Per configurare correttamente il tuo account Magic Heidi, vai su Impostazioni → La mia azienda per inserire nome, indirizzo e IBAN, poi apri Personalizza fattura per aggiungere il tuo logo, i messaggi predefiniti, gli allegati e le scadenze di pagamento. La maggior parte dei freelance riesce a completare la configurazione completa in meno di 15 minuti — e una volta fatto, ogni fattura che invii sarà professionale, coerente con il tuo brand e pronta per essere pagata.

Ma c'è una cosa che nessuno ti dice: la maggior parte dei freelance compila solo il minimo indispensabile e si perde le impostazioni che fanno davvero risparmiare tempo e denaro — come aggiungere un secondo IBAN per le valute estere, impostare messaggi predefiniti per le fatture, o configurare un indirizzo email di risposta separato dalla tua casella personale. Questa guida ti accompagna attraverso ogni impostazione di Magic Heidi: cosa fa e quando usarla davvero.

Perché configurare Magic Heidi correttamente fa davvero la differenza

Hai già inserito il tuo nome, l'indirizzo e l'IBAN. Tecnicamente sei pronto per ricevere pagamenti. Allora perché approfondire le impostazioni?

Perché la configurazione predefinita ti fa perdere tempo e denaro. E lascia le tue fatture con un aspetto generico, costringendoti a riscrivere le stesse informazioni ogni volta che fatturi a un cliente.

Prendiamo l'esempio di Lena, una designer UX di Ginevra (immaginaria) che ha iniziato a usare Magic Heidi la scorsa primavera. Ha saltato il passaggio di personalizzazione e per i primi tre mesi ha digitato manualmente "Grazie per aver scelto i nostri servizi — pagamento entro 14 giorni" in fondo a ogni fattura. Sono circa due minuti per fattura, moltiplicati per 40 fatture, per un totale di oltre un'ora di lavoro evitabile con una singola modifica nelle impostazioni.

La buona notizia: puoi sistemare tutto in una sola sessione. Vediamo come.

Passo 1: Configura i dati aziendali (pagina La mia azienda)

Apri la barra laterale sinistra di Magic Heidi, clicca su Impostazioni, poi su La mia azienda. È la pagina che probabilmente hai già visto, ma c'è più di quanto sembri.

Informazioni principali

In cima trovi i dati essenziali:

• Nome dell'azienda (o il tuo nome legale se sei una ditta individuale)
• Indirizzo, CAP e città
• IBAN principale — il conto su cui arrivano i pagamenti per impostazione predefinita

Se stai iniziando come freelance in Svizzera e non sai ancora come strutturare la tua attività, la nostra guida su come diventare freelance in Svizzera ti accompagna nell'intero processo.

Dati di contatto aggiuntivi

Scorri verso il basso e troverai i campi per i contatti aggiuntivi. Inserisci qui il tuo numero di telefono e la tua email se vuoi che vengano mostrati sotto il logo in ogni fattura. I clienti apprezzano avere un contatto diretto, soprattutto nelle relazioni B2B dove possono sorgere domande sulla fattura.

Questo campo è facoltativo, ma consigliato. Un piccolo dettaglio che ti fa sembrare più professionale.

Aggiungere un secondo IBAN

A volte hai bisogno che i pagamenti arrivino su conti diversi. Magari un IBAN è il tuo conto aziendale principale e l'altro è dedicato a un cliente o progetto specifico.

Magic Heidi ti permette di aggiungere un secondo IBAN direttamente qui. Potrai poi scegliere quale usare su ogni singola fattura.

Impostazioni IVA

Se sei registrato ai fini IVA in Svizzera, è qui che lo configuri. Abbiamo tutorial dedicati specificamente alla configurazione dell'IVA, quindi non ci addentriamo nei dettagli — sappi solo che trovi tutto qui.

Dati bancari personalizzati (l'impostazione che la maggior parte dei freelance ignora)

Qui le cose si fanno interessanti, ed è dove bisogna prestare un po' di attenzione.

