Une facture ouverte, pas d'argent du client – une situation que la plupart des indépendants en Suisse connaissent. Mais quels frais de rappel pouvez-vous réellement exiger? La réponse courte: en Suisse, il n'existe aucune loi fixant un montant précis. Les montants habituels sont de CHF 10.00 à CHF 40.00 par étape de rappel, le premier rappel de paiement étant généralement gratuit. La base juridique est l'art. 105 CO, qui régle l'indemnisation en cas de retard. Les frais de rappel sont donc un dommage de retard – non pas un montant forfaitaire, mais une demande de remboursement de frais qui doit être raisonnable.

Dans ce guide, nous passons en revue le montant que vous pouvez exiger par étape de rappel, comment fonctionne le processus en 3 étapes et ce qui se passe lorsque le client refuse les frais. Avec des modèles, des exemples en CHF et des conseils pratiques pour les travailleurs indépendants, les raisons individuelles et les petites entreprises.

L'essentiel en un coup d'œil

• Rappel de paiement: généralement gratuit – le premier rappel après l'échéance est une courtoisie, pas une obligation avec frais.
• 1er rappel: CHF 10.00 à CHF 20.00 – le premier rappel officiel peut inclure des frais raisonnables.
• 2e rappel: CHF 20.00 à CHF 40.00 – le deuxième rappel est plus cher et souvent associé à une menace de poursuite.
• Les frais de rappel sont soumis à la TVA – si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez ajouter 8,1 % de TVA aux frais.
• Base juridique: art. 105 CO – les frais de rappel sont un dommage de retard, pas un montant forfaitaire légal.

Que sont les frais de rappel en Suisse?

Les frais de rappel sont des coûts qu'un créancier peut facturer à un débiteur lorsqu'une créance échue n'est pas payée et qu'il doit le rappeler. En Suisse, contrairement à l'Allemagne avec son ordonnance légale sur les frais de rappel, il n'existe pas de catalogue fixe. Cela signifie: vous pouvez exiger des frais de rappel, mais le montant doit être «raisonnable» et couvrir les frais réellement engagés.

La base juridique se trouve dans le Code des obligations (CO) sur admin.ch. Deux articles sont particulièrement pertinents:

• CO art. 102 règle le retard. Dès que le débiteur ne paie pas après l'échéance, il se trouve en retard – et le créancier peut exiger des dommages-intérêts.
• CO art. 105 définit que le débiteur en retard est responsable de tout le dommage résultant du retard. Cela inclut les frais de port, les efforts administratifs et les frais de rappel.

Important: les frais de rappel ne sont pas une «amende». Ils sont une demande de remboursement de frais. Le montant doit donc être compréhensible. Celui qui exige CHF 150.00 pour un simple rappel doit pouvoir le justifier devant un tribunal – et c'est difficile.

Différence avec le rappel de paiement

Le rappel de paiement est l'étape préliminaire amicale: «Vous avez peut-être oublié de payer, voici à nouveau la facture.» Ce n'est pas un rappel au sens juridique et ne devrait pas comporter de frais. Le premier rappel, en revanche, est une invitation formelle avec délai et peut inclure des frais de rappel.

Cette distinction est importante. Celui qui commence directement par un rappel avec frais paraît impoli et affaiblit sa position si le client avait une question légitime sur la facture. Le rappel de paiement donne au client une chance équitable de corriger l'erreur.

Combien de frais de rappel pouvez-vous exiger en Suisse?

Comme il n'y a pas de loi avec des montants fixes, les indépendants s'orientent sur la pratique. Les montants suivants se sont établis comme raisonnables et sont généralement acceptés par les tribunaux suisses:

Ces montants sont des valeurs indicatives, pas des prescriptions légales. Ce qui est «raisonnable» dépend de l'effort fourni. Celui qui envoie un simple e-mail aura du mal à justifier CHF 40.00. Celui qui envoie une lettre recommandée avec recherche d'adresse et relance téléphonique a de meilleurs arguments pour des montants plus élevés.

TVA sur les frais de rappel

Oui, les frais de rappel sont soumis à la TVA – si vous êtes vous-même assujetti à la TVA. La TVA en Suisse est actuellement de 8,1 %. Cela signifie: CHF 20.00 de frais de rappel plus 8,1 % de TVA = CHF 21.62 au total. L'AFC confirme que les frais de rappel sont traités comme une prestation accessoire appartenant à l'échange de prestation principal – ils sont donc soumis au même taux de TVA que la facture initiale.

