Comment écrire une facture en Suisse en 2026

Oui, vous pouvez écrire une facture en Suisse en tant que particulier, sans entreprise, sans numéro de TVA et sans inscription au registre du commerce. Il vous faut 7 mentions obligatoires et, idéalement, un QR-code de paiement. Voici exactement comment rédiger une facture conforme en 5 minutes, avec modèle gratuit, exemples et toutes les règles suisses (TVA, AVS, conservation) expliquées simplement.

Faites-le maintenant en 5 minutes

Avant la théorie, l'essentiel. Si vous avez juste besoin d'envoyer une facture aujourd'hui, deux options gratuites :

1. Générateur de QR-facture sans inscription : utilisez notre outil de QR-facture en ligne. Vous remplissez les champs, vous téléchargez le PDF avec le QR-code suisse intégré. Aucun compte à créer, gratuit, conforme à la norme SIX depuis octobre 2022.
2. Modèle Word, Excel ou PDF : si vous préférez garder la main sur la mise en page, téléchargez un modèle de facture suisse gratuit. Vous le remplissez dans Word ou Excel, vous exportez en PDF, vous envoyez par e-mail.

Pour une facture ponctuelle (vous vendez un meuble, vous donnez deux heures de soutien scolaire, vous facturez un petit job de photo), l'une ou l'autre option suffit. Si vous facturez régulièrement, mieux vaut passer à un logiciel de facturation suisse qui mémorise les clients, numérote automatiquement et garde une trace de ce qui est payé.

Le reste de ce guide explique ce qu'il faut mettre dans la facture, ce qui change si vous êtes particulier ou indépendant, comment gérer la TVA, et combien de temps vous devez archiver.

1. Vos coordonnées d'émetteur

Nom complet et adresse postale. Si vous êtes une raison individuelle inscrite au registre du commerce, indiquez la raison sociale exacte. Si vous facturez en tant que particulier, votre nom et prénom suffisent. Ajoutez un e-mail et un téléphone : ce n'est pas obligatoire, mais ça réduit les questions.

Exemple :

Sophie Müller Rue du Lac 12 1003 Lausanne sophie.muller@exemple.ch

2. Les coordonnées du client

Nom (ou raison sociale), adresse complète. Pour une entreprise, ajoutez le service ou la personne de contact si la facture doit être traitée par la comptabilité. Pour un client à l'étranger, mentionnez le pays après la ville (« Paris, France ») et veillez à la cohérence de devise.

Note pratique : selon les indications de kmu.admin.ch, au-dessus de CHF 400, le nom et l'adresse du destinataire sont obligatoires (en dessous, un ticket de caisse simplifié peut suffire pour la comptabilité du client).

3. La date de la facture

Date d'émission, écrite clairement (par exemple : 20.05.2026). Si la prestation a été livrée à une autre date, indiquez aussi la date de prestation. C'est la date d'émission qui fixe l'année fiscale de la transaction et le point de départ du délai de paiement.

4. Un numéro de facture unique

Un numéro qui ne se répète jamais. Une convention simple : 2026-001, 2026-002, etc. Ou avec un préfixe client : 2026-CLIENT01-003. Ce numéro permet à votre client (et à vous) de retrouver la facture dans la comptabilité, et au fisc de vérifier la séquence si besoin.

5. La description de la prestation

Décrivez ce que vous avez livré. « Conseil » ou « Services » est trop vague et c'est l'une des erreurs les plus courantes. Préférez :

• « Photographie d'événement, mariage du 12.05.2026, 6 heures sur place, 80 photos retouchées livrées »
• « Soutien scolaire en mathématiques, 4 séances de 90 minutes en avril 2026 »
• « Conseil marketing, atelier stratégique du 15.05.2026 (4 heures) »

Plus la description est précise, plus la facture est défendable en cas de litige et plus elle est exploitable par la comptabilité du client.

6. Le montant à payer en CHF

Indiquez le sous-total, la TVA (le cas échéant) et le total TTC. Pour une facture sans TVA, un montant suffit. Pour une facture avec TVA, ventilez clairement (voir section TVA plus bas).

Exemple sans TVA :

Total : CHF 1 200.00 Non assujetti à la TVA selon l'art. 10 LTVA

Exemple avec TVA :

Montant HT : CHF 1 200.00 TVA 8,1 % : CHF 97.20 Total TTC : CHF 1 297.20

Notez la virgule française comme séparateur décimal. La règle d'écriture suisse accepte aussi l'apostrophe pour les milliers (CHF 1'200.00) ou l'espace insécable. Restez cohérent dans toute la facture.

