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Frais de rappel en Suisse

Frais de rappel en Suisse : distinguez forfait convenu, dommage prouvé, intérêt moratoire et TVA. Avec un modèle de demande de paiement.

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Nathan Ganser

Fondateur de Magic Heidi

Vérifiez la base de votre demande avant d’ajouter des frais à une facture impayée. Il n’existe pas de barème légal général pour un premier, deuxième ou troisième rappel.

Points clés

  • L’exigibilité et la demeure sont distinctes. Selon l’art. 102 al. 1 CO, la demeure nécessite généralement une interpellation ; une échéance fixe convenue peut la déclencher sans rappel selon l’al. 2. Une demande de paiement courtoise peut aussi constituer une interpellation si elle exige clairement le règlement de la dette exigible.
  • Vérifiez le contrat, les conditions acceptées et la base de chaque prétention supplémentaire. Un forfait arbitraire n’est pas automatiquement exigible. Séparez créance principale, frais justifiés et intérêts. L’art. 104 CO prévoit généralement un intérêt moratoire annuel de 5% dès la demeure ; la seule échéance ne marque pas toujours ce départ.

Frais de rappel, intérêt et dommage : trois bases distinctes

  • Intérêt moratoire : en principe 5% par an dès la demeure selon l’art. 104 CO, sans devoir prouver un dommage concret.
  • Forfait contractuel de rappel : il doit avoir été valablement convenu et son contenu doit être admissible. Une mention ajoutée ultérieurement sur la facture ne remplace pas cet accord.
  • Dommage supplémentaire : l’art. 106 CO vise le dommage prouvé qui dépasse celui couvert par l’intérêt moratoire. Le débiteur peut se libérer en prouvant qu’il n’a commis aucune faute. Un relevé forfaitaire de votre temps de travail ne suffit pas automatiquement.

L’art. 105 CO traite de questions particulières d’intérêts : ce n’est pas une base générale pour des frais de rappel. Il n’existe pas non plus de fourchette de CHF 10.00 à CHF 40.00 universellement approuvée par les tribunaux.

Quand commence la demeure ?

Selon l’art. 102 CO, une interpellation après l’exigibilité est en principe nécessaire. Un terme déterminé convenu peut entraîner la demeure à son expiration sans autre rappel. Une date inscrite unilatéralement sur une facture ne suffit pas automatiquement.

Un message intitulé « rappel de paiement » peut déjà être une interpellation s’il exige clairement une prestation exigible. Ni le titre, ni le ton, ni la présence de frais ne sont décisifs. Consultez les guides sur les délais de paiement et les intérêts moratoires.

Prévoir des frais dans les futurs contrats

Décrivez dans le devis ou les conditions contractuelles le montant demandé et ses conditions d’application. Rendez ces conditions accessibles avant la conclusion du contrat et veillez à leur incorporation valable. Faites examiner les clauses inhabituelles ou élevées, notamment avec des consommateurs.

Aucun montant n’est garanti admissible : CHF 15.00 ou CHF 20.00 ne constituent ici ni une recommandation ni un droit légal. Évaluez votre processus réel et évitez les charges disproportionnées ou les doubles indemnisations. L’accord des parties ne rend pas n’importe quel montant exigible.

Sans accord valable, n’ajoutez pas après coup un tarif au rappel. Examinez séparément un dommage concret selon l’art. 106 CO ou renoncez au forfait contesté.

Rédiger une demande claire

Indiquez la facture, le solde et les coordonnées de paiement. Fixez un délai clair et conservez une copie. Il n’existe pas d’obligation générale d’envoyer trois rappels. Un simple rappel n’interrompt pas la prescription ; consultez le guide de prescription des factures.

Un déroulement possible, sans valeur de règle légale :

  1. Vérifier avant l’envoi : facture correcte et exigible, paiements reçus, contestation éventuelle ou nouvel accord.
  2. Rappeler avec courtoisie : nommer le solde, joindre la facture, préciser une date de paiement et un moyen de vous contacter. Renoncer aux frais dans le premier message est un choix commercial, pas une obligation générale.
  3. Relancer clairement : n’ajouter des frais qu’après examen de leur base. Pour l’intérêt, indiquer un début justifié et un calcul vérifiable.
  4. Choisir la suite : discussion, paiement échelonné ou poursuite, selon la situation et les coûts.