Conseil pratique: indiquez la TVA sur le rappel séparément, exactement comme sur la facture initiale. C'est propre, transparent et évite les discussions.

Mini-histoire: Sarah, graphiste à Zurich

Sarah, graphiste à Zurich, a établi une facture de CHF 3'200.00 pour un design web. Le délai de paiement était de 30 jours. Après l'échéance, elle a attendu une semaine, puis a envoyé un rappel de paiement amical sans frais. Après 14 jours supplémentaires sans paiement, le premier rappel a suivi avec CHF 15.00 de frais de rappel plus 8,1 % de TVA. Le client a finalement payé le montant de la facture plus les frais – au total CHF 3'236.23. Sarah a justifié les frais par une brève référence à l'effort administratif. Pas de débat, pas de discussion.

Le processus en 3 étapes: rappel de paiement, 1er rappel, 2e rappel

Un système de rappel propre suit une structure claire. Trois étapes ont fait leurs preuves dans la pratique suisse. Voici comment procéder:

Étape 1: rappel de paiement (jour 30–35 après la date de facture)

Le rappel de paiement est amical, gratuit et sans délai. Il part du principe que le client a oublié – pas qu'il ne veut pas payer.

Contenu:

• Référence à la facture ouverte avec numéro et montant
• Facture originale en pièce jointe
• Demande de paiement sous 7 jours
• Pas de frais, pas de menace

Texte exemple: «Madame/Monsieur X, notre facture n° 2026-0142 du 01.07.2026 d'un montant de CHF 3'200.00 est malheureusement toujours ouverte. Le paiement s'est probablement égaré. Nous vous prions de bien vouloir virer le montant sous 7 jours. La facture est à nouveau jointe. Merci d'avance pour vos efforts.»

Étape 2: 1er rappel (jour 40–45 après la date de facture)

Si le rappel de paiement reste sans effet, le premier rappel suit. Maintenant, cela devient formel. Le premier rappel pour la Suisse peut indiquer CHF 10.00 à CHF 20.00 de frais de rappel.

Contenu:

• Mention claire comme «1er rappel»
• Numéro de facture, montant original et frais de rappel
• Délai de paiement: 10 jours
• Référence aux prochaines étapes (2e rappel, poursuite)

Texte exemple: «1er rappel. Malgré notre rappel de paiement du date, la facture n° 2026-0142 d'un montant de CHF 3'200.00 reste impayée. Nous vous demandons de virer le montant incl. les frais de rappel de CHF 15.00 plus 8,1 % de TVA (CHF 1.22) – total CHF 3'216.22 – au plus tard le date + 10 jours. Si vous n'avez pas payé d'ici là, nous nous réservons le droit d'engager d'autres démarches.»

Étape 3: 2e rappel (jour 50–55 après la date de facture)

Le deuxième rappel est le dernier avant la poursuite. Les frais peuvent s'élever ici à CHF 20.00 à CHF 40.00. Maintenant, vous menacez de la poursuite.

Contenu:

• Mention comme «2e rappel» ou «Dernier rappel»
• Montant original plus premier et deuxième frais de rappel
• Délai court: 5 à 7 jours
• Menace claire de poursuite

Texte exemple: «2e rappel – Dernière invitation. La facture n° 2026-0142 d'un montant de CHF 3'200.00 est toujours impayée après deux rappels. Créance totale incl. frais de rappel: CHF 3'248.44 (CHF 3'200.00 + CHF 15.00 + CHF 25.00 + TVA). Nous vous fixons un dernier délai jusqu'au date + 5 jours. Après échéance, nous lancerons la poursuite, sans autre préavis.»

Mini-histoire: Marco, menuisier à Lucerne

Marco, menuisier à Lucerne, a livré un ensemble de table en bois massif à un client. La facture finale s'élevait à CHF 6'800.00. Le client ne s'est pas manifesté après 30 jours. Marco a envoyé un rappel de paiement – aucune réponse. Après 14 jours, le premier rappel avec CHF 20.00 de frais – aucune réponse. Après 10 jours supplémentaires, le deuxième rappel avec CHF 30.00 de frais et menace de poursuite. Suite à cela, le client a appelé: «Désolé, la facture était dans le dossier spam.» Il a viré le montant total de CHF 6'859.45 incl. frais de rappel et TVA. Marco n'a pas réduit les frais – le client les a acceptés sans discussion.