7. Les modalités de paiement

C'est là que se joue la vitesse de paiement. Indiquez :

• L'IBAN complet (CH00 0000 0000 0000 0000 0). Sans IBAN ou QR-code, votre client ne peut pas vous payer.
• Le délai de paiement (souvent 30 jours, mais 14 ou 60 jours sont aussi courants).
• Idéalement, un QR-code de paiement suisse intégré au PDF (voir section suivante).

Si vous êtes assujetti à la TVA, ajoutez votre numéro IDE au format CHE-123.456.789 TVA. Sinon, mentionnez explicitement que vous n'êtes pas assujetti.

La QR-facture : la norme suisse depuis octobre 2022

C'est le changement le plus important des dernières années pour quiconque facture en Suisse. Depuis le 1er octobre 2022, l'ancien bulletin de versement orange (BVR) et rouge (BV) a été retiré du circuit. À sa place : la QR-facture, un standard édité par SIX Group, l'opérateur du système de paiement suisse.

Concrètement, chaque facture suisse doit comporter, en bas de page :

• Un QR-code carré (le « Swiss QR Code ») contenant les informations de paiement encodées.
• Une section de paiement lisible à l'œil, avec votre nom, l'IBAN, le montant et la référence.

Le client scanne le QR-code avec son application de e-banking et le paiement se fait en deux clics, sans saisie manuelle.

Si vous facturez ponctuellement et que vous voulez générer un PDF avec QR-code en quelques secondes, utilisez notre générateur de QR-facture gratuit. Pas de compte à créer, pas d'abonnement. Vous entrez les coordonnées, le montant, l'IBAN, et vous récupérez un PDF conforme à la norme suisse.

Si vous facturez régulièrement (plus de 2-3 factures par mois), un logiciel de facturation suisse génère le QR-code automatiquement à chaque facture, garde l'historique de vos clients et marque les paiements reçus quand vous importez vos relevés bancaires.

Et si je n'ai pas de QR-code ?

Techniquement, une facture sans QR-code reste valide tant que l'IBAN est clairement indiqué. Mais beaucoup de clients (notamment les entreprises) attendent un QR-code parce que c'est devenu le standard. Sans QR-code, vos factures sont plus lentes à payer et vous obligent le client à recopier l'IBAN à la main, ce qui multiplie les erreurs de saisie.

Pour une facture professionnelle, considérez le QR-code comme obligatoire en pratique, même s'il ne l'est pas strictement en droit.

Écrire une facture en tant que particulier en Suisse

C'est l'une des questions les plus fréquentes : « Est-ce que j'ai le droit de facturer si je n'ai pas d'entreprise ? » Réponse courte : oui.

En Suisse, n'importe quel particulier peut établir une facture pour une prestation ou la vente d'un bien. Aucune inscription au registre du commerce n'est nécessaire tant que l'activité reste occasionnelle. Vous n'avez pas besoin d'un numéro IDE, ni d'un statut d'indépendant officiellement reconnu, ni d'une raison individuelle.

Ce qui change, c'est la fiscalité et les cotisations sociales. À partir de certains seuils, l'activité bascule du « ponctuel » au « professionnel », et là, des obligations apparaissent.

Le seuil AVS de CHF 2 300 par client par an

Selon les règles de l'AVS/AHV, si vous gagnez plus de CHF 2 300 chez un même client (ou employeur) au cours d'une année civile, ce revenu doit en principe être annoncé à la caisse de compensation. Cela ne signifie pas que vous devenez automatiquement indépendant, mais que la nature de votre activité doit être clarifiée avec votre caisse cantonale.

Sous ce seuil, l'activité est considérée comme de faible importance et n'entraîne pas de cotisations AVS spécifiques pour vous (votre client, s'il est employeur, peut avoir d'autres obligations selon le contexte).

Quand devient-on indépendant ?

Au-delà du seuil AVS, ou si l'activité devient régulière et que vous avez plusieurs clients, vous entrez dans la définition d'indépendant (« travailleur indépendant ») au sens AVS. La caisse de compensation cantonale évalue plusieurs critères :

• Vous travaillez à vos propres risques économiques.
• Vous avez plusieurs clients (idéalement 2 à 3 minimum).
• Vous fixez vos propres tarifs et organisez votre travail.
• Vous utilisez votre propre matériel.

