianificazione significa: calcola sempre il budget per il primo dipendente con il lordo più circa il 15%. Così non avrai sorprese alla prima fattura AVS.

Se tu stesso paghi ancora i contributi AVS come lavoratore indipendente, vale la pena dare un'occhiata alla nostra guida ai contributi AVS per lavoratori indipendenti — dal primo dipendente ricopri entrambi i ruoli in parallelo: come datrice di lavoro e come imprenditrice soggetta a contributi.

Scadenze e obblighi: certificato di salario, conservazione e i termini di pagamento AVS

La parte monotona della gestione dei salari è la paga mensile. La parte critica sono le scadenze — perché nessuno ti ricorda se le salti.

Ogni mese: pagamento del salario netto puntuale, al meglio tramite versamento con causale «Salario novembre 2026» o come fattura QR — così entrambe le parti hanno una prova pulita.

Ogni trimestre: la cassa di compensazione ti fattura dopo ogni trimestre i contributi AVS/AI/IPG e AD. Questa fattura ha un termine di pagamento — di norma 30 giorni dalla emissione. Se la manchi, diventa costoso, vedi la storia di Marco più sotto.

Ogni anno, entro il 31 gennaio: devi consegnare a tutti i dipendenti un certificato di salario (una volta «attestazione di salario») per l'anno precedente e comunicare la massa salariale all'autorità fiscale. Per i collaboratori soggetti all'imposta alla fonte la notifica parte insieme. I moduli ufficiali e i dettagli li trovi presso l'AFC.

Per 10 anni: conteggi salariali, certificati di salario e le relative ricevute devi conservarli per dieci anni. Vale per le ricevute da parte tua come per le copie dei conteggi dei tuoi dipendenti. Il digitale basta — una cartella ben nominata per anno soddisfa la legge.

Continuazione del salario in caso di malattia: secondo CO Art. 324a in caso di malattia devi continuare a pagare il salario — nel primo anno di servizio almeno tre settimane, poi a seconda della scala cantonale (scala bernese, zurighese o basilese) più a lungo, con l'aumento degli anni di servizio fino a diversi mesi. Proprio per questo vale la pena l'IPG dell'esempio sopra: ti rimborsa questa continuazione del salario, invece di sostenerla tu stesso.

La storia di Marco

Marco è maestro falegname a San Gallo e occupa due dipendenti. Nell'autunno 2025 manca il termine di pagamento della fattura AVS per il terzo trimestre — CHF 3'560.00, quote datore di lavoro e dipendente di entrambi i salari insieme. Ha semplicemente trascurato la fattura, finita tra ordini di materiale e commesse di clienti. Solo il secondo richiamo della cassa di compensazione lo tira fuori dal buco estivo. Alla fine paga i contributi più interessi di mora e spese di richiamo — insieme circa CHF 90.00 più del necessario. Nessun dramma, ma fastidioso, perché del tutto evitabile.

Da allora Marco ha due promemoria in calendario: uno a fine trimestre («fattura AVS in arrivo»), uno al 15 del mese successivo («fattura AVS pagata?»). Il costo: zero franchi.

Fare da soli la gestione dei salari o esternalizzarla?

Hai tre vie realistiche. Nessuna è in generale «quella giusta» — dipende da quante teste calcoli e quanto tempo vuoi investire.

Opzione 1: programma salariale (certificato Swissdec)

Software salariali come i moduli paga di bexio, KLARA o le soluzioni di Proffix e Abacus calcolano automaticamente salari, trattenute e quote datore di lavoro, generano i conteggi salariali e trasmettono le notifiche elettronicamente alle casse di compensazione (lo standard si chiama Swissdec). Le vie di accesso ai programmi sono diverse: alcuni fanno parte di una business suite più grande, dove acquisti contabilità e salari insieme.

Opzione 2: fiduciario

La via classica: il tuo fiduciario sbriga la paga completa dietro fattura. Realisticamente si tratta di CHF 25.00 a CHF 50.00 per dipendente e mese — i dettagli li abbiamo scomposti nella guida ai costi di un fiduciario. Per una testa con situazioni semplici sono soldi ben investiti: ricevi conteggi puntuali, trattenute corrette e un interlocutore quando sorge una domanda.

La storia di Stefan

Stefan guida una piccola agenzia pubblicitaria a Basilea con tre dipendenti. Dopo un anno di conteggi salariali in Excel e due notti insonni prima di ogni cambio trimestrale, affida le paghe al suo fiduciario — per CHF 35.00 a testa al mese, quindi CHF 105.00 in totale. Il suo bilancio: «Sono CHF 1'260.00 all'anno. In cambio ho zero stress da scadenze e nessuno che mi chiama per una notifica AVS sbagliata.»

Opzione 3: salari all'esterno, il resto da soli

La variante anti-sproposito: esternalizzi solo la gestione dei salari — a un programma salariale o a un fiduciario — e fai tutto il resto da solo, con un software snello. Spesso è più conveniente di una suite completa con modulo paga, se puoi comunque gestire gli altri processi senza complicazioni.

Dove sta Magic Heidi — detto onestamente

Magic Heidi non fa gestione dei salari. Volontariamente. I conteggi salariali per i dipendenti li fai con uno strumento specializzato certificato Swissdec o con il tuo fiduciario — è il lavoro giusto per gli specialisti giusti, e lì non giochiamo con funzionalità a metà.

Ciò che Magic Heidi copre invece è tutto ciò che sta intorno alla gestione dei salari: scrivere fatture, scansionare spese e attribuirle all'IVA, preparare la liquidazione dell'IVA e curare i tuoi dati clienti. Funziona a partire da CHF 24.99 al mese IVA inclusa — invece di pagare per un pacchetto completo CHF 50.00 e più, quando in realtà ti servono solo fatture e spese in ordine. Tutti i pacchetti li trovi sulla pagina prezzi. E se ti attira una soluzione completa, il confronto tra Magic Heidi e bexio mostra dove nascono davvero le differenze di prezzo.

I cinque errori più frequenti nella gestione dei salari

Chiunque calcoli — la maggior parte dei costi non nasce da cattiva intenzione, ma da piccoli passi falsi. Questi cinque ricompaiono sempre:

• Fattura AVS pagata troppo tardi. Interessi di mora e spese di richiamo sono evitabili — imposta un promemoria in calendario, al meglio due.
• Indennità di vacanza dimenticata. Il salario delle vacanze è soggetto a contributi. Con salario mensile è di norma incluso nel salario (la 13esima mensilità) — con salari orari o pagamenti di bonus devi contabilizzare separatamente l'8.33% di indennità di vacanza. A cosa prestare attenzione lo spiega la nostra guida all'indennità di vacanza in Svizzera.
• Iscrizione LPP mancata. Appena il salario annuo supera la soglia d'entrata, scatta l'obbligo — anche retroattivamente. Iscrivi i nuovi dipendenti subito presso l'istituto di previdenza, non solo a fine periodo di prova.
• Imposta alla fonte ignorata. Per i dipendenti con permesso B o L devi trattenere l'imposta alla fonte e versarla. Questo obbligo inizia con il primo salario, non dal secondo mese.
• Soglia LAA non professionali trascurata. Dalle 8 ore settimanali deve esistere l'assicurazione per infortuni non professionali. Per un posto al 50% con 20 ore è chiaramente il caso — per un mini-impiego di 6 ore no.

FAQ: domande frequenti sulla gestione dei salari in Svizzera