Indiquer correctement les frais de rappel sur la facture

La question de la TVA est le piège le plus fréquent en matière de frais de rappel. Voici les points les plus importants:

Les frais de rappel sont une prestation accessoire à la prestation principale. Cela signifie: si la facture initiale était soumise à la TVA, les frais de rappel le sont aussi. Le taux est le même – actuellement 8,1 % pour les prestations standard, 3,8 % pour les prestations d'hébergement, 2,5 % pour les taux réduits.

Comment indiquer la TVA:

1er rappel
Facture n° 2026-0142 du 01.07.2026

Montant facture ouverte:     CHF 3'000.00
1er frais de rappel:         CHF    15.00
8,1 % TVA sur frais de rappel: CHF     1.22
─────────────────────────────────────────
Total dû:                    CHF 3'016.22

Important: la TVA sur les frais de rappel est indiquée séparément. Le montant de la facture initiale TVA incluse reste inchangé – vous réclamez donc uniquement le montant net de la facture (si la facture était déjà indiquée TVA incluse, la TVA y reste inchangée) plus les nouveaux frais de rappel TVA incluse.

Garder la comptabilité TVA en vue

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez comptabiliser et verser la TVA – y compris sur les frais de rappel. La TVA sur les frais de rappel doit être enregistrée dans le prochain décompte TVA. Utilisez un logiciel de facturation qui le gère automatiquement, afin que vous puissiez soumettre la TVA en ligne sans oublier les frais de rappel.

Mini-histoire: Lisa, webdesigner à Bâle

Lisa, webdesigner à Bâle, a facturé des frais de rappel sans indication de TVA pendant plus d'un an. «Je pensais que c'était comme les frais de port – une somme forfaitaire de remboursement sans TVA.» Lorsque sa fiduciaire a vérifié le décompte TVA, il s'est avéré que la TVA manquait sur environ CHF 400.00 de frais de rappel par an. Lisa a dû recalculer et payer la TVA manquante d'environ CHF 32.40. Pas de drame, mais une erreur fâcheuse. Depuis, elle indique correctement la TVA sur chaque rappel.

Que faire si le client ne paie pas les frais de rappel?

Parfois, le client paie la facture principale, mais retranche les frais de rappel. Ou il ne paie rien du tout. Que faire alors?

Cas 1: le client paie la facture principale, retranche les frais de rappel

C'est le cas le plus fréquent. Le client vire CHF 3'000.00, mais omet les CHF 15.00 de frais de rappel. Que faire?

Approche pragmatique: acceptez et notez l'incident. Pour CHF 15.00, une poursuite n'en vaut pas la peine. Mais: si le client est à nouveau en retard, vous pouvez exiger des frais plus élevés au prochain rappel ou appliquer une stratégie de rappel plus stricte.

En principe: les frais de rappel sont juridiquement exigibles. Mais l'effort est souvent disproportionné. Lancer une poursuite pour CHF 15.00 – cela a rarement de sens. La poursuite vous coûte en tant que créancier une avance de CHF 30.00 à CHF 100.00, que vous récupérerez certes, mais l'effort administratif n'en vaut généralement pas la peine pour les petits montants.

Cas 2: le client ne paie rien du tout

Si le client ne paie toujours pas après le deuxième rappel – facture principale et frais de rappel –, il est temps d'engager la poursuite. Le montant total (montant de la facture + frais de rappel + TVA) peut être inscrit dans la requête de poursuite.

Simultanément, vous pouvez calculer l'intérêt de retard et le faire valoir. L'intérêt de retard en Suisse est actuellement de 5 % par an (taux de référence de la BNS plus 5 %, voir CO art. 73). L'intérêt de retard est une autre catégorie de coûts que les frais de rappel – il court à partir du jour de l'échéance, pas à partir du rappel.

Cas 3: le client conteste la créance

Si le client conteste la créance – «Je ne suis pas d'accord avec la prestation» –, vous devez d'abord clarifier si la facture était correcte. Une facture erronée donne au client un droit de rétention. Dans ce cas, vous devriez vérifier la facture et éventuellement établir une facture corrigée avant d'exiger des frais de rappel.

Si la facture est correcte et que le client conteste la créance à tort, vous pouvez engager la poursuite. Le client soulèvera alors une opposition et vous devrez opter pour la voie judiciaire.

Mini-histoire: Thomas, consultant IT à Berne

Thomas, consultant IT à Berne, a un client avec CHF 4'500.00 de facture ouverte. Après le deuxième rappel, le client a payé CHF 4'500.00 – mais sans les CHF 40.00 de frais de rappel. Thomas a accepté le paiement, mais n'a pas barré les frais de rappel de son système. Trois mois plus tard, le même client avait à nouveau une facture ouverte. Thomas a exigé cette fois CHF 30.00 de frais de rappel dès le premier rappel – avec référence au retard antérieur. Le client a payé sans discussion. La leçon: celui qui exige les frais de rappel de manière conséquente est moins souvent confronté à des retards.

Automatiser les frais de rappel avec un logiciel

Celui qui effectue ses rappels avec papier, Excel et Word passe un temps précieux à des tâches administratives. Un logiciel de facturation peut automatiser tout le processus de rappel – y compris les frais de rappel.

Ce qu'un bon logiciel devrait faire

• Rappels automatiques après l'échéance du délai
• Système par étapes avec délais et frais personnalisés
• Indication de la TVA automatiquement correcte
• QR-facture avec QR-IBAN correcte sur chaque rappel
• Protocole de chaque étape de rappel pour la preuve
• Modèles de documents pour rappel de paiement, 1er et 2e rappel

Magic Heidi vs. rappel manuel

Avec Magic Heidi, vous n'établissez pas seulement des factures, mais aussi des rappels en quelques clics. Le logiciel:

• Envoie automatiquement des rappels de paiement et des rappels selon vos règles
• Indique les frais de rappel et la TVA correctement
• Crée une QR-facture correcte comme rappel – avec numéro de référence et QR-IBAN correcte
• Documente chaque étape de rappel pour la preuve ultérieure
• Offre des modèles de factures pour toutes les étapes

L'alternative: Word, Excel, calcul manuel de la TVA, bulletin de versement imprimé, enveloppe affranchie. Pour un seul rappel, cela représente 20 à 30 minutes de travail. Avec plusieurs postes ouverts par mois, les heures s'accumulent.

Comparaison des coûts

Magic Heidi coûte à partir de CHF 25.00 par mois. Vous pouvez ainsi créer un nombre illimité de factures, rappels et rappels de paiement. Voir les prix. En comparant, on voit rapidement: moins cher que bexio à CHF 52.00/mois, et le système de rappel est inclus.

Mini-histoire: Anna, photographe à Genève

Anna, photographe indépendante à Genève, écrivait auparavant chaque rappel avec Word et calculait la TVA manuellement. Par rappel, elle passait 30 minutes. Avec 5 à 8 postes ouverts par mois, cela représentait 3 à 4 heures de pur travail de rappel. Depuis qu'elle utilise Magic Heidi, le système de rappel fonctionne automatiquement: le logiciel reconnaît les factures ouvertes, envoie le rappel après 7 jours et le premier rappel après 14 jours – incl. frais de rappel corrects et TVA. Anna a même augmenté les frais de rappel à CHF 20.00 pour le premier et CHF 35.00 pour le deuxième rappel, car le logiciel le fait automatiquement. Depuis, elle ne consacre plus aucun temps au travail de rappel et perçoit en moyenne CHF 80.00 de frais de rappel par mois, qu'elle ne demandait même pas auparavant.

Conclusion: frais de rappel en Suisse – juridiquement sûr et pragmatique

Les frais de rappel en Suisse ne constituent pas un domaine juridique complexe, mais il y a quelques règles à connaître. Comme il n'existe pas de loi avec des montants fixes, le principe est: raisonnable, compréhensible, soumis à la TVA. CHF 10.00 à CHF 40.00 par étape de rappel sont habituels et acceptés. Le premier rappel de paiement est gratuit.

La clé réside dans le système: celui qui a un système de rappel propre – avec des délais clairs, des étapes documentées et une indication correcte de la TVA – attendra moins souvent des factures impayées. Les clients paient plus rapidement lorsqu'ils savent que les rappels suivent avec constance.

Avec Magic Heidi, vous automatisez tout le processus. Établir une facture, envoyer un rappel, préparer une poursuite – tout depuis un seul logiciel. Essayez-le: essayer Magic Heidi, à partir de CHF 25.00 par mois. Et si un client ne paie décidément pas, vous savez maintenant comment engager la poursuite.