Si ces critères sont remplis, vous demandez votre statut d'indépendant à la caisse cantonale, vous payez vos cotisations AVS/AI/APG (environ 10 % du revenu net) et, si vous facturez plus de CHF 100 000 par an, vous vous inscrivez aussi à la TVA.

Pour les démarches complètes, consultez notre guide pour créer une raison individuelle en Suisse. Vous n'avez pas besoin d'attendre d'être inscrit au registre du commerce pour commencer à facturer (l'inscription n'est obligatoire qu'à partir de CHF 100 000 de chiffre d'affaires).

Facture avec ou sans TVA

C'est la question structurante pour beaucoup d'indépendants suisses : faut-il facturer la TVA ?

Vous n'êtes pas assujetti à la TVA

C'est le cas de figure le plus fréquent pour un particulier ou un indépendant en début d'activité. Vous facturez sans TVA, sans la mentionner, sans numéro IDE.

Mention obligatoire à ajouter sur la facture :

Non assujetti à la TVA selon l'art. 10 LTVA

C'est tout. Vous n'ajoutez rien d'autre, vous n'inventez pas un faux taux, vous ne mettez surtout pas « TVA 0 % » (ce qui sous-entendrait à tort que vous êtes assujetti à un taux zéro).

Vous êtes assujetti à la TVA

Vous le devenez obligatoirement dès que votre chiffre d'affaires annuel mondial provenant de prestations imposables dépasse CHF 100 000 (art. 10 LTVA). Vous pouvez aussi vous inscrire volontairement en dessous de ce seuil, par exemple pour récupérer la TVA payée sur vos achats (déduction de l'impôt préalable).

Sur la facture, vous devez alors faire apparaître :

• Le montant net (HT) de la prestation.
• Le taux de TVA appliqué (8,1 %, 2,6 % ou 3,8 % selon la prestation).
• Le montant de TVA.
• Le total TTC.
• Votre numéro IDE au format TVA : CHE-123.456.789 TVA.

Les taux de TVA suisses en 2026

Les taux officiels publiés par l'ESTV/AFC sont :

• 8,1 % : taux normal (la majorité des prestations).
• 2,6 % : taux réduit (denrées alimentaires, livres, médicaments, journaux).
• 3,8 % : taux spécial pour l'hébergement (hôtellerie, paragliding, location de vacances).

La plupart des freelances et indépendants suisses (consulting, design, photo, IT, traduction, formation) tombent dans le taux normal de 8,1 %.

TVA incluse ou en sus ?

Quand vous communiquez un prix à un client, précisez systématiquement « HT » (hors taxe) ou « TTC » (toutes taxes comprises). Pour une vente entre indépendant et entreprise (B2B), le standard suisse est d'annoncer les prix HT et d'ajouter la TVA en bas de la facture. Pour une vente à un particulier (B2C), on annonce généralement le prix TTC pour éviter les surprises.

Pour gérer la TVA sans erreur (taux automatiques, ventilation, décompte trimestriel à l'AFC), Magic Heidi propose une gestion automatisée dans son module TVA pour indépendants. La TVA s'ajoute toute seule à chaque facture selon le taux choisi, et le décompte trimestriel se fait en quelques clics.

Facturer un client à l'étranger

Pour un client B2B à l'étranger (UE, US, autre), la prestation est en général exonérée de TVA suisse au titre de l'export de services. Vous facturez sans TVA, en mentionnant « Exportation de services, exonérée de TVA selon l'art. 23 LTVA » ou équivalent selon le contexte. Vérifiez le cas spécifique avec votre fiduciaire ou directement auprès de l'AFC : les règles varient selon la nature de la prestation et le pays du client.

Conserver et archiver les factures suisses

Une fois la facture émise, vous devez la conserver. C'est la deuxième moitié du travail.

L'art. 958f CO impose un délai de conservation de 10 ans pour les pièces comptables, ce qui inclut les factures émises et reçues. La règle s'applique aux indépendants comme aux entreprises, et même aux particuliers qui ont déclaré un revenu accessoire.

Papier ou numérique ?