Adaptez les intervalles à l’accord, au dossier et aux délais. Documentez le contenu et la réception : une mention « e-mail envoyé » ne prouve pas automatiquement que le message est parvenu au destinataire. Une suite de rappels ne prouve pas à elle seule le bien-fondé de la créance.

Modèle à copier sans frais supplémentaires non vérifiés

Objet : Rappel concernant la facture [numéro]

Bonjour [Nom],
Notre facture [numéro] du [date], de CHF [montant], est exigible.
Après vérification des paiements reçus, elle reste impayée.
Merci de verser le solde de CHF [montant ouvert] d’ici au [date].
La facture et les coordonnées de paiement sont jointes à nouveau.
Si vous avez déjà payé ou si vous contestez la facture,
merci de nous communiquer les informations correspondantes.

Meilleures salutations
[Nom / entreprise]

Présentez les frais ou intérêts justifiés séparément, avec leur base, le taux de TVA applicable ou la période d’intérêt. Ne modifiez pas silencieusement la facture initiale et ne calculez pas une seconde fois la TVA sur son total déjà imposé.

Vérifier les contestations et la fiscalité

Les intérêts moratoires sont des dommages-intérêts et ne constituent pas une contre-prestation (art. 18 al. 2 let. i LTVA). En revanche, selon la pratique de l’AFC, les frais de rappel liés à la prestation fournie font partie de la contre-prestation et suivent son traitement fiscal. Ils ne sont pas tous soumis automatiquement à 8.1% : vérifiez l’assujettissement, la prestation principale, son taux et les éventuelles prestations mixtes.

Exemple fictif : supposons des frais valablement convenus de CHF 15.00 hors TVA, un fournisseur assujetti et une prestation principale imposable au taux normal. CHF 15.00 × 8.1% = CHF 1.215, soit CHF 1.22 de TVA après arrondi au centime. Les frais TTC sont de CHF 16.22. Avec une facture ouverte de CHF 3'200.00, le total dû est de CHF 3'216.22. Ce calcul ne démontre pas la licéité des frais.

Si les CHF 15.00 convenus comprennent déjà la TVA à 8.1%, ils correspondent à CHF 13.88 hors TVA et CHF 1.12 de TVA, et non à CHF 15.00 plus CHF 1.22. La présentation doit correspondre à l’accord et au décompte.

Si le client conteste la facture ou retranche les frais, vérifiez ce qu’il a payé et ce qu’il conteste. Le règlement du principal ne vaut pas acceptation automatique de tous les frais accessoires. Présentez la base contractuelle et le calcul, puis évaluez le coût d’un recouvrement. Des retards antérieurs ne justifient pas un tarif augmenté unilatéralement.

Examinez concrètement les droits contractuels, les objections et l’exigibilité. Toute erreur de facture ne donne pas automatiquement un droit de retenir le paiement ; une facture formellement correcte n’écarte pas une réclamation fondée pour défauts.

Ni une société de recouvrement ni un logiciel ne rendent fondés des frais qui ne le sont pas. Contrôlez les textes, montants, envois et dossiers contestés. Ce guide ne présume aucune fonction native de calcul automatique des frais ou de transmission du décompte TVA par Magic Heidi.

Trois rappels donnent-ils droit à des frais ?

Non. Le nombre de rappels ne crée pas de base juridique pour des frais supplémentaires. Vérifiez le contrat et les règles applicables.

Le premier rappel est-il obligatoirement gratuit ?

Non, il n’existe pas de règle légale générale par étapes. Un premier message sans frais est un choix commercial ; toute demande de frais doit avoir une base valable.

Puis-je réclamer des frais et un intérêt moratoire ?

C’est possible selon leur base, mais sans indemniser deux fois le même dommage. Examinez séparément forfait contractuel, intérêt légal et dommage supplémentaire prouvé.