Per impostazione predefinita, se invii una fattura in dollari americani, Magic Heidi usa il tuo IBAN svizzero. Va bene — ma non è sempre la soluzione ideale. Gli IBAN svizzeri possono essere lenti e costosi per i bonifici in valuta estera.

Se hai un conto Revolut Business o un conto Wise con coordinate bancarie dedicate in valuta estera, puoi inserirle sotto i dati bancari personalizzati. Quando fatturi in quella valuta, Magic Heidi sostituirà automaticamente la sezione del codice QR con le tue coordinate bancarie estere.

Immagina Marco, uno sviluppatore di Losanna (immaginario) che lavora con un cliente britannico che paga in sterline. Senza dati bancari personalizzati, le fatture di Marco mostrano il suo IBAN svizzero, e il cliente paga 25–40 CHF in più per ogni fattura a causa delle commissioni di conversione. Dopo che Marco ha aggiunto il suo conto Wise in GBP nei dati bancari personalizzati, ogni fattura in sterline mostra le sue coordinate bancarie britanniche — e il cliente paga esattamente l'importo fatturato, senza commissioni, senza problemi.

La regola: usa i dati bancari personalizzati solo se fatturi davvero in valute estere e hai conti dedicati per riceverle. Altrimenti, lascia il campo vuoto e il tuo IBAN svizzero gestisce tutto.

Passo 2: Personalizza l'aspetto della tua fattura

Ora clicca su Personalizza fattura nel menu delle impostazioni. Questa pagina controlla come appare ogni fattura e cosa contiene per impostazione predefinita.

Carica il tuo logo

Il primo campo è per il logo della fattura. Carica il file qui — un PNG con sfondo trasparente funziona meglio — e apparirà in cima a ogni fattura che invierai d'ora in poi.

Se non hai ancora un logo, puoi lasciare questo campo vuoto. Magic Heidi produrrà comunque una fattura pulita e professionale usando solo il nome della tua attività.

Allegati alla fattura (Termini e condizioni)

Ecco un'impostazione preziosa per alcune professioni: allegato alla fattura.

Se hai termini e condizioni, un modello di contratto o qualsiasi documento che vuoi includere in ogni fattura, caricalo qui. Quando Magic Heidi invia la fattura, il tuo allegato viene incluso automaticamente.

Pensa a Sofia, una fotografa di Zurigo (immaginaria). Deve sempre ricordare ai clienti che il copyright delle immagini resta a lei e che le sue foto non possono essere rivendute senza autorizzazione. Invece di scriverlo in ogni email o rischiare che i clienti non lo notino, Sofia carica un documento di una pagina con i T&C sotto gli allegati della fattura. Ora ogni fattura che invia include automaticamente i T&C — e se mai sorgesse una controversia, ha la prova chiara che il cliente li ha ricevuti.

Email di risposta

Per impostazione predefinita, quando Magic Heidi invia l'email con la fattura e il cliente risponde, la risposta arriva all'email registrata sul tuo account.

Potrebbe essere la tua email personale. O l'email di accesso a Magic Heidi. Nessuna delle due è ideale se vuoi che le risposte dei clienti arrivino, ad esempio, a fatturazione@tuaazienda.ch o supporto@tuaazienda.ch.

Modifica qui l'email di risposta e tutte le risposte dei clienti verranno indirizzate all'indirizzo che preferisci.

Passo 3: Imposta i messaggi predefiniti per le fatture (risparmia tempo su ogni fattura)

Scorri verso il basso nella pagina Personalizza fattura e troverai i messaggi predefiniti per le fatture. Si tratta dei blocchi di testo più lunghi che appaiono in fondo alle tue fatture — in genere cose come:

• "Grazie per aver scelto i nostri servizi."
• "Si prega di pagare entro 10 giorni dal ricevimento."
• "Per qualsiasi domanda, contattaci a..."

Impostalo una volta, e ogni nuova fattura lo includerà automaticamente. Niente più messaggi di chiusura riscritti 40 volte l'anno.

Attenzione: Se imposti ora un messaggio predefinito, verrà applicato solo alle fatture che creerai in futuro. Le fatture esistenti rimangono esattamente com'erano.

È intenzionale. Significa che puoi comunque personalizzare le singole fatture quando necessario — apri la fattura specifica, scorri in alto a destra e sostituisci il messaggio predefinito per quel cliente o progetto.

Passo 4: Configura i campi firma per i preventivi

Se invii preventivi (offerte) prima di fatturare, Magic Heidi può includere in fondo un campo per la data e la firma del cliente, da firmare e restituire.

Questa opzione è attiva per impostazione predefinita. Se non ne hai bisogno — magari accetti l'approvazione verbalmente o via email — puoi disattivarla qui.

Per i freelance svizzeri che lavorano con clienti aziendali, tienila attiva. Molte aziende richiedono un preventivo firmato prima di emettere un ordine di acquisto. Se invii preventivi regolarmente, la nostra guida ai preventivi in Svizzera copre gli aspetti legali essenziali.

Passo 5: Gestisci le discrepanze tra nome aziendale e nome sul conto bancario

Questa è un'impostazione sottile ma importante. A volte il nome della tua azienda non corrisponde al nome sul conto bancario.

Ad esempio, supponiamo che la tua attività sia registrata come "Happy Traveling" ma che il conto bancario appartenga a "Nathan Ganzer" (tu, la persona fisica). Vuoi che in intestazione della fattura compaia "Happy Traveling", ma nella sezione del pagamento QR deve apparire "Nathan Ganzer" — perché è il titolare legale del conto.

Usa questa impostazione per sovrascrivere il nome mostrato nella sezione del codice QR senza modificare il branding aziendale sul resto della fattura. I clienti pagano correttamente e il tuo brand rimane coerente.

Passo 6: Imposta la causale di pagamento (solo per utenti Revolut Business)

Questa impostazione è rilevante principalmente se usi Revolut Business.

Revolut Business ti fornisce un IBAN, ma tecnicamente è un IBAN condiviso. Più utenti Revolut possono avere lo stesso. Il modo in cui Revolut identifica a chi appartiene un pagamento è attraverso una causale di pagamento.

Se usi Revolut Business:

1. Inserisci l'IBAN di Revolut nella sezione IBAN (sotto La mia azienda)
2. Inserisci qui la tua causale di pagamento unica nel campo dedicato

Se salti questo passaggio, i pagamenti sul tuo conto Revolut potrebbero essere respinti o restare in sospeso. Decisamente poco piacevole.

Passo 7: Imposta la scadenza di pagamento

Ultima impostazione in questa pagina: scadenza per i pagamenti.

Controlla se le tue fatture includono una data di scadenza e, in caso affermativo, quanti giorni hanno i clienti per pagare.

Hai tre opzioni:

• Disabilitato: Nessuna scadenza appare sulle fatture (non consigliato)
• Attivo con giorni predefiniti: Ogni fattura ha la stessa finestra di pagamento (la più comune — di solito 14 o 30 giorni in Svizzera)
• Personalizzabile per fattura: Sostituisci il valore predefinito quando necessario

Per il lavoro B2B in Svizzera, 30 giorni è lo standard. Per il B2C o i progetti più piccoli, 14 giorni è più comune. Scegli quello che si adatta alla tua attività e alle tue esigenze di liquidità.

Come appare la tua fattura dopo la configurazione

Una volta configurato tutto, inviati una fattura di prova per vedere il risultato. La tabella qui sotto mostra cosa controlla ogni impostazione nel documento finale.

Se qualcosa appare vuoto o non corretto, torna all'impostazione corrispondente e apporta le modifiche. Magic Heidi aggiorna tutto in tempo reale, così puoi iterare rapidamente finché le tue fatture non hanno esattamente l'aspetto che desideri.

In conclusione

Le impostazioni di Magic Heidi possono sembrare tante all'inizio, ma la maggior parte si configura una volta sola. Dedica 15 minuti adesso, e ogni fattura che invierai nel prossimo anno sarà coerente con il tuo brand, precisa e professionale — senza dover riscrivere ogni volta le stesse cose.

Vuoi approfondire il motore di fatturazione in sé? Dai un'occhiata alla nostra panoramica sulla fatturazione o sfoglia tutti i tutorial per ulteriori guide alla configurazione.