Les deux sont autorisés. L'art. 958f CO accepte la conservation électronique tant que :

• Les fichiers sont lisibles pendant toute la durée (donc en PDF, pas dans un format propriétaire qui pourrait disparaître).
• Ils sont inaltérables (une fois enregistrés, ils ne doivent pas pouvoir être modifiés sans trace).
• Ils restent accessibles rapidement en cas de contrôle.

En pratique, garder vos factures dans un dossier Dropbox/Google Drive bien rangé, ou dans un logiciel de facturation qui les sauvegarde automatiquement, est largement suffisant. Le papier reste possible mais devient rare.

Pour les justificatifs de dépenses (reçus, tickets de caisse), Magic Heidi propose un scanner de reçus par IA : vous prenez en photo le ticket, l'IA extrait les informations, le justificatif est archivé numériquement. C'est aussi reconnu par les fiscs cantonaux.

Modèle ou logiciel : que choisir ?

Pour décider entre un modèle Word/Excel et un logiciel de facturation, posez-vous trois questions :

1. Combien de factures par mois ? Sous 2-3 factures par mois, un modèle suffit largement. Au-delà, un logiciel vous fait gagner du temps.
2. Avez-vous des clients récurrents ? Si oui, un logiciel mémorise les coordonnées et numérote automatiquement. Vous ne ressaisissez plus rien.
3. Êtes-vous assujetti à la TVA ? Si oui, la gestion automatique du décompte trimestriel vaut largement le coût d'un abonnement logiciel.

Un modèle est gratuit, simple, sans dépendance, mais demande de retaper les coordonnées et de gérer la numérotation à la main. Un logiciel coûte typiquement quelques francs par mois mais automatise la création de QR-factures, le suivi des paiements et la TVA.

Magic Heidi est conçu spécifiquement pour les indépendants suisses (consultez les tarifs Magic Heidi ou ce que pensent les utilisateurs du logiciel). Si vous facturez régulièrement, c'est probablement le meilleur rapport simplicité/prix du marché suisse.

Checklist avant d'envoyer votre facture

Avant de cliquer sur « envoyer », vérifiez chacun de ces points :

1. Vos coordonnées d'émetteur sont complètes et exactes.
2. Les coordonnées du client sont à jour et sans faute.
3. La date d'émission est claire et la date de prestation est précisée si elle diffère.
4. Le numéro de facture est unique et suit votre séquence.
5. La description de la prestation est précise (pas juste « Services »).
6. Le montant est en CHF, avec ventilation HT/TVA/TTC si vous êtes assujetti.
7. La mention de TVA est correcte (« Non assujetti… » ou taux + numéro IDE).
8. L'IBAN ou le QR-code de paiement est présent.
9. Le délai de paiement est indiqué.
10. La facture est sauvegardée en PDF dans votre comptabilité (et conservée 10 ans).

Cette checklist élimine 95 % des erreurs avant qu'elles n'atteignent le client.

Récapitulatif : écrire une facture en Suisse, c'est simple

Vous n'avez besoin ni d'une entreprise, ni d'un fiduciaire, ni d'un diplôme de comptabilité pour envoyer une facture suisse correcte. Il vous faut : 7 mentions, un montant en CHF, et soit un modèle Word, soit un outil qui le fait en 30 secondes.

• Une facture ponctuelle ? Utilisez le générateur de QR-facture gratuit ou un modèle de facture suisse à télécharger.
• Plusieurs factures par mois ? Un logiciel de facturation suisse automatise la numérotation, les QR-codes et le suivi des paiements.
• TVA à gérer ? Le module TVA pour indépendants applique les taux automatiquement et prépare le décompte trimestriel.
• Plus loin dans la démarche d'indépendant ? Notre guide pour créer une raison individuelle en Suisse couvre l'inscription à la caisse de compensation, la TVA et le registre du commerce.

Pour toute question pratique sur la facturation suisse, l'équipe Magic Heidi répond directement (le numéro du fondateur est sur le site, c'est cohérent avec ce que nous sommes : deux freelances suisses qui ont construit le logiciel qu'ils voulaient utiliser eux-mêmes). En savoir plus sur Magic Heidi.

Dernière mise à jour : 20 mai 2026. Sources réglementaires : Code des obligations (art. 957a, 958f), LTVA art. 10 et 23, ESTV/AFC, kmu.admin.ch, SIX Group QR-facture, AVS/AHV.

Par Nathan Ganser, fondateur de Magic Heidi — freelance suisse depuis 2015.