Creare spese in Bexio: La guida completa
Registrare le spese in Bexio confonde molti utenti. Uscite o fatture fornitori? Questa guida Le mostra entrambi i metodi – e un'alternativa molto più semplice.
Il problema principale delle spese in Bexio
Oltre 80'000 PMI svizzere usano Bexio. Ma nei forum e nelle recensioni emerge sempre lo stesso tema: la gestione delle spese è inutilmente complicata. Il motivo? Bexio distingue tra due tipi di spese.
Uscita vs. Fattura fornitore
| Uscita | Fattura fornitore |
|---|---|
| Già pagata (scontrino, pagamento in contanti) | Non ancora pagata (fattura aperta) |
| Registrazione diretta | Prima registrazione, poi pagamento |
| Nessuna suddivisione su più conti | Suddivisione possibile |
Se sceglie l'opzione sbagliata, la Sua contabilità non torna. E una correzione successiva richiede tempo.
Prima di iniziare: La configurazione
Senza impostazioni di base corrette nulla funziona. Verifichi questi punti.
Impostazioni IVA
Le impostazioni IVA devono essere configurate all'inizio di un periodo fiscale. Apra Impostazioni → Finanze → IVA.
Preparare il piano dei conti
Definisca i conti spese frequenti: materiale ufficio, spese viaggio, telefono/internet, abbonamenti software, costi veicolo.
Installare l'app bexio Go
L'app mobile permette di scansionare ricevute, acquisire fatture QR e registrare spese in mobilità.
Creare un'uscita (già pagata)
Utilizzi questo metodo per scontrini, ricevute carburante e piccole spese pagate immediatamente.
Guida passo-passo: Uscita
Passo 1: Acceda a Bexio e navighi su Acquisti nel menu principale.
Passo 2: Selezioni Uscite (non Fatture fornitori).
Passo 3: Clicchi su + Nuova uscita e compili:
- Data: Quando è stato pagato?
- Descrizione: Cosa è stato acquistato?
- Importo: IVA inclusa o esclusa
- Conto: Selezionare il conto spese
- Aliquota IVA: Scegliere l'aliquota corretta
Passo 4: Trascini la ricevuta scansionata nel campo apposito.
Passo 5: Clicchi su Salva. La registrazione viene creata automaticamente.
⚠️ Limitazione: Bexio non permette la suddivisione su più conti. Se una ricevuta contiene diverse voci, deve creare una fattura fornitore o effettuare una registrazione manuale.
Registrare fattura fornitore (non ancora pagata)
Per fatture da fornitori che pagherà in seguito.
Guida passo-passo: Fattura fornitore
Passo 1: Vada su Acquisti → Fatture fornitori.
Passo 2: Clicchi su + Nuova fattura fornitore e inserisca:
- Fornitore: Selezionare esistente o crearne uno nuovo
- Numero fattura: Numero dal fornitore
- Data fattura: Data sulla fattura
- Data scadenza: Termine di pagamento
- Voci: Singole posizioni con conto e IVA
Passo 3: Alleghi la fattura come PDF.
Passo 4: Dopo il salvataggio la fattura rimane contrassegnata come aperta.
Passo 5: Elaborare il pagamento
- Apra la fattura fornitore
- Clicchi su Registra pagamento
- Selezioni il conto di pagamento (banca/cassa)
- Confermi
App bexio Go:
Scansionare ricevute ovunque
L'app mobile accelera notevolmente il processo.
Fatture QR automatiche
Scansioni il codice QR e Bexio crea automaticamente una fattura fornitore con tutti i dati.
- Aprire bexio Go
- Scansionare codice QR
- Verificare i dati
- Confermare
Ricevute senza codice QR
Per scontrini e ricevute, fotografi il documento nell'app.
- Fotografare la ricevuta
- L'IA suggerisce i dati
- Selezionare conto spese
- Creare l'uscita
Estratti conto carta di credito
Due opzioni: come fattura fornitore cumulativa o singole uscite per ogni voce.
- Registrare l'intero estratto conto
- Aggiungere ogni voce singolarmente
- Collegare al conto carta di credito
- Oppure singole uscite
Evitare errori comuni
Questi errori costano tempo e possono compromettere la Sua contabilità.
Metodo sbagliato scelto
Verifichi sempre: Il denaro è già stato trasferito? Sì = Uscita. No = Fattura fornitore.
Aliquota IVA dimenticata
Controlli ogni ricevuta per l'aliquota IVA. Aliquote svizzere: 8.1%, 2.6%, 0%.
Nessuna ricevuta allegata
Alleghi sempre la ricevuta originale. In Svizzera il formato digitale vale come prova.
Conto spese sbagliato
Crei un elenco conti e utilizzi sempre gli stessi conti per le stesse tipologie di spesa.
Routine settimanale per una contabilità ordinata
Una volta alla settimana dovrebbe:
- Scansionare ricevute: Digitalizzare tutte le ricevute cartacee
- Recuperare transazioni bancarie: Sincronizzare Bexio-Banking
- Elaborare posizioni aperte: Pagare le fatture fornitori
- Riconciliazione conti: Confrontare i conti bancari con Bexio
Tempo necessario: 30-60 minuti a settimana per la maggior parte delle piccole imprese.
La via più semplice: Magic Heidi
Se tutto questo Le sembra troppo complicato, esiste un'alternativa. Magic Heidi è stato sviluppato appositamente per i lavoratori autonomi svizzeri che non hanno conoscenze contabili (o non vogliono averle).
Bexio vs. Magic Heidi
Quale soluzione è più adatta a Lei?
| Criterio | Magic Heidi | Bexio |
|---|---|---|
| Passaggi per spesa | 3 | 5-7 |
| Conoscenze contabili necessarie | ✓ No | ✗ Sì |
| Selezione conto | Automatica (IA) | Manuale |
| Uscita vs. Fattura fornitore | ✓ Automatico | ✗ Da decidere |
| App mobile | ✓ Sì | ✓ Sì (bexio Go) |
| Prezzo/mese | Da CHF 25 | Da CHF 45 |
Per chi è adatto cosa?
La scelta giusta dipende dalla Sua situazione.
Bexio è meglio se Lei...
Ha un team con più collaboratori, ha esigenze contabili complesse, utilizza un fiduciario esterno o ha già investito in Bexio.
Magic Heidi è meglio se Lei...
È lavoratore autonomo o freelancer, non ha conoscenze contabili, vuole dedicare il minor tempo possibile all'amministrazione o cerca una soluzione semplice e veloce.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra uscite e fatture fornitori?
Le uscite sono per spese già pagate (scontrini). Le fatture fornitori sono per fatture che deve ancora pagare.
Posso suddividere un'uscita su più conti?
No, questo non è possibile in Bexio. Utilizzi invece una fattura fornitore con più voci.
Devo conservare le ricevute cartacee?
In Svizzera vale: le ricevute digitali sono sufficienti se archiviate in modo inalterato e leggibile. Raccomandazione: conservare almeno 10 anni.
Come elaboro i pagamenti esteri?
Registri le fatture in valuta estera con l'importo originale. Bexio converte automaticamente al tasso corrente. Le differenze di cambio al momento del pagamento vengono contabilizzate separatamente.
Quanto costa Bexio attualmente?
Situazione 2025: Starter CHF 45/mese (1 utente), Pro CHF 75/mese (fino a 3 utenti), Pro+ CHF 125/mese (fino a 25 utenti). Prova gratuita di 30 giorni disponibile.
Efficienza attraverso la scelta giusta
Bexio è uno strumento potente per le PMI svizzere. La gestione delle spese richiede però una certa comprensione e manutenzione regolare. Per lavoratori autonomi e freelancer che preferiscono dedicare il tempo ai clienti piuttosto che alla contabilità, Magic Heidi offre la via più semplice.
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Acquisizione documenti basata sull'IA senza conoscenze contabili – senza distinzione tra uscite e fatture fornitori, senza piano dei conti, senza